Головна

Інформаційне насичення офіційних паперів

  1. XIII.3 Інформаційне забезпечення дисципліни (Інтернет-ресурси)
  2. Авторитетна думка. Подвійні свідоцтва, видані товарними складами, є за радянським праву ордерних цінними паперами (М. В. Зимелева).
  3. Акціонерне фінансування являє собою форму отримання додаткових фінансових ресурсів шляхом емісії цінних паперів.
  4. Биоповреждения І ЗАХИСТ ПАПЕРИ
  5. ПАПІР ДЛЯ АКВАРЕЛІ
  6. Бухгалтерський облік операцій з цінними паперами, випущеними банком
  7. В одній асоціації фіксується одне інформаційне повідомлення.

Основна вимога до інформаційному насиченню документа- Це доцільне кількість включається інформації, необхідна і достатня для реалізації комунікативної завдання - переконати, спонукати, привернути увагу, висловити незгоду і т.д. Надмірність, різнорідність включається в документ інформації ускладнює його сприйняття, а, отже, знижує його ефективність, переконливість. Структура тексту документа(Логічне з'єднання смислових аспектів) повинна бути «прозорою», легко сприймається. Найбільш раціональна структура тексту документа, що складається з двох частин. У першій викладаються мотиви, факти і події, що послужили приводом для складання паперу, в другій - висновки, прохання, пропозиції, рішення, розпорядження і т.д.

У багатоаспектних документах виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу, виділяти червоним рядком. При цьому абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Середня довжина абзацу 4-6 пропозицій, але в текстах документів можуть зустрічатися абзаци, що складаються з одного речення.

Приклад листа, що містить відповідь на запит:

Повідомляємо, що Ваш запит отримано і переданий на розгляд заводу-виробнику.

Після отримання висновку заводу відповідь на Ваш запит буде висланий негайно.

Кожне наступне пропозицію абзацу має бути пов'язане з попереднім. Фахівці розрізняють два види контексту: послідовний і паралельний. В послідовному ладі контекстуодну пропозицію змістовно випливає з іншого, тобто, нова інформація у попередньому реченні стає предметом розгляду в наступному реченні. наприклад:

Запрошуємо Вас взяти участь в науково-практичному семінарі та виступити з доповіддю. Доповіді, що представляють науковий інтерес, увійдуть в збірникнаукових праць ВНІІДАД.

видання збірниказаплановано на 2001 рік

У паралельному ладі контекстукілька наступних пропозицій пояснюють попереднє, при цьому предмет мовлення, є загальним, але в наступних пропозиціях про нього дається нова інформація. наприклад:

На жаль, умови контракту №468 про будівництво тваринницького комплексу Вами не виконано. Терміни завершення будівельних робіт порушуються. З серпня Ваші підрядники не з'являлися на будівельному майданчику. Будівництво комплексу виконано лише на 34%.

Зв'язок між пропозиціями абзацу може здійснюватися за допомогою повторуокремих фрагментів у попередньому реченні. Наприклад: 1 Повторення одинако вих або однокореневих слів - лексичний повтор:

БМУ згідно на будівництво перерахованих у Вашому листі об'єктів в піонертаборі на суму ... В першу чергу ми приступаємо до будівництву спального корпусу та душовою. Будівництво цих об'єктів заплановано закінчити до відкриття табору.

2. Використання в наступному реченні займенники, часто з іменником у попередньому реченні - займенниковий повтор: ...просимо вислати звіт про ... цей звіт буде надано в ...

3. Повтор синтаксичної конструкції у попередньому реченні в подальшому, але з іншим лексичним наповненням - граматичний (синтаксичний) повтор:

якщо машина або устаткування вийшли з ладу або не забезпечують належної продуктивності або якості виконуваної роботи, то ... Якщо в машині допущена необгрунтована заміна деталей, то ...

З'єднання пропозицій здійснюється також за допомогою слів і словосполучень, які виступають в ролі зв'язок. наприклад: зважаючи на вищевикладене, в порядку надання допомоги, оскільки, згідно з, отже і т.д.

При складанні ділових паперів слід враховувати інформаційну роль порядку слів у реченні.В усному мовленні найбільш значуще слово виділяється інтонаційно. У письмовій мові інформаційна роль слова або словосполучення зростає до кінця пропозиції. Розташування слів в реченні визначається принципом «лінійної» подачі матеріалу. Згідно з цим принципом спочатку в пропозицію вводиться допоміжна інформація, а потім - основна, причому основна інформація розташовується після присудка, а допоміжна - на початку пропозиції до присудка. Залежно від того, де знаходиться та чи інша словосполучення, змінюється зміст речення. наприклад: За рішенням арбітражного суду заборгованість необхідно погасити до 1 липня 2000 року. Заборгованість необхідно погасити до I липня 2000 року по рішенням арбітражного суду. У першому реченні метою висловлювання є вказівка ??терміну, на який призначено погашення заборгованості. У другому реченні метою висловлювання є вказівка ??на те, ким винесено рішення про необхідність погасити заборгованість.

На особливу увагу заслуговує також аспект переконливості ділового послання.Фахівці відзначають, що інформативність і переконливість офіційного Документа досягаються за рахунок вживання мовних формул, які беруть правову силу, подання всіх обставин справи в їх взаємозв'язку, використання підрядних речень, що відображають причинно-наслідкові зв'язки, і союзних слів, які формують логічний контекст. Основною умовою переконливості будь-якого документа називають його доказовість. Тільки точні, безперечні факти повинні бути основою ділового послання. Переконливість листи залежить також від уміння його укладачів висловити інтереси того підприємства, на адресу якого воно направлено.

Отже, точність в підборі фактів, цифрових даних, чіткість словесних формулювань - основа переконливості будь-якого ділового послання, особливо в листах, що відбивають екстремальні, кризові моменти в сфері ділових відносин.



Попередня   62   63   64   65   66   67   68   69   70   71   72   73   74   75   76   77   Наступна

завершення мови | Словесне оформлення публічного виступу | Прийоми управління аудиторією | Формування російської офіційно-діловій письмовій мові | Інтернаціональні властивості офіційно-діловій письмовій мові | Культура офіційного листування | типи документів | Правила оформлення документів | Уніфікація мови службових документів | Ініціювання та підтримка ділових відносин. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати