На головну

S.1. ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ТОРГІВЛІ

  1. Amp; 8. Держава - ядро ??політичної організації суспільства
  2. I. НОРМАТИВНА БАЗА ДЛЯ РОЗРОБКИ ПОЛОЖЕННЯ ПРО ПЕРВИННОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ПРОФСПІЛКИ
  3. I.2.3) Система римського права.
  4. II.5.1) Поняття і система магістратур.
  5. III. Нормативно-правова база щодо організації та проведення діагностичної діяльності.
  6. IV. МОВА ЯК СИСТЕМА І СТРУКТУРА
  7. Quot; виштовхує "ЛОГІСТИЧНА СИСТЕМА

Функціонування торгового підприємства забезпечується інформаційними комунікаціями. Одне зі значень слова «комунікація» (лат. Communicaio) трактується як повідомлення, передача думок. У перекладі з англійської мови communicate - передавати, повідомляти. У контексті функціонування організації інформаційні комунікації є процес обміну інформацією про стан і процеси, що відбуваються у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації. Передана інформація класифікується за рядом ознак.

За способом виникнення розрізняють формальну і неформальну інформацію. Формальна інформація є відображенням організаційних зв'язків між елементами організаційної структурою. Вона обслуговує процес реалізації функцій і формується шляхом використання формальних методів її збору, обробки і передачі, що фіксуються у відповідних регламентах. Неформальна інформація виникає спонтанно і не піддається регулюванню з боку керівництва. В організації вона може приймати форму чуток, причиною виникнення яких є недостатній обсяг формальної інформації.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню і внутрішню інформацію. Зовнішня інформація формується у зовнішньому середовищі організації. Внутрішня утворюється в самій організації і є продуктом її життєдіяльності. Між внутрішнім і зовнішнім середовищем відбувається постійний обмін інформацією. У зовнішнє середовище надходить


158


Глава 5. Сполучні процеси в управлінні ...


інформація, необхідна партнерам для укладення ділових угод, кредитування, в статистичні і податкові органи, реклама. Для функціонування організації необхідна інформація про ринки, чинному законодавстві, про конкурентів і ін. внутрішня інформація диференціюється на вертикальну, передану від вищих рівнів на нижчі і назад, і горизонтальну, передану в межах одного рівня організаційної структури.

За формою передачі та сприйняття розрізняють інформацію, що виникає в процесі міжособистісного спілкування (вербальну і невербальну), і інформацію, передану на певних носіях у вигляді тексту, формул, таблиць, графіків, зображення. Носіями інформації можуть бути паперові, аудіо- та відеозаписи.

Досить велика класифікація інформації за змістом. Наприклад, формальну інформацію можна поділити на торгово-оперативну, облікову, планову, контрольну, звітну і т. Д.

Реалізація функцій інформації забезпечується за рахунок дотримання ряду вимог. Найбільш важливими з них є:

1. Оптимальність обсягу подання інформації. Наявність інформації в обсязі, що перевищує потреби користувача, призводить до зниження ефективності її сприйняття і використання, збільшує непродуктивні витрати, пов'язані зі збором, обробкою і зберіганням зайвої інформації. Недолік інформації знижує якість прийнятих рішень і результативність дій. У зв'язку з цим великого значення набуває регулювання інформаційних потоків, що дозволяє регламентувати обсяг інформації, необхідної для реалізації встановлених цілей.

2. Адекватність відображення станів і процесів. Інформація повинна однозначно фіксувати специфіку об'єкта, не допускати різних її тлумачень. Важливою проблемою є підбір показників, найбільш адекватно відображають досліджувані характеристики.

3. Ефективність сприйняття. Йдеться, перш за все, про структуру і формі подачі інформації, що сприяють швидшому її засвоєнню і запам'ятовуванню.


5.1. Інформаційна система організації торгівлі 159

4. Своєчасність подання. Терміни подання інформації повинні забезпечувати швидку реакцію організації на зміни, що відбуваються в зовнішньому і внутрішньому середовищі, задовольняти потреби користувача. Жорсткий контроль термінів дозволить уникнути можливих втрат, пов'язаних з їх недотриманням.

У процесі переміщення інформація втрачається і спотворюється. Причиною цього можуть бути організаційні чинники (неефективне регламентування і регулювання інформаційних потоків, неефективна організаційна структура) і особистісні чинники (незадовільний соціально-психологічний клімат в колективі, свідоме чи несвідоме спотворення інформації окремими працівниками, фільтрація інформації на основі суб'єктивних оцінок її важливості). В результаті при проходженні інформації по вертикалі залежно від розміру підприємства і ряду інших чинників втрачається, за різними оцінками, від 50 до 90%. Горизонтальні комунікації значно ефективніше.

Підвищити ефективність інформаційних комунікацій можна кількома способами, вибір яких визначається причиною втрати інформації.

1. Організаційні методи. Пов'язані з усуненням недоліків організаційної структури, які призводять до втрати інформації, із здійсненням організаційних кадрових рішень і заходів, що сприяють ефективному обміну інформацією. До організаційних методів відносять: скорочення рівнів управління, перерозподіл функцій, формування міжфункціональних підрозділів, груп, введення посади менеджера-інтегратора, ротація персоналу.

2. Регулювання інформаційних потоків. Регламентування кількісної та якісної потреби в інформації відповідно до функцій і завдань, реалізованими на даному робочому місці.

3. Введення регламентів, які забезпечують однозначне сприйняття інформації персоналом.

4. Впровадження організаційних форм обміну інформацією між учасниками рішення задачі, в тому числі заснованих на використанні сучасних програмних продуктів, що дозволяють здійснювати взаємодію через персональні комп'ютери, віддалені один від одного


160


Глава 5, Сполучні процеси в управлінні ...


на будь-які відстані. До таких форм належать міні-наради, летючки, короткі обговорення проблем, селекторні наради, спільне прийняття рішень в режимі «телероботи».

5. Створення умов для неформального спілкування персоналу в робочий і неробочий час (організація неформальних зустрічей, спільне святкування ювілеїв, свят, днів народження, спільні поїздки за місто).

6. Впровадження програм, спрямованих на вдосконалення зворотного зв'язку в процесі обміну інформацією між керівництвом і підлеглими (наприклад, програма «відкритих дверей», що забезпечує доступність вищого керівництва для безпосереднього спілкування з підлеглими).

7. Проведення опитувань персоналу, що дозволяють з'ясувати недоліки в інформаційному обміні. Питання, що ставляться повинні дозволити оцінити: обсяг, якість і своєчасність Доводимо до персоналу інформації, проблеми інформаційного забезпечення, з якими стикаються працівники, ступінь задоволеності працівників обсягом одержуваної інформації з точки зору реалізації встановлених функцій, результативність спілкування з безпосереднім керівником.

8. Використання прийомів, що дозволяють усунути проміжні ланки в процесі передачі інформації: телефони довіри, ящики для пропозицій і зауважень, повідомлення, що направляються по електронній пошті, стінні газети. На великих підприємствах торгівлі можуть видаватися газети, журнали, функціонують радіотрансляціоннние мережі, студії телебачення.



Попередня   28   29   30   31   32   33   34   35   36   37   38   39   40   41   42   43   Наступна

ЦІЛІ І СТРАТЕГІЇ РОЗВИТКУ ТОРГІВЛІ | МОДЕЛІ організаційних структур І ОБЛАСТЬ ЇХ ЗАСТОСУВАННЯ | Моделі організаційних структур ... | У ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ | АНАЛІЗ І ПРОЕКТУВАННЯ СТРУКТУРИ ОРГАНІЗАЦІЇ | Е. З. Аналіз та проектування структури організації 129 | Особистісна специфікація посади | КОНТРОЛЬ ЯК ФУНКЦІЯ УПРАВЛІННЯ, ЙОГО ВИДИ ТА ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ | Контроль як функція управління, його види ... 145 | ПРОЕКТУВАННЯ ТА РЕАЛІЗАЦІЯ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати