загрузка...
загрузка...
На головну

Основні властивості, ознаки та функції документа

  1. Amp; 10. Основні напрямки сучасної філософія історії
  2. DIV, SPAN - Використовуються для виділення частини документа певним способом. Обов'язковий закриває тег!
  3. I Основні інформаційні процеси і їх реалізація за допомогою комп'ютерів
  4. I. Основні і допоміжні процеси
  5. II. 6.4. Основні види діяльності та їх розвиток у людини
  6. II. Основні завдання та їх реалізація
  7. II. ФУНКЦІЇ

Поява будь-якого документа завжди обгрунтовано необхідністю «матеріалізації» інформації для її збереження і передачі в часі і просторі. Документ завжди породжений соціальною потребою, є соціально значущим об'єктом, і забезпечує зв'язок між окремими елементами громадської структури, наприклад, між підприємствами. За допомогою документів відбувається закріплення і передача культурних традицій.

Документи виступають в якості неодмінного елемента управлінської діяльності, будучи одночасно і засобом праці, і його результатом. Таке місце документи займають завдяки своїй багатофункціональності, т. Е. Наявності різних функцій.

Будь офіційний документ багатофункціональний, т. К. Одночасно виконує кілька функцій. виділяються загальні и спеціальні функції.

До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна.

Документи можуть виконувати такі функції, які умовно можна розділити на три блоки:

1) інформаційні функції (власне інформаційна, соціальна, політична і комунікативна);

2) функції, що забезпечують процес управління (управлінська, правова, облікова);

3) функції, що носять культурно-історичний характер (культурна, функція історичного джерела).

інформаційна функціяобумовлена ??тим, що в документі відбувається матеріалізація інформації і вона властива всім без винятку документів, незалежно від способу їх виготовлення та носія інформації, так як необхідність фіксувати інформацію - причина появи будь-якого документа.

Отже, фіксація і передача інформації в часі і просторі, а отже, збереження зафіксованої інформації, можливість її використання (доступність) складають основний зміст інформаційної функції.

Документи, виконуючи інформаційну функцію, мають певну інформаційною ємністю (інформаційним потенціалом), т. Е. Характеризуються певною кількістю і якістю інформації. Інформаційна ємність документа визначається такими показниками, як повнота, оптимальність і актуальність інформації.

Найважливішою інформацією, яку містить документ, є соціальна, т. Е. Інформація про процеси, що відбуваються в суспільстві. Це дозволяє виділити соціальну функціюдокумента в якості його самостійної функції. На вивченні соціальної інформації базуються такі науки, як історія, джерелознавство та ін.

В принципі кожен документ може виконувати соціальну функцію, так як він виникає в силу певної суспільної потреби. Однак значення того чи іншого документа, що виконує соціальну функцію, може бути різним. Розпорядчі документи (постанови уряду, наприклад) мають більше значення, ніж довідка з місця роботи, видана громадянину.

Державні стандарти по оформленню документів також виконують соціальну функцію, так як орієнтовані на використання певних засобів обробки документів, що вказують на відому ступінь технічного розвитку, якого досягла країна (галуззю). Документи можуть не тільки відображати процеси, що відбуваються в суспільстві, а й впливати на суспільний розвиток.

Кожен документ може дати уявлення про певну галузі діяльності, характеристику соціальних відносин. Але ця характеристика буде неповною, якщо вивчати поодинокі документи. Соціальність і точність інформації зростає, якщо одиничний документ порівняти з іншими групами однотипних документів, які відносяться до однієї галузі діяльності, до одного періоду в часі і просторі.

Соціальна функція документа може проявлятися і в характеристиках особистості в її соціальних аспектах, т. Е. В відображенні діяльності, місця, ролі тієї чи іншої особистості (як істоти громадського) в певній соціальній структурі.

політична функціядокумента тісно пов'язана із соціальною функцією. Так, перші Декрети Радянської влади виконували не лише соціальну, а й політичну функцію, так як вплинули і на політичні, і на соціальні процеси. Документи, фіксуючи і зберігаючи інформацію про політичний процес, т. Е. Про внутрішню і зовнішню політику держави, про діяльність політичних партій, опозиції, лідерів, виконують свою політичну функцію.

комунікативна функціядокумента полягає в тому, що її основне завдання - передача інформації в часі і просторі. Її можна розглядати і як приватний інформаційний випадок, так як її зміст - це організація і підтримання інформаційного зв'язку між індивідуумами в суспільстві, між різними елементами суспільної структури. За допомогою цієї функції документа відбувається обмін ідеями, інформацією, емоціями, причому обмін цей може бути одностороннім, двостороннім, багатостороннім.

Односторонній обмін може відбуватися за допомогою документів, орієнтованих в одному напрямку - зверху вниз (від законодавця до виконавця).

Двосторонній обмін відбувається за допомогою документів, тісно пов'язаних між собою (договірні документи, службова переписка і ін.).

Багатосторонній обмін інформацією відбувається за допомогою документів, розрахованих на інформування всього суспільства (декрети, декларації, кодекси, закони і т. П.).

В даний час різко зросли комунікативні можливості документа, так як різко збільшилися швидкості передачі інформації і круг її користувачів за допомогою Інтернету, Е-mаll (електронної пошти) і ін. Надалі роль комунікативної функції буде тільки зростати, так як щорічно збільшуються обсяги інформації, число користувачів, змінюється технологія документаційного забезпечення управління.

До спеціальних функцій документа належать: управлінська, правова, облікова, культурна і функція історичного джерела.

У управлінської функціїдокумент виступає як засіб управлінської діяльності. Цю функцію виконують документи, створені для цілей управління і в процесі його реалізації, для забезпечення процесу прийняття рішення. Документи, які мають управлінською функцією, є основним джерелом інформації, відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління. З їх допомогою проводиться збір первинних даних, інформації про фактичний стан справ. Потім ці дані піддаються систематизації і узагальнення, що реалізується в різних зведеннях, довідках, звітах. Результатом є документи, що містять аналіз і оцінку стану справ, варіанти можливих рішень. Управлінські документи в специфічній формі відображають стадії, ланки і цикли управління і самі впливають на сферу управління.

У правовій функціїдокумент виступає як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, установи, підприємства, організації. Правова функція документа виражається в фіксації, закріплення і застосування правових норм і правовідносин.

Існують дві групи документів, наділених правової функцією:

1) спочатку володіють нею;

2) набувають її на час.

В першу групу можна включити документи, що встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. До них відносяться: правові акти представницьких і розпорядчих органів, т. Е. Все правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови та ін.), Судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти управління, що видаються установами, організаціями, підприємствами і тягнуть за собою певні юридичні наслідки (накази, розпорядження, положення, статути, інструкції, правила та ін.), а також свідчать про правозастосовчій практиці. Сюди ж входять: договірні документи, т. Е. Документи, що фіксують договірні відносини; документи, що не володіють ознаками правових актів, безпосередньо викликають, змінюють або припиняють правовідносини, але мають певний правовий статус (метричні свідоцтва, паспорти, дипломи, атестати, посвідчення особи, а також виправдувальні фінансові документи (акти, накладні, платіжні доручення та ін.) .

до другої групи можна віднести документи, які можуть бути пред'явлені як докази в суді, органах слідства, прокуратурі, нотаріаті, арбітражі і органах управління. Наприклад, на основі протоколу засідання атестаційної комісії відбувається видання наказу про затвердження розряду оплати праці за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС) співробітникові. В силу певних обставин документ може бути доказом, т. Е. Тимчасово володіти правової функцією.

Чи не правова документація використовується як підстава для прийняття правових актів. Так, планова документація може бути підставою для прийняття розпорядчого документа, яким вона затверджується.

На основі документів, наділених правової функцією, виникають певні правовідносини - адміністративні, трудові.

Облікова функція документахарактеризує, перш за все, кількісну сторону міститься в документі інформації. За допомогою облікової інформації, представленої в формалізованому цифровому вираженні, систематизуються і відображаються всі явища господарської діяльності держави, її органів влади і управління. Документи, які мають облікової функцією, як правило, мають уніфіковані форми, затверджені державними органами, в яких заздалегідь розроблена певна структура представлення інформації.

Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний - знаходять своє вираження шляхом складання статистичних, фінансово-економічних, планових, звітних і деяких інформаційно-довідкових документів. Облік необхідний не тільки для вираження кількісних характеристик, а й для аналізу, контролю, докази істини. Облікові документи можуть бути первинними, зведеними. Вони наочніше інших документів показують стадії перетворення інформації і її подальшого використання.

культурна функціядокумента проявляється в тому випадку, коли документ виступає як засіб закріплення і передачі культурної традиції, культурної спадщини. У документах відображається інформація про знаннях, традиціях, звичаях, ритуалах, навичках, моральних нормах, менталітеті (способі мислення), ціннісних орієнтаціях і ін. У цьому сенсі документ може бути визначений як культурний зразок, що фіксує інформацію.

Культурну функцію документа найкраще виконує комплекс документів, що характеризують певну область діяльності (техніку, науку, живопис та ін.). Аналізуючи такий комплекс документів, можна простежити специфіку наукової і художньої творчості, моральні та естетичні принципи на певному етапі, розвиток і зміна традицій, звичаїв, норм поведінки та ін.

Документ також виконує функцію історичного джерела.Ця функція документа вивчається такими науками, як джерелознавство та дипломатики, що досліджують документ через аналіз його форми і змісту, походження, авторства, мови, матеріалу, на якому документ виготовлений. Якість документа для історичної науки буде визначатися точністю, конкретністю, новизною та повнотою інформації, а також юридичної, політичної та культурної значимістю документа.

Таким чином, документ поєднує в собі відразу кілька функцій, які взаємопов'язані між собою, але роль кожної з них різна.

Адміністрування будь-якого підприємства здійснюється за допомогою документів. Вони забезпечують закріплення і зміни правових норм і правовідносин в суспільстві за допомогою законодавчих і нормативних актів. Після передачі документів на архівне зберігання, вони набувають функцію історичного джерела

В управлінських документах переважає управлінська функція, але в той же час ці документи виконують і інші функції - інформаційну, правову, комунікативну і соціальну, історичного джерела. Роль функцій документа може змінюватися в часі, коли у ньому інформація втрачає оперативність і актуальність і перетворюється в ретроспективну, а дієвість, нормативне та регулятивне значення втрачаються. Відбувається як би витіснення одних функцій іншими.

Функції, що носять оперативний характер, час дії яких обмежена (політична, комунікативна, управлінська, правова, обліку), витісняються функціями, які мають постійний характер (інформаційна, культурна, соціальна, функція історичного джерела).

Документ - складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального (речового) носія. З'ясувати його сутність - це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів - систем (грецьк. Sistema - ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ являє собою систему - Безліч закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. елемент - Гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речова, субстанциональная) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац і т. Д.), Об'єднані в складне ціле. Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з глав, параграфів, абзаців. Документ як ціле - Це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема по відношенню до них. З точки зору сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книгарень і ін. (В залежності від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході вивчається документ розглядається як частина більш великої системи соціальних комунікацій. Тому, перш за все, важливо з'ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає зовнішню прикмету; за сукупністю ознак можна віднести спостережуваний об'єкт до документа. На відміну від ознаки властивість відображає якісне, тобто внутрішньо властиве документу відміну. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей (Відмінних якостей). Найбільш суттєві з них такі:

а) атрибутивность документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних складових - інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ);

б) функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. документ - поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;

в) структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають практично всі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.д. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа.

До відмінних ознаками документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ - носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

б) стабільна матеріальна форма, забезпечує довгострокове зберігання документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання і переміщення інформації в просторі і часі;

в) призначеного для використання в соціальній комунікації. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносним, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи).

1.4. Уніфікація і стандартизація.

Уніфіковані системи документації

Будь-який документ, що створюється в суспільстві, є елементом системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемента. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як літери однієї мови складають алфавіт, так і окремі види і різновиди документів складають системи документації. До теперішнього часу в документоведении немає загальної несуперечливої ??наукової класифікації систем документації, видів і різновидів документів. Вважається, що кожна сфера діяльності, так чи інакше, має свою систему документації (системи медичної, торгової, науково-технічної, фінансової, адміністративної документацій).

У діяльності підприємства самостійно функціонують локальні системи кадрової, планової, бухгалтерської документації. Правила їх оформлення, зберігання та використання строго нормовані. Вони входять в номенклатуру справ окремим розділом і не входять в адміністративну систему документації, маючи свою інформаційного) позовну систему.

Віднесення документів до тієї чи іншої системи починається з поділу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх відносяться документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності або виконання громадських обов'язків. Вони включають особисту переписку, спогади (мемуари), щоденники та нечисленні з точки зору видів і різновидів в системі документації.

Офіційні документи створюються в робочий час від імені юридичної особи. Вони, як правило, не мають довільної форми, а оформляються на бланках.

Розвиток науки і техніки, виникнення нових форм власності, розширення економічних і культурних зв'язків, активізація громадських процесів привели до різкого збільшення обсягів інформації, необхідної для управлінської діяльності. Від ручної обробки інформації, що міститься в документах, яка застосовувалася ще на початку XX століття, до механізованої, а потім і автоматизованої - таким шляхом проходив процес раціоналізації роботи з документами. Однак не можна автоматизувати безлад, необхідно спочатку впорядкувати документацію, яку потрібно буде обробляти і використовувати.

Основним напрямком удосконалення роботи з документами є уніфікація і стандартизація. під уніфікацієюрозуміється приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності документів, типізації їх форм, встановлення однакових вимог до оформлення документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат на підготовку і обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, створюваних в різних галузях діяльності.

Управлінська діяльність будь-якої організації характеризується набором функцій, які вона виконує. Є ряд типових функцій, які характерні для будь-якої організації, організаційно-розпорядча діяльність, планування, облік і звітність і ін. Є специфічні (галузеві) функції, які можуть бути відсутніми в організації: наприклад, освітня діяльність властива не будь-якої організації.

Кожна управлінська функція реалізується через комплекс (систему) документів, характерних тільки для даної функції. Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками проходження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, називається системою документації.

Системи документації можуть бути функціональними і галузевими. У галузевих системах документації відбувається документування відповідних видів діяльності та відображення їх специфіки. Наприклад, в систему документів за освітою (загального, середньої професійної, вищої, післявузівської та т. П.) Будуть включені документи, що характеризують особливості освітньої діяльності в залежності від виду освітньої організації. Співвідношення функціональних і галузевих систем документів в діяльності організації залежить від характеру діяльності, компетенції організації та інших факторів.

Але завжди в будь-якій організації є організаційна, виконавча і розпорядча діяльність, яка реалізується через систему організаційно-розпорядчої документації (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація, в якій фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб, тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами.

Система організаційно-розпорядчої документації представляє для інших систем правову основу, тому так важливо і необхідно було провести уніфікацію цієї системи документації.

під уніфікацією в широкому сенсі розуміють оптимальне скорочення числа елементів в об'єктах, що становлять будь-якої комплекс або систему. Основна мета уніфікації та стандартизації управлінської документації - Створення системи документів, яка може дати економічний ефект, який досягається за рахунок зниження витрат на складання, виготовлення і оформлення документів, їх передачу, обробку, зберігання і знищення. Таким чином, уніфікація документів - Це комплекс завдань щодо вдосконалення їх форм і змісту.

Уніфікація документів передбачає:

встановлення номенклатури діючих в рамках системи уніфікованих форм документів;

розробку єдиної моделі (схеми) побудови документів системи з використанням, як правило, формуляра-зразка;

розробку структур документів;

створення загальних синтаксичних правил побудови документів.

При проведенні уніфікації документів враховувалися всі вимоги до документів на всіх стадіях їх створення, заповнення, обробки і зберігання, а також психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів.

Результати проведеної уніфікації документів доводяться до рівня обов'язкової правової форми - стандарту, вимога якого мають обов'язковий характер в межах сфери його дії (країни, галузі, окремої організації).

Стандарти розробляються на продукцію, роботи, послуги.

стандартизація- Це діяльність по встановленню норм, правил, характеристик з метою забезпечення:

- Безпеки продукції, робіт і послуг для навколишнього середовища, життя, здоров'я і майна людей;

- Технічної та інформаційної сумісності, а також взаємозамінності продукції;

- Економії всіх видів ресурсів;

- Безпеки господарських об'єктів з урахуванням ризику виникнення природних і техногенних катастроф та інших надзвичайних ситуацій.

стандарт являє собою нормативно-технічний документ, який встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом.

Стандарти можуть бути наступних видів:

міжнародні (регіональні) стандарти;

державні стандарти ПМР (РФ) (ГОСТ);

стандарти галузей (ОСТ);

стандарти підприємств (СТП);

стандарти науково-технічних, інженерних товариств та інших громадських об'єднань.

Крім стандартів до нормативних документів по стандартизації відносяться правила, норми і рекомендації з стандартизації, а також загальноукраїнські класифікатори (ОК) техніко-економічної та соціальної інформації, що забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в уніфікованих документах і системах документації. В даний час в нашій країні розроблено 37 загальноросійських класифікаторів.

Державні стандарти та загальноукраїнські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації приймає Держстандарт Росії, і вони вводяться в дію після їх державної реєстрації. Контроль і нагляд за дотриманням вимог державних стандартів здійснюють Держстандарт РФ і інші спеціально уповноважені державні органи управління в межах їх компетенції.

Результатом роботи з уніфікації та стандартизації документів можуть бути як стандарти на окремі документи (наприклад, звіт про науково-дослідній роботі) або на окремі види продукції (наприклад, обкладинка справ тривалих термінів зберігання), так і на уніфіковані системи документації.

Уніфікована система документації(УСД) - це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

В даний час розроблені і діють наступні УСД:

- Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

- Уніфікована система банківської документації;

- Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;

- Уніфікована система звітно-статистичної документації;

- Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

- Уніфікована система документації з праці;

- Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;

- Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

На кожну уніфіковану систему документації розроблений державний стандарт. Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства), здійснюють координацію в тій чи іншій галузі діяльності. Так, Міністерство фінансів ПМР є відповідальним за бухгалтерську документацію, Держархів ПМР - за організаційно-розпорядчі документи.

Цими ж міністерствами і відомствами затверджуються уніфіковані форми документів, що входять в УСД.

Уніфікована форма документа (УФД) - це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носії інформації1.

реквізит документа- Це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа, наприклад підпис, печатка, текст і т.д.

Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності, називається формуляром документа.

Для кожного виду документа (наказу, акту, листи і т. Д.) Характерний свій набір реквізитів. Однак, уніфікація документів в кожній системі здійснювалася шляхом побудови формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі оптимального складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. Д. Формуляр-зразок документа є «модель побудови документа, що встановлює сферу застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити ».

Таким чином, в кожній уніфікованої системи є формуляр-зразок, на основі якого розробляються єдині форми документів, єдині вимоги до оформлення реквізитів документів. У УСД також повинні бути розроблені уніфіковані форми документів, що застосовуються в даній системі.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) є системою документації, яка застосовується в будь-якій організації, установі, підприємстві.

ГОСТ поширюється на організаційно-розпорядчі документи, передбачені УСОРД (далі - документи), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності :

- Виконавчих органів державної влади, що мають поряд з російською мовою в якості державного український (молдавська) мова, органів місцевого самоврядування;

- Підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.

Цей стандарт встановлює:

склад реквізитів;

вимоги до оформлення реквізитів;

вимоги до бланків та оформлення документів;

вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба ПМР, гербів суб'єктів і органів місцевого самоврядування.

У додатках до вказаного ГОСТу наведені схеми розташування реквізитів організаційно-розпорядчого документа, т. Е. Формуляр-зразок ОРД з різними варіантами розташування реквізитів, зразки бланків документів.

Частина реквізитів наноситься при виготовленні бланків друкарським способом, інша частина друкується при складанні документа. Простіше кажучи, документ - аркуш паперу з нанесеними на ньому реквізитами. Однак всі документи повинні мати розміри, встановлені стандартом. Для оформлення документів використовують такі формати паперу:

 формат паперу  Розміри в мм
 А3  297 X 420
 А4  210 X 297
 А5  148 X 210
 А6  105 X 148

Найбільш широко застосовуються бланки на папері формату А4. Формат А5 використовується для бланків документів, що мають п'ять -сім рядків тексту (лист-повідомлення, лист-запрошення, лист-підтвердження, супровідний лист, довідка і т.д.) Формат А3 використовується в бухгалтерських документах і при складанні таблиць з великою кількістю граф; формат А6 - для реєстраційних карток.

Газетний папір, на якій оформляються документи, розрізняється по сортах: № 0, № 1, № 2. Папір сорти № 0 - це папір вищого сорту і призначена для перших примірників документів (постійного зберігання). Папір сорти № 1 - трохи гірше, на ній друкуються документи довготривалого зберігання. Папір сорти № 2 має жовтуватий відтінок і використовується для виготовлення копій.

Необхідно знати ще одне правило: будь-який документ, оформлений на папері формату А4, А5 повинен мати поля (це стосується і рукописних документів: заяву, автобіографія).

Стандарт СТБ 6.38.- 2004 встановлює наступні розміри полів в мм:

? ліве поле - 30 мм (для підшивки документів в справу);

? праве поле - не менше 8 мм (резерв паперу для зносу);

? верхнє і нижнє поля - не менше 20 мм.

З метою уніфікації в організаціях розробляється і застосовується два види бланків: для листів і загальний бланк. Для кожного з двох видів допускається два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.

На перше місце серед цих систем слід поставити Державну систему стандартів і технічних умов (ГСС) (Державна система стандартів), розроблену в 1965 р ГСС включає державні стандарти, якими визначаються основні цілі і завдання стандартизації; організацію і методику робіт по стандартизації в країні; порядок розробки, впровадження, звернення стандартів та іншої нормативно-технічної документації, внесення в них змін, а також державного нагляду і відомчого контролю за їх впровадженням і дотриманням. Системою визначено об'єкти стандартизації, категорії і види створюваних стандартів (державні, галузеві, стандарти і технічні умови (ТУ) конкретних підприємств), а також єдині правила побудови, змісту і викладу стандартів незалежно від їх виду і категорії, аж до метрологічного забезпечення та вимог безпеки , що містяться в стандартах і методичних вказівках.

2. Нормативні вимоги до складу основних

реквізитів і їх оформлення

Сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації закріплені в державному стандарті ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації.

Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Цей стандарт встановлює склад реквізитів, зони і послідовність їх розміщення на стандартному аркуші паперу.

Особливістю нового зміненого стандарту - замість раніше існуючого ГОСТ Р 6.30-97 - є його рекомендаційний характер і зміна ряду реквізитів. І хоча стандарт не обов'язковий для виконання, а лише рекомендують, необхідно пам'ятати, що одноманітність оформлення документації дозволить організаціям, підприємствам та установам досягти єдності інформаційного обміну. А значить, його слід дотримуватися!

Вимоги до складу реквізитів визначаються і іншими державними стандартами на управлінську документацію:

- ГОСТ 6.10.4-84 «Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення";

- ГОСТ 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка ».

Ці стандарти встановлюють склад реквізитів, які надають документної записи юридичну силу документа, і є обов'язковими.

2.1. Вимоги до складу реквізитів

Формуляр регламентований державним стандартом (ГОСТ 6.10.5-87).

Державний стандарт Російської Федерації Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »встановлює склад реквізитів для управлінських документів і визначає їх місце розташування на стандартному аркуші паперу. Всього стандартом встановлено 30 реквізитів. Їх кількість, склад визначаються видом документа і його призначенням. І так як деякі реквізити взаємовиключають одне одного, то в конкретному документі їх буде набагато менше. Стандартом встановлено наступний склад реквізитів:

1 - Державний герб;

2 - герб суб'єкта Російської Федерації;

3 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

4 - код організації;

5 - основний державний реєстраційний номер юридичної особи (свідоцтва про Державну реєстрацію);

6 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

7 - код форми документа;

8 - найменування організації;

9 - довідкові дані про організацію;

10 - назва структурного підрозділу;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф обмеження доступу до документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - відмітка про контроль;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

22 - підпис;

23 - гриф узгодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - відмітка про засвідчення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про наявність документа в електронній організації;

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

2.2. Загальні вимоги до оформлення реквізитів документа

Державний герб (01)

Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним конституційним законом «Про Державний герб Російської Федерації» (Відомості Верховної Ради України. - 2000. - № 52. - Ч. 1. - Ст. 5021). Право розташовувати державний герб на офіційних документах належить органам державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, податкових служб і т.д. Модифікація і зміна Державного герба карається законом.

Герб суб'єкта (02)

Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на офіційних документах відповідно до правовими актами суб'єктів Російської Федерації.

Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) (03)

Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але заміняти найменування підприємства або установи емблемою не допускається. Емблему розміщують на документі відповідно до статуту (положення) організації. Недоцільно розміщувати емблему підприємства на внутрішніх документах.

Код організації (04)

Код за ЄДРПОУ - ЄДРПОУ організацій і підприємств - мають всі зареєстровані підприємства. Він може бути проставлений заздалегідь друкарським способом. Цей код є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа.

Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (05)

Реєстраційний номер юридичної особи проставляється відповідно до документами, що видаються податковими органами.

Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік ІПН / КПП (06)

Проставляється відповідно до документами, що видаються податковими органами.

Код форми документа (07)

Код за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД) повинен відповідати коду уніфікованої форми документа, що міститься в класифікаторах управлінської документації. Цей реквізит проставляється при складанні конкретного виду документа.

Найменування організації (08)

Цей реквізит вказує в документі найменування організації, що є автором документа, воно повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.

Над найменуванням організації зазначають скорочено або повне найменування вищестоящої організації. Всі ці найменування подаються у називному відмінку. наприклад:

Міністерство освіти і науки РФ

Державна сільськогосподарська академія

Сільськогосподарський інститут

Якщо організація підвідомча (підпорядкована) одночасно кільком органам управління або громадським організаціям, то вказується не більше трьох ступенів підвідомчості.

Якщо є подвійне підпорядкування - міністерству і місцевим органам влади, то в документі вказують тільки найменування місцевих органів влади.

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національний мову, друкують на двох мовах - російською та національному. Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської

Федерації розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації в залежності від способу оформлення бланка.

Найменування організації, що має іноземний еквівалент своєї назви, вживається в офіційних документах на двох мовах в тому випадку, якщо так закріплено статутними документами.

Скорочене найменування організації призводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного. наприклад:

Придністровський державний університет ім. Т. Г. Шевченка

(ПГУ ім. Т. Г. Шевченка)

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо воно є автором документа. Автором може бути також посадова особа, яка представляє організацію. Для цього використовують бланки посадової особи.

Відомості про конкретний автора (структурному підрозділі) є обов'язковими на внутрішніх документах організації.

Довідкові дані про організацію (09)

Цей реквізит зазначається лише в службових листах. Сюди можуть входити: поштова та телеграфна адреса; номер телетайпа, телефону, факсу, телекса, адреса електронної пошти, найменування сайту в інтернеті і т.д. На листах, що відносяться до фінансових питань, за рішенням організації можуть бути вказані банківські реквізити. Інформація про автора документа в будь-якому випадку повинна бути вичерпною і обов'язково достовірної, щоб адресату не доводилося запитувати додаткові відомості.

Найменування виду документа (10)

Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення даного документа, визначає склад реквізитів і структуру тексту. Найменування виду документа регламентується статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000). Воно проставляється на всіх документах, за винятком листів та факсів, і друкується прописними літерами.

Наприклад: Н А ВКАЗІВКА, АКТ і т.д.

Дата (11)

Дата є одним з основних реквізитів документа, які забезпечують його юридичну силу. Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата проведення колегіального заходи. Документи, видані кількома більш організаціями, повинні мати одну (єдину) дату підписання.

Дата в документі оформляється цифровим способом в наступній послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, дату 8 серпня 2003 року слід оформляти: 08. 08. 2003. Також дату можна оформляти відповідно до міжнародного стандарту: 2003. 08. 22.

У текстах нормативних документів, а також містять відомості фінансового характеру, допускається застосовувати словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 08 августа 2003.

У факсах, телеграмах, і телефонограми крім дати проставляються години і хвилини.

Реєстраційний номер документа (12)

Одночасно з датою проставляють реєстраційний номер документа.

Реєстраційний номер - це умовне позначення документа, під яким він введений в інформаційно-пошукову систему організації. Для внутрішніх документів (наприклад, наказів, протоколів) це зазвичай порядковий номер з початку року. Для вихідних документів він може складатися з декількох частин: індекс структурного підрозділу, № справи за номенклатурою, де буде зберігатися копія документа після його відправки, порядковий № документа.

Наприклад: № 06-11 / 137, де 06 - індекс структурного підрозділу, 11 - номер справи за номенклатурою, 137 - порядковий № документа.

На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери проставляють через косу риску згідно з послідовністю зазначення авторів на документі.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа (13)

Цей реквізит проставляється тільки на відповідних листах. Дата і номер для посилання переписуються з ініціативного (отриманого) листи. Оформляється він у такий спосіб: На № 02-13 / 36 від 04. 09. 2003. Це посилання допоможе організації, що отримала лист-відповідь, знайти свою копію ініціативного листа. Цей реквізит не проставляється на внутрішньому листуванні.

Місце складання або видання документа (14)

Місце складання або видання документа обов'язково вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» (пор .: «Омська взуттєва фабрика і« Взуттєва фабрика № 6 ») і« Довідкові дані про організацію ». Доцільно його проставлення на всіх внутрішніх документах. Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає тільки загальноприйняті скорочення. наприклад:

Москва; м Омськ; м Тара Омської області; с. Іванівка Любинського району Омської області.

У листах цей реквізит входить в поштову адресу, і додатково згадка про місце складання або видання в ньому буде недоречним. Скорочення слова «місто» у вигляді літери «р» не ставиться при позначенні столиці нашої держави ( «Москва»), а також при написанні міст, що закінчуються на «град» і «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмітровград).

Адресат (15)

Цей реквізит проставляється на вихідних документах і на всіх видах стосується внутрішнього інформаційного обміну (заяви, доповідні, службові та пояснювальні записки).

Максимально реквізит «Адресат» може складатися з наступних складових частин:

- Найменування установи, організації або підприємства (в ім. Пад.);

- Найменування структурного підрозділу (в ім. Пад.);

- Вказівка ??посади одержувача (в дат. Пад.);

- Ініціали та прізвище (в дат. Пад.);

- Поштова адреса.

Наявність адреси необхідно для звірки з адресою на упаковці, щоб визначити: чи не сталася помилка вкладення, тому що при невідповідності адреси на документі адресою на упаковці документ повертається відправнику.

Елементи поштової адреси в реквізиті «Адресат» і при оформленні адреси в реквізиті «Довідкові дані» вказуються в послідовності, встановленій «Правилами надання послуг поштового зв'язку», затвердженими Постановою Уряду РФ від 26.09.2000 №725. Відповідно до Правил встановлено наступний порядок написання поштової адреси на конвертах і документах:

- Найменування адресата (організація або ім'я, по батькові, прізвище);

- Вулиця, № будинку, № квартири;

- Населений пункт (місто, селище);

- Область, край, республіка;

- Країна (для міжнародних листів);

- поштовий індекс.

Наприклад, адреса організації буде виглядати наступним чином:

пр. Миру, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434,

м Омськ 644050;

Якщо лист адресовано приватній особі, то реквізит адресат оформляється так:

Козлову Геннадію Петровичу вул. Ф. Крилова, 15, кв. 64, м Тара

Омської області 646017

Адреса в міжнародній кореспонденції слід оформляти за міжнародними стандартами: спочатку ім'я, прізвище, потім будинок, квартира, вулиця, місто, штат (графство) і в кінці - країна і індекс. наприклад:

Т. Petrov 36-14 М. Ordinka

Moscow Russia 119215

Кожна із зазначених складових частин друкується з нового рядка. При адресації листи організації в цілому реквізит «Адресат» може виглядати наступним чином:

Видавничий дім «Партнер»

В структурний підрозділ:

ТОВ «Тема» Відділ реклами

начальнику відділу

H.A. Петрову

Коли лист адресовано керівникові організації, реквізит «Адресат» може бути оформлений двома способами:

Завод «Луч»

Генеральному директору

І. С. Соловйову

Генеральному директору заводу «Луч»

І. С. Соловйову

вул. Східна, 183, Москва, 117134

Для зручності сприйняття реквізиту, поштову адресу розташовують через 1,5 - 2,0 інтервалу. Його можна не проставляти на документах, які направляються в урядові організації та постійним кореспондентам, при повній гарантії правильності вкладень. У всіх інших випадках, щоб уникнути помилки він необхідний.

Перед прізвищем (за наявності) зазначаються науковий ступінь, звання.

Якщо документ відправляється одночасно в кілька однорідних організацій, їх можна вказувати узагальнено:

генеральним директорам

виробничих об'єднань

Реквізит може містити кілька адресатів, але не більше чотирьох, відомості про копийности документа при цьому не вказуються. При направленні документа більш ніж в чотири адреси складається список розсилки, а на кожному документі проставляється тільки один адресат. Реквізит «Адресат» допускається центрировать по відношенню до найдовшої рядку:

Головному редактору Видавничого дому «Дрофа»

Н. С. Селіванова

Гриф обмеження доступу до документа (16)

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у затверджуваних документах, або за допомогою видання відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження, постанови).

У разі затвердження документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок), повного найменування посади керівника, який стверджує документ (в ім. Пад.), Його особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження. наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор підприємства Особиста

підпис _______ А. Б. Сидоров

«____________» 2003

Якщо документ затверджується спеціально видаваним розпорядчим документом, то гриф затвердження буде містити посилання на його найменування, номер і дату наказу. наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом директора підприємства

від 05. 08. 2003 року № 5

Слово «затверджений» при цьому узгоджується з родом і числом затверджується документа (акт, акти, інструкція, угода), а найменування стверджує документа пишуть в орудному відмінку.

Допускається центрувати цей реквізит по відношенню до найдовшої рядку.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу «Луч»

Особистий підпис А. Б. Сидоров

«____» ______ 2003

Резолюція (17)

У резолюції фіксуються вказівки керівника з приводу виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті над текстом документа. Якщо на документі більше однієї резолюції, то друга і наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо немає вільного місця, то резолюція може бути оформлена на невеликому додатковому аркуші формату А6.

Резолюція включає в себе прізвище, ім'я, по батькові виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис керівника, дату резолюції.

Наприклад: К. А. Воробйову.

Прошу підготувати проект контракту до 26. 01.2003

Особистий підпис A.B. Фролов

06. 01. 2003

Виконавців може бути декілька. В цьому випадку відповідальним за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першим.

Заголовок до тексту (18)

Тема необхідний для всіх видів документів. Він може бути відсутнім лише на коротких документах, виконаних на папері формату А5 (наприклад, супровідні листи), і повинен бути максимально коротким і точним. У заголовку повинно відображатися короткий зміст документа. Він необхідний для ефективного пошуку, реєстрації документів без попереднього прочитання всього тексту.

В одному рядку заголовка друкується не більше 28 знаків, а його зміст не повинен перевищувати більше 3-4 рядків. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, відповідаючи на питання: про що, (про кого)? або чого, (кого)? наприклад:

наказ про прийом на роботу;

становище - про бухгалтерію;

протокол - зборів акціонерів;

посадова інструкція - менеджера з реклами.

Відмітка про контроль (19)

Цей реквізит проставляється на документах, виконання яких взято на особливий контроль за дорученням керівника. Відмітка про контроль - буква «К» - проставляється кольоровим олівцем, фломастером або спеціальним штампом «Контроль». Розташовується у верхньому правому куті над зоною адресата.

Текст документа (20)

Текст документа складають російською або національною мовою відповідно до законодавства Російському Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державні мови. Тексти документів оформляються у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або у вигляді сполуки цих структур.

Відмітка про наявність додатку (21)

Якщо до основного документа додаються додаткові документи, то обов'язково робиться посилання про програму. Позначку про програму, пойменованому в тексті, оформляють наступним чином: Додаток: на 5 л. в 3 прим.

Якщо документ має програма не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і примірників, при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток: 1. Положення про Управлінні податкової служби на 46 л. в 1 прим.

2. Правила оформлення документів звітності податкових служб на 7 л. в 2-х прим. Якщо в доданому документі є додаток, то відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: лист Росархіву від 14.06.2003 № 12-04 / 20 та додаток до нього, всього на 20 л.

Коли додаток відправляється не в усі адреси, то відмітку про його наявність оформляють так:

Додаток: на 2 л. в 5 прим. тільки в перший адресу.

У додатку до розпорядчого документа на першому аркуші в правому верхньому кутку пишуть:

Додаток № 2

до наказу директора заводу

від 15.09.2003 № 238

Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

Слово «додаток» допускається друк прописними буквами «Додаток», а також допускається центрировать цей реквізит.

Підпис (22)

Цей реквізит складається з найменування посади, ініціалів та прізвища. Якщо документ оформлений на бланку, то найменування посади буде коротким, без вказівки найменування підприємства, наприклад:

Генеральний директор А. П. Попов

Найменування посади буде повним, якщо документ оформлений на аркуші паперу, наприклад: Виконавчий директор

ВАТ «Тема» В. А. Рубльов

При підписанні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одна під одною в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:

Генеральний директор Особистий підпис А. П. Попов

Головний бухгалтер Особистий підпис В. П. Бердюгіна

При підписанні документа кількома особами рівного статусу їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Генеральний директор Генеральний директор

заводу «Прогрес» заводу «Сатурн»

Особистий підпис В. Р. Фролов Особистий підпис A.M. Мілов

У документах, складених комісією, вказують не посади підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:

Голова: Особистий підпис C.B. сараїв

 

Члени комісії: Особистий підпис В. В. Попов

Гриф узгодження документа (23)

Узгодження - це попередній розгляд питань, що містяться в проекті документа. Узгодження може бути зовнішнім і внутрішнім.

Узгодження оформляється грифом. Він має варіанти: узгодження з конкретною посадовою особою, узгодження з колегіальним органом, узгодження за допомогою листа. Це оформляється наступним чином:

Погоджено

Зам. директора заводу «Луч»

підпис П. В. Дорофєєв

«____» ______ 2003 рік

Погоджено

Протокол засідання профкому

від 14. 05. 2003 року № 4

Погоджено

лист Росархіву

від 23.09.2003 року № 12/146

При узгодженні документа посадовими особами одного статусу грифи розташовують на одному рівні нижче реквізиту «Підпис» або на окремому аркуші погодження. Лист узгодження складається, коли зміст документа зачіпає інтереси кількох організацій або осіб, про що робиться відмітка на місці грифа погодження. Наприклад: Лист узгодження додається. Підпис дата. Віза узгодження документа (24)

Внутрішнє узгодження називається візою. Віза складається з вказівки посади візує, підписи, її розшифровки і дати. наприклад:

Головний бухгалтер

Особистий підпис І. Д. Луконина

12. 07. 2003

Якщо посадова особа, яка погоджує документ, має якісь зауваження, доповнення або не погоджується зі змістом документа, то вони можуть бути оформлені на окремому аркуші із зазначенням про це при візуванні «Зауваження додаються». Допускається полистного візування документа.

На внутрішніх документах віза проставляється на останньому аркуші першого примірника. На вихідних - на останньому аркуші того примірника, який буде залишений в установі. Віза оформляється або від руки, або за допомогою спеціального штампа.

Відбиток печатки (25)

Друку проставляються на найбільш важливих документах для посвідчення прав осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, гарантіями послуг і т.д. Друку підтверджують справжність підписів. Друк повинна бути добре читається і, по можливості, захоплювати частину найменування посади. Розрізняються друку гербові і друку організації. Документи завіряються печаткою організації. Гербовою печаткою завіряються документи органів державного управління.

Відмітка про завірення копії (26)

Засвідчення копії документа проводиться для додання їй юридичної сили.

Відмітка про завірення копії складається з засвідчувального напису «Вірно», найменування посади працівника, який завірив копію, його особистого підпису, її розшифровки і дати запевнення. Наприклад: Вірно

Інспектор підпис О. В. Бєлова 01. 06. 2003

При необхідності пересилання копії документа в інші організації або видачі її на руки відмітка про завірення повинна засвідчуватися печаткою, яка визначається за рішенням організації.

Відмітка про виконавця (27)

Цей реквізит необхідний для оперативного зв'язку з тим, хто склав документ і володіє інформацією для роз'яснення та уточнення порушених у документі питань.

Відмітка про виконавця включає ініціали, прізвище виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують відповідно до стандарту, на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку, наприклад:

В. Я. Петров

924 45 67

Для більш ефективного спілкування можна вказати ім'я, по батькові повністю. Для одержувача буде зручніше, якщо ця позначка буде розташована на лицьовій стороні першого аркуша документа.

наприклад:

Василь Якович Петров

924 45 67

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (27)

Цей реквізит проставляється на першій сторінці внизу на виконаних документах, що підлягають опису в справу для подальшого зберігання та використання в інформаційно-довідкових цілях.

Цей реквізит включає в себе: слово «У справу» і номер справи, в якому буде зберігатися документ із зазначенням року; короткі відомості про виконання документа, якщо відсутній документ, який свідчить про виконання; підпис виконавця документа і дату проставлення відмітки.

Наприклад: У справу №12-25. Відправлений факс від 06.04.2003 Підпис Т. В. Миколаєва 10. 04. 2003

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

Відмітка про наявність документа в електронній (29)

По можливості вона оформляється на першому аркуші вхідних документів (від руки або за допомогою штампа). Цей реквізит включає в себе: дату надходження документа, його вхідний реєстраційний номер. Наприклад: 27. 06. 2003 Вх. № 14 (при необхідності - години та хвилини).

Ідентифікатор електронної копії документа (30)

Ця відмітка (колонтитул) проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу, дату та інші пошукові дані, встановлювані в організації, наприклад: С: \ Мої документи RASP.3PT4. DOC, де С - диск, Мої документи - найменування папки, RASP - вид документа, ЗРТ4 - група заочного відділення, DOC - формат.

Не варто проставляти цей реквізит на відправляються документах, тому що ця інформація цікава лише для його укладачів.

Виконавець документа, якому належить основна роль в його складанні, зобов'язаний строго дотримуватися формуляр, встановлений для відповідного виду документів.

Схему розташування реквізитів в документах встановлює формуляр-зразок, який регламентує і склад цих реквізитів. Формуляр-зразок - модель побудови форми документа для безлічі документів, об'єднаних функціональним призначенням. Формуляр-зразок повинен містити всі реквізити, що входять в конкретні документи вихідного безлічі (після уніфікації цих реквізитів та визначення площ, необхідних для їх розміщення). Прийнята в формулярі-зразку послідовність розташування реквізитів повинна відображати найбільш часто застосовується їх послідовність в документах вихідного безлічі.

Формуляр-зразок встановлює формат паперу, службові поля, конструкційну сітку, розташування реквізитів.

Формуляр, призначений для певного різновиду документів, називається типовим формуляром. Він також характеризується певною кількістю реквізитів, розташованих у суворій послідовності.

У формулярі-зразку реквізити розташовуються таким чином, щоб це відповідало послідовності заповнення документа при його оформленні. Реквізити, які використовуються в одній і тій же операції при роботі з документами, розташовуються поруч. Реквізити, що наносяться на документи одним і тим же способом (типографським, вручну), також, по можливості, розташовуються поруч.

Для кожного реквізиту на формулярі-зразку відводиться площа, відповідна його максимального значення, вираженого в друкованих знаках (дата, індекс, вид документа і т.д.).

При розміщенні реквізитів на формулярі-зразку враховується необхідність максимального збільшення площі для тексту документа.

2. При оформленні документів велика увага приділяється юридичним значенням реквізитів. Призначення цієї групи реквізитів - закріпити в юридично значимої формі і довести до адресатів і всіх учасників управління, які будуть працювати з документами, приписи про вчинення управлінських дій, підтвердити факт, що має юридичне значення, засвідчити походження документа. До цієї групи реквізитів відносяться:

? відбиток штампа (Бланк, який відтворює утримуючи



Попередня   1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   Наступна

Основні властивості, ознаки та функції документа ............................. 23 | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 2 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 3 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 4 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 5 сторінка | Робота по зверненню громадян | Класифікація сучасних засобів оргтехніки | Принтери | Короткий термінологічний словник | Макет наказу по основній діяльності |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати