На головну

ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ

  1. I. 1. Що називається коливаннями? Гармонійні коливання, їх основні характеристики.
  2. I. Основні положення
  3. I. ОСНОВНІ РОЗДІЛИ КУРСУ
  4. I. Основні керівні документи і їх вимоги
  5. I. Основні терміни та загальні підходи
  6. II. Базові принципи побудови та основні завдання загальнонаціональної системи виявлення та розвитку молодих талантів
  7. II. Загальні поняття оцінки

Приступаючи до вивчення курсу, перш за все, слід ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, постійно зустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

[Гост51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Сучасне діловодство включає:

забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);

організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документальне забезпечення травлення(ДНЗ). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем і їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» і «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації».

документування - Це процес створення і оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами»

[Гост51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Документування в апараті управління може здійснюватися на природній мові (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограмма) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні стрічки, диски, лазерні диски, дискети та ін.). На сьогоднішній день в управлінській практиці переважаючим способом документування є машинописна або комп'ютерна друк. Однак ряд документів, таких, наприклад, як заяви, пояснювальні записки, створюється зазвичай рукописним способом.

У багатьох випадках документування є обов'язковим, пропонується законами і актами державного управління.

Так, Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» (ст. 5) вказує: «Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації ».

[Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» »від 20 лютого 1995 № 24-ФЗ.]

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи»

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа, терміни та визначення.].

документообігомстандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

У технологію роботи з документами входить:

- Прийом і первинна обробка документів;

- Їх попередній розгляд і розподіл;

- Реєстрація документів;

- Контроль виконання документів;

- Інформаційно-довідкова робота;

- Виконання документів;

- Їх відправка;

- Систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

Розкриємо деякі з перерахованих понять. так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт, його створення, відправлення або отримання; контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують їх своєчасне виконання; формування справи - групування виконаних документів у справу згідно с номенклатурою справ (Систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим в установленому порядку) і систематизація документів усередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термін:

«інформація - Відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання ». [Федеральний закон. Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20 лютого 1995 № 24-ФЗ.]

У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. В федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напрямку діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління будь-яким об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.

Найбільш істотні два вимоги до управлінської інформації: по-перше, вона повинна бути своєчасною і, по-друге, достатньої для прийняття найкращого рішення. Якщо інформація приходить із запізненням, вона може дати невірні відомості про проблему, так як за час, що пішов на передачу та обробку інформації, стан проблеми може змінитися, і управлінці вже не зможуть взяти участь в її вирішенні.

Носієм інформації виступає документ.

документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

[Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» »від 20 лютого 1995 № 24-ФЗ.]

Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство і архівна справа». Для повнішої характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:

реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.2

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення, документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

Офіційні документи - Це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи використовуються в поточній діяльності організації.

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому воно адресоване, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією який видав органу і встановленим порядком оформлення.

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:

дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.

В управлінській практиці прийнято розрізняти документи по ступеня їх автентичності на чорнові, чистові, оригінали, копії.

Чернової документ, Виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити тільки текст і не має юридичної сили.

Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, який має юридичну силу.

копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Копія документа може бути факсимільного або вільною. Факсимільну копію повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частина їх, особливо їх розташування. Факсимільну копію виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Всі види копій не мають юридичної сили, якщо вони не отримали спеціального посвідчення. Це, наприклад, нотаріально завірені копії або дублікат документа - повторний екземпляр оригіналу, що має юридичну силу, який зазвичай видається при втраті документа (свідоцтва про народження, диплома і т.д.).

Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації покладених на апарат управління функцій. Діяльність установи оформляється сукупністю певним чином взаємодіючих документів, відповідних функцій управління і складових системи документації.

система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ і організацій неоднаково, тому що залежить від конкретної діяльності тієї чи іншої установи, його масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу та виконавчу діяльність. Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб.

[ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.]

Таким чином, система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.

В умовах науково-технічної революції відбулося різке збільшення обсягів інформації, викликане активізацією суспільного життя, зростанням числа організацій, фірм, збільшенням номенклатури промислових виробів і ускладненням процесу їх виготовлення, розширенням економічного і культурного співробітництва. У зв'язку з цим виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, які виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручна обробка не дозволяла вчасно і якісно переробити зростаючі потоки інформації. З'явилася потреба в механізації, а потім і автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів автоматизації, ефективність їх використання знаходяться в прямій залежності від ступеня впорядкованості документації, для обробки якої вони призначені.

Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, що приймаються за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом

[Великий енциклопедичний словник. - М .: Радянська енциклопедія, 1991.].

Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (в даному випадку документа). У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації.

Стандартизація - складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегування. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого - види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Наприклад, в широкому сенсі типізація - це розробка типових конструкцій або технологічних процесів на основі загальних для ряду виробів (процесів) технічних характеристик.

[Великий енциклопедичний словник. - М .: Радянська енциклопедія, 1991.]

У документознавства цей метод використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.

Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.

під уніфікацією розуміється «Приведення, чого-небудь до єдиної системи, формі, однаковості». [Великий енциклопедичний словник. - М .: Радянська енциклопедія, 1991.]

Захист і обробка конфіденційних документів являє суть конфіденційного діловодства, Яке поширюється на документи, які містять у собі відомості, що становлять комерційну та службову таємницю. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування.

Синонімом комерційної діяльності є підприємницька діяльність. Згідно з Цивільним кодексом Російської Федерації, підприємницька діяльність - Це "самостійна, здійснювана на свій ризик діяльність, спрямована на систематичне отримання прибутку від користування майном, продажу товарів, виконання робіт або надання послуг особами, зареєстрованими в цій якості у встановленому порядку".

Отже, комерційними підприємствами є ті, для яких отримання прибутку є основною метою діяльності. Ними можуть бути як приватні, так і державні, а також муніципальні підприємства.

Оскільки визначення будь-якого поняття має встановлювати його сутність, у визначенні поняття "комерційна таємниця" необхідно відобразити такі її сутнісні параметри:

1. області (сфери) діяльності, в яких може бути інформація, що становить комерційну таємницю;

2. хто визначає склад інформації, відносять до комерційної таємниці;

3. на кого покладено захист комерційної таємниці;

4. чиї інтереси забезпечує режим комерційної таємниці.

комерційна таємниця - Вид таємниці, що включає інформацію, що встановлюється і захищається її володарем в будь-якій сфері його комерційної діяльності, доступ до якої обмежується в інтересах власника інформації.

службова таємниця - Вид таємниці, що включає отриману федеральними і муніципальними органами влади інформацію, що становить комерційну таємницю інших суб'єктів, а також встановлюється і захищається органами влади та підприємствами власну інформацію, доступ до якої обмежується службовою необхідністю.

документи, Що містять інформацію, що становлять комерційну та службову таємницю, прийнято називати конфіденційними.




Захист і обробка конфіденційних документів | СУТНІСТЬ, ЗАВДАННЯ І ОСОБЛИВОСТІ конфіденційного діловодства

ОРГАНІЗАЦІЯ конфіденційного діловодства | ВИЗНАЧЕННЯ СКЛАДУ конфіденційних документів | Облік носіїв інформації | | розписка | Оформлення видаються конфіденційних документів | Загальні вимоги до ОБЛІКУ конфіденційних документів | ОБЛІК видав конфіденційних документів | ОБЛІК ПОСТУПИЛИ конфіденційних документів | ОБЛІК конфіденційних документів ВИДІЛЕНОГО ЗБЕРІГАННЯ |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати