На головну

Зразкові найменування уніфікованих форм документів 2 сторінка

  1. 1 сторінка
  2. 1 сторінка
  3. 1 сторінка
  4. 1 сторінка
  5. 1 сторінка
  6. 1 сторінка
  7. 1 сторінка

4) економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату.

Значення класифікації документів:

1) забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;

2) підвищення оперативності роботи з документами.

Першою сходинкою класифікації є угруповання виконаних документів у справи. Основна ознака класифікації - зміст документа.

4. Організаційно-правові документи

Організаційно-правові документи -комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання, функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та фахівців підприємства.

Жодне підприємство, організація, установа або фірма, якщо вони діють на законних підставах, не зможуть обійтися без організаційних документів. На початку діяльності створюються структури підприємств, статути, положення, регламенти, штатні розклади, інструкції і т.д. Подібні документи призначені для вирішення організаційних питань.

Статут - це зведення правил, що регулюють діяльність організації, установ, товариств громадян, їх взаємовідносини один з одним, права і обов'язки в сфері державної або господарської діяльності.

Формуляр-зразок СТАТУТУ складається з реквізитів: (08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).

Інструкції визначають науково-технічні, технологічні, фінансові, виробничі та інші сторони діяльності організації, її підрозділів і посадових осіб. По термінах своєї дії вони можуть бути розраховані на певний термін або бути постійно діючими. Інструкції вводяться в дію наказом (розпорядженням) керівника.

Всі інструкції поділяються на дві основні групи:

1) інструкції, які регламентують порядок виконання будь-якого процесу (виробничого, наприклад), в здійсненні якого беруть участь виконавці (посадові особи, підрозділи);

2) посадові інструкції, що визначають функції, права, обов'язок і відповідальність посадових осіб.

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що визначає основні функції, обов'язки, права і відповідальність співробітника організації при здійсненні ним діяльності на певній посаді. Вона складається по кожній штатної посади організації, носить знеособлений характер і оголошується співробітникові під розписку при укладанні трудового контракту.

Посадові інструкції дозволяють реалізувати ряд цілей:

- Раціональний розподіл праці;

- Оптимальне використання кадрів;

- Підвищення ефективності діяльності організації;

- Створення організаційно-правової основи службової діяльності співробітників;

- Підвищення відповідальності співробітника за результати свого

праці;

- Забезпечення об'єктивності при атестації працівника;

- Дотримання об'єктивності при заохоченні та стягнення;

- Вирішення трудових спорів.

При розробці посадових інструкцій слід спиратися на відповідність кваліфікаційним вимогам до посад службовців, які містяться в «Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців», затвердженому постановою Мінпраці Росії від 21 серпня 1998 року № 37.

Структурно посадова інструкція складається з декількох розділів, кожен з яких є логічно закінченою частиною документа.

Розділ «Загальні положення» встановлює категорію діяльності, кваліфікаційні вимоги, підпорядкування, порядок звільнення з посади і призначення на неї. У цій частині посилаються на організаційно-правові документи, на підставі яких співробітник здійснює службову діяльність, в ньому визначається порядок заміщення і виконання посадових обов'язків у разі його тимчасової відсутності.

У розділі «Посадові обов'язки» визначаються види робіт, що виконуються співробітником, з урахуванням завдань і функцій конкретного структурного підрозділу, з докладним викладом основних напрямків його службової діяльності.

У частині «Повинен знати» наводяться основні вимоги, що пред'являються до працівника щодо спеціальних знань, а також знань:

- Законодавчих актів, положень, інструкцій, інших керівних і нормативних документів;

-методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати при виконанні посадових обов'язків;

«Вимоги до кваліфікації» визначають:

- Рівень професійної підготовки працівника, необхідний для виконання посадових обов'язків;

- Вимоги щодо стажу роботи.

Розділ «Права» встановлює права працівника, які сприяють успішному виконанню роботи. Внесення до посадової інструкції пунктів про права на заробітну плату, відпустку, медичне обслуговування і т.д. не допускається, бо ці права обумовлюються законодавчими актами та іншими документами.

Розділ «Відповідальність» конкретно вказує міру відповідальності працівника за недотримання своїх посадових обов'язків. Наприклад: «Головний інженер несе відповідальність за: ................................»

Посадові інструкції розробляють керівники структурних підрозділів, відділи кадрів або фахівці по роботі з персоналом.

Текст інструкції обов'язково узгоджують з юристами, відділом праці та заробітної плати. Затверджуються посадові інструкції керівниками організації або за допомогою розпорядчого акта (наказу, розпорядження).

Зміни до інструкції можна внести тільки за допомогою наказу чи іншого розпорядчого акта. При внесенні змін працівника повідомляють про це під розпис.

Текст інструкції має характер вказівок. Рекомендуються чіткі формулювання з розпорядчими словами: «повинен», «зобов'язаний», «має право», «не допускається», «забороняється» і т.д.

Оформлення інструкції краще виконати кутовим розташуванням реквізитів, тому що «Зона адресата» - правий верхній кут - буде відведена для реквізиту «Гриф затвердження».

До посадових інструкцій пред'являються підвищені вимоги до складу реквізитів та змісту. Формуляр-зразок ІНСТРУКЦІЇ включає реквізити: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.

5. Розпорядчі документи

Розпорядчі документи відіграють важливу роль в управлінні установами, підприємствами, організаціями. За допомогою розпорядчих документів здійснюється адміністрування будь-яким підприємством.

Розпорядчі документи -носять адміністративний характер. Вони звернені до нижчестоящим або підрядним організаціям, групам або окремим посадовим особам.

Їх видання необхідно з організаційних питань, питань виробництва, матеріально-технічного постачання і збуту, фінансів і кредиту, праці і заробітної плати і т.д. Розпорядчі документи носять адміністративний характер. Вони звернені до нижчестоящим або підрядним організаціям, групам або окремим посадовим особам.

До розпорядчих документів відносяться: постанови, вказівки, накази, рішення, розпорядження, протоколи. Ці документи відрізняються один від одного складом реквізитів і деякими особливостями тексту.

Основним розпорядчим документом на підприємстві є наказ. Вони поділяються на два види - накази по основній діяльності і накази по особовому складу (кадрові накази).

5.1. Наказ з основної діяльності

Наказ - це правовий акт, що видається керівником підприємства, що діють на підставі єдиноначальності. Наказ призначений для вирішення основних та оперативних завдань підприємства. Вони видаються тільки за потребою. Зміни, доповнення, скасування наказів виробляють на підставі нових наказів.

Наказ існує в двох стадіях: спочатку складається проект наказу, потім видається сам наказ. Підготовка наказу включає наступні етапи:

вивчення суті питання; знайомство з законодавчими актами;

опрацювання інформаційно-довідкових документів підприємства (довідок, звітів, листів);

підготовка тексту проекту документа; узгодження проекту наказу;

друк і перевірка правильності оформлення наказу; візування, узгодження, підписання наказу; реєстрація наказу; доведення до відома виконавців.

Підготовку наказу, як правило, доручають структурному підрозділу, групі осіб або окремим посадовій особі.

Текст наказу зазвичай складається з констатуючої та розпорядчої частин. У констатуючій частині викладають факти, розкривають причини і цілі, що послужили підставою для наказу. Вона повинна бути лаконічною. Якщо в основу наказу покладено документ державних органів, то робиться обов'язкове посилання (найменування документа, автор, дата, №). наприклад:

На підставі листа Росархіву РФ від 13.07.2003 № 235/67 «Про введення ГОСТР 6.30 - 2003 ...».

У нескладних наказах констатуюча частина може бути відсутньою.

Розпорядчу частина зазвичай починають дієсловом першої особи «Ю», яке пишуть прописними літерами від кордону лівого поля, або його замінюють дієсловом в інфінітиві (організувати, поставити т. Д.). Розпорядчі пункти пишуть з нового рядка і нумерують арабськими цифрами.

Розпорядчий пункт будується послідовно за схемою: виконавець (найменування посади, П.І.Б. або структурний підрозділ, організація) - дія - термін. наприклад:

«Начальнику ремонтної служби заводу Красильникову К.Є. забезпечити установку та налагодження обладнання лінії К-60 до 25.06.2003 »або« Відділу головного енергетика надати відомості про економію енергоресурсів підприємства в III кварталі 2003 р до 29.09.2003 ».

Останній пункт наказу, для більш дієвого контролю, формулюють так: «контроль за виконанням наказу покласти на ...», потім пишуть найменування посади, П.І.Б. або структурний підрозділ. Наприклад: «Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера заводу Сидорова В.П.». Пункт про контроль не вноситься, якщо керівник сам безпосередньо відповідає за контроль, але деякі керівники вважають за краще таке формулювання: «Контроль за виконанням наказу залишаю за собою».

Деякі відомості в наказі можуть бути оформлені у вигляді додатку до наказу (таблиці, завдання, форми звітності, інформаційні, інструктивні матеріали і т.д.).

Додаток № 1

до наказу директора заводу

від 02.06.2003 № 101

Дата наказу - це дата його підписання, а початок дії розпорядчого акта - факт його реєстрації.

Підписує наказ керівник підприємства, в його відсутність - заступник. При підписанні наказу посадовою особою, що заміщає керівника, в реквізиті «Підпис» ставиться його конкретна посада, ініціали та прізвище. Проставлення послід у вигляді косої риски (/) або прийменника «за» перед найменуванням посади не допускається.

Формуляр-зразок НАКАЗУ включає реквізити: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УНІВЕРСИТЕТ

НАКАЗ

10.09.2003 № 132

про науково-дослідній роботі на літній період

Відповідно до плану науково-дослідних робіт природничо-географічного факультету на 2002/2003 навчальний рік, в період літніх канікул необхідно направити наукову експедицію для вивчення флори і фауни в район озера Байкал.

НАКАЗУЮ:

1. Завідувача кафедри іхтіології, кандидата природничих наук, доцента Суворова В.А. призначити керівником експедиції.

2. Керівнику експедиції Суворову В.А. уявити розгорнутий план роботи експедиції на засідання вченої ради до 18.05.2003.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на секретаря вченої ради В.Ф. Коваля

Ректор університету

Підпис П.В. Голіков

З наказом ознайомлена:

Зав. кафедрою іхтіології

підпис В.А.Суворов

12.04.2003

5.2. Виписка з наказу

Витяг з наказу - це копія частини документа, що представляє ту частину тексту, яка необхідна для роботи. Виписка необхідна, коли документ об'ємний і зачіпає інтереси багатьох посадових осіб та підрозділів, тому що при копіюванні витрачається велика кількість паперу, а працівники завантажуються непотрібної їм інформацією.

Особливість виписки полягає в тому, що при наявності в наказі констатуючій частині її записують повністю, а потім витягають той пункт, який необхідний для роботи. Засвідчувальний напис (відокремлюють від тексту 2-3 інтервалами). При необхідності на заверительную напис може бути проставлений відбиток печатки.

Реквізити виписки З НАКАЗУ: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 26.

5.3 Постанови, розпорядження та вказівки

За поточними оперативних питань повсякденного виробничо-господарської діяльності керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Вони створюються аналогічно наказам. Розпорядча частина починається словами «зобов'язує», «Вважаю за необхідне» або «Рекомендую». У констатуючій частині використовують такі стійкі формулювання, як «відповідно», «в зв'язку», «з метою» і т.п.

Розпорядження можуть бути розраховані на тривалий термін дії або короткочасними, що стосуються вирішення конкретного питання.

Розпорядження, як і наказ, має обов'язкову силу для тих працівників, яким воно адресовано. Розпорядження і вказівки оформляються на бланках формату А 4.

Формуляр-зразок розпорядження відрізняється від наказу тільки реквізитом «Найменування виду документа».

Постанова - документ, який видають вищі органи державної влади, комітети і комісії, що утворюються при органах влади. Розрізняються постанови організаційні й адресовані. Перші - дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану і т.д. Другі - призначені для виконання підприємствами, установами, посадовими особами.

6. Інформаційно - довідкові документи

Інформаційно-довідкові- цесукупність документів, що містять інформацію про фактичний стан справ, які є підставою для прийняття рішень, видання розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчої документації і не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, а може бути тільки прийнята до відома.

Види інформаційно-довідкових документів:

1) довідка;

2) доповідна записка;

3) пояснювальна записка;

4) протокол;

5) акт;

6) листи;

7) телеграма, телефонограма.

Більшість документів, що створюються в установах, підприємствах або організаціях є інформаційно-довідковими. Документи цієї групи найчисленніші. Вони містять інформацію про фактичний стан справ і часто служать підставою для прийняття рішень і видання розпорядчих документів.

6.1. акт

Акт складається групою осіб для підтвердження і встановлених фактів або подій. Існує безліч видів: акти інвентаризації, приймання робіт, прийому-передачі матеріальних цінностей, справ, знищення документів, акти аварій і т.д.

Акти не складаються довільно, за особистим волевиявленням. Це - прерогатива тимчасових або постійних комісій або посадових осіб, уповноважених виконувати таку роботу. При цьому в акті посилаються на документи (наказ, розпорядження тощо), що підтверджують їх повноваження.

Деякі види актів підлягають затвердженню (акти списання, контрольно-ревізійні та т.д.). Вони затверджуються розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ або до компетенції якого відноситься зміст акта. При необхідності акт може мати реквізит «Гриф погодження».

Текст акту складається з вступної та констатуючої частин.

У першій частині зазначається підстава для складання акту, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому, із зазначенням основною посадою (голова, члени комісій, присутні).

Підстава: наказ директора заводу від 21.11.2003 №145.

Вираз «ми, що нижче підписалися, склали цей акт» вважається застарілим. Слід писати: «акт складений комісією в складі ......

У другій частині дають опис виконаної роботи, фіксують події, факти, викладають висновки, пропозиції. Акти ревізій, обстежень, приймання виробів містять висновки та рекомендації його укладачів. При цьому текст може ділитися на пункти і підпункти, а також може бути складений у вигляді таблиці. При наявності додатків робиться відмітка в тексті.

Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, посади при цьому не вказують. З актами ревізій і обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють відмітку: «З актом ознайомлені: (підпис, дата)».

Акти оформляються на загальному бланку або чистому аркуші паперу. Текст акту друкують через 1,5 інтервалу.

Формуляр-зразок АКТУ складається з реквізитів: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20,21,22, 23,25, 28.

6.2. протокол

Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференція і т.д. Він необхідний для передання юридичної сили рішенням, прийнятим на колегіальному заході.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу містить постійну і змінну інформацію.

Постійна інформація може надаватися стійкою термінологією - «Голова», «Президія» (якщо він обирається), «Секретар», «Присутні», «Запрошені». Ці слова пишуться з великої літери від початку лівого поля.

До змінної інформації належать П.І.Б. голови, секретаря, членів президії, присутніх і запрошених. Прізвища колегіального органу мають в алфавітному порядку, через кому, в рядок, через один інтервал. Якщо кількість присутніх членів більше 15 чоловік, то вказують їх загальну кількість і поруч в дужках - реєстраційний лист додається. Наприклад: Були присутні: 156 чол. (Реєстраційний лист додається). При цьому в реєстраційному листі робиться посилання на вид документа, № і дату. наприклад:

Реєстраційний лист до протоколу загальних зборів акціонерів

№ 12 від 15.09.2003

Якщо запрошені особи подають сторонню організацію, то до їхніх прізвищ додають найменування посади і організації. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» пишеться від початку лівого поля або по центру при поздовжньому способі оформлення протоколу. З нового рядка починають запис пунктів порядку денного, які нумеруються арабськими цифрами. Питання мають за рівнем важливості та складності. Не рекомендується формулювання «Різне»: кожне питання має бути конкретизований.

Основна частина протоколу будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ), причому для кожного питання окремо. Слова «слухали, виступили, ухвалили або вирішили» пишуть прописними літерами, від початку лівого поля, без розділових знаків (відкрита пунктуація).

Перед словом «СЛУХАЛИ» ставлять порядковий номер питання порядку денного. наприклад:

1. СЛУХАЛИ

2. ВИСТУПИЛИ

3. УХВАЛИЛИ

Така схема протоколювання означає, що слухали, виступали і приймали рішення по першому питанню.

З нового рядка пишуть ініціали та прізвище доповідача в називному відмінку. Далі ставлять тире і з великої літери викладають короткий зміст доповіді або повідомлення. Якщо текст доповіді представлений доповідачем, то замість короткого повідомлення робиться позначка «Доповідь додається». Найменування посади і місце роботи не вказують, якщо доповідач заявлений і названий на порядку денному. наприклад:

1. СЛУХАЛИ

В.А. Пастухов - доповідь додається.

Найменування посади і місце роботи не пишуть, тому що вони вказані в першому пункті порядку денного.

Виступи, питання і відповіді, дебати фіксують в розділі «ВИСТУПИЛИ».

З нового рядка пишуть ініціали та прізвище виступаючих (в називному відмінку) із зазначенням посади, після тире з великої літери викладається короткий зміст виступу. Оповідання можна вести або від першої особи ( «Я пропоную ...»), або від третьої особи ( «Фролов сказав, що ...»), а також безвідносно до особи мовця ( «Облік, реєстрація та зберігання документів в канцелярії поставлені добре ... ») або в безособовій формі (« Степановим було представлено ... »).

Якщо виступаючим представлений текст виступу, то після тире робиться позначка «Текст виступу додається».

При протоколюванні питань слова «питання» і «відповідь» не пишуть. Записують ініціали та прізвище виступаючого (при необхідності вказують місце роботи і посада), потім ставлять тире, далі пишуть питання і далі таким же чином оформляється відповідь.

наприклад:

A.A. Смирнов, начальник цеху № 4, - В які терміни передбачається завершити реорганізацію цеху?

П.В. Воронін, заст. директора з виробництва, - не пізніше 20 грудня цього року.

Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення).

Постановчу частина будують за схемою: дія - виконання - термін. Виконавцем може бути організація в цілому, структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить пункти, то вони нумеруються арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.

Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ повинен додаватися до протоколу.

При виборах в протоколі вказують результати голосування: «За» -140 чол. «Проти» - 4 чол. «Утрималися» - 2 чол.

Якщо до протоколу докладають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу (перед порядком денним): Засідання вченої ради стенографуються. Стенограма додається.

Протокол підписують голова та секретар, який повинен ознайомити кожного виступаючого з текстом протоколу. Протокол зборів, для ведення якого обирають президію, підписують голова, секретар та всі члени президії.

Формуляр-зразок Протоколу складається з реквізитів: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20,21,22.

Акціонерне об'єднання «Луч»

ПРОТОКОЛ

21.12.2003 № 12

м Омськ

Зборів трудового колективу

Голова: І.О. Прізвище

Секретар: І.О. Прізвище

Були присутні: І.О. Прізвища членів колегіального органу.

Запрошені: І.О. Прізвища членів колегіального органу.

Збори стенографуються.

Стенограма додається.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Про підсумки роботи в 2003 році. Доповідь генерального директора об'єднання М.І. Сєрова.

2. Про програму реорганізації дочірніх підприємств у 2004 р

1. СЛУХАЛИ

І.О. Прізвище - Запис доповіді (або: Текст доповіді додається)

ВИСТУПИЛИ

І.О. Прізвище - Запис виступу (або: Текст виступу додається). УХВАЛИЛИ

2. СЛУХАЛИ

Проводять протоколювання за схемою першого.

Голова: Підпис І.О. Прізвище

Секретар: Підпис І.О. Прізвище

6.3. Доповідна записка

Це вид стосується внутрішнього інформаційного обміну довідково-інформаційного характеру, що містить виклад якого-небудь питання або факту. Крім викладу фактів, доповідна записка передбачає наявність висновків і пропозицій упорядника.

За змістом і призначенням доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні. Залежно від адресата доповідні записки можуть бути внутрішніми, адресованими керівникам підприємства (їх підписує автор), і зовнішніми, призначеними для адресації в вищестоящі організації (підписує керівник організації).

Доповідна записка складається як з ініціативи автора, так і за вказівкою адміністрації. Мета доповідної записки одна - спонукати керівника прийняти рішення.

Текст доповідної записки складається з двох частин: перша - виклад фактів, які послужили причиною для написання, друга - висновки, думки упорядника, прохання, пропозиції. Форми ввічливого поводження і завершення ( «Шановний», «З повагою») у всіх видах стосується внутрішнього інформаційного обміну недоцільні. Не варто починати доповідну записку зі слів «Доводжу до Вашого відома ...».

При оформленні всіх видів внутрішнього листування (доповідна, службова, пояснювальна записки) зручніше використовувати кутове розташування реквізитів, тому що лівий кут буде відведено для реквізитів автора (адресанта), а правий - для реквізитів одержувача.

Формуляр-зразок доповідної записки складається з реквізитів: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21.

ВАТ «Луч»

БУХГАЛТЕРІЯ ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Генеральному директору А.В. Фролову

№ ___ м Калуга

0 виділенні оргтехніки

У другому кварталі 2003 року відділ планує впровадження нової версії комп'ютерної програми 1: С БУХГАЛТЕРІЯ, яка вимагає більш сучасного матеріального забезпечення. Комп'ютери класу Pentium 2, що використовуються в даний час, не відповідають цьому рівню. Прошу Вас виділити нашому підрозділу комп'ютери класу Pentium 4-6 шт., Лазерний принтер - 2 шт.

Головний бухгалтер C.B. Волкова

6.4. Службова записка

Службова записка, як і доповідна записка, відноситься до форм внутрішнього листування. Направляють її зі структурних підрозділів або від посадових осіб будь-якого адресату всередині організації.

Службові записки можуть мати інформаційний, ініціативний або звітний характер. Службову записку підписує керівник підрозділу, рідше - її упорядник.

Текст службової записки складається з двох частин. У першій - викладають факти, що послужили причиною для її написання. У другій - викладають прохання, роблять висновки і дають пропозиції щодо викладається питання. Від того, як будуть викладені факти і причини в преамбулі, залежить сприйняття прохань і пропозицій в заключній частині.

Службові записки, як і доповідні, рекомендується реєструвати в журналах реєстрації внутрішньої документації. Формуляр-зразок службової записки складається з тих же реквізитів, що характерні для доповідної записки. Змінюється лише найменування документа. Оформляючи будь-який внутрішній документ, потрібно обов'язково вказувати всі необхідні для його ідентифікації реквізити, тому що документ може потрапити в іншу організацію і він повинен бути пізнаний.

6.5. Пояснювальна і пояснювальна записки

Пояснювальна записка - документ, що пояснює причину порушення трудової дисципліни або невиконання будь-якого доручення тощо Пояснювальні записки особистого характеру працівники пишуть від руки. Пояснювальна записка посадової особи, яка пояснює невиконання доручення, оформляється як офіційний документ (за зразком доповідної записки).

Ще один різновид - пояснювальна записка, яка містить роз'яснення окремих положень основного документа (плану, програми, звіту, проекту і т.д.).

Пояснювальні записки, як додаток до основного документа, оформляються на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.

Формуляр-зразок пояснювальні (пояснювальної) НОТАТКИ в залежності від призначення складається з реквізитів: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20,21,28.

6.6. лист

Листи служать засобом спілкування з установами, приватними особами, дозволяють повідомляти різні відомості, повідомляти про події і т.д.

Існують листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит. Вони вимагають відповіді. Листи, що містять повідомлення, інформацію, рекламу, відмова, нагадування, відповіді не вимагають.

Листи оформляються на спеціальних бланках для листів формату А4. Якщо лист не перевищує десяти рядків, то його оформляють на бланку А5.

Для оформлення листів допускається застосування бланків як з поздовжнім, так і з кутовим розташуванням реквізитів.

Листи можуть бути адресовані в організацію, її структурний підрозділ, конкретній посадовій особі, керівнику організації. Способи оформлення реквізиту «Адресат» описані в розділі «Загальний вигляд і склад реквізитів документа».

При адресації листи приватній особі спочатку розташовують прізвище, ім'я, по батькові, потім адресу. Щоб уникнути непорозумінь прізвище, ім'я, по батькові пишуть повністю.

Для зручності сприйняття елементи реквізиту «Адресат» краще відокремлювати один від одного 1,5 - 2,0 інтервалами.

Коли лист адресовано одночасно кільком одержувачам, то адреса основної організації пишуть першим. Якщо лист надсилається більш ніж в 4 адреси, то складається список розсилки із зазначенням на кожному примірнику тільки одного адресата.

У листі, як правило, висвітлюється одне питання. Кілька питань викладають в одному листі тільки тоді, коли вони взаємопов'язані по цілям і завданням.

Текст листа повинен бути простим, лаконічним, послідовним, переконливим і коректним, позбавленим емоційності і описової барвистості.

Факти, події викладають повно, об'єктивно і ясно. Неточності, допущені при оформленні листа, можуть позбавити його юридичної сили і негативно позначитися на іміджі його автора.

Текст листа конструктивно складається з логічно завершених, взаємопов'язаних за змістом частин, які виділяють абзацами.

У вступній частині вказують причини, що послужили підставою для складання листа, посилаються на факти, документи, обставини і т.д. Ця частина є пояснювальній, і від того, як вона буде викладена, залежить, яке рішення приймуть наші партнери.



Попередня   1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   Наступна

Основні властивості, ознаки та функції документа ............................. 23 | діловодства | Основні властивості, ознаки та функції документа | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 4 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 5 сторінка | Робота по зверненню громадян | Класифікація сучасних засобів оргтехніки | Принтери | Короткий термінологічний словник | Макет наказу по основній діяльності |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати