Головна

Документальна управлінська інформація, її види та характеристика

  1. I. Загальна характеристика уроку.
  2. I. Общая характеристика
  3. I. Общая характеристика желез внутренней секреции
  4. II. ГОРНО-ГЕОЛОГИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МЕСТОРОЖДЕНИЯ
  5. II. Качественная характеристика преподавателя ОБЖ (БЖ)
  6. II. Характеристика принципов в системе ФВ.
  7. III 1. Общая характеристика процесса обучения

Питання.Що розуміють під терміном "документ"? Відповідь.Документ (лат. сюсшпеппші - повчальний приклад, спосіб доказу) - це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Слід мати на увазі, що діяльність будь-якої організації починається з оформлення ділових документів (статут, бухгалтерські бланки, рекламні проспекти і афіші, технічні завдання і технічна документація, ліцензії, постанови зборів колективу, договори та ін.).

Не дивлячись на інтенсивний розвиток автоматизованих технічних інформаційних систем, які в змозі накопичувати і оперативно видавати менеджерам організацій будь-які відомості про стан внутрішнього і зовнішнього середовища керованих об'єктів, до 95% всієї ділової інформації зберігається в паперовому вигляді.

Питання.Що є найважливішою класифікаційною ознакою управлінського документа?

Відповідь.Найважливішою класифікаційною ознакою управлінського документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.

В залежності від змісту, відношення зафіксованої в документі інформації до предмета чи до напряму діяльності управлінські документи поділяють за (рис. 4.1.2.1):

Спеціалізацією

Призначенням

Походженням

Напрямом руху

Джерелами виникнення

Формою

Технікою відтворення

Секретністю (ступенем гласності)

Терміном виконання

Складністю

Стадіями створення

<С^_^^ Термінами зберігання

Рис. 4.1.2.1. Поділ управлінських документів в залежності від змісту і напряму діяльності

Питання.Як поділяють управлінські документи за їх спеціалізацією? Відповідь.За спеціалізацією документи поділяють на (рис. 4.1.2.2):

Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.

Рис. 4.1.2.2. Поділ управлінських документів за спеціалізацією

Питання.Як поділяють документи за їх призначенням? Відповідь.За призначенням документи поділяють на (рис. 4.1.2.3):

Організаційні

Розпорядчі

Довідково-інформаційні

<СІ__^ Колегіальних органів ^__^>

Рис.4.1.2.3. Поділ управлінських документів за їх призначенням

тзння.Як поділяють управлінські документи за їх походженням? «- овідь-управлінські документи за їх походженням поділяють на Р (рис. 4.1.2.4):

Внутрішні

Зовнішні

Рис. 4.1.2.4. Поділ управлінських документів за їх походженням

Питання.Як поділяють управлінські документи за напрямом руху? Відповідь.За напрямом руху управлінські документи поділяють на(рис. 4.1.2.5):

Вхідні

Вихідні

Рис. 4.1.2.5 Поділ управлінських документів за напрямом руху

Питання. Як поділяють документи за джерелами їх виникнення? Відповідь. За джерелами виникнення документи поділяються на (рис. 4.1.2.6):

Первинні

Вторинні

Рис. 4.1.2.6. Поділ документів за джерелами виникнення

Питання.Як поділяються документи за формою?

Відповідь.За формою документи поділяються на (рис. 4.1.2.7):

Стандартні

Індивідуальні

Рис. 4.1.2.7. Поділ документів за формою

Питання.Як поділяють документи за технікою відтворення? Відповідь.За технікою відтворення документи поділяють на (рис. 4.1.2.8):

Рукописні

Відтворені механічним способом

Рис. 4.1.2.8. Поділ документів за технікою відтворення

Питання.Які бувають документи за ступенем гласності (секретності)? Відповідь.За ступенем гласності (секретності) документи поділяють на (рис. 4.1.2.9):

С^І^ Секретні (С) ~^^>

ттитання. Як поділяються документи за термінами виконання? и'дповідь. За термінами виконання документи поділяю (рис. 4.1.2.10):

на

Звичайні безстрокові

Термінові

Дуже термінові

Рис. 4.1.2.10. Поділ документів за термінами виконання

Питання, Відповідь

Питання. Відповідь

Питання. Відповідь.

Що слід розуміти під офіційним документом?

,. Офіційний документ створюється організацією чи службовою особою і оформлюється в установленому порядку.

Що засвідчують особисті документи?

,. Особисті документи засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру. Документ особистого походження створюється особою поза сферою її службової діяльності або виконанням суспільних обов'язків.

Як розрізняють документи за стадіями їх створення?

. За стадіями створення документи розрізняють (рис. 4.1.2.11):

Чорнові

<С^_^ Для службового користування (ДСК) ^^У Рис. 4.1.2.9. Поділ документів за ступенем гласності (секретності)

Питання.Як поділяються документи за терміном зберігання? Відповідь.За терміном зберігання документи поділяються на три

- постійного зберігання;

- тимчасового зберігання (до 10 років);

- тривалого зберігання (понад 10 років).

Оригінальні

Копії

. 4.1.2.11. Поділ документів за стадіями їх створення 97

Питання.Який документ вважається чорновим?

Відповідь.Чорновим є рукописний або машинописний документ, ш0 відображає роботу автора над текстом.

Питання.Який документ слід вважати оригіналом?

Відповідь.Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, час та місце його створення, які зафіксовані або які виявлені інший шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - це перший і єдиний його примірник.

Питання.Чи рівноцінні у юридичному відношенні оригінал і копія документа?

Відповідь.Так, оригінал і копія документа у юридичному відношенні рівноцінні, якщо копія відповідним чином завірена.

Питання.Що слід розуміти під копією документа і що вона відтворює?

Відповідь.Копія документа точно відтворює інформацію його оригіналу і усі його зовнішні ознаки або частину їх.

Питання. Що являє собою індивідуальний документ?

Відповідь. Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації.

Питання. Що слід розуміти під типовими документами і що вони відображають?

Відповідь. Типові документи відображають однорідні питання і складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення тощо).

Питання.Як називається діяльність по створенню документів?

Відповідь.Діяльність по створенню документів (документування) та організація роботи з документами називається діловодством.

Питання.Що розуміють під організацією роботи з документами?

Відповідь.Організація роботи з документами означає створення ум°в> які забезпечують рух, пошук та зберігання документів У діловодстві.

Питання.Який стиль висвітлення подій, явищ тощо застосовує1*0 при складанні управлінських документів?

«ідповідь. При складанні управлінських документів застосовується офіційно-діловий стиль.

Питання. Що слід розуміти під стилем ділового листа?

Відповідь.Під стилем ділового листа розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської

документації.

Питання. Які існують сучасні вимоги до складання тексту управлінських документів?

Відповідь. При складанні тексту управлінського документа мають виконуватися такі найголовніші вимоги:

- достовірність і об'єктивність змісту;

- нейтральність тону;

- повнота інформації;

- максимальна стислість;

- переконливість (рис. 4.1.2.12):

Достовірність і об'єктивність змісту

Нейтральність тону

Повнота інформації

Максимальна стислість

Переконливість

Рис. 4.1.2.12. Основні сучасні вимоги до складання

тексту управлінських документів

Питання.Ким є автор управлінського документа: службовою чи юридичною особою?

Відповідь.Автор управлінського документа є не службовою особою, а юридичною. Це покладає велику відповідальність на укладачів та виконавців управлінських документів. Форми вираження юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Питання.Що є головним елементом управлінського документа?

Відповідь.Головним елементом управлінського документа є текст.

Питання.З яких логічних елементів складається текст управлінського документа?

Відповідь.Текст управлінського документа складається з таких логічних елементів:

- вступу;

- доказу;

- закінчення (рис. 4.1.2.13):

Вступ

Доказ

Закінчення

Рис. 4.1.2.13. Основні елементи управлінського документа

Питання.Які відомості приводяться у вступі управлінського документа?

Відповідь.У вступі управлінського документа слід підготувати адре' сата до сприйняття теми. Для цього зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історі питання та ін.

Питання.Які відомості надаються у доказі управлінського Д° У мента?

Відповідь.У доказі управлінського документа викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти та інші матеріали).

Питання.Як складається закінчення в управлінських документах?

Відповідь.У закінченні управлінського документа формулюється мета, заради якої складався документ. Закінчення може бути активним або пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення - поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Питання.На які категорії поділяються управлінські документи за способом викладу матеріалу?

Відповідь.За способом викладення матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

Питання. Відповідь

Питання. Відповідь

Питання, відповідь

- документи з високим рівнем стандартизації;

- документи з низьким рівнем стандартизації.

Як складаються управлінські документи з високим рівнем стандартизації?

, Документи з високим рівнем стандартизації складаються за уніфікованою формою на основі типізованих та трафаретних текстів.

Що слід розуміти під типізацією текстів управлінських документів?

. Типізація текстів - процес створення тексту-зразка, текс-ту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформлюють у вигляді спеціальних збірників.

Що слід розуміти під трафаретизацією текстів управлінських документів?

. Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. 101

Питання.В чому полягає особливість управлінських документів з низьким рівнем стандартизації?

Відповідь.У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій.

Питання.На які види поділяються управлінські документи з низьким рівнем стандартизації за способом викладу тексту?

Відповідь.За способом викладу тексту управлінські документи з низьким рівнем стандартизації поділяються на (рис. 4.1.2.14):

Розповіді

Описи

Міркування

Рис. 4.1.2.14. Поділ управлінських документів з низьким рівнем стандартизації за способом викладу тексту

Питання. Про що йдеться у тексті-розповіді управлінського документа?

Відповідь.У тексті-розповіді управлінського документа йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).

Питання.Які відомості приводяться у тексті-описі управлінського документа?

Відповідь.У тексті-описі управлінського документа характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Питання.Який характер мають відомості тексту-міркування в управ' пінському документі?

Відповідь.Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні виз начення, думки, розкривають внутрішній зв'язок явищ и я правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основ 102

них види доказів - дедуктивний, коли думка розвивається від загального до приватного, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

дитання. Які основні види інформації визначені в Законі України "Про інформацію"?

Відповідь. Прийнятий у травні 1992 р. Верховною Радою України Закон "Про інформацію" визначає такі основні види інформації (рис. 4.1.2.15):

Статистична державна інформація

Правова інформація

Інформація про особу

Інформація довідково-енциклопедичного характеру

Соціологічна інформація

Рис. 4.1.2.15. Основні види інформації, що визначені в Законі України "Про інформацію"

питання.Що слід розуміти під статистичною державною інформацією?

■Дповідь.Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подіям та явищам, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України.

Питання.Що розуміють під масовою інформацією?

Відповідь.Масова інформація - це публічно оголошувана, друкована

аудіовізуальна інформація. Питання.Що є основними аудіовізуальними засобами масової інфор-

мації?

Відповідь.Аудіовізуальними засобами масової інформації є (рис. 4.1.2.16):

Телебачення

Кіно

Звукозапис

Відеозапис

Рис. 4.1.2.16. Основні аудіовізуальні засоби масової інформації

Питання.Що розуміють під правовою інформацією?

Відповідь.Правова інформація - це сукупність документованих а°° публічно оголошених відомостей про право, його систему* джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, пра вопорядок, правопорушення тощо.

Питання.Що є джерелами правової інформації?

Відповідь.Джерелами правової інформації є (рис. 4.1.2.17):

і-І Конституція України

Законодавчі та підзаконні нормативні правові акти

Міжнародні договори та угоди

Норми і принципи міжнародного права

І-І Повідомлення засобів масової інформації

1-І Публічні виступи та ін.

Рис. 4.1.2.17. Джерела правової інформації

Питання.Що слід розуміти під інформацією про особу?

Відповідь. Інформація про особу - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є (рис. 4.1.2.18):

Прізвище, ім'я та по батькові

Юридична адреса

Дата і місце народження

Освіта

Сімейний стан

Стан здоров'я та ін.

Рис. 4.1.2.18. Основні дані про особу 105

Питання. Що є джерелами документованої інформації про особу? З Відповідь. Джерелами документованої інформації про особу є:

- видані на ім'я особи документи;

- відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого і регіонального самоврядування.

Питання. Що слід розуміти під інформацією довідково-енциклопедичного характеру?

Відповідь. Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище.

Питання. Що є основними джерелами інформації довідково-енциклопедичного характеру?

Відповідь. Основними джерелами інформації довідково-енциклопедичного характеру є (рис. 4.1.2.19):

Енциклопедії та словники

Рекламні повідомлення та оголошення

Путівники та картографічні матеріали

Довідники, що видаються уповноваженими на те державними органами та органами місцевого і регіонального самоврядування тощо

Рис. 4.1.2.19. Основні джерела інформації довідково-енциклопедичного характеру

Питання. Що слід розуміти під соціологічною інформацією?

Відповідь. Соціологічна інформація - це документовані або пу°л1 оголошені відомості про ставлення окремих громад соціальних груп до суспільних подій та явищ, проИе фактів тощо.

4.1.3. Види основнихорганізаційних документів,

які постійнозастосовуються підприємством,

та їх характеристика

Питання. Які основні організаційні документи постійно застосовуються в управлінні підприємством?

Відповідь. В управлінні підприємством застосовуються такі організаційні документи (рис. 4.1.3.1):

Статути

Положення

Правила

Інструкції та ін.

Питання. Відповідь,

Питання. Відповідь.

Питання. ВіДповідь

Рис. 4.1.3.1. Основні організаційні документи, які застосовуються в управлінні підприємством

Яку основну роль відіграють організаційні управлінські документи в досягненні мети підприємства?

. Організаційні документи визначають юридичний статус підприємства та його структурних підрозділів, місію, цілі, функції, права, відповідальність тощо.

Що являє собою статут як організаційний управлінський документ?

, Статут - це основний юридичний акт, який визначає статус організації, її місію, цілі, завдання, структуру управління, права та відповідальність.

Хто розробляє статут організації?

. Статут розробляє власник (засновник) організації. Статут організацій реєструється в місцевій державній адміністрації та в органах Міністерства фінансів України. Формуляр-зразок статуту колективного підприємства представлено нарис. 4.1.3.2.

Зареєстровано

держадміністрації "200

від'

Затверджено установчими зборами (конференцією) 200

Протокол №

"олова державної адміністрації

Підпис і його розшифрування

Статут

Назва підприємства Структура тексту

1. Загальні положення

2. Мета і завдання діяльності

3. Функції

4. Утворення і використання коштів. Майно підприємства

5. Управління

6. Створення і використання пайового фонду

7. Членство. Права і обов'язки

8. Звіт, звітність і контроль

9. Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність

10. Реорганізація та ліквідація

Рис. 4.1.3.2. Формуляр-зразок статуту підприємства

Питання. Відповідь.

Питання. Відповідь

| Питання.



Інформаційне забезпечення процесу управління організацією | ВІДПОВІДЬ

Організації, та їх характеристика | Довідково-інформаційна управлінська документація, її роль та порядок створення | Основні види довідково-інформаційної І | "а о | Технічні засоби забезпечення процесу управління організацією | ТА ЗАХОДИ ЩОДО ЙОГО ПОПЕРЕДЖЕННЯ |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати