загрузка...
загрузка...
На головну

типи документів

  1. II. Класифікація документів
  2. А) Аналіз документів і спостереження як методи збору емпіричного матеріалу
  3. Авторознавчу дослідження документів
  4. аналіз документів
  5. аналіз документів
  6. Аналіз документів в соціології
  7. Аналіз документів системи менеджменту якості

Вся діяльність організації, підприємства, фірми, так чи інакше, пов'язана з документацією. Документація вельми різноманітна по виконуваних нею функцій, за змістом і призначенням, за ступенем доступності міститься в ній інформації. Узагальнюючи цілі, завдання та умови документування, фахівці виділяють ряд факторів, що дозволяють розділити всі документи на окремі типи і види.

По фактору адресації документи поділяють на внутрішню і зовнішню ділову переписку. Внутрішня ділове листуванняведеться між посадовими особами, підрозділами однієї організації, установи. При цьому адресант і адресат документа перебувають у відносинах посадової підпорядкування. Документацію цього типу називають службової. Зовнішня ділове листуванняведеться між різними організаціями, установами, посадовими і приватними особами, які не перебувають у прямому підпорядкуванні по відношенню один до одного. Документи, якими обмінюються організації, називають офіційними листами.

За змістом і призначенням виділяють розпорядчі, звітні, довідкові, плановіта інші види документів, кожен з яких характеризується спільністю вимог, що пред'являються до змісту і мовного оформлення.

Залежно від того, до якої сфери людської діяльності відноситься документована інформація, розрізняють управлінські, наукові, технічні, виробничі, фінансовіта інші види документів. По фактору доступності документованої інформації документи можуть бути відкритого користування (доступу), обмеженого доступу і конфіденційного характеру.

Документи поділяють за термінами виконання на термінові, другорядні, підсумкові та періодичні,а покрітерію первинності походження розрізняють оригінал(Перший екземпляр) і копію(Всі інші екземпляри) документа.

Останнім часом виділяють ще один класифікаційний ознака - форма відправлення офіційно-ділового листування. Так, поряд з традиційною поштовою пересилкою існує електронна ділова кореспонденція і факсові відправлення. Однак електронна пошта і телефакс використовуються, як правило, для вирішення оперативних питань, в той час як листи, що мають велике юридичне значення (договори, пропозиції) висилаються звичайними поштовими відправленнями.

Ядро учрежденской (службової) документації складають управлінські документи.Саме вони забезпечують керованість об'єктів як в усій державі, так і в окремій організації. Цей тип документів, у свою чергу, представлений комплексом систем, основними з яких є: організаційно-правова документація; планова документація; розпорядча документація та інші системи документації, включаючи і ті, які відображають основну діяльність установи.

Офіційні листи.В основі класифікації офіційно-ділового листуваннялежать різні класифікаційні ознаки. Так, наприклад, за тематичним ознакою офіційно-ділову кореспонденцію досить умовно поділяють на ділову та комерційну.Листування, за допомогою якої оформляють економічні, правові, фінансові та інші форми діяльності підприємства, прийнято називати діловою кореспонденцією.Листи, що складаються при укладенні та виконанні комерційних угод, при вирішенні питань збуту продукції та питань постачання, відносять до комерційноїкореспонденції (листи-запити, пропозиції, листи-претензії і відповіді на ці види Листів).

За функціональною ознакою розрізняють листи, що вимагають листа-відповіді, і листи, які не потребують листа-відповіді.Обов'язкового відповіді вимагають: лист-запит, лист-пропозиція, лист-рекламація. Не вимагають відповіді супровідні листи, так як виконують функцію ярлика, етикетки, що прикладається до відправлені документам. Їх мета - фіксувати факт відправки. Листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-попередження констатують доконаний факт і тому також не вимагають відповіді.

За особливостями композиції розрізняють одноаспектному і багатоаспектнілисти. Зміст одноаспектному листи присвячено одному питанню, проблеми, наприклад: вираз гарантії - гарантійний лист; запрошення взяти участь в чому-небудь - лист-запрошення і т.д. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, вибачення, гарантії. Кожному з існуючих аспектів змісту листа відповідають традиційно сформовані мовні моделі, що містять ключовіслова: гарантуємо, запрошуємо, шкодуємо.

За структурними ознаками ділові листи поділяють на регламентовані(Стандартні) і нерегламентовані(Нестандартні). Складання регламентованих листів здійснюється за певним зразком. Це передбачає не тільки відповідність листи стандартним аспектам змісту, а й використання стандартних мовних і синтаксичних конструкцій. Жорсткі вимоги пред'являються також до формату паперу, складу реквізитів, оформлення всіх елементів листи.

Нерегламентоване діловий лист, як правило, відображає якусь незвичайну виробничу ситуацію або свідчить про особливе значення, яке надає листа укладач. У зв'язку з цим текстова структури нерегламентованої листи є менш жорсткою, можливий більший вибір мовних і синтаксичних засобів, в тому числі виразних. Принцип побудови тексту в них суттєво відрізняється від жорсткої структури звичайних офіційних листів, наближаючись то до звичайного розповіді (історія питання, виклад суті справи), то до міркування (яка переконує частина), то до опису (технічні характеристики, описи конструкцій). Однак мова нерегламентованих листів також містить елементи стандартизації: етикетні фрази, лексична сполучуваність, термінологічним.

Загальним для всіх видів і типів службових паперів є вимога чіткого дотримання правил оформлення документів відповідно до чинних норм і стандартів.



Попередня   57   58   59   60   61   62   63   64   65   66   67   68   69   70   71   72   Наступна

Вибір теми та визначення цільової установки | Пошук матеріалів для виступу | Композиція публічного виступу: визначення, основні принципи | Вступ як найважливіша складова частина ораторської мови | Головна частина мови, її завдання, методи викладу матеріалу, основні недоліки | завершення мови | Словесне оформлення публічного виступу | Прийоми управління аудиторією | Формування російської офіційно-діловій письмовій мові | Інтернаціональні властивості офіційно-діловій письмовій мові |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати