Головна

Вивчення документів та масивів інформації

  1. HTML-ДОКУМЕНТІВ
  2. II. Вивчення нового матеріалу.
  3. III. Збір відомостей про значення ціноутворюючих факторів і ринкової інформації
  4. IV. Джерела навчальної інформації
  5. IV. Вимоги до опису в звіті про оцінку інформації, використовуваної при проведенні оцінки
  6. V. ВИМОГИ ДО РЕЗУЛЬТАТАМИ ОСВОЄННЯ програми бакалаврату ПО НАПРЯМКУ ПІДГОТОВКИ документознавства та архівознавства
  7. V.5. Історико-культурологічне вивчення антропогенного ландшафту

Обстеження інформаційної складової передбачає:

- Уточнення застосовуваної термінології з метою забезпечення взаєморозуміння персоналу розробника і замовника;

- Виявлення використовуваних в організації зовнішніх і внутрішніх документів, складанні схеми документообігу;

- Аналіз масивів інформації;

- Визначення інформаційних зв'язків організації і її підрозділів.

Документи, які призначені для збору і реєстрації даних, називаються вхідними (реєстраційними, обліковими) документами (вхідними по відношенню до адміністративних процедур обробки даних).

Документи, що виробляються в результаті обробки даних, називаються вихідними (результуючими) документами.

Документи, призначені для користування всередині організації, називаються внутрішніми документами. Документи, що надходять або направляються, поза організації, називаються зовнішніми документами.

Перш ніж приступити до вивчення кожного документа окремо, слід скласти список всіх документів, що розробляється завдання. Існування кожного документа має бути обгрунтоване, оскільки часто з'ясовується, що деякі документи, хоча й існують, але не використовуються. Необхідно виявити причини незатребуваності цих документів; неточне відповідність їх призначенням, перевантаження посадової особи, затримка в їх надходженні.

Масиви інформації, що підлягають дослідженню, можуть бути або ручними або машинними.

При вивченні масивів необхідно зібрати наступну інформацію: найменування, носій, місце знаходження, структура запису, довжина запису, число записів, процедури ведення масивів, способи використання масивів, процедури захисту масивів. Слід звернути увагу на ручні масиви інформації, які ведуться не за стандартними формами в зошитах, особистих записниках.

При вивченні документів доцільно скористатися формами «Опис документа АД-6». У графі «Пріоритет» вказується, після яких або перед якими документами з'являється описуваний документ, які документи скасовує або замінює. У графі «Метод підготовки (використання)» вказується, чи готується документ шляхом розрахунку показників, збором відомостей від джерел інформації і т.п., а його використання - для прийняття рішень, підготовки інших документів тощо. У графі «Послідовність» вказується порядок слідування відомостей в даному документі. Всі кількісні характеристики, перелік яких може бути при необхідності змінений або доповнений, вказується при малих розкидах значень тільки в графі «середнє», а при великих розкидах заповнюються всі три графи. У графі «Частота» наводиться періодичність видачі або отримання документа. Ступінь використання містяться в документі даних наводиться у відсотках від загальної кількості їх в даному документі. У графі «Дублювання» наводиться найменування або шифри документів і інформаційних масивів, в яких є відомості, що повторюють зміст в даному документі. Мета використання вказується коротко по суті: підготовка звіту, розрахунок заявки і т.п. У наступних графах «Обробка» - «Посилання на» проставляється будь-який символ, якщо посадова особа виконує відповідну операцію з усім документом або деякими даними.

Для поелементного аналізу складу документів можна використовувати форму «Опис документів. АД-2 ». Ця форма дозволяє визначити підпорядкованість атрибутів документа, а також зібрати відомості, що характеризують окремі атрибути, які будуть використовуватися при складанні моделі бази даних. Шаблони можуть зазначатися у відповідності з наступними позначеннями: Х - будь-який символ, А - буква, 9 - цифра, П- пробіл. Рівень інформаційних даних визначається виходячи з підпорядкованості відомостей, їх вкладеності. наприклад,

01 Відомості про співробітника

02 Особисті дані

03 Прізвище

03 Ім'я

03 батькові

02 Відомості про народження

03 Місце народження

04 Місто, селище, село

04 Область, район

03 Дата народження

Визначення організаційної та функціональної структури організації | Формалізація потоків даних


ВСТУП | Стадії розробки АСОИУ | Передпроектна стадія створення АСОИУ | Формування дослідницького колективу | Встановлення доцільності автоматизації | Дослідження засобів реалізації проектних рішень | Форма АП-1 | Схема уявлення структурно-інформаційної тимчасової схеми | Має відношення до документів |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати