загрузка...
загрузка...
На головну

Про файлах Microsoft Office Word 2010

  1. An interview with Bill Gates, president of Microsoft
  2. AN OFFICE BUILDING IN WASHINGTON DC, USA
  3. BANK AND OFFICE BUILDING IN MILAN, ITALY
  4. Customs Officer Career
  5. Customs Officer Jobs
  6. Ex.6. Read the following two texts about office equipment.
  7. Exercise 18. A detective is talking to a police officer about a burglary which happened yesterday. In pairs, ask and answer questions using the prompts below.

У Microsoft Office 2010 прийнятий формат файлів, вперше використаний в Microsoft Office 2007. Цей формат заснований на мові XML. За замовчуванням документи, створювані в Word 2010, як і в Word 2007, зберігаються з розширенням імені файлу, яке виходить шляхом додавання суфікса "x" або "m" до звичного розширення. Суфікс "x" вказує на те, що XML-файл не містить макросів, а суфікс "m" - що XML-файл макроси містить. Таким чином, імена звичайних файлів Word 2010 мають розширення docx.

XML-формати надають цілий ряд переваг - не тільки для розробників і створюваних ними продуктів, але також для окремих користувачів і організацій.

Файли автоматично стискаються, і в деяких випадках їх розмір може скорочуватися на 75 відсотків у порівнянні з версіями Word до 2003 року.

Формат забезпечує поліпшене відновлення пошкоджених файлів. Файли побудовані за модульним принципом, при якому різні компоненти даних зберігаються окремо один від одного. Це дозволяє відкривати файли навіть при руйнуванні або пошкодженні будь-якого компонента (наприклад, діаграми або таблиці).

Забезпечується більш легке виявлення документів, що містять макроси. Файли, які зберігаються з розширенням docx, не можуть містити макроси, написані на мові VBA (Visual Basic для додатків) або елементи управління ActiveX, отже, в них відсутня загроза безпеки, пов'язана з такого роду впровадженими кодами. Тільки файли з розширенням docm можуть містити макроси на мові VBA і елементи управління ActiveX, що зберігаються у відокремлених частинах файлу. Різні розширення імен файлів дозволяють легко відрізняти файли, що містять макрос, від файлів, які його не містять, і полегшують виявлення антивірусними програмами файлів, що містять потенційно небезпечний код. Крім того, системні адміністратори можуть заблокувати документи з небажаними макросами або елементами управління, що підвищує рівень безпеки при роботі з документами.

Слід зазначити, що з файлами нових форматів неможливо працювати в попередніх версіях Word. Щоб можна було відкривати і змінювати файли Word 2007 і Word 2010 в більш ранніх версіях, слід завантажити необхідні конвертери файлів.

Вікна для роботи з файловою системою в Word 2010

Численні вікна для роботи з файловою системою в Word 2010 виглядають приблизно однаково. Їх зовнішній вигляд залежить від операційної системи. Деякі з вікон при роботі в операційній системі Windows 7 показані на рис. 2.1.

Мал. 2.1. Вікна для роботи з файловою системою

Для зручності роботи розмір вікна можна змінити перетягуванням його кордонів. При зменшенні розміру вікна деякі його елементи можуть виявитися прихованими.

У верхній частині вікна в полі із списком (1 на рис. 2.2) відображається ім'я поточної папки і ім'я (імена) вищерозташованих папок. Наприклад, на рис. 2.2 поточної папкою є папка 2010 рік, яка знаходиться в папці Проспекти.

Мал. 2.2. Елементи вікна для роботи з файловою системою

Для переходу в вищерозташованих папку досить клацнути по її імені. Якщо клацнути по стрілці праворуч від імені папки, буде відображений список всіх розміщених в ній папок (рис. 2.3). Для переходу в потрібну папку досить клацнути по її імені в цьому списку.

Мал. 2.3. Перегляд списку і перехід в вищерозташованих папки

Якщо клацнути по подвійній стрілці в лівій частині поля, буде відображений список вищерозташованих папок і спеціальних папок Windows (рис. 2.4). Для переходу в потрібну папку досить клацнути по її імені.

Мал. 2.4. Перегляд списку і перехід в вищерозташованих і системні папки

Поле Пошук (2 на рис. 2.2) призначений для пошуку файлів в цій папці і у всіх вкладених папках.

Кнопки Назад і Далі (3 на рис. 2.2) дозволяють перейти до попередньої папки або повернутися в тільки що покинуту. Якщо клацнути по стрілці, розташованій праворуч від цих кнопок, з'явиться список всіх папок, які були відображені в поточному вікні.

Натискання на кнопку Впорядкувати (4 на рис. 2.2) викликає меню (рис. 2.5). Також можуть бути доступними команди для роботи з файлами (Вирізати, Копіювати, Видалити та ін.), Властивостями файлів, а також команди для налаштування зовнішнього вигляду вікна (Розкладка). Команди підлеглого меню Розкладка дозволяють відобразити або приховати Панель навігації (розташована в лівій частині вікна - 8 на рис. 2.2), Панель подробиць, призначену для відображення деяких властивостей файлу (у вікні на рис. 2.2 відсутній), Панель перегляду, призначену для попереднього перегляду файлу (у вікні на рис. 2.2 відсутній).

Мал. 2.5. Меню метод

Кнопка Змінити уявлення (5 на рис. 2.2) призначена для вибору режиму відображення значків папок і файлів у вікні. Як і в Провіднику Windows може бути обраний один з семи режимів: Величезні значки, Великі значки, Звичайні значки, Дрібні значки, Список, Таблиця, Плитка, Вміст.

Щоб змінити вигляд значків кілька разів натисніть на кнопку або клацніть по стрілці кнопки і виберіть потрібний режим (рис. 2.6).

Мал. 2.6. Вибір режиму відображення значків папок і файлів

Для практичної роботи найчастіше використовують режими Дрібні значки і Список, при яких у вікні відображається максимальна кількість значків. У режимі Таблиця можна переглянути деякі властивості файлів.

У режимі відображення Таблиця, значки папок і файлів можна сортувати, використовуючи кнопки Ім'я, Дата зміни, Тип, Розмір, Ключові слова (6 на рис. 2.2). При натисканні правою кнопкою миші по будь-якій з цих кнопок з'являється контекстне меню, в якому можна вибрати і інші поля сортування, наприклад, Автори, Тема та ін. Крім сортування, зазначені кнопки можна використовувати і як фільтри. Для цього необхідно навести курсор миші на кнопку, і клацнути по з'явилася стрілкою. Наприклад, можна фільтрувати файли за датою зміни (рис. 2.7).

Мал. 2.7. Фільтрація файлів за датою зміни

Натискання на кнопку Нова папка (7 на рис. 2.2) створює нову папку в папці. Після створення папки слід ввести її ім'я.

Область переходів, яка іноді називається також Панель навігації (8 на рис. 2.2), містить посилання на обрані папки користувача, бібліотеки, спеціальні папки Windows і папки комп'ютера. Працюють з Областю переходів так само, як у вікні провідника Windows.

Для зручності роботи можна збільшити розмір вікна або, навіть, розгорнути його на весь екран. Можна також змінити положення кордону між Областю переходів і іншою частиною вікна, перетягнувши її вправо або вліво (рис. 2.8).

Мал. 2.8. Вікно Відкриття документа, розгорнуте на весь екран

Поле Ім'я файлу (9 на рис. 2.2) призначений для вказівки імені файлу при відкритті або збереженні.

Кнопка із зазначенням типу файлу (10 на рис. 2.2) відкриває меню, в якому можна вибрати тип файлу.

Вікно збереження документа, на відміну від інших вікон, має область властивостей документа (рис. 2.9). У ній можна вказати автора документа і ключові слова.

Мал. 2.9. Вікно Збереження документа

У цій же області є кнопка Приховати папки. Клацання по ній приховує Область переходів і відображає більш повний список властивостей документа. Для відображення всієї області властивостей, перетягніть вниз нижню межу вікна (рис. 2.10). Для заповнення властивостей документа клацніть у відповідному полі і введіть інформацію з клавіатури або вийміть з буфера обміну. Для відображення Область переходів клацніть по кнопці Огляд папок.

Мал. 2.10. Вікно Збереження документа зі згорнутої панеллю навігації

відкриття файлів

Відкриття файлів Word

Для відкриття файлу виконайте наступні дії.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відкрити (рис. 2.11).

Мал. 2.11. відкриття файлу

У вікні Відкриття документа перейдіть до папки або бібліотеці, що містить потрібний файл, і клацніть два рази по значку файлу, що або виділіть цей файл і натисніть кнопку Відкрити. При необхідності можна відкрити відразу декілька файлів однієї папки. Виділіть значки необхідних файлів і натисніть кнопку Відкрити (рис. 2.12).

Мал. 2.12. Вибір файлу,

Для відкриття файлу можна також клацнути по його значку у вікні Провідника Windows.

Для відкриття одного з останніх файлів, з якими працювали в Word, можна скористатися вкладкою Файл.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Останні, після чого відобразиться розділ Останні.

Клацніть мишею по імені файлу, що.

Відкриття файлів інших форматів

Word дозволяє відкривати файли різних форматів. За замовчуванням у вікні Відкриття документа (див. Рис. 2.12) відображаються лише файли Word. Щоб відкрити файл іншого формату, натисніть на кнопку, на якій вказано тип файлів, (рис. 2.13), і виберіть необхідний формат або режим Усі файли.

Мал. 2.13. Вибір типу файлу,

Таким чином, наприклад, можна відкривати файли формату txt або rtf. При відкритті текстових файлів формату txt може з'явитися запит на вибір кодування для перетворення файлу.

При відкритті в Word 2010 документа, створеного в Word 2003, Word 2002 або Word 2000, автоматично включається режим сумісності, а в рядку заголовка вікна документа відображається напис Режим обмеженої функціональності. Включення режиму сумісності гарантує, що при роботі з документом не використовуватимуться нові і розширені можливості Word 2010 і користувачі попередніх версій Microsoft Word зможуть редагувати будь-яку частину цього документа.

Слід зазначити, що в режимі сумісності можна відкривати, редагувати і зберігати документи Word 97-2003, але використання нових можливостей Word 2010 буде неможливо.

Відкриття файлів, отриманих через Інтернет

Файли, збережені з будь-якого сайту, скопійовані з ftp-сервера або отримані по електронній пошті, потенційно можуть містити віруси та інші небезпечні вкладення і бути небезпечні для комп'ютера.

Такі файли відкриваються в режимі захищеного перегляду (рис. 2.14).

Мал. 2.14. Відкриття файлів, отриманих через Інтернет

В даному режимі файл можна переглядати, копіювати його вміст з використанням буфера обміну, але не можна редагувати, змінювати оформлення або друкувати.

Якщо є впевненість у безпеці отриманого файлу і необхідність роботи з ним, натисніть кнопку Дозволити редагування в панелі повідомлень (див. Рис. 2.14). Після цього з документом можна буде виконувати будь-які дії, як зі звичайним відкритим документом.

При наступному зверненні до цього файлу його можна буде відкрити в звичайному режимі.

створення документів

Новий документ створюється автоматично відразу після запуску Word.

Новий порожній документ або документ на основі шаблону можна створити в процесі роботи.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Створити, після чого відобразиться розділ Створити.

Для створення нового порожнього двічі клацніть по значку Новий документ або виділіть цей значок і натисніть кнопку Створити (рис. 2.15).

Мал. 2.15. Створення нового пустого документа

Для створення документа на основі шаблону, установленого на комп'ютері, клацніть по значку Зразки шаблонів (див. Рис. 2.16). Прокручуючи список (рис. 2.16) виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку або виділіть цей значок і натисніть кнопку Створити. Для повернення в початок розділу Створити натисніть кнопку Додому.

Мал. 2.16. Створення документа на основі встановленого шаблону

При наявності доступу до Інтернету можна звернутися до шаблонів, розташованим на сайті Microsoft Office. У розділі Шаблони Office.com (див. Рис. 2.17) клацніть по значку потрібної групи шаблонів, дочекайтеся, поки вони завантажаться. Прокручуючи список (рис. 2.16), виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку або виділіть цей значок і натисніть кнопку Завантажити.

Мал. 2.17. Створення документа на основі шаблону з сайту Microsoft Office

Для створення документа на основі одного з раніше використаних шаблонів клацніть по значку Останні шаблони (див. Рис. 2.15). Виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку або виділіть цей значок і натисніть кнопку Створити або Завантажити (рис. 2.18).

Мал. 2.18. Створення документа на основі недавно використовувалися шаблонів

збереження файлів

Збереження змін в існуючому файлі

Для збереження змін в існуючому файлі досить натиснути кнопку Зберегти в панелі швидкого доступу.

Збереження змін в новому файлі

Для збереження нового документа у вигляді файлу або існуючого документа в новому файлі (з іншим ім'ям і / або в іншій папці) виконайте наступні дії.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Зберегти як (див. Рис. 2.11).

У вікні Збереження документа (див. Наприклад, рис. 2.9) перейдіть до потрібної папки.

У полі Ім'я файлу введіть (при необхідності) ім'я файлу (розширення імені вводити не слід) і натисніть кнопку Зберегти.

Збереження файлу в іншому форматі

За замовчуванням всі файли зберігаються в тому ж форматі, в якому були відкриті. Нові документи і файли Word 2010 зберігаються в форматі Документ Word, файли попередніх версій - в форматі Документ Word 97 2003 файли RTF - як Текст у форматі RTF і т.д.

При збереженні можна змінити формат файлу. Для цього у вікні Збереження документа натисніть кнопку із зазначенням типу файлу і в меню оберіть необхідний тип (рис. 2.19).

Мал. 2.19. Вибір формату збереження файлу

Обраний формат може не підтримувати якісь елементи оформлення документа, про що з'явиться відповідне попередження. При збереженні документа в форматі Звичайний текст необхідно буде вибрати кодування для перетворення файлу.

Для перетворення (збереження) файлу в найбільш популярні формати можна скористатися і іншою процедурою.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Доступ, після чого відобразиться розділ Доступ. Натисніть кнопку Змінити тип файлу (рис. 2.20).

Мал. 2.20. Збереження файлу в іншому форматі

У розділі Змінити тип файлу (рис. 2.21) клацніть по кнопці з назвою потрібного формату.

Мал. 2.21. Вибір формату для збереження файлу

У вікні Збереження документа (див. Рис. 2.9) перейдіть в папку, в яку буде збережений файл, і вкажіть ім'я файлу.

Особливості збереження файлів попередніх версій Word у форматі Word 2010

При збереженні файлів Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 у форматі Документ Word можна включити режим сумісності з попередніми версіями, тобто відключити можливості Word 2007/2010. Це необхідно зробити в тому випадку, якщо файл в подальшому буде зберігатися для користувачів, які не мають Word 2007/2010. Для відключення нових можливостей у вікні Збереження документа (рис. 2.22) встановіть прапорець Підтримувати сумісність з попередніми версіями Word. При цьому файл як і раніше буде зберігатися в форматі Word 2007/2010.

Мал. 2.22. Відключення нових можливостей Word 2010 при збереженні документа

При збереженні файлів попередніх версій Word у форматі Документ Word може з'явитися попередження про можливі зміни в макеті документа (рис. 2.23). Натисніть кнопку ОК. Для зручності подальшої роботи можна встановити прапорець Більше не ставити це питання.

Мал. 2.23. Попередження про можливі зміни в документі

Особливості збереження документів Word 2010 у форматі попередніх версій Word

Якщо документ був створений в Word 2010, а зберігається в форматі Документ Word 97-2003, в ньому автоматично будуть проведені деякі зміни.

Деякі дані в стандартних блоках документа, а також елементах автотексту можуть бути загублені.

Посилання та списки літератури будуть перетворені в статичний текст і перестануть автоматично оновлюватися.

Впроваджені об'єкти, створені в додатках Microsoft Office 2010, неможливо буде редагувати.

Формули будуть перетворені в зображення. Їх редагування буде неможливим, поки документ не буде перетворений в новий формат файлу.

Малюнки SmartArt будуть перетворені в один об'єкт, який не можна редагувати.

Положення деяких написів зміниться.

Перед збереженням файлу в форматі Документ Word 97-2003 можна перевірити, чи немає в поточному документі елементів вмісту або оформлення, не підтримуваних в старих версіях Word.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відомості, після чого відобразиться розділ Відомості.

Натисніть кнопку Пошук проблем і в меню оберіть команду Перевірка сумісності (рис. 2.24).

Мал. 2.24. Перевірка сумісності документа з попередніми версіями Word

У вікні результатів перевірки сумісності (рис. 2.25) буде відображений список несумісних елементів. Для продовження роботи натисніть кнопку Продовжити.

Мал. 2.25. Зведення перевірки сумісності документа з попередніми версіями Word

Натиснувши кнопку Виберіть відображаються версії (див. Рис. 2.25) можна вибрати версії Word, для яких проводиться перевірка: тільки Word 97-2003, тільки Word 2007 або для всіх попередніх версій.

Для того щоб в подальшому така перевірка здійснювалася автоматично при збереженні файлів у форматах попередніх версій, встановіть прапорець Перевірка сумісності при збереженні документів (див. Рис. 2.25).

Перетворення файлів попередніх версій Word у формат Word 2010

Коли файл, створений в одній з попередніх версій Word, зберігається в файл Word 2010, з'являється новий файл, а вихідний файл залишається в тій же папці. Замість цього можна перетворити файл таким чином, щоб файл формату Word 2010 замінив старий файл.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відомості, після чого відобразиться розділ Відомості.

Натисніть кнопку Перетворити (рис. 2.26).

Мал. 2.26. Перетворення файлів попередніх версій Word у формат Word 2010

У вікні попередження про можливі зміни в розмітці документа (рис. 2.27) натисніть кнопку ОК. Для зручності подальшої роботи можна встановити прапорець Більше не ставити питання про перетворення документів.

Мал. 2.27. Перетворення файлів попередніх версій Word у формат Word 2010

закриття файлів

Для закриття файлу натисніть кнопку Закрити в рядку назви вікна Word 2010.

Для закриття єдиного відкритого файлу без завершення роботи з Word 2010, перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Закрити.

Для одночасного закриття всіх відкритих файлів і завершення роботи з Word 2010, перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Вихід.

Якщо файл був змінений, але не збережено, то при його закритті з'являється відповідне попередження (рис. 2.28).

Мал. 2.28. Закриття файлу з незбережених змінами

Натисніть кнопку Зберегти для збереження файлу з усіма внесеними на даний момент змінами.

Натисніть кнопку Ніколи не зберігати для відмови від збереження змін, внесених в файл з моменту останнього його збереження.

Натисніть кнопку Скасувати, щоб продовження роботи з файлом.

Якщо в процесі роботи з файлом від моменту останнього збереження змін до його закриття минув певний час (за замовчуванням 10 хвилин), то спрацьовує функція автозбереження документів Word. В цьому випадку при закритті файлу також з'являється попередження (рис. 2.29).

Мал. 2.29. Закриття файлу з незбережених змінами

Однак в цьому випадку, навіть якщо натиснути кнопку Ніколи не зберігати, протягом декількох днів зберігається копія (чернетка) файлу в останній його редакції.

Автозапис копію поточного файлу можна відкрити.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть команду Відомості, після чого відобразиться розділ Відомості.

Клацніть мишею по відповідному посиланню (рис. 2.30).

Мал. 2.30. Відкриття автозапис копії файлу

Файл буде відкрито. При цьому буде відображена панель повідомлень (рис. 2.31).

Мал. 2.31. Автозапис копія файлу

Дану копію можна зберегти як окремий файл.

Можна в панелі повідомлень натиснути кнопку Відновити (див. Рис. 2.31), і тоді ця копія замінить поточну версію файлу.



1   2   3   4
загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати