На головну

діловодства

  1. Виникнення і розвиток системи державного діловодства в Росії.
  2. Питання 3. Нормативно-методична основа діловодства
  3. Документи загального діловодства, конфіденційні, по особовому складу та технічні зберігаються відокремлено, по можливості в різних сховищах.
  4. Нормативно-методична база діловодства
  5. Нормативно-методичне регулювання діловодства
  6. Організація діловодства та документообігу.

З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.

Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним їх найважливіших сховищ людської пам'яті.

Поява перших документів (фіксована інформація на будь-якому доступному матеріалі - камені, глиняній дощечці, в древньої Русі - на бересті) стало можливим з винаходом письма, з виникненням писемності. Згодом робота з документами, включаючи їх створення, контроль і зберігання, вилилася в певний вид діяльності - так зване діловодство. Історія документів і діловодства тісно пов'язана з еволюцією матеріалів, на яких записувалися документи, з розвитком технології їх передачі, а також зі зміною правил їх створення та оформлення (рис. 1.1).

Мал. 1.1. еволюція діловодства

В якості носіїв, на яких вирізалися, висікалися і писалися документи, використовувалися найрізноманітніші матеріали. Наприклад, як стверджував Геродот, на піраміді Хеопса був висічений документ, в якому було зафіксовано, скільки продуктів було видано людям, зайнятим на будівництві піраміди.

Клинописні таблички, берестяні грамоти, папірус, пергамент, папір, магнітна стрічка, накопичувач на магнітних дисках, лазерні диски - ось далеко не повний перелік носіїв, які застосовувались колись і використовуваних сьогодні для зберігання документів.

На Русі ділові документи з'явилися в Х столітті. Першими документами, зафіксованими в літописі, є тексти договорів з греками 907, 911, 944 і 971 років.

Перший звід законів Київської Русі "Руська правда", датований XI століттям, дозволяє судити про розвиненість системи юридичної та суспільно-політичної термінології того часу. У "Руській правді" вже вживаються терміни, що свідчать про розвиток правових відносин в Стародавній Русі: послух (свідок), віра (штраф), куна (гроші). В XI-XV століттях формується коло людей, що займаються діловодством, встановлюються правила засвідчення документів підписами, печатками князів, міст і окремих чиновників. З'являються перші формулярнікі - посібники з діловодства зі зразками поширених документів.

Провадження справи в наказах починалося або з моменту надходження вхідного документа, або з підготовки ініціативного документа за вказівкою боярина або царя. Документи цього періоду мали форму сувою. Довжина сувою часто була досить значною. Наприклад, Соборне укладення 1649 р, що містив основні закони Росії XVII в., Мало загальну довжину стовпчика 309 метрів.

Найдавнішою формою документа на Русі була грамота - лист пергаменту шириною близько 3,5 вершка (15-17см). Пергамент був спеціальним чином вироблену телячу, баранячу або цапову шкіру. Розміри документа моги бути різної довжини (десятки метрів) за рахунок підклеювання наступних листів, утворюючи собою стовпець, стовпчик. Звідси назва даної технології роботи з документами - Стовбове діловодство.

У XV ст. з'являються перші накази - Центральні органи державної влади, які відають окремими галузями княжого правління, і наказові хати - органи державного управління на місцях.

В період дії діловодства, що отримав назву наказного, цар видавав укази, акти, жалувані грамоти, Боярська дума - «вироки», від наказів на місця направлялися «пам'яті». У давньоруській державі приватна власність і заснований на ній індивідуальна праця вели до майнового і соціальній відмінності, закріплюють в документах. В кінці IX ст. цей процес привів до утворення класів. Все це відображено в чудовому документі, пам'ятнику давньоруського права - Руської Правди.

Централізація держави призводить до розвитку державного діловодства: створюються наказові хати - накази. Вищим урядовим закладом стає Боярська дума. Документи того часу складалися у вигляді вузьких стовпців, які скочувалися в сувої. Важливі державні акти могли мати особливо великі розміри. Наприклад, грамота царя Олексія Михайловича Пискорскій монастирю на землі має довжину більше метра.

Існувало обмежене число видів документів наказного діловодства: грамоти (царські укази), накази (вказівки царя воєводам), вироки, чолобитні (звернення громадян), відписки (доповіді, що надходять до наказів з місць).

Оформлення системи наказів дозволило централізувати управління країною. У діяльності цих органів і зародилася робота з документами, що отримала назву «наказове діловодство». У період наказного діловодства цар видавав укази, акти, жалувані грамоти. Боярська дума видавала вироки. Відповідно видаються документам в той час була поширена форма «Цар вказав і бояри приговорили».

наказне діловодство стосувалося в основному державних і цивільних справ.

Замість застарілої системи переказів наказове діловодство змінюється на колезький діловодство.

У 1717-1718 рр. було створено 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління в Росії і підпорядковувалась Сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний Петром I 27 лютого 1720 року став основою для роботи всіх колегій, а система діловодства стала називатися "коллежской".

У цьому документі детально і докладно розкриваються функції кожного підрозділу колегії, в тому числі є глава про структуру і функції канцелярії, а також положення про секретарському чині. Крім секретаря до складу канцелярії входили: реєстратори, актуаріуса, архіваріуси, копіїсти, писарі, фіскали. У Генеральному регламенті були чітко визначені права, обов'язки, межі компетенції і навіть режим роботи конторських службовців. За Петра I від сувоїв перейшли до зошитів - згорнутим вдвічі листам, які зшивалися в книги. З середини XVII століття вживаються заходи щодо уніфікації) діловодства та постановці його на законодавчу основу.

Діловодство отримало законодавчу основу. У "Генеральному регламенті" була визначена закінчена система норм документування. "Генеральні формуляри", тобто форми документів, передбачали норми оформлення, етикетні норми звернення до адресата із зазначенням чину, титулу, звання, єдині норми найменування.

У цей період лексика ділової мови все більше віддаляється від розмовної мови, в неї проникає велика кількість іноземних слів і термінів (акт, балотуватися, апеляція тощо).

Уже з петровських часів в російській системі діловодства (на відміну від західної) більш пильна увага приділялася виконавській дисципліні. Основним завданням діловодства стає облік і контроль. Серед учасників процесу діловодства виділяються безпосередньо суб'єкти діловодства (керівники і виконавці) і діловодний персонал, який здійснює контроль діловодної дисципліни.

У 1773 році Катерина II видає "Загальне установа для управління губерній", згідно з яким документи ділилися на внутрішні і зовнішні, призначені для інших установ.

колезький діловодство було більш прогресивним порівняно з наказнимділоводством. З'явилися впорядковані системи реєстрації. Реєстрація велася в спеціальних журналах, причому документи, що надходять з вищестоящих інстанцій, реєструвалися в окремому журналі, окремий журнал реєстрації вівся і на вихідні документи. Всього в колегії велося чотири журнали реєстрації: А і В - для реєстрації документів вищих органів; З повагою та Д - для всіх інших документів. Не можна сказати, що така система реєстрації є зручною і виправданою, проте і до теперішнього часу в переважній більшості органів і підрозділів внутрішніх справ застосовується журнальна форма реєстрації документів.

У період колезького діловодства були закладені основи організації обліку і зберігання документів, тоді ж вперше з'явилася назва «архів». У Генеральному регламенті наказано було мати два архіву: загальний (для всіх колегій) і фінансовий. Розвиваючи окремі діловодних операції по роботі з документами, колезький діловодство залишило без змін його бюрократичну сутність.

Система діловодства в зв'язку з перетвореннями державного апарату управління і отримала назву коллежской- За назвою центральних установ нового типу.

Документообіг в цей період був уже настільки значний, що при створенні документів використовували замість статуту і напівстатуту (види письма) скоропис, де букви з'єднувалися одна з одною. Характерною особливістю документів цього періоду було перерахування всіляких титулів, звань і повноважень вельмож, які є ініціаторами документів. В апараті наказного діловодства процвітали хабарництво, чиношанування, формалізм. Чи не були розвинені такі діловодних операції, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконанням. І все ж саме на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми і методи їх створення, оформлення та обробки.

На початку XIX століття з'явилися міністерства.У 1802 р був виданий указ про заміну петровських колегій міністерствами. У 1811 році було видано "Загальне установа міністерств", з появою якого оформлення документів стало більш однаковим. Указом про заснування міністерств, виданому в 1811 р, були суворо розділені межі компетенції керівних чиновників. Залежно від займаної посади вони мали право отримувати і підписувати певні види документів. Введення міністерств завершило процес чіткого розмежування функцій органів виконавчої влади, змінило колегіальність на єдиноначальність. Це призвело до подальшої централізації державного апарату і виникнення виконавчого діловодства.

З цього часу починають формуватися риси канцелярського стилю: неособистого характеру висловлювання, синтаксична громіздкість, лексичне одноманітність. З середини XIX століття склався новий порядок викладу справи у вигляді короткої записки по суті питання з метою прискорення проходження справ. За черговістю виконання всі вступники до міністерства справи ділилися на надзвичайні, термінові (Приймалися до виробництва негайно) і поточні.

Століттями документи оформлялися вручну, і якість документа визначалося виключно почерком виконавця. Лише в кінці XIX століття з'явилися перші механічні друкарські машинки. Велика швидкість підготовки і компактність документа, можливість отримання відразу декількох копій прискорила процес діловодства, проте, процес створення документа залишався досить трудомістким - навіть для внесення незначних змін текст доводилося передруковувати заново. До цього часу почали видаватися збірники, що містять зразки різноманітних документів.

Для службового листування застосовувалися бланки з кутовими штампами, що містять відомості про організацію, які виготовлялися друкарським або рукописним способами. Під штампом коротко містилося зміст листа, на яке відповідали. Указом «Загальна установа міністерств» передбачалося однаковість викладу за наведеними зразками. Документи складного змісту складалися з трьох частин: введення з викладом справи, обґрунтування з посиланнями на законодавство і «міркування і висновки» з висновками-розпорядженнями або пропозиціями, клопотаннями або проханнями.

23 березня 1840 року на Путиловском і Невському машинобудівних заводах Петербурга були встановлені посади особистих секретарів - помічників перших керівників. Цю дату можна вважати початком створення професійного секретарської праці в Росії. Після 1840 р особисті секретарі з'явилися на багатьох російських підприємствах.

Починаючи з 1884 р в Росії видавалися вісім спеціалізованих журналів, що розглядають питання конторського і секретарської праці, такі, як «Вісник контор і канцелярій», «Бюлетень конторника», «Машинопис», «стенографії» і ін.

міністерську систему діловодства цього періоду (аж до Лютневої революції 1917 р.) також називають «виконавчої», оскільки принцип єдиноначальності передбачає особисту відповідальність кожної посадової особи за неухильне виконання своїх безпосередніх обов'язків.

Після Жовтневої революції замість існуючого державного апарату створюється новий. Уже в 1917 році було розроблено проект декрету про поліпшення «письмоводства» і скорочення листування, в 1918 р - постанова Ради Робочої і Селянської оборони «Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини».

Проекти декретів з питань спрощення діловодства, в радянських установах, були підготовлені в кінці 1918р. - Початку 1919 р .. У 1927 р відбулася 1 Всеросійська конференція по наукової організації праці і виробництва, на якій поряд з питаннями НОТ у виробництві вперше були поставлені питання наукової організації управлінської праці і роботи з документами, а також створення органів, які координують і направляють цю роботу. Керівництво цією роботою було покладено на відділ нормалізації Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції, створений в 1922 р До складу радянського державного апарату увійшла посаду «секретар». Секретарям було надано право розбиратися у всіх питаннях, готувати матеріали до нарад, нагадувати про терміни виконання державних директив. Секретарі керівних працівників радянських установ в основному виконували творчі функції, були консультантами директорів, стежили за якістю підготовки службових документів, допомагали керівникам в прийомі відвідувачів.

Вдосконаленню діловодства приділяла увагу і радянська влада: в 1918 році вийшла постанова "Про точний і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади і усунення канцелярської тяганини". У 1918 році була введена єдина форма бланків ділового листа.

У 1931 р вийшли "Загальні правила документації і документообігу", в 1963 році - "Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій, підприємств СРСР".

Однак розквіт секретарської праці був недовгим. У 1925 р секретарів включили в канцелярско-технічну групу фахівців і зрівняли їх з друкарками, розсильників, конторників і архіваріусами. У 1926 р колегія Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції намагалася навести порядок в секретарських посадах, запропонувавши вважати секретарів помічниками керівників. Але ці пропозиції залишилися на папері, а в життя увійшло прийняте в 1932 р вольове рішення - поділ секретарів на дві нерівноцінні (за посадовими обов'язками і окладів) групи. Перші стали називатися помічниками і референтами, а другі - друкарками-секретарями 1-й і 2-ї категорій. На друге було покладено чисто механічні функції: друкування, прості канцелярські роботи, оформлення документів.

Спочатку 60-х рр. секретарі отримали нові посади - секретар-друкарка і секретар-стенографістка. Їм були передані всі адміністративні і технічні функції, які раніше виконували помічники і референти.

25 липня 1963 року була прийнята Постанова Ради Міністрів СРСР № 829 «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР». Воно ввело в дію «Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів», підготовлені Головархівом СРСР. Було поставлено завдання розробки Єдиної державної системи діловодства для підприємств, організацій і установ.

У 1966 р в системі Головного архівного управління СРСР був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), одним з основних завдань якого було створення Єдиної державної системи діловодства - (ЕГСД).

З 1972 р в країні почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. Почалася активна розробка галузевих стандартів і стандартів підприємств, що містять вимоги до документів. Постановою від 4 вересня 1973 р № 435 Держкомітетом СРСР по науці і техніці введені в дію основні положення ЕГСД. У 1984-1986 рр. ВНІІДАД розробив систему документаційного забезпечення управління, що отримала назву «Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ)».

Єдина Державна Система Діловодства - комплекс правил і рекомендацій щодо ведення документаційного забезпечення управління від моменту створення документа до здачі його в архів. У 70-80-х роках склався блок ГОСТів (державних стандартів) на управлінські документи.

В кінці 70-х з'явилися персональні комп'ютери, забезпечені текстовими редакторами. З тих пір йде процес переходу на комп'ютерні технології роботи з документами. Для того щоб зрозуміти, як розвивався комп'ютерний документообіг, ми коротко розглянемо етапи зміни використовуваних в бізнесі інформаційних технологій (ІТ) і еволюцію офісного програмного забезпечення.

У XX столітті уніфікація (однаковість) документів приймає незворотного характеру, розробляються особливі правила ведення службової документації.

1.2. Основні базові поняття і терміни

термін «Документ» походить від латинського слова documentum - Доказ, свідоцтво. Цим словом позначають будь-які письмові джерела, відповідним чином оформлені і тому мають юридичну силу.

У словнику російської мови С. І. Ожегова даються різні тлумачення поняття «документ»:

1) ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь (витратні документи, проїзні документи);

2) те, що офіційно засвідчує особу пред'явника (паспорт, довідка, посвідчення);

3) письмове свідчення про що-небудь (пр .: давньоруські грамоти є історичними документами, договір свідчить про укладення угоди в сфері послуг або виробництва і т.д.)[1].

Термін «діловодство» в Росії виник у другій половині XVIII століття. З цього часу його вживання фіксують лінгвістичні словники. Термін був утворений від поєднання слів «виробництво справи». Спочатку він означав рішення судового чи адміністративного питання і розумівся як діяльність, пов'язана з прийняттям рішень, т. Е. З виробництвом справ. Саме це і було закладено в основу поняття «діловодство». Значення справи як збори документів, що відносяться до будь-якого питання, - пізнішого походження в порівнянні з першим значенням.

Висловлюючись сучасною термінологією діловодства регламентує ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », в якому« діловодство »визначається наступним чином: галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Поряд з терміном «діловодство» останніми роками вживається синонімічний йому термін «документаційне забезпечення управління» (ДНЗ). Його виникнення обумовлено зміною організаційно-технічної бази діловодства в зв'язку з впровадженням в ДОУ комп'ютерів, сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації.

Інформаційні ресурси - Окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних і ін.)

Діловодство базується на документуванні, під яким розуміється регламентований процес запису інформації на різних носіях з дотриманням певних норм, встановлених правовими та нормативними актами РФ.

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами. Реквізит - це окремо взятий обов'язковий елемент будь-якого документа (печатка, підпис, дата, номер і т.д.). Сукупність таких елементів дозволяє впізнати документ, тобто ідентифікувати.

Формуляр документа - це сукупність реквізитів документа і схема їх розташування на стандартному аркуші паперу. Наявність формуляра, встановленого державним стандартом, забезпечує єдність документування і документації як в рамках однієї установи, так і в цілому по країні. Формуляр, характерний для певного виду документів, називають типовим формуляром.

В якості носія виступає матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації. Носій - це завжди результат технічних досягнень епохи. У давнину в якості матеріального носія для створення документів використовувалися різні матеріали: в Месопотамії - глиняні таблички, в Єгипті - папірус, в країнах Малої Азії, в Європі і на Русі - пергамент - особливим чином оброблена бичача або теляча шкіра, яка отримала на Русі назву « хартія »або« телятина ». У Стародавньому Новгороді, як відомо, застосовувалися береста, дошка.

Протягом багатьох століть і до теперішнього часу найбільш поширеним носієм документної інформації в усьому світі є папір.

Поряд з папером в наші дні широко використовуються і нові носії: магнітні стрічки, диски.

Дотримання певних правил запису інформації надає документам юридичну силу. Юридична сила - це властивість офіційного документа, що передається йому чинним законодавством РФ, правомочність організації видав його, певним комплексом реквізитів і встановленим порядком його оформлення.

Забезпечення документування - це лише одна складова діловодства, друга його складова - це організація роботи з документами, яка передбачає весь спектр дій по створенню та обробці документів.

Організація роботи з документами передбачає проектування документообігу установи, т. Е. Руху документів з моменту їх створення або отримання до визначення їх на архівне зберігання або знищення, а також раціональне і оперативне використання їх в поточній діяльності установи.

У суспільстві документи є основними носіями різної (управлінської, наукової, технічної, статистичної) соціально значимої інформації. Документи - носії первинної інформації. У них інформація фіксується вперше, в той час як книги, газети, журнали та ін. Містять перероблену, вторинну інформацію.

Можливість збереження інформації в часі дозволяє розрізняти документи як носії оперативної і ретроспективної інформації.

Нормативна база діловодства - Це закони та інші правові акти, які регламентують створення та просування документів, описують структуру і функції служб діловодства.

Складові нормативної бази діловодства показані на рис. 1.2.

До законодавчих і правових актів в сфері інформації та документації відносяться закони, укази і розпорядження Президента ПМР, постанови ВС ПМР і різних органів державної та виконавчої влади.

Наприклад, Цивільний кодекс ПМР встановлює види документів, що створюються для фіксації актів цивільних взаємовідносин, підтвердження правовідносин та ін. Закон ПМР "Про архівний фонд та архівах" регулює правила зберігання документів, їх облік, використання архівних фондів та управління ними. Закон ПМР "Про стандартизацію" встановлює порядок стандартизації, здійснення державного контролю за дотриманням стандартів і визначає відповідальність за їх порушення.

Як вже говорилося, для обліку, зберігання і надання юридичної сили документам, створеним різними організаціями, необхідно дотримання певних вимог не тільки до змістовної частини документа, а й до його оформлення. Оформлення службових документів регламентовано стандартами.

Сучасне суспільство справедливо називають «інформаційним». Пояснюється це тим фактом, що досягнутий прогрес, подальший розвиток практично всіх сфер життєдіяльності людини грунтуються на інформації, інформаційних технологіях.

Соціально-економічна інформація на практиці більш відома під назвою управлінська інформація. управлінську інформацію можна визначити як сукупність відомостей про процеси виробничої, комерційної, фінансової господарської діяльності людей, використовуваної для керівництва цією діяльністю.

Службова документація в практиці управління широко відома під назвою управлінська документація. Документована документація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Основою управлінської діяльності є - інформація, а сам процес управління являє собою безперервний процес збору, обробки і передачі інформації. Найбільш поширеним носієм інформації в сучасному державному апараті є папір.

Інформація, зафіксована на папері і забезпечена необхідним реквізитом (гриф, вихідний номер та ін.) Стає документом.

документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі. Здійснення функцій будь-якого органу управління пов'язана зі складанням, отриманням, напрямком різних документів. Ось чому, ефективність їх управлінської (як внутрішньоорганізаційні, так і зовнішньої) діяльності пов'язана з питаннями документування та організації роботи з документами.

Аналіз функціональних обов'язків співробітників організації або підприємства показує, що в числі професійних навичок, які необхідні для їх виконання, найважливішими (до 80% часу співробітників йде на роботу з документами) є навички по складанню, оформленню і виготовленню документів. Володіння співробітниками такими навичками, знання ними основ діловодства - найважливіші умови скорочення витрат часу і сил на роботу з документами.

Стан діловодства в організації багато в чому відображає рівень професіоналізму його співробітників, що склався стиль його роботи. Одночасно воно справляє позитивний або негативний вплив на функціонування самої організації або підприємства. Нераціональне документаційне забезпечення управління утворює великі економічні та організаційні витрати.

Прагнення до раціоналізації інформаційного та документаційного забезпечення управління породило необхідність створення Державної системи діловодства.

В даний час склалася система основних нормативно-методичних, документів міжгалузевого характеру, за допомогою якої забезпечується правильне документування управлінської діяльності. У неї входять: Державна система стандартизації (ГСС), Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), ГОСТи та інші.

Державна система стандартизації (ГСС) - Це система правил і положень, які визначають порядок приведення робіт по стандартизації в республіці в усіх галузях народного господарства, на всіх рівнях управління.

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - Являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності, організації роботи з документами, механізації і автоматизації роботи з документами.

Відповідно до ГСДОУ загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення - поширюються на всі системи документації органів державного управління, суду, прокуратури, внутрішніх справ, арбітражу, установ, організацій і підприємств. Документаційне забезпечення діяльності організацій, що діють на основі спеціальних положень, а також порядок роботи з секретними документами і документами «ДСК» встановлюється ще й спеціальними інструкціями.

Основні положення ГСДОУ і ГОСТу формулюють поняття діловодства.

під діловодством розуміється діяльність апарату управління, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій.

Зміст даного виду діяльності може бути представлено трьома основними складовими:

- Документування відомостей (повідомлень, даних) про факти, події, явища приватному та суспільному житті людей;

- Організація і технологія роботи з документами в установі, на підприємстві, фірмі, іменовані терміном «документообіг»;

- Зберігання документів після закінчення роботи з ними як особлива сфера діяльності, що позначається терміном «архівна справа».

У структурі цієї діяльності виділяються два елементи: документування и документообіг.

документування включає в себе складання, оформлення і виготовлення документів, документообіг- Рух документа всередині організації або підприємства, тобто вчинення технічних операцій з отримання, реєстрації, зберігання документів і т.п.

Діяльність організації або підприємства по документуванню і здійсненню документообігу, регламентована безліччю нормативних актів. У їх числі можна виділити групу спеціальних актів, виданих для регулювання діловодства та групу нормативних актів, основним предметом регулювання яких є різні суспільні відносини, не пов'язані із здійсненням діловодства.

До групи спеціальних джерел нормативного регулювання діловодства відноситься, перш за все, Типова інструкція з діловодства, яка підготовлена ??і затверджена архівною службою ПМР (Держархівом). Типова інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в міністерствах і відомствах ПМР.

Міністерства і відомства організовують і ведуть діловодство на підставі самостійно розроблюваних індивідуальних інструкцій та інших нормативно-методичних документів, що не суперечать Типової інструкції.

Важлива роль у відомчому нормативному регулюванні діловодства належить Інструкції з діловодства, яка повинна бути розроблена в кожній установі, організації чи підприємстві.

Інструкція з діловодства повинна встановлювати порядок побудови і діяльності діловодного підрозділу органу, визначати осіб, відповідальних за певні ділянки діловодства, функціональні обов'язки співробітників по здійсненню діловодства, порядок взаємовідносин діловодного підрозділу з іншими службами. Крім того, з урахуванням основних положень ГСДОУ Типова інструкція регламентує загальний порядок підготовки, розмноження, прийому, розсилки документів, організацію контролю за виконанням документів, встановлює правила систематизації і зберігання документів і ін.

Другу групу джерел становлять нормативні (законодавчі та підзаконні, в тому числі і відомчі) акти, які, поряд з регулюванням різних сторін діяльності регламентують і деякі аспекти діловодства.

Управління будь-яким підприємством - Це інформаційний процес, в якому інформація приймається, обробляється, виробляється рішення, рішення доводиться до виконавців, дії яких контролюються (рис. 1.3).

Мал. 1.3. Схема документаційного забезпечення управління

Процес організації роботи з документами, включаючи їх створення, реєстрацію, контроль, просування, систематизацію та зберігання, називають діловодством.

Будь-який документ, доставлений в організацію, повинен бути зареєстрований і оброблений. Обробка вхідних документів повинна включати реєстрацію в спеціальному журналі. Після розгляду керівником і реєстрації документи передаються виконавцям. Документ знаходиться у виконавця до остаточного вирішення питання. Після виконання документ повинен бути підшиті до справи.

справа - Це сукупність документів, що відносяться до певного питання (папка або картотека), всередині якої документи розташовані в певному порядку. Після закінчення встановленого терміну справи передаються на зберігання в архів.

документообіг - Це рух документів від моменту їх створення до моменту закінчення роботи з ними.

Організація документообігу має багато спільного з організацією механічного конвеєра (рис. 3.12). Свого часу введення конвеєрного складання поряд з типізацією продукції і стандартизацією деталей призвело до значного зростання продуктивності праці, зниження вартості процесу виробництва і поклало початок масового виробництва. Правда, при цьому ритм, що задається конвеєром, привів до збільшення інтенсивності праці і нервового напруження працівників.

Мал. 1.4. Документообіг на підприємстві

Організація документообігу заснована на тих же принципах, що і механічний конвеєр: рух документів повинно мати мінімальні повернення на попередні ступені, документи повинні направлятися виконавцям відповідно до їх обов'язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Схема документообігу показана на рис. 1.5.

Розрізняють зовнішній і внутрішній контури документообігу. Зовнішній контур починається з вхідних (зовнішніх) документів, які надходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів замовників і т.п. Отримані документи реєструються секретарями і потім надходять на виконання.

Вхідна документація - це документація, що надходить на підприємство від інших організацій. Вихідні документи - це документи, які підприємство (організація) відправляє іншим підприємствам. Вихідна документація - це документи, які несуть в собі інформацію, вироблену на підприємстві з метою передачі її в інші організації: листи, довідки, звіти, накази, телеграми, телефонограми тощо

Якщо документ створюється в самій організації, то виникає внутрішній контур проходження документа (ініціація - виконання - узгодження - затвердження - реєстрація). Саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто документ існує в різних версіях). Наприклад, на етапі узгодження, коли з'являються зауваження від різних осіб. Важливим завданням діловодства є відстеження, накопичення і управління версіями документів, а також контроль за зміною документа. Кожен документ в процесі руху повинен проходити через три операції: реєстрація, контроль, напрямок в справу. Щоб уникнути плутанини з документами кожна операція повинна виконуватися один раз.

 



Попередня   1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   Наступна

Зразкові найменування уніфікованих форм документів 1 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 2 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 3 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 4 сторінка | Зразкові найменування уніфікованих форм документів 5 сторінка | Робота по зверненню громадян | Класифікація сучасних засобів оргтехніки | Принтери | Короткий термінологічний словник | Макет наказу по основній діяльності |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати