Вступ | Організаційно-економічна характеристика підприємства | Організація закупівель в торговій фірмі | Оцінка ефективності закупівель на торговому підприємстві | Пропозиції щодо вдосконалення закупівельної діяльності торговельного підприємства | Заходи щодо вдосконалення закупівельної роботи на підприємстві |

загрузка...
загрузка...
На головну

Організація закупівельної діяльності в торговій фірмі

  1. II. Організація виконання контрольної роботи
  2. II. Організація навчально-дослідницької практики студентів
  3. II.6.2.) Організація і правоздатність корпорацій.
  4. IV. Опис діяльності підрозділу
  5. IX ОРГАНІЗАЦІЯ ЕКСТРЕНОЇ МЕДИЧНОЇ ДОПОМОГИ ПРИ РАДІАЦІЙНИХ АВАРІЯХ
  6. MetaTrader 5 - нове покоління самої популярної торгової платформи MetaTrader

Сучасний рівень розвитку роздрібної торгівлі характеризується багатоланкової системою товаропостачання, і тут можливі три основні стратегії руху товару:

Почергове постачання центральним складом нижчестоящих ланок, при якому кожне поповнення направляється тільки одному ланці в незалежності від його ієрархії в системі руху товарів (це може бути і магазин, і дрібнооптовий склад).

Залежно від замовлень проводиться розподіл поставок між ланками системи (це двохкаскадний система, при якій проміжні дрібнооптові склади відсутні).

Спадний постачання при кожному поповненні групи нижчестоящих ланок (це класична схема руху товару по дістрібьютівним каналам)

Мережі руху товару, які мають оптовими проміжними базами, є найбільш прогресивними.

Будь-яке підприємство, як виробниче, так і торгове, в якому обробляються матеріальні потоки, має в своєму складі службу, що здійснює закупівлю, доставку і тимчасове зберігання предметів праці (служба постачання): сировини, напівфабрикатів, виробів народного споживання. Діяльність цієї служби може бути розглянута на трьох рівнях, так як служба постачання одночасно є:

- Елементом, що забезпечує зв'язку та реалізацію цілей макрологистической системи, в яку входить підприємство;

- Елементом мікрологістичній системи, тобто одним з підрозділів підприємства, що забезпечує реалізацію цілей цього підприємства;

- Самостійною системою, що має елементи, структуру і самостійні цілі.

Розглянемо цілі функціонування служби постачання на кожному з виділених рівнів.

Як елемент макрологистической системи служба постачання встановлює господарські зв'язки з постачальниками, узгоджуючи техніко-технологічні, економічні і методологічні питання, пов'язані з постачанням товарів. Працюючи в контакті зі службами збуту постачальника і транспортними організаціями, служба постачання забезпечує «встрявання» підприємства в макрологістіческіх систему. Ідея логістики - отримання додаткового прибутку від узгодженості дій всіх учасників, вимагає, щоб персонал служби постачання домагався реалізації цілей власного підприємства не як ізольованого об'єкта, а як ланки всієї логістичної макросистеми. Це означає, що служба постачання, працюючи на власне підприємство, в той же час повинна мати на меті підвищення ефективності функціонування всієї макрологистической системи. Власне підприємство при такому підході розглядається як елемент всієї макрологистической системи: поліпшується становище всієї системи - поліпшується становище підприємства, як її елемента.

Служба постачання, будучи елементом організував її підприємства, повинна органічно вписуватися в мікрологістичних систему, що забезпечує проходження матеріального потоку в ланцюзі «постачання - виробництво - збут». Забезпечення високого ступеня узгодженості дій з управління матеріальними потоками між службою постачання і службами виробництва і збуту є завданням логістичної організації підприємства в цілому. Сучасні системи організації виробництва і матеріально-технічного забезпечення (наприклад, система МРП) забезпечують можливість узгодження і оперативного коректування планів і дій постачальницьких, виробничих і збутових ланок в масштабі підприємства з урахуванням постійних змін в реальному масштабі часу.

Розглянемо два варіанти організації постачання, принципово відрізняються один від одного можливостями реалізації системного підходу до управління матеріальними потоками в процесі забезпечення підприємства сировиною.

У першому випадку перераховані вище завдання розподіляються між різними функціональними підрозділами. Наприклад, завдання що закупити і скільки закупити вирішуються дирекцією з виробництва. Тут же виконуються і роботи зі складування закуплених предметів праці. Завдання, у кого і на яких умовах закупити вирішуються дирекцією по закупкам. Тут же виконуються і перераховані роботи з постачання, тобто укладаються договори, контролюється їх виконання, організовується доставка закуплених предметів праці. В результаті функція управління матеріальним потоком в процесі забезпечення підприємства сировиною і матеріалами розділена між різними службами і її ефективна реалізація утруднена.

Інший варіант передбачає зосередження всіх функцій постачання підприємства в одних руках, наприклад, в дирекції по матеріально-технічному постачанню. Така структура створює широкі можливості логістичної оптимізації матеріального потоку на стадії закупівель предметів праці.

Існують наступні основні етапи вирішення завдань закупівельної логістики:

1. Збір та обробка інформації про кон'юнктуру ринку ресурсів і діючих умовах торгівлі, доставки, зберігання і т.д.

2. Вибір форми та джерел матеріально-технічного постачання.

3. Розміщення замовлень і їх реалізація.

4. Організація діловодства з обліку ресурсів і розрахунками за придбані матеріальні цінності.

5. Підтримка відносин з постачальниками.

Перш за все, закупівельна логістика вирішує завдання «що закупити». Завдання «що закупити» полягає в прийнятті одного з двох альтернативних рішень - робити комплектуючий виріб самим (якщо це в принципі можливо) або ж купувати в іншого виробника. В англомовній літературі це завдання зустрічається під назвою Make-or-Buy Problem (завдання «зробити або купити»), або скорочено - завдання MOB, рішення якої залежить від ряду зовнішніх чинників, а також від умов на самому підприємстві.

Рішення на користь закупівель товарів і відповідно проти власного виробництва має бути прийнято в разі, якщо:

- Потреба в комплектуючому виробі невелика;

- Відсутні необхідні для виробництва товарів потужності;

- Відсутні кадри необхідної кваліфікації.

Рішення проти закупівель і на користь власного виробництва приймається в тому випадку, коли:

- Потреба в товарів виробах стабільна, і досить велика;

- Комплектуючий виріб може бути виготовлено на наявному обладнанні.

Після того, як вирішена задача «робити або купувати» і підприємство визначило, яка сировина та які матеріали необхідно закупити, вирішують завдання вибору постачальника.

Для пошуку постачальників використовується стандартна схема, що складається з чотирьох етапів:

1 етап - пошук потенційних постачальників.

Для пошуку потенційних постачальників використовується наступний механізм дій:

- Проведення конкурсів (тендерів);

- Вивчення рекламних матеріалів (фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації тощо);

- Відвідування ярмарків, виставок;

- Особисті контакти з можливими постачальниками (листування, телефонні дзвінки, ділові зустрічі).

Конкурсні торги (тендери) - поширена форма пошуку потенційних постачальників. Тендери проводяться в разі, якщо передбачається закупити сировину, матеріали на велику грошову суму або налагодити довгострокові зв'язки. Конкурсні торги вигідні як постачальнику, так і споживачеві. Постачальник отримує точне уявлення про умови роботи зі споживачем. Споживач вирішує проблему отримання необхідного пропозиції, одночасно, вибираючи найкращого постачальника. Проведення тендеру здійснюється за наступною схемою:

- Формування умов тендеру;

- Розробка і публікація тендерної документації;

- Рекламна компанія;

- Перевірка оціночної кваліфікації учасників тендера;

- Проведення аналізу тендерних пропозицій;

- Визначення переможця тендера.

За підсумками першого етапу формується список потенційних постачальників, який може постійно доповнюватися.

2 етап - перевірка постачальників.

Однією з умов довгострокової роботи з новим постачальником, є надійність, фінансова ліквідність компанії. Компанія, яка готова стати довгостроковим постачальником, ставати партнером. Саме на стадії знайомства відбувається перевірка потенційного партнера, а не на стадії співробітництва. Якщо постачальник виявиться несумлінним, то у споживача можуть виникнути проблеми в налагодженій роботі виробництва і може призвести до фінансових втрат. Тому важливо виявити надійність постачальників до укладення договору. Для перевірки надійності постачальника може бути отримана інформація з таких джерел:

- Особиста зустріч з керівництвом компанії;

- Фінансова звітність постачальника;

- Місцеві джерела (діючі на даній території юридичні особи або «інформатори» офіційних органів);

- Банки та фінансові інститути;

- Конкуренти потенційного постачальника;

- Торговельні асоціації;

- Інформаційні агентства;

- Державні джерела (реєстраційні палати, податкова та ін., Що володіють відкритою для ознайомлення інформацією).

Здебільшого вітчизняні підприємства при виборі постачальника керуються власною інформацією, не вдаючись до інших джерел інформації. Підсумком другого етапу є список постачальників з перевіреною репутацією.

3 етап - аналіз потенційних постачальників.

Отримавши список потенційних постачальників після другого етапу необхідно провести аналіз виробничих можливостей цих підприємств. Складений перелік постачальників аналізується на підставі різних критеріїв, що дозволяють здійснити відбір реальних постачальників. Кількість таких критеріїв може бути досить велике, понад 60. Критерії, на яких здійснюється аналіз потенційних постачальників є ціною і якістю продукції, а також надійністю постачань. Надійність постачальника включає виконання зобов'язань за строками поставок, асортименту, комплектності, і кількості продукції, що.

В результаті проведеного аналізу потенційних постачальників формується перелік конкретних постачальників, з якими проводиться робота з укладання договорів.

4 етап - оцінка надійності постачальника.

За результатами роботи з постачальниками проводиться оцінка результатів роботи за вже укладеними договорами. Для цього розробляється спеціальна шкала оцінки, що дозволяє нарахувати рейтинг постачальника. Перед розрахунком рейтингу необхідно виконати диференціацію закуповуваних предметів праці.

Закуплені товари, сировина та комплектуючі вироби, як правило нерівнозначні з точки зору цілей виробничого або торгового процесу. Відсутність товарів, потрібних регулярно, може призвести до зупинки виробничого процесу (так само як і дефіцит деяких товарів в торгівлі - до різкого падіння прибутку торговельного підприємства). Головним критерієм при виборі постачальника буде надійність постачання.

Алгоритм визначення надійності поставок наступний:

1. Зіставлення дати поставки планової і фактичної.

2. Визначення часу запізнення.

3. Зіставлення обсягів поставки: планового і фактичного. Виявлення випадків недопоставки продукції.

4. Визначення обсягу недопоставки продукції

5. Визначення умовного запізнення в разі недопоставки

6. Визначення загальної величини запізнень

7. Визначення кількості випадків відмови.

8. Визначення загальної величини відмов

9. Визначення інтенсивності відмов

10. Визначення коефіцієнта готовності поставок

11. Надійність постачання.

Якщо закуповувані предмети праці не є значущими з точки зору виробничого або торгового процесу, то при виборі їх постачальника головним критерієм будуть служити витрати на придбання та доставку.

Обраний товар для підприємства може закуповуватися як безпосередньо у виробника, так і у посередників, дилерів. Основним фактором, що впливає на вибір постачальника, є номенклатура товару і його ціна. Все залежить від того, на яких умовах здійснюється реалізація. Так, наприклад, закуповуючи товар у виробника підприємство може зіткнутися з проблемою самостійного формування необхідного асортименту. Дані умови характерні для виробників займаються масовим виробництвом і випускають широку номенклатуру товарів. При таких умовах здійснювати закупівлю товару у посередника, який спеціалізується на формуванні потрібного асортименту і поставках його споживачеві є більш вигідним.

Іншою перевагою закупівлі товару у посередника є можливість придбати широкий асортимент потрібного товару відносно невеликими партіями. В результаті скорочується потреба в запасах, складах, зменшується обсяг договірної роботи з виробниками окремих позицій асортименту.

Через те, що посередники закуповують велику партію товару, ціна товару у посередника може виявитися нижче, ніж у виробника.

Найважливішою функцій в заготівельної логістики є контроль вхідних потоків - поставок. Процес контролю полягає у відстеженні руху матеріальних потоків, починаючи з підтвердження джерел генерації отримання замовлення, узгодження умов постачання і завершення перевіркою відвантаження і доставки замовленої продукції. В ході здійснення контролю за виконанням замовлення перевіряється своєчасне та повне оприбуткування своїх договірних зобов'язань по асортиментній структурі, потужності матеріального потоку і якості продукції. Перевірка транспортно-експедиційних посередників полягає в дотриманні термінів доставки, відсутності пошкоджень, нестач і т.д. Виконувана на підприємстві функція контролю дозволяє регулювати інтенсивність матеріальних потоків і робити висновки про надійність і відповідальності постачальника.

Зміни, що відбулися непередбачені збої в постачаннях можуть привести до тимчасової зупинки виробництва або скорочення обсягів виробництва. При належній організації контролю підприємство зможе оперативно отримувати інформацію про обсяг і терміни очікуваних поставках товарів і оперативно вживати відповідних заходів при можливих відхиленнях від умов замовлення.

Логістична система контролю за виконанням замовлення передбачає прямий постійний контакт між відправником і отримувачем товару. Дане взаємодія взаємовигідно, тому що дозволяє виявити недоліки в роботі постачальник, а для споживача мати надійного постачальника дозволяє працювати підприємству без збоїв. При такій взаємодії формуються масиви інформації про параметри і структуру матеріальних потоків, про розвиток ділових взаємин з постачальниками. Необхідність координованого контролю за ходом виконання поставок в умовах розширення господарських зв'язків, динамічності ринку і подальшої інтеграції з виробництвом привела до широкого застосування комп'ютерних та інформаційних технологій.

Як правило, встановлена ??на підприємстві система контролю призначена не тільки за дотриманням умов замовлення, але також для виявлення на початковій стадії шлюбу, дозволяє тим самим уникнути попадання в виробничий процес неякісної сировини і матеріалів. Безпосередня взаємозалежність між якістю сировини і готової продукції змушує підприємців приділяти підвищену увагу якості вихідної сировини.

Складність здійснення контролю за виконанням замовлення обумовлена ??номенклатурою, асортиментом товару, що поставляється. Чим ширше асортимент, тим більше часу буде йти на перевірку поставляється партії товару. Партія товару - це регламентований договором обсяг і асортимент одноразового постачання продукції. Формування партії товару відбувається на основі потреби замовника в конкретному матеріальному потоці,

Параметри, за якими підприємство-отримувач буде здійснювати контроль за виконанням замовлення цілком і повністю залежить від самого підприємства. Як правило, перелік вимог до партії товару формується на основі виробничої необхідності, обумовленої кінцевим продуктом і технологічним процесом. З іншого боку партія поставки залежить від можливості постачальника, виду використовуваного транспорту, умов зберігання продукції і багатьох інших факторів.

При розміщенні замовлення і його реалізації споживач повинен обов'язково узгодити з постачальником інтервали матеріальних потоків. Якщо інтервал відвантаження є орієнтиром для постачальника, то і інтервал поставки є орієнтиром для споживача. Інтервал відвантаження - це час між двома наступними один за одним поставками. Інтенсивність інтервалу відвантаження залежить від транзитної норми, наявності складських потужностей у вантажоодержувача і інших чинників.

Категорія інтервалу відвантаження в заготівельної логістики використовується при плануванні норм запасу, здійсненні контролю за поставками, регулювання виробничо-господарської діяльності. При укладанні договірних зобов'язань розраховують також частоту поставок (число поставок у звітному періоді), а через даний показник - середній інтервал поставки.

У разі виникнення відхилення від планового ходу процесу поставки відповідна логістична служба здійснює контроль за виконанням замовлення приймає оперативні заходи щодо розшуку втрачених вантажів, прискоренню просування матеріальних потоків, оформлення претензій до винних. Виниклі недопоставки, зриви поставок, порушення термінів доставки можуть бути компенсовані різними видами страхування та відшкодування збитків з боку постачальника, перевізника. При виявленні невідповідності вхідного матеріального потоку до умов договору поставки складається двосторонній акт про виявлені порушення.

Для оцінки результатів виконання договірних зобов'язань по поставкам продукції застосовується комплексний показник, який визначається як добуток трьох приватних показників виконання плану поставок: за термінами, асортименту та якості. При цьому приватні показники необхідно узгодити між собою. Це означає, що при аналізі виконання зобов'язань за асортиментом слід враховувати лише ті матеріальні потоки, які досягли призначення в термін, а частку ресурсів, що відповідає вимогам щодо якості, визначати тільки по продукції, зарахованої в рахунок поставок за асортиментом.

Ще одним важливим напрямом процесу управління поставками в закупівельній логістиці є постійне відстеження надійності заготівельної системи (підсистеми).

Надійність заготівельної підсистеми означає гарантованість забезпечення логістичної системи (споживача) необхідними їй (йому) матеріальними ресурсами протягом заданого часу, незалежно від можливих недопоставок, порушень термінів доставки і т. Д.

Завдання надійності заготівельної підсистеми вирішується на основі комплексного логістичного підходу з застосуванням методів теорії ймовірностей, теорії надійності, теорії масового обслуговування та іншого інструментарію.

Основними оціночними показниками управління поставками (входами потоками) в логістиці є витрати по завезенню матеріальних курсів. Вони є частиною транспортно-експедиційних витрат фактичної собівартості продукції. Витрати складаються з витрат по оплаті тарифів і зборів транспортних організацій з просування матеріальних потоків; витрат на утримання власного транспорту і організацію процесів транспортування.

Таким чином, розгляд ринку з логістичної точки зору і представлення торгової організації як логістичної системи, подальший її розвиток шляхом інтеграції з іншими логістичними системами, зокрема, побудова торгових логістичних мереж, робить необхідним формування в торгівлі системи логістичного менеджменту.

 



Сутність і завдання закупівельної логістики | Технологія закупівельної діяльності в торговій фірмі
загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати