На головну

Інтернаціональні властивості офіційно-діловій письмовій мові

  1. VII. КУЛЬТУРА ПИСЬМОВІЙ МОВИ
  2. XI. Пристосування ТА ІНШІ ЕЛЕМЕНТИ, властивості. Здібностей та обдарувань АРТИСТА
  3. АГРЕСИВНОСТІ ЯК властивості ОСОБИСТОСТІ
  4. Алюміній, його властивості та застосування в техніці
  5. Амфотерними називаються такі гідроксиди, які в залежності від умов виявляють властивості яких підстав, або кислот.
  6. Армуючі матеріали і їх властивості
  7. Базові властивості безпеки інформації. Канали реалізації загроз

Формування офіційно-діловій письмовій мові в усіх мовних культурах обумовлено розвитком державності, апарату управління і пов'язано з необхідністю документально закріплювати правові відносини юридичних і приватних осіб. Інтернаціональні властивості ділового листа - наслідок універсальності завдань, які він покликаний вирішувати, а саме - служити інструментом ділового спілкування, мовним засобом фіксації (документування) управлінської, ділової, службової інформації. До службової інформації пред'являються загальні вимоги: достовірність (об'єктивність), актуальність(Необхідність, новизна, своєчасність), переконливість(Аргументованість), повнота(Достатність інформації).

Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичну силу. У діловому спілкуванні документування має особливе значення. Дійсно, посилання на яку-небудь усну домовленість або розпорядження може бути спростована або поставлена ??під сумнів, але якщо ця домовленість або розпорядження мають форму документа, то посилання на нього обгрунтована юридично. Правила документування встановлюються правовими актами кожної держави або виробляються традицією.

Підсумок документування - створення документа. У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціонален, т. Е. Одночасно виконує кілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби. серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.

Загальні функції документа:

· інформаційна: будь-який документ створюється для збереження інформації;

· соціальна:документ є соціально значущим об'єктом, оскільки породжений тієї чи іншої соціальної потребою;

· комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, зокрема між установами;

· культурна:документ - засіб закріплення та передачі культурних традицій, етапів розвитку цивілізації. Так, наприклад, в науково-технічній документації знаходить відображення рівень наукового і технічного розвитку суспільства.

Спеціальні функції документа:

· управлінська:документ є інструментом управління; цією функцією наділені так звані управлінські документи (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи та ін.), спеціально створювані для цілей управління;

· правова:документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин в суспільстві. Правову функцію виконують законодавчі і правові нормативні акти, а також документи, які отримують правову функцію на час. Так, для використання в якості судового докази це може бути будь-який документ;

· функція історичного джерела:документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства.

Зазначені функції мають інтернаціональний характер і визначають загальні для різних мовних культур вимоги до документа. Так, наприклад, юридична сила документа забезпечується комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа. До них відносяться: найменування автора документа, адресата, підпис, дата, номер документа, гриф затвердження, друк та ін. Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі становлять формуляр документа.Однак формуляр регламентований стандартами, прийнятими в тій чи іншій країні. Наприклад, якщо лист адресовано закордонним партнерам, найменування організації-адресанта в документах на іноземні мови не переводиться і друкується на бланку латинським шрифтом. У Росії сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р6.30 - 2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»).

Світовий досвід офіційного листування показує, що при всіх особливостях і специфіці національних шкіл ділового листа незмінними залишаються основні вимоги до структурної побудови, смисловим наповненням і мовною оформленню ділових паперів. Ці вимоги складалися історично і обумовлені особливостями ділового спілкування.

Офіційність і регламентованістьділових відносин, т. е. їх підпорядкування встановленим правилам і обмеженням, припускають дотримання норм ділового етикету. У діловому листі регламентованість відносин між адресантом (автором листа) і адресатом (одержувачем) виражається за допомогою мовних етикетних формул звернення і прощання, а також дотриманням загальної тональності послання в рамках коректності та ввічливості. У діловій письмовій мові не допускаються іронія, сарказм, образи. Етикетні формули не тільки надають письму необхідний тон ввічливості і шанобливості, а й свідчать про характер взаємин між відправником і отримувачем кореспонденції (офіційні, напівофіційні, дружні відносини).

Важливим аспектом ділового спілкування є питання етикивідносин між діловими партнерами. У діловому листуванні етика відносин проявляється в необхідності дотримання низки вимог, що пред'являються як до адресант, так і до адресата. так, укладачамділових листів не рекомендується:

· Спонукати адресата до поспіху при винесенні рішення словами «Терміново», «Негайно», «В максимально короткі терміни». Більш прийнятними є формули типу «Прошу Вас відповісти до такого-то числа», «Переконливо прошу Вас відразу ж повідомити про своє рішення»;

· Нав'язувати адресату очікуваний результат освітлюється в листі питання, наприклад: «Прошу вивчити і вирішити питання позитивно» або «Прошу затвердити цю кандидатуру»;

· Натякати одержувачу листа на його уявну неуважність, вводячи в заключний текст листа наступне формулювання: «Пропоную уважно вивчити ...»;

· Починати послання з констатації відмови, в тих випадках, коли виконання прохання або доручення не представляється можливим. Спочатку слід викласти мотивацію прийнятого рішення і дати зрозуміти, що при певних обставинах до розгляду питання можна повернутися.

для одержувачаофіційною кореспонденції обов'язковою вимогою, з точки зору етичних норм, є оперативний і чітку відповідь організації-відправнику у вигляді відповідного листа або послання, переданого за допомогою інших засобів зв'язку. Затримка або відсутність відповіді може розглядатися як небажання співпрацювати і привести до розірвання ділових відносин.

Безумовним порушенням етичних норм ділового листування, вираженням неповаги, є форма відповіді, при якій лист-запит, лист-пропозиція повертається адресант з розміщеною на ньому відповідної інформацією.

Учасники ділового спілкування (автор і адресат документа) виступають як суб'єкти правовідносин. Зміст листів ґрунтується на праві і може служити предметом прямої правової оцінки. Правова сутність офіційного листування зумовлює характер змісту листів, їх мова і стиль. Спосіб викладу в ділових листах називається формально-логічним. Це означає, що предмет розглядається з позиції економіко-правових, соціальних відносин, а не міжособистісних. Справа в тому, що офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організації в цілому, і, не дивлячись на те, що документ підписується однією особою - керівником організації, автором документа є «колективний суб'єкт». Те ж можна сказати і про адресата документа. У мовному оформленні це виражається в тому, що суб'єкт дії часто представлений колективними іменниками: керівництво, адміністрація, акціонерне товариство і т. П .; описовими конструкціями типу «Дирекція ... клопочеться ...», «Фірма ... пропонує ...», Які підкреслюють неособистого характеру ділового письмового спілкування. Слід зазначити, однак, що уявлення про відправника та одержувача документа як про колективному суб'єкт, а також надособистісний характер викладу інформації не завжди однаково проявляються в різних школах ділового листа. Більшою мірою це характерно для вітчизняної офіційно-діловій письмовій мові. У практиці західної ділової переписки передана інформація, як правило, має індивідуально-особистісну спрямованість.

Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул- Стійких (шаблонних, стандартних) мовних зворотів, що використовуються в незмінному вигляді. Наявність їх в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення. Завдання упорядника тексту спрощується завдяки можливості вибору готової формули «Повідомляємо, що ...», «Вважаємо за доцільне ...», «Просимо Вас розглянути питання про ...», відповідно до мовним задумом: повідомити, висловити прохання, свою точку зору. Крім вираження типового змісту мовні формули нерідко виступають як юридично значущі компоненти тексту, без яких документ не володіє достатньою юридичною силою, або є елементами, що визначають його видову приналежність, наприклад в гарантійному листі: "Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок ... »; в листі-претензії: «... в іншому випадку справа буде передана до арбітражного суду ». Висловлюючи типове зміст, мовні формули забезпечують точність і однозначність розуміння тексту адресатом, оснащують час на підготовку тексту і його сприйняття.

Отже, особливі умови ділового спілкування, такі як офіційний характер, адресність, повторюваність управлінських ситуацій, тематична обмеженість, визначають загальні вимоги, що пред'являються до офіційно-ділового листування. Зазначені вимоги лежать в основі такого поняття, як культура офіційної переписки, формування якого пов'язане з освоєнням світового досвіду складання та оформлення ділових листів.

У роботах П. В. Веселова, одного з найбільших вітчизняних фахівців в області документальної лінгвістики, поняття культури офіційного листування визначається трьома основними принципами: 1) лаконізм ділового листа; 2) достатність інформаційного повідомлення, що відповідає цілям листи і характером відносин; 3) ясність і недвозначність мови повідомлення.

лаконізм (Оптимально лист не повинно перевищувати обсягу однієї-двох сторінок) поєднується в ділових листах з вимогою повноти інформації, точніше, з принципом її достатності. Вимога повноти передбачає, що документ повинен містити достатню для прийняття обґрунтованого рішення інформацію. Глибина викладу питання залежить від цілей документа: в інформаційному листі досить назвати факти і події, в листі-проханні предмет листа повинен бути точно позначений і вичерпно обгрунтований. Недостатність інформації може викликати необхідність запитувати додаткові відомості, породжуючи невиправдану листування. Надмірність ж інформації призводить до того, що лист погано сприймається, суть його затуманюється.

вимога достовірності (Об'єктивності) інформації означає, що ділове повідомлення повинно відображати фактичний стан справ, давати неупереджену, байдужу оцінку подій. Переконливість (аргументованість) інформації пов'язана із завданням спонукати адресата зробити (або не робити) певні дії, і від того, наскільки достатня обґрунтованість документа, листи, залежить його виконання.

Предметом офіційного листування при всьому її різноманітті зазвичай є повідомлення про деяку ситуації і логічна оцінна модель цієї ситуації. Ситуативно-оцінна модель називається аспектом листи, а послідовне розміщення цих моделей - його композицією. За композиційним особливостям ділові папери ділять на одноаспектному і багатоаспектні. У одноаспектному листах розглядається одне питання, що становить зміст всього листа, в багатоаспектних листах розглядається відразу кілька питань. Так, наприклад, багатоаспектне лист може містити пропозицію, прохання і нагадування одночасно. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції. Кожен аспект формується мовним дією: проханням, повідомленням, попередженням, запрошенням і т. П.

Композиція, або структура, тексту офіційного листа - це послідовність розташування його складових частин - аспектів. Причому в якості самостійних аспектів розглядаються мовні фрагменти з однотипними мовними діями - проханнями, повідомленнями, пропозиціями. Виділення кожного мовного дії в самостійний аспект необхідно тому, що по кожній прохання, за кожною пропозицією приймається самостійне рішення.

Структура аспекту відрізняється жорсткістю і однозначністю і складається з двох частин: перша частина містить інформацію про які мали місце факти, події (посилання, мотивація, історія питання); друга частина називає бажані, очікувані події, виражені за допомогою мовних дій (прохання, пропозиції, вимоги). Червоним рядком виділяється нова думка, тема або новий поворот теми листа. Стандартизація та уніфікація - одна з обов'язкових властивостей офіційно-діловій письмовій мові, в тій чи іншій мірі характеризує всі типи ділових паперів, обумовлює сувору композиційну співвідносність і закріпленість частин ділового листа.

Ясність і недвозначність мови повідомлення досягається предметної і комунікативної точністю. Предметна точність - це точність факту, відповідність позначається. З точки зору мовного оформлення висловлювання предметна точність досягається точністю вживання слів, т. Е. Використанням слів відповідно до їх лексичним значенням. Вживання слів без урахування їх значень може привести до інотолкованія або нісенітниці. наприклад: обрахувати дані (дієслово обрахувати має значення «Навмисне невірно порахувавши, недодати», наприклад: обрахувати покупця. Правильніше сказати: обробити дані); відмовити під сприятливим приводом (прикметник сприятливий має два значення: «сприяє, допомагає чогось л .; зручний для чогось л. », наприклад: сприятливий момент, сприятливі умови; «Хороший, схвальний», наприклад: схвальний відгук. Варто було написати: відмовити під слушним приводом); ... Досягалося неугодними засобами (прикметник неугодний має значення: «Небажаний, що не подобаються комусь л». Воно поєднується тільки з живими іменниками, наприклад: неугодний квартирант. Вимогу точності відповідає словосполучення ... досягалося неприйнятними (неприпустимими) засобами).

Під комунікативною точністю розуміють точність реалізації задуму пише. Вона досягається співвідношенням сенсу слів, контексту, граматичної конструкції і співвідношення частин тексту. Порушення комунікативної точності висловлювання веде до нерозуміння, ускладнює сприйняття змісту повідомлення. наприклад: Слід познайомитися з висновками комісії, проведеної рік тому. Ця фраза важко сприймається, тому що не відповідає вимозі точності: містить граматичні, стилістичні та текстові помилки. Так, іменник комісія може утворювати словосполучення з дієсловами утворити, призначити, вибрати, обрати, але не поєднується з дієсловом провести, а отже, і з утвореним від нього причастям. Крім того, важливо не те, що комісія була утворена, а то, що вона працювала і прийшла до певних висновків. Отже, правильніше було б сказати: ... з висновками комісії, яка працювала рік назад. замість дієслова познайомитися, має значення: «Вступати в знайомство з ким-небудь»; «Отримувати відомості, здобувати знання про що-небудь», доречніше було б вжити дієслово ознайомитися, так як він має офіційно-ділову забарвлення і вживається тільки в значенні «Отримувати відомості, здобувати знання про що-небудь».

Як видно, лексичні та граматичні порушення та неточності позбавляють мова такого важливого для мови ділових паперів якості, як точність. Точність ж нерозривно пов'язана з грамотністю в широкому сенсі слова, з умінням підібрати «необхідні» слова і вибудувати їх у правильному порядку.

Отже, говорячи про загальні, найбільш типових, властивості офіційно-діловій письмовій мові, дослідники відзначають:

· Функціональність і раціональність мови і стилю ділового листа;

· Лаконічність і достатність інформативного змісту;

· Логічність і структурованість викладу;

· Стандартизацію та уніфікацію мовних і текстових засобів.

 



Попередня   69   70   71   72   73   74   75   76   77   78   79   80   81   82   83   84   Наступна

Інформаційні жанри | розмовний стиль | типи співрозмовників | Художній стиль | Хрестоматія | Технологія підготовки тез майбутнього висловлювання | конспект | Технологія складання моноконспекта | реферат | Модель інформативного оглядового реферату |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати