Головна |
Функціонування торгового підприємства забезпечується інформаційними комунікаціями. Одне зі значень слова «комунікація» (лат. Communicaio) трактується як повідомлення, передача думок. У перекладі з англійської мови communicate - передавати, повідомляти. У контексті функціонування організації інформаційні комунікації є процес обміну інформацією про стан і процеси, що відбуваються у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації. Передана інформація класифікується за рядом ознак.
За способом виникнення розрізняють формальну і неформальну інформацію. Формальна інформація є відображенням організаційних зв'язків між елементами організаційної структурою. Вона обслуговує процес реалізації функцій і формується шляхом використання формальних методів її збору, обробки і передачі, що фіксуються у відповідних регламентах. Неформальна інформація виникає спонтанно і не піддається регулюванню з боку керівництва. В організації вона може приймати форму чуток, причиною виникнення яких є недостатній обсяг формальної інформації.
За місцем виникнення розрізняють зовнішню і внутрішню інформацію. Зовнішня інформація формується у зовнішньому середовищі організації. Внутрішня утворюється в самій організації і є продуктом її життєдіяльності. Між внутрішнім і зовнішнім середовищем відбувається постійний обмін інформацією. У зовнішнє середовище надходить
158
Глава 5. Сполучні процеси в управлінні ...
інформація, необхідна партнерам для укладення ділових угод, кредитування, в статистичні і податкові органи, реклама. Для функціонування організації необхідна інформація про ринки, чинному законодавстві, про конкурентів і ін. внутрішня інформація диференціюється на вертикальну, передану від вищих рівнів на нижчі і назад, і горизонтальну, передану в межах одного рівня організаційної структури.
За формою передачі та сприйняття розрізняють інформацію, що виникає в процесі міжособистісного спілкування (вербальну і невербальну), і інформацію, передану на певних носіях у вигляді тексту, формул, таблиць, графіків, зображення. Носіями інформації можуть бути паперові, аудіо- та відеозаписи.
Досить велика класифікація інформації за змістом. Наприклад, формальну інформацію можна поділити на торгово-оперативну, облікову, планову, контрольну, звітну і т. Д.
Реалізація функцій інформації забезпечується за рахунок дотримання ряду вимог. Найбільш важливими з них є:
1. Оптимальність обсягу подання інформації. Наявність інформації в обсязі, що перевищує потреби користувача, призводить до зниження ефективності її сприйняття і використання, збільшує непродуктивні витрати, пов'язані зі збором, обробкою і зберіганням зайвої інформації. Недолік інформації знижує якість прийнятих рішень і результативність дій. У зв'язку з цим великого значення набуває регулювання інформаційних потоків, що дозволяє регламентувати обсяг інформації, необхідної для реалізації встановлених цілей.
2. Адекватність відображення станів і процесів. Інформація повинна однозначно фіксувати специфіку об'єкта, не допускати різних її тлумачень. Важливою проблемою є підбір показників, найбільш адекватно відображають досліджувані характеристики.
3. Ефективність сприйняття. Йдеться, перш за все, про структуру і формі подачі інформації, що сприяють швидшому її засвоєнню і запам'ятовуванню.
5.1. Інформаційна система організації торгівлі 159
4. Своєчасність подання. Терміни подання інформації повинні забезпечувати швидку реакцію організації на зміни, що відбуваються в зовнішньому і внутрішньому середовищі, задовольняти потреби користувача. Жорсткий контроль термінів дозволить уникнути можливих втрат, пов'язаних з їх недотриманням.
У процесі переміщення інформація втрачається і спотворюється. Причиною цього можуть бути організаційні чинники (неефективне регламентування і регулювання інформаційних потоків, неефективна організаційна структура) і особистісні чинники (незадовільний соціально-психологічний клімат в колективі, свідоме чи несвідоме спотворення інформації окремими працівниками, фільтрація інформації на основі суб'єктивних оцінок її важливості). В результаті при проходженні інформації по вертикалі залежно від розміру підприємства і ряду інших чинників втрачається, за різними оцінками, від 50 до 90%. Горизонтальні комунікації значно ефективніше.
Підвищити ефективність інформаційних комунікацій можна кількома способами, вибір яких визначається причиною втрати інформації.
1. Організаційні методи. Пов'язані з усуненням недоліків організаційної структури, які призводять до втрати інформації, із здійсненням організаційних кадрових рішень і заходів, що сприяють ефективному обміну інформацією. До організаційних методів відносять: скорочення рівнів управління, перерозподіл функцій, формування міжфункціональних підрозділів, груп, введення посади менеджера-інтегратора, ротація персоналу.
2. Регулювання інформаційних потоків. Регламентування кількісної та якісної потреби в інформації відповідно до функцій і завдань, реалізованими на даному робочому місці.
3. Введення регламентів, які забезпечують однозначне сприйняття інформації персоналом.
4. Впровадження організаційних форм обміну інформацією між учасниками рішення задачі, в тому числі заснованих на використанні сучасних програмних продуктів, що дозволяють здійснювати взаємодію через персональні комп'ютери, віддалені один від одного
160
Глава 5, Сполучні процеси в управлінні ...
на будь-які відстані. До таких форм належать міні-наради, летючки, короткі обговорення проблем, селекторні наради, спільне прийняття рішень в режимі «телероботи».
5. Створення умов для неформального спілкування персоналу в робочий і неробочий час (організація неформальних зустрічей, спільне святкування ювілеїв, свят, днів народження, спільні поїздки за місто).
6. Впровадження програм, спрямованих на вдосконалення зворотного зв'язку в процесі обміну інформацією між керівництвом і підлеглими (наприклад, програма «відкритих дверей», що забезпечує доступність вищого керівництва для безпосереднього спілкування з підлеглими).
7. Проведення опитувань персоналу, що дозволяють з'ясувати недоліки в інформаційному обміні. Питання, що ставляться повинні дозволити оцінити: обсяг, якість і своєчасність Доводимо до персоналу інформації, проблеми інформаційного забезпечення, з якими стикаються працівники, ступінь задоволеності працівників обсягом одержуваної інформації з точки зору реалізації встановлених функцій, результативність спілкування з безпосереднім керівником.
8. Використання прийомів, що дозволяють усунути проміжні ланки в процесі передачі інформації: телефони довіри, ящики для пропозицій і зауважень, повідомлення, що направляються по електронній пошті, стінні газети. На великих підприємствах торгівлі можуть видаватися газети, журнали, функціонують радіотрансляціоннние мережі, студії телебачення.
ЦІЛІ І СТРАТЕГІЇ РОЗВИТКУ ТОРГІВЛІ | МОДЕЛІ організаційних структур І ОБЛАСТЬ ЇХ ЗАСТОСУВАННЯ | Моделі організаційних структур ... | У ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ | АНАЛІЗ І ПРОЕКТУВАННЯ СТРУКТУРИ ОРГАНІЗАЦІЇ | Е. З. Аналіз та проектування структури організації 129 | Особистісна специфікація посади | КОНТРОЛЬ ЯК ФУНКЦІЯ УПРАВЛІННЯ, ЙОГО ВИДИ ТА ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ | Контроль як функція управління, його види ... 145 | ПРОЕКТУВАННЯ ТА РЕАЛІЗАЦІЯ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ |