На головну

Комунікації між рівнями і підрозділами

  1. I. Міжнародні відносини в Європі в 1871-1914 рр.
  2. I. Загальна характеристика міжнародних відносин в Новий час.
  3. I. Процес об'єднання Італії і його вплив на систему міжнародних відносин
  4. II. Процес об'єднання Німеччини і його вплив на систему міжнародних відносин
  5. II. Типи відносин між членами синтагми
  6. III. Східний питання у Віденській системі міжнародних відносин.
  7. III. Основні етапи міжнародних відносин в Новий час.

Межуровневого КОМУНІКАЦІЇ В ОРГАНІЗАЦІЯХ. Інформація переміщається всередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретних завданнях, які рекомендуються процедурах тощо Наприклад, віце-президент з виробництва може повідомляти керуючого заводом (керівник середнього рівня) про майбутні зміни у виробництві продукту. У свою чергу, керуючий заводом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості змін, що готуються.

Крім обміну по спадній, організація потребує комунікаціях по висхідній. Наприклад, банківський службовець може помітити, що нова ЕОМ іноді змушує клієнта чекати на кілька хвилин довше, ніж раніше, оскільки машина періодично «зайнята» або відключається. Службовці можуть зробити висновок, що чекання дратує деяких клієнтів. Припустимо, банк ефективно проінформував кожного службовця про те, що «обслуговування клієнта - перша наша турбота». В цьому випадку службовці готові повідомити своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблему. Цей начальник, в свою чергу, повинен проінформувати керуючого операціями, а той - віце-президента по банківським операціям.

Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. В одному реальному прикладі інженер розробив більш ефективний спосіб розкрою листового металу для крил літака, і повідомляє про свою ідею безпосередньому начальнику. Якщо він вривається в його кабінет приблизно з такими словами: «Як хочете, але ви повинні впровадити цей новий спосіб розкроювання», - керівник може відреагувати негативно. Але якщо керівник вирішив підтримати пропозицію інженера, він повідомить про нього на наступний, більш високий рівень управління. Зміна вимагає схвалення з боку керуючого заводом чи керуючого виробничими операціями на більш високому рівні. В наявності ситуація, у якій щось, що виникло на нижчому рівні організації, повинне піднятися на самий верх, послідовно пройшовши всі проміжні рівні управління. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентоспроможності організації за рахунок збільшення продуктивності.

На будь-якому з перерахованих вище рівнів могло бути прийнято рішення про відхилення нової ідеї. Якщо припустити, що ідея дійсно була хорошою, повідомлення інженеру про відхилення його пропозиції фактично проінформувало б його про те, що організація не стимулює його до пошуку новаторських пропозицій, які забезпечують скорочення витрат, і до вироблення подібних пропозицій у майбутньому. В результаті організація може втратити багатьох серйозних можливостей підвищення продуктивності і отримання економії. Описана конкретна ідея за 5 років принесла організації економію в 13,5 млн. Дол.

КОМУНІКАЦІЇ по висхідній, тобто від низу до верху, також виконують функцію оповіщення верха про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким шляхом керівництво дізнається про поточних чи назріваючих проблемах й уряд пропонує можливі варіанти виправлення стану справ. Остання управлінська інновація в комунікаціях по висхідній - це створення груп з робітників, які регулярно, зазвичай на 1 годину в тиждень, збираються для обговорення і вирішення проблем у виробництві чи обслуговуванні споживачів. Ці групи, що отримали назву гуртків якості, розглянуті в наступних розділах. Обмін інформацією по висхідній зазвичай відбувається в формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок.

КОМУНІКАЦІЇ МІЖ РІЗНИМИ ВІДДІЛАМИ (ПІДРОЗДІЛАМИ). На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій. Оскільки організація - це система взаємопов'язаних елементів, керівництво повинне домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямку.

Наприклад, представники різних відділів у вашій школі бізнесу періодично обмінюються інформацією з таких питань, як складання розкладу занять, рівень вимог у програмах для випускників, співробітництво в дослідницькій і консультативній діяльності та обслуговування місцевого населення. Подібним же чином у лікарні обслуговуючий і лікарський персонал різних відділень повинен обмінюватися інформацією про розподіл ресурсів, координації діяльності робочих груп, контролі за витратами, нові методи лікування і т.п. У сфері роздрібної торгівлі регіональні керуючі збутом можуть періодично зустрічатися для обговорення загальних проблем, координації стратегії збуту та обміну інформацією про продукцію. У компаніях наукомістких галузей ключові керівники середньої ланки з виробничих, маркетингових і проектно-дослідницьких відділів зустрічаються для координації дій по оновленню продукції. На основі базової технології компанії можуть випускати різноманітні продукти, тому надзвичайно важливо через проектно-дослідницький відділ одержувати інформацію про те, чого хоче ринок. Це дозволяє організації зберігати близькість до споживача і продовжувати ефективно задовольняти його запити. Подібним чином, виробничники повинні дати обґрунтування достатньо низьких витрат по реалізації майбутніх інновацій проектно-дослідницького відділу з тим, щоб подальше виробництво було виправдано. В обміні інформацією з горизонталі часто беруть участь комітети чи спеціальні групи, робота яких докладніше розглянуто в наступних розділах.

Додаткові вигоди від комунікацій по горизонталі полягають у формуванні рівноправних відносин. Доведено, що такі відносини є важливою складовою задоволеності працівників організації.

КОМУНІКАЦІЇ Керівник-підлеглий. Можливо, найбільш очевидним компонентом комунікацій в організації є відносини між керівником і підлеглим. Хоча вони є прикладом обміну інформацією з вертикалі, про що говорилося вище, ми розглядаємо цей вид обміну інформацією окремо, оскільки він складає основну частину комунікативної діяльності керівника. Дослідження показали, що 2/3 цієї діяльності реалізується між керівниками й керованими.

Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; з обговоренням проблем ефективності роботи; досягнення визнання і винагороди з метою мотивації; вдосконаленням і розвитком здібностей підлеглих; зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему; оповіщенням підлеглого про прийдешню зміну; а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.

КОМУНІКАЦІЇ МІЖ КЕРІВНИКОМ І РОБОЧОЇ ГРУПОЮ. На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і його робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяють керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожний має можливість поміркувати про нові завдання і пріоритети відділу, про те, як слід було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їх наслідки для цього й інших відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторської характеру . Детальніше тема груп і зборів розглянута в наступному розділі.

Крім того іноді робоча група збирається без керівників для обговорення проблем, удосконалень або змін, що насуваються. Як зазначено вище, такі відносини рівності можуть сприяти підвищенню задоволеності співробітників своєю роботою.

НЕФОРМАЛЬНІ КОМУНІКАЦІЇ. У гл. 1 вказувалося, що організації складаються з формальних і неформальних компонентів. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом распространеніяслухов. Кіт Девіс - відомий дослідник, чиї погляди на комунікації покладені в основу даного розділу - встановив, що походження цього терміна відноситься до часів Громадянської війни в США. Провід телеграфного зв'язку, простягнуті з дерева на дерево, нагадували пагони виноградної лози і широко використовувалися армією Півночі і Півдня. Повідомлення, що передаються за таким телеграфу, часто фальсифікувалися і заплутувалися. В кінцевому рахунку стало загальноприйнятим кваліфікувати неточні повідомлення та сведеніякак «чутки» (минулі по системі таємного повідомлення).

Чутки «витають біля автоматів з охолодженою водою, по коридорах, в їдальнях і в будь-якому іншому місці, де люди збираються групами». Оскільки по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналам формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої витоку і поширення певної інформації або відомостей типу «тільки між нами».

Приписувана чуток репутація неточної інформації зберігається і до сьогоднішнього дня. Проте дослідження показують, що інформація, передана каналами неформального повідомлення, тобто чутки, частіше виявляється точною, а не перекрученою. Згідно з дослідженням Девіса, 80-99% чуток точні щодо несуперечливої ??інформації про саму компанію. Він вважає, однак, що рівень точності не може бути таким же високим, коли мова просунуті про особисту або про сильно емоційно забарвленої інформації. Девіс вказує: «люди схильні вважати чутки менш точною інформацією, оскільки реальні її похибки мають більш драматичний характер і тому глибше вкарбовуються в пам'ять, ніж щоденна рутинна точність». Крім того, незалежно від точності, «все свідчить на користь впливовості чуток, будь їх вплив позитивним або негативним».

Таблиця 6.1. Типова інформація, що передається по каналах поширення чуток

Майбутні скорочення виробничих робітників

Нові заходи з покаранням за запізнення

Зміни в структурі організації

Прийдешні переміщення і підвищення

Детальний виклад суперечки двох керівників на останній нараді зі збуту

Хто кому призначає побачення після роботи

У табл. 6.1. перераховані деякі різновиди інформації, переданої по каналах поширення чуток в організації. У прикладі 6.1. показано, як можна іспользоватьслухі.

 



Попередня   71   72   73   74   75   76   77   78   79   80   81   82   83   84   85   86   Наступна

ПРИКЛАД 5.2. | заключні зауваження | ЕТИКА І СУЧАСНЕ УПРАВЛІННЯ | ПРИКЛАД 5.4. | Результати досліджень | Етика бізнесу на міжнародному рівні | Сучасна етика: справа Е. Ф. Хаттона | Генрі Форд в порівнянні з Альфредом П. Слоуном, мл | Факультет управління університету штату Арізона | ПРОЦЕС КОМУНІКАЦІЙ ТА ЕФЕКТИВНІСТЬ УПРАВЛІННЯ |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати