загрузка...
загрузка...
На головну

Мова і стиль довідково-інформаційної документації

  1. IX. 1. НАУКОВО-ПОПУЛЯРНИЙ СТИЛЬ ВИКЛАДЕННЯ
  2. V. ИНФОРМАТИКА В ЗАДАЧАХ ТЕКСТИЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ
  3. А. Б. Єсін. СТИЛЬ
  4. Биоповреждения І ЗАХИСТ ТЕКСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ І ВОЛОКОН
  5. У проектній документації
  6. Питання 7. Уніфіковані системи документації
  7. Видача наряду, розпорядження в електронному вигляді, ведення електронних форм документації.

Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах. Найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні та довідково-аналітичні документи: акти, довідки, службові записки та ін.Документи цього типу мають правову силу, а, отже, до їх форми, змісту, мови і стилю пред'являються особливі вимоги. Мова і стиль довідково-інформаційної та довідково-аналітичної документації відрізняється жорсткою регламентованою мовних форм і засобів, стандартизацією мовних моделей.

акт- Документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти або події (додається до листа-претензії або до рекламації). Текст акту складається з двох частин. У вступній частині акта вказується розпорядчий документ, на підставі якого складається акт, подія або дія, що послужили причиною складання акта, його номер і дата. В основній частині акта викладаються встановлені факти, а також висновки і висновки. Якщо акт складено комісією, то першим вказується голова комісії. Прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. слова Підстава, Голова, члени комісії, присутні пишуться з великої літери.

Акти складаються при передачі матеріальних цінностей; списання що стало непридатним майна; в разі невідповідності заявлених у супровідних документах цінностей, документів та їх наявності і т.д.

Довідка- Документ, що містить запитану інформацію або підтвердження тих чи інших фактів або подій. Як правило, змістом довідки підтверджується певна інформація про пред'явника, найчастіше - вибіркові анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, стаж роботи за останньою посадою або в цілому, відомості про освіту і т.д.). Довідки можуть містити відомості службового характеру, наприклад, відомості про нарахування заробітної плати. Довідки видаються без залишення копій, крім тих випадків, коли це диктується міркуваннями службового характеру.

Як і будь-який документ, довідка включає певний набір реквізитів, що оформляються відповідним чином.

Найменування документа оформляється великими літерами посередині листа на два інтервали нижче кутового штампу організації. Основний текст викладається з дотриманням певних правил послідовності, з використанням типових моделей: «Дана ... (Прізвище, ініціали або повні ім'я та по батькові) у тому, що...»; «Справжня довідка видана ... (Крім прізвища можуть бути вказані інші необхідні анкетні дані) у тому, що...". Відомості про організацію, для якої видана довідка, розміщуються на один інтервал нижче основного тексту, наприклад: Видана для надання в касу Аерофлоту. Відомості про термін придатності довідки розміщуються на один інтервал нижче відомостей про організацію: Довідка дійсна протягом 10 днів з дня видачі. реквізит підпис включає посаду, особистий підпис, прізвище та ініціали особи, яка видала довідку. Підпис завіряється печаткою організації.

Службова записка- Документ, адресований керівництву, в якому викладається будь-яке питання з висновками і пропозиціями укладача. Розрізняють декілька видів службових записок: доповідні, аналітичні, оглядові, інформаційно-статистичні та ін. В доповідній записцікоротко висвітлюються конкретні службові питання, розкривається їх дійсне стан. Наведені факти доповнюються коротким аналізом їх змісту. аналітичні запискивключають детальний аналіз ситуації; викладені факти (дані, події) коментуються, пов'язуються з раніше надійшла інформацією. оглядові запискимістять коротку інформацію про декілька тісно взаємопов'язаних проблемах. При цьому дається їх стислий комплексний аналіз. Часто записки цього типу доповнюються довідками, які деталізують висвітлення найбільш важливих сторін проблеми. головний зміст інформаційно-статистичнихзаписок складають цифри, дані, наявні найбільш наочним, зручним для сприйняття чином (у формі таблиць, графіків і т.п.). Службові записки цього типу не містять докладного аналізу наведених в них даних.

Службова записка, як правило, складається з заголовка, відомостей про адресата і розробника, дати написання, найменування теми, основного тексту, підпису розробника, вказівок на додатки.

Заявленіе- внутрішній службовий документ, призначений для доведення до відома посадової особи (як правило, вищого) інформації вузької спрямованості. В абсолютній більшості випадків заява пишеться від імені однієї особи, однак можуть мати місце і колективні заяви, коли проблема, що піднімається в документі, зачіпає інтереси відразу кількох людей або навіть всього колективу. Розрізняють декілька основних видів заяв: заяву-прохання (клопотання); заяву-скаргу; заяву-пояснення (пояснювальна записка).

Заяви завжди пишуться з конкретного приводу і присвячені, як правило, одному питанню. Пишуться заяви на ім'я тієї особи, в компетенції якого знаходиться піднімається питання. При складанні заяви необхідно враховувати особливості оформлення його реквізитів.

Декану Північно-Кавказької академії

державної служби (П. І. Б.)

студента 1 курсу (П. І. Б.)

Заява

Прошу звільнити мене від занять з 1 по 10 квітня для поїздки додому за сімейними обставинами.

Додаю лист з повідомленням про хворобу мого батька. 25.03.2000

(Підпис)

Особливість офіційних паперів цього типу полягає в тому, що, як правило, це документи, що йдуть знизу вгорупо системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищестоящої.



Попередня   63   64   65   66   67   68   69   70   71   72   73   74   75   76   77   78   Наступна

типи документів | Правила оформлення документів | Уніфікація мови службових документів | Ініціювання та підтримка ділових відносин. | Мовні формули офіційних документів | Інформаційне насичення офіційних паперів | Вимоги до мови і стилю документів | Мовний етикет в документі | Особливості граматики офіційно-діловій письмовій мові | Мова і стиль розпорядчих документів |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати