Головна

Після того як ви організувалися, слід викинути організаційну схему

  1. D) найбільш страждають від акціонерної спекуляції є недостатні класи населення, що несуть торговому справі свої останні заощадження (Г. Ф. Шершеневич).
  2. D. Наступні дії і оцінка
  3. I Числові послідовності
  4. III. Тема: Останній імператор
  5. III.1. Послідовна структура управління
  6. IV. Запаморочення після закінчення аналітичного сеансу 1904 р
  7. V етап-нарощування споруд і наповнення водосховища до проектних відміток з послідовним, почерговим пуском всіх агрегатів.

Р. Уотермен

Глава 6. ОРГАНІЗАЦІЯ ОФІСУ ПРОЕКТУ

6.1. Поняття проектного офісу

6.2. Основні принципи проектування та склад офісу проекту

6.3. Основні принципи організації віртуального офісу проекту

резюме

Контрольні питання і завдання

література

6.1. Поняття офісу проекту

У цій главі розглядаються нові для російської практики питання організації офісу проекту [1] - специфічної інфраструктури, що забезпечує певний територіально розподілене простір для здійснення діяльності команди проекту. Питання останньої зачіпаються в аспектах, що стосуються її роботи в рамках офісу (гл. 6 і 20). Управління великим проектом, як правило, вимагає досить представницької команди, що складається з керівника (менеджера) проекту, менеджерів та спеціалістів за напрямами діяльності, ряду функціональних працівників, причому специфіка їх діяльності така, що:

»Команда як організаційна структура існує на час реалізації проекту;

»Склад команди проекту не є стабільною структурою, а змінюється в міру виконання етапів проекту, т. Е. Частина персоналу залучається на певні періоди, наприклад:

- Члени команди можуть працювати над проектом не повний робочий день, а певний час поряд з іншою, основною діяльністю;

- Члени команди проекту можуть працювати одночасно в різних стабільних організаціях, здійснюючи функції з реалізації проекту паралельно основній роботі;

- Члени команди проекту можуть функціонувати територіально розподілений не тільки в межах одного міста, але і в межах віддалених один від одного міст, а також в різних країнах.

Це накладає особливі вимоги на організацію роботи команди, головне з яких - необхідність організації інфраструктури, яка дозволила б реалізовувати як централізовані, так і децентралізовані функції проекту і забезпечити конфіденційність і захист комерційної таємниці проекту. Такий інфраструктурою є офіс команди проекту. Ідеологія офісу, прийнята в розвинених країнах, трактує його не тільки і не стільки як окреме, обладнане комп'ютерною та оргтехнікою приміщення (приміщення), в якому здійснюється управління проектом, а як інфраструктуру, яка забезпечує всі процеси управління проектом.

офіс проекту - Специфічна інфраструктура, що забезпечує ефективну реалізацію проекту (або портфеля проектів) в рамках системи комп'ютерних, комунікаційних та інформаційних технологій і відпрацьованих стандартів здійснення діяльності та комунікацій.

Основне призначення офісу проекту в даному трактуванні - забезпечення ефективної комунікації членів команди проекту в спільному виконанні робіт, що можливо тільки при наявності розвинених засобів зв'язку, комп'ютерів і специфічного програмного забезпечення, засобів телекомунікації, різноманітної оргтехніки, сучасних інформаційних технологій та ін. Офіс проекту - це оптимальним чином організоване середовище (в традиційному розумінні місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси управління проектом, проводити наради, вести переговори з партнерами, зберігати проектну документацію.

У російській практиці управління проектами ідеологія офісу проекту практично не використовується. У західній системі управління проектами офіс проекту в самому узагальненому вигляді розуміється як:

»Певний набір робочих місць, прив'язаних до конкретних географічних координат, в тому числі:

- Головний офіс, де розміщується менеджер проекту, зберігається основна документація, проводяться важливі наради, встановлені засоби зв'язку, комп'ютерне обладнання, оргтехніка та ін .;

- Набір територіально розподілених офісів (обладнаних робочих місць, в тому числі домашніх, мобільних) окремих груп або членів команди проекту, де встановлені засоби комунікацій, комп'ютери, оргтехніка;

» віртуальний офіс, Не прив'язаний до певного місця, а представляє собою програмно-телекомунікаційне середовище, що забезпечує можливість роботи і комунікацій за єдиними стандартами.

Питання проектування офісу як комплексу робочих місць розглянуті в п. 6.2. Основні поняття, принципи, склад віртуального офісу розглядаються в п. 6.3. У зв'язку з тим що детальний склад офісу - і як комплексу робочих місць, і як програмно-телекомунікаційного середовища - істотно залежить від специфіки конкретного проекту, в даних розділах наводяться основні принципи і вимоги, проілюстровані на прикладах.

В многопроектной системі офіс проекту, як правило, являє собою багаторівневу систему:

на першому рівні цієї системи розглядаються конкретні проекти і принципи їх моніторингу. На цьому рівні працює одна або кілька команд менеджерів, що забезпечують планування проектів з урахуванням обмежених ресурсів, оцінки витрат і майбутньої вартості проекту, а також контроль поточного стану проекту і підготовку звітів. Тут використовуються традиційні інструменти та інформаційні технології моніторингу проектів;

на другому рівні розглядаються питання формування портфеля проектів організації, їх взаємозв'язку і раціонального наповнення. Базовими на цьому рівні є: інструменти тендерів (для поповнення портфеля замовлень), стратегічного менеджменту, управління спільними ресурсами та управління якістю в проектах;

на третьому рівні вирішуються завдання корпоративної політики розвитку проектної організації.

В однопроектной системі офіс орієнтований на управління конкретним проектом.

Експертна оцінка показує: такий підхід визначає 30-40% економії витрат на проекти і часу їх реалізації.

Основні вимоги до організації офісу проекту:

»Наявність реального управлінського офісу - приміщення;

»Єдині внутрішньофірмові стандарти підготовки та супроводу проектів (проекту);

»Інформаційна технологія управління проектами;

»База даних і шаблонів типових рішень по проектам;

»Комп'ютерна мережа, що сполучається з Internet;

»Віртуальний офіс на базі комп'ютерних мереж, що забезпечує функціонування команди проекту в режимі реального часу, не дивлячись на територіальну розподіленість членів команди.

основа віртуального офісу - Розподілена комп'ютерна система на базі телекомунікаційних мереж, що дозволяє користуватися єдиними програмними засобами, єдиними базами даних і знань, вести єдиний облік, контроль, моніторинг робіт по проекту, проводити відеоконференції, телекомунікаційні наради в реальному режимі часу.

Переваги віртуального офісу пов'язані з можливістю організації ефективної розподіленої системи управління проектами (з підключенням домашніх і мобільних офісів). Такий проектний офіс містить 2 групи програмних засобів в рамках технології «клієнт-сервер» або інший мережевий технології. Перша група програмних засобів розміщується на сервері і включає засоби ведення баз даних, наприклад Oracle, Informix, для взаємодії проекту з менеджерами. Друга група розміщується на робочому місці клієнта і на основі Internet (або іншої системи обміну інформацією) підтримує функції віртуального офісу. Ці віртуальні функції першого рівня дозволяють менеджеру проекту фіксувати поточний стан проекту по ресурсам, виконання робіт і витрат не залежно від реального знаходження членів команди проекту. При цьому використання мобільної техніки «Notebook + модем + мобільний телефон» робить віртуальну частина офісу мобільного.

6.2. Основні принципи проектування та склад офісу проекту

В даному розділі розглядаються принципи організації офісу як комплексу робочих місць. Сучасне поняття офісу включає в себе велику кількість технічних і організаційних рішень:

1. приміщення:

»Проектування просторово-планувальних рішень - основних приміщень головного офісу проекту;

»Опрацювання питань інтер'єру і внутрішньої обробки приміщень, облаштування меблями;

2.Оргтехніка та допоміжне обладнання:

»Пристрою для організації документообігу;

»Організаційні засоби - дошки для малювання, планшети для календарних графіків, обладнання для проведення нарад та ін .;

»Організаційна техніка - копіри, проектори, знищувачі паперу;

»Засоби безпеки - сигналізація, регламентація доступів в приміщення;

»Господарський інвентар і обладнання;

3.Програмно-комп'ютерні комплекси, засоби зв'язку і тілі

комунікацій:

»Комп'ютерна техніка - мережеве обладнання, комп'ютери, сервери, принтери;

" програмне забезпечення;

»Засоби зв'язку - телефонні станції, телефонні апарати, канали зв'язку, пейджери, мобільні телефони.

Всі ці аспекти взаємопов'язані і тому, говорячи про офіс, слід мати на увазі, що мова йде про єдину організаційно-технічну систему.

Програмно-комп'ютерні засоби, засоби комунікацій і інформаційні технології детально розглянуті в гл. 22. У цьому розділі ці питання розглядаються з точки зору їх місця при організації офісу.

Конкретний проект характеризується специфікою бізнес-процесів його реалізації. під бізнес-процесами розуміється сукупність дій, процедур, які складають зміст одного завершеного циклу, акту бізнес-діяльності. Наприклад, бізнес-процес збуту починається з заповнення форми замовлення менеджером відділу збуту, триває плануванням виробництва, підтвердженням доставки від дистриб'юторів, формуванням рахунки-фактури у фінансовій бухгалтерії, контролем за наданим товарним кредитом і зарахуванням грошей на рахунок постачальника.

Бізнес-процес розбивається на окремі бізнес-операції (Наприклад, оформлення рахунку або доставка продукції). Елементи бізнес-процесу: генерація ідеї, що визначає загальний напрямок процесу, формування задуму, формулювання цілей, встановлення змісту процесу, планування операції - співвіднесення поставлених завдань і наявних ресурсів з метою мінімізації витрат, складання бізнес-плану, укладення контракту, опрацювання ресурсного забезпечення, реалізація процесу і його завершення.

По суті, кожен бізнес-процес в своєму роді представляє якийсь проект, і його реалізація проводиться в рамках методології управління проектами. Для конкретного проекту проводиться розбиття на окремі види бізнес-процесів (гл. 2, розділ 2.8, і гол. 13).

Реалізація бізнес-процесів в рамках управління проектом повинна бути організована оптимальним чином, і це пред'являє свої вимоги до організації офісу:

»Інформаційний супровід бізнес-процесу має бути орієнтоване на оптимальне за часом і витратам його виконання;

»Має бути виключено дублювання бізнес-операцій;

»Менеджери, які діють в рамках одного бізнес-процесу, повинні бути пов'язані засобами комунікацій і, в разі розташування в одній географічній точці, локалізовані від менеджерів, що виконують інші функції.

Це найзагальніші вимоги. У цьому розділі ми не розглядаємо питання оптимізації бізнес-процесів, однак слід зазначити, що їх структура визначає локалізації та структуру офісу. Тому питань проектування бізнес-процесів команди проекту має бути приділена першочергова увага при проектуванні офісу проекту.

Послідовність проектування офісу показана на рис. 6.2.1.

Мал. 6.2.1. Схема проектування офісу проекту

Всі кроки мають здійснюватися з урахуванням (з накладенням) результатів попередніх кроків і бажано з інтеграцією в єдиній базі даних.

Проектування організаційної структури та бізнес-процесів можна здійснювати з використанням спеціалізованих програмних засобів, наприклад продукту Visio2000.

При цьому в якості різних показників бізнес-операцій і бізнес-процесів можна закладати необхідні ресурси і вимоги до них.

Проектування приміщень і площ зазвичай проводиться в спеціалізованому програмному продукті, наприклад в AutoCAD. Для суміщеного проектування архітектури, інтер'єру, організаційної структури та бізнес-процесів можна експортувати креслення з AutoCAD в Visio2000. Приклад єдиного підходу до формування просторової, організаційного середовища і оптимізації бізнес-процесів наведено на рис. 6.2.2.

Мал. 6.2.2. Просторово-організаційне середовище офісу проекту (приклад фрагмента)

На ньому представлена ??схема планування офісу, розміщення комп'ютерів і засобів зв'язку, розміщення персоналу відповідно до бізнес-процесами, реалізованими ім.

Доцільно розглядати організаційну структуру команди проекту і реалізовані бізнес-процеси в рамках управління проектом в комплексі для оптимізації офісу і системного аналізу технічних, організаційних та економічних рішень. Даний підхід корисний з огляду на те що сучасні рішення по проектуванню і організації роботи офісу проекту є комплексними.

Система безпеки не тільки запобігає несанкціонований доступ в приміщення, але за допомогою магнітних ключів регламентує користування оргтехнікою, комп'ютерами (для використання техніки необхідно докласти свій ключ), контролює використання організаційної техніки, дозволяє визначати місцезнаходження співробітників всередині офісу, регламентує доступ до інформації (як паперової, так і на електронних носіях), контролює місцезнаходження меблів, устаткування та інших матеріальних цінностей.

Сучасні комп'ютери, засоби зв'язку та інформаційні технології настільки зрослися, що слід розглядати їх як єдину інформаційно-телекомунікаційну систему. За одним і тим же каналам зв'язку передаються і телефонні повідомлення, і дані. При цьому можна звертатися з комп'ютера до телефонних станцій та апаратів (програмувати автоматичне обзвонювання, розсилку факсів, організацію та проведення нарад). Існуючі телефонні станції можуть бути налаштовані так, що співробітники отримають можливість дзвонити і передавати дані тільки тим співробітникам, які з ними безпосередньо пов'язані в ході виконання бізнес-процесів.

Природно, одне з важливих рішень (з точки зору організації роботи офісу) - програмне забезпечення, вибір і впровадження якого повинні реалізувати роботу повноцінного електронного офісу як єдиної інтегральної intranet-середовища, яка регламентує всі взаємозв'язки співробітників, організуючою роботу з документами, їх зберігання, архівування, знищення. При цьому можливо реалізовувати програмно-апаратні комплекси, що організують і систематизують як електронний, так і паперовий документообіг.

Електронний офіс проекту створюється як система, орієнтована в першу чергу на роботу з інформацією у вигляді документів, що передбачає заміну ручних методів обробки документів автоматизованими процедурами.

Програмно-телекомунікаційне середовище офісу спирається на розвинуте інформаційне забезпечення проекту, яке має надавати можливість інтегрованої обробки всіх видів інформації, що циркулює в системі, в тому числі документів, породжених електронним і паперовим документообігом: зовнішньою і внутрішньою листування, що здійснюється як в електронній, так і в паперовій формі.

База даних документів повинна бути елементом єдиної бази даних, інформації і знань команди проекту; вона формується як централізований електронний архів документів (що включає, в тому числі, і паперові оригінали, і електронні копії оригіналів паперових документів). Система управління базою даних документів повинна забезпечувати:

»Централізовану реєстрацію всіх документів, які циркулюють в системі;

»Зберігання документів в електронному вигляді в різних форматах;

»Ведення централізованого каталогу документів проекту, що забезпечує можливість їх пошуку (по ключовим атрибутам, з використанням повнотекстовий пошук і т. Д.);

»Зберігання повної історії роботи з документами (хто, коли і як працював з документом), а також різних версій документів;

»Надійну систему захисту документів, регламентацію доступу персоналу до документів різного призначення;

»Можливість підтримки архівів документів на всіх видах зовнішніх пристроїв, включаючи магніто-оптичні та бібліотеки лазерних компакт-дисків.

Прикладне програмне забезпечення документообігу офісу проекту має включати такі ключові компоненти:

»Систему управління зберіганням документів - програмне забезпечення, що реалізує функції управління єдиним до кументарним фондом проекту (централізованим архівом);

»Систему управління документообігом - програмне забезпечення, що реалізує адміністрування документообігу, управління маршрутизацією і рухом документів, координацією документопотоков, контролем за пересуванням документів, за своєчасної їх обробкою і т. Д .;

»Набір стандартних бізнес-додатків, що використовуються командою проекту для підготовки документів - текстових процесорів, електронних таблиць і т. П., Набір спеціалізованих функціональних додатків, призначених для підготовки документів (на відміну від стандартних бізнес-додатків вони взаємодіють з базою даних, що підтримує структуровану інформацію);

»Систему експорту / імпорту документів.

Архітектура електронного офісу проекту представлена ??на рис. 6.2.3.

Як центральний керуючого блоку програмного забезпечення електронного офісу виступає система управління повноваженнями користувачів, яка:

»Здійснює розмежування доступу користувачів до інформації (в тому числі до документів різного ступеня секретності);

»Здійснює регламентацію доступу користувачів до функцій, що надаються системою.

Рекомендації по використанню конкретних програмних засобів документообігу, а також їх інтеграції в загальну програмно-інформаційне забезпечення проекту наведені в гл. 22. У даному розділі розглядаються аспекти комунікацій в додатку до проектування офісу проекту.

6.3. Основні принципи організації віртуального офісу проекту

В даний час поняття і ідеологія віртуального офісу проекту набуває все більшого значення у зв'язку з розвитком мережі Internet і зростанням значення програмно-інформаційного та комунікаційного аспекту управління проектами.

Мал. 6.2.3. Архітектура електронного офісу проекту

Принципи віртуальних інфраструктур розробляються і практично реалізуються в розвинених країнах Заходу з середини 90-х рр.

У світовій теорії і практиці управління визначення «віртуальний» стало ключовим. Все частіше говорять про віртуальних продажах, банківських операціях, фондах, фабриках і організаціях. В принципі віртуальна інфраструктура має ті ж можливості і потенціал, що і традиційна організація. Але в той же час віртуальна інфраструктура є принципово новою концепцією організаційної структури для інтеграції діяльності кінця XX - початку XXI ст. Поняття віртуального підприємства є природним розвитком поняття комп'ютерно-інтегрованого виробництва, а в більш загальному контексті - характерним прикладом побудови комп'ютерно-інтегрованої організації на основі нових інформаційних і комунікаційних технологій.

віртуальне підприємство має на увазі мережеву, комп'ютерно-опосередковану організаційну структуру, що складається з неоднорідних компонентів, розташованих в різних місцях. Тоді прикметник «віртуальне» може інтерпретуватися як «штучно утворене», або як «уявне, що не існує в реальному фізичному просторі», або як «розширене за рахунок спільних ресурсів». Тут у наявності явна комп'ютерна аналогія з поняттям «віртуальної машини», де жоден процес не може монопольно використовувати жоден ресурс, і всі системні ресурси принципово вважаються ресурсами спільного застосування.

Віртуальне підприємство створюється шляхом відбору потрібних організаційно-технологічних ресурсів з різних підприємств і їх інтеграції з використанням комп'ютерної мережі. Це призводить до формування гнучкої і динамічної організаційної системи, найбільш пристосованою для успішного бізнесу в швидко мінливому середовищі.

Повністю віртуального, т. Е. Що не має базових структур в реальному фізичному просторі, підприємства, звичайно, не може бути. Тут мова йде про інтенсивний взаємодії реально існуючих фахівців і підрозділів різних підприємств у віртуальному просторі, реалізованим на основі новітніх інформаційних і комунікаційних технологій.

Таким чином, можна розділити питання офісу як базового місця (розглянуто в попередньому розділі) і віртуального офісу як рассредоточенного комп'ютерно-інформаційного простору (розглядається в цьому розділі).

З практичної точки зору, віртуальне підприємство є мережа вільно взаємодіючих (і взаімосодействіе) агентів, що знаходяться в різних місцях. Ці агенти розробляють спільний проект (або ряд взаємопов'язаних проектів), перебуваючи між собою у відносинах партнерства, кооперації, співпраці, координації та т. П.

Поняття віртуальної інфраструктури ідеально підходить для формування офісу проекту. Об'єднання ресурсів при створенні віртуальних офісів проектів характеризується територіальної незалежністю; інакше кажучи, прийняття рішень і рішення задач за принципом поділу праці відбуваються незважаючи на регіональні межі. Співпраця членів команди проекту носить тимчасовий характер або організовується на певний термін. Переваги віртуальних мереж в такому випадку очевидні: розширення діючого ресурсного потенціалу йде без втрати гнучкості; внутрішня координація здійснюється за допомогою інформаційної технології, підкріпленої культурою взаємної довіри; можливо паралельне управління найрізноманітнішими процесами в ході реалізації проектів. Основним і системоутворюючим принципом для функціонування тимчасового мережевого віртуального офісу проекту, що виходить за межі окремої фірми, є послідовне і ефективне використання сучасних інформаційних і комунікаційних технологій. Орієнтовна схема організації віртуального офісу проекту представлена ??на рис. 6.3.1.

Мал. 6.3.1. Орієнтовна схема організації віртуального офісу проекту

Розглянемо основні принципи віртуальних інфраструктур. У таблиці 6.3.1. наведені основні відмінності традиційних організаційних структур від віртуальних інфраструктур.

Таблиця 6.3.1

Основні відмінності традиційних і віртуальних інфраструктур

 форма  основна ціль  типові ознаки  Відмінності від віртуальної організації
 Групова або проектна організація  Окремі проекти з метою вирішення складних і ризикових задач  * Тимчасова організаційна структура * Співпраця різних підрозділів і ієрархічних рівнів  * Обмеження певними областями завдань, що диктуються галузевої або ринкової обстановкою * Відсутність стратегічної управлінської концепції
 Внутрифирменное організаційне утворення  Псевдосамостоятельние структури для підвищення ефективності  * Псевдосамостоятельние одиниці * Самоорганізація * Внутрифирменное підприємництво  * Тимчасової коопераційної мережею не є * Компетенції з третьою стороною не пов'язує
 Стратегічний альянс або спільне підприємство  Господарське співпрацю для отримання переваг у часі, витратах, ноу-хау  * Довгострокове співробітництво за взаємною участю * Використання загального процесу виробництва благ  * Довгострокова кооперація з небагатьма партнерами * Як правило, взаємна участь в капіталі * Зазвичай жорсткі, міцні договірні зв'язку
 Віддача робіт на сторону  Виокремлення та передача своєрідних завдань третій стороні  * Концентрація на власних компетенціях * Договірні, а не культурні, зв'язку * Окремі фази виробництва благ  * Класичний підхід «виробляти або купувати» * Договірні зв'язки зазвичай з одним партнером * Переміщення частин виробництва за межі підприємства
 багатонаціональна підприємство  Міжнародна, іноді глобальна діяльність підприємств для отримання вигоди від розширення масштабів виробництва або асортименту продукції  * Правове угоду між підприємствами * Загальна господарська політика  * Правова одиниця на тривалий термін * Стабільність складу партнерів * Слабка ринкова рухливість

Простір віртуалізації включає чотири категорії явищ - віртуальний ринок, віртуальну реальність, а також внутрішньо-і міжорганізаційні мережеві об'єднання. Останні охоплюються одним поняттям - віртуальні інфраструктури.

під віртуальним ринком розуміються пропоновані системою Internet комунікаційні та інформаційні послуги комерційного призначення.

Віртуальна реальність - Це імітація реальних процесів розробок і виробництва в комп'ютерному просторі, яке одночасно є і середовищем, і інструментом. Як інструмент вона дозволяє інтуїтивно вибудувати складні структури, як середовище - дає можливість подумки уявити проект, продукт, будівлі, робочі місця, машини і обладнання до того, як вони знайдуть реальне існування. Основні галузі використання результатів цих досліджень - створення віртуальних прототипів проектів, а також здійснити віртуальну планування праці і виробництва.

внутрішньоорганізаційні мережі охоплюють широку гаму робіт на дому и робіт з використанням засобів телекомунікацій, а також робіт із застосуванням банків знань або мереж знань. Їх загальна ознака - об'єднання в цілісну мережу окремих співробітників (членів команди проекту) за допомогою сучасних інформаційних і комунікаційних технологій. Піонери в цій частині віртуальної організації праці - компанії IBM, Siemens, а також великі консультаційні підприємства і банки.

Інфраструктура віртуального офісу проекту повинна включати наступні основні складові:

»Мережу Internet;

»Міжнародний стандарт для обміну даними, наприклад за моделями продукції STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

»Стандарти взаємодії прикладних програм, наприклад стандарти CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Головні ознаки, що розкривають зміст поняття «віртуальний офіс проекту»:

»Інтеграція кращих засобів і досвіду різних підприємств в рамках стратегічно доцільної команди проекту;

»Організація по проектам або навколо ключових процесів (наскрізних ділових процесів життєвого циклу проекту, продукту);

»Освіту автономних робочих груп, забезпечення співробітництва та координації осіб та колективів, просторово віддалених один від одного;

»Тимчасовий характер, гнучкість, можливість швидкого освіти, розвитку, переструктурування і розформування в потрібний час;

»Поєднання децентралізації і централізації в управлінні при переважному розвитку децентралізованого (розподіленого) управління, пріоритет координаційних зв'язків;

»Максимально широкий розподіл і гнучке перерозподіл повноважень влади, прийняття рішень на всіх рівнях організаційної ієрархії, поєднання висхідного і спадного проектування;

»Організація групової взаємодії фахівців за допомогою ЕОМ, включаючи« зустріч в мережі »(meeting on the network) і узгоджені потоки роботи (workflow), забезпечення вільного обміну ідеями всередині і між рівнями організаційної ієрархії;

»Розробка неоднорідних комп'ютерних середовищ і мереж, використання архітектури клієнт-сервер, застосування програмних засобів забезпечення колективної діяльності (groupware) різного класу.

Зазначені принципи пов'язані з широким розвитком і використанням нових інформаційних і комунікаційних технологій (НІТ / НКТ) для управління людськими ресурсами та планування діяльності команди проекту, моделювання та оптимізації процесів взаємодії (кооперації і координації) між різними менеджерами команди.

Завдяки сучасним телекомунікацій, вже не принципові географічне положення і державна приналежність партнерів. Нові можливості інформаційної взаємодії дозволяють будувати кооперацію в формі віртуального офісу проекту, що діє протягом життєвого циклу проекту, продукту.

Програмно-комунікаційне середовище віртуального офісу спирається на безперервну інформаційну підтримку життєвого циклу проекту. У західній методології така підтримка називається CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support).Сьогодні CALS за своєю суттю - глобальна стратегія підвищення ефективності бізнес-процесів, які виконуються в ході життєвого циклу проекту, продукту за рахунок інформаційної інтеграції та наступності інформації, яку породжує на всіх етапах життєвого циклу.

Засобами реалізації даної стратегії є CALS-технології, в основі яких лежить набір інтегрованих інформаційних моделей - самого життєвого циклу і виконуваних в його ході бізнес-процесів, продукту (вироби), виробничої та експлуатаційної середовища та ін. Можливість спільного використання інформації забезпечується застосуванням комп'ютерних мереж і стандартизацією форматів даних, що забезпечує їх коректну інтерпретацію.

Ідеальна основа для вирішення поставленого завдання - використання єдиної інтегрованої моделі проекту і його життєвого циклу, яка описує об'єкт настільки повно, що виступає в ролі єдиного джерела інформації для будь-яких виконуваних в ході життєвого циклу процесів.

Ключове поняття для віртуального підприємства - концепція багатокористувацької бази даних. Вона повинна містити всю необхідну інформацію для комп'ютерної підтримки життєвого циклу проекту і повинна бути доступна в оперативному режимі всім членам команди проекту.

Стандарти CALS покривають весь спектр потреб користувачів, забезпечуючи єдине подання тексту, графіки, інформаційних структур і даних про проект, супроводі і виробництві, включаючи звук, відео, мультимедійні засоби, передачу даних, зберігання даних, документацію і багато іншого для всіх додатків.

В основі віртуального офісу проекту повинна лежати ідеологія інтегрованої Інтранет-середовища (Intranet), яка являє собою технологію управління комунікаціями проекту, і в цьому її відмінність від Інтернет (Internet) - технології глобальних комунікацій.

У реалізації комунікацій проекту виділяють 3 рівня:

»Апаратний;

»Програмний;

»Інформаційний.

З точки зору апаратного і програмного рівнів комунікації - це організація надійного каналу з'єднання і передача інформації без спотворень, організація зберігання інформації і ефективний доступ до неї. У плані технічної реалізації цих рівнів Intranet практично не відрізняється від Internet. Там такі ж локальні і глобальні мережі; ті ж програми: Internet-навігатори, Web-сервери, електронна пошта, телеконференції і навіть ті ж виробники програмного забезпечення.

Головна відмінна риса Intranet криється в інформаційному рівні комунікацій, який в значній мірі визначається специфікою проекту і найбільш істотний для управління проектом. При цьому апаратний і програмний рівні комунікацій є забезпечують. Інформаційне забезпечення може мати різну базову технологію передачі і зберігання інформації. Паперові документи, листи і записки, дошки оголошень, корпоративні газети, телефони - все це становить традиційну технологію зберігання і передачі інформації. Технологія Intranet перетворила паперові документи в електронні сторінки і файли; дошки оголошень - в Web-сервер; записки і телефонні дзвінки - в повідомлення електронної пошти; газетні новини - в подієві повідомлення сервера телеконференцій. Intranet робить комунікації проекту більш надійними, швидкими і інтенсивними, а доступ до інформації прискорюється і спрощується.

З інформаційної точки зору, комунікації - це пошук і передача знань. Можна виділити наступні три великі групи методів управління інформаційним забезпеченням бізнес-процесів, в тому числі:

»Поданням діяльності офісу і команди проекту з точки зору ресурсів (фінансів, матеріальних запасів, кадрів), при якому повинно бути забезпечено управління ресурсами і контроль за ними;

»Уявлення роботи офісу і команди як системи бізнес-процесів. Центральними поняттями тут виступають процес, функція, дані, подія. Основна мета управління для цих методів - забезпечення координації подій і функцій;

»Уявлення офісу і команди як системи невеликих колективів співробітників, які вирішують загальну задачу, а в ролі організують факторів виступають знання та ефективні комунікації. Головним ресурсом управління стає база знань проекту, в якій члени команди проекту можуть швидко знайти інформацію для прийняття правильного рішення і розуміння один одного. Ця база концентрує в собі колективний досвід команди і створює контекст проектних комунікацій. Основна мета управління - забезпечення координації, комунікації і швидкого пошуку інформації для самостійного прийняття рішення.

Використання Intranet-технології особливо ефективно в управлінні проектами, де комунікації - критично важлива складова стратегії діяльності.

РЕЗЮМЕ

Ідеологія офісу проекту - нова в російській діловій практиці, для якої стійка організаційна структура та офіс для сформованої організаційної структури є умовами ведення бізнесу.

У практиці розвинених країн все більша увага приділяється створенню гнучких і адаптивних організаційних структур і віртуальних інфраструктур для управління бізнесом і, зокрема, для управління проектами. Віртуальна, територіально розподілена структура офісу проекту, що базується на програмно-комунікаційних засобах, єдиній інформаційній базі, адекватно відповідає ідеології управління проектом.

Контрольні запитання І ЗАВДАННЯ

1. Які нетрадиційні складові включаються в поняття «офіс проекту»?

2. У чому головні відмінності понять «офіс проекту» і «офіс компанії»?

3. У чому специфіка віртуального офісу проекту?

4. У чому головна специфіка віртуальності офісу в порівнянні з традиційними офісами?

5. Чи можна говорити про офіс проекту без інформаційних і комп'ютерних технологій?

6. Чи може віртуальний офіс проекту, підприємства базуватися на одному комп'ютері без мережевої зв'язку?

7. У чому відмінності віртуального і електронного офісу?

8. Назвіть основні складові віртуального офісу проекту.

ЛІТЕРАТУРА

1. Project Management Handbook 2 edition Edited by David I.Cleland and William R. King New-York VAN NOSTRAND REINOLD 1 988.

2. Віртуалізація як можливий шлях розвитку управління/ X. А. Вют-рих, А. Ф. Філліп (Університет бундесверу, м Мюнхен (Німеччина) // Проблеми теорії і практики управління. - № 1, 2000..

3. Доповідь на Міжнародній науковій конференції «Наука управління на порозі XXI століття».Мільнер Б., Державна академія управління ім. С. Орджонікідзе. М., 1997..

4. Мільнер Б. Теорія організації:Підручник. - М .: «ИНФРА-М», 1999.




Попередня   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   Наступна

Етапи розвитку методів управління проектами | Створення нових (адаптація діючих) структур | Підготовка кадрів | фінансування | технологія управління | Всі думки, які мають величезні наслідки, завжди прості. | Життєвий цикл проекту | Але ще більше обмірковуй «як»! | Що люблю я, а про те, що любить риба. | І все одно на титульному аркуші видання стояло «Британська енціклопудія». |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати