загрузка...
загрузка...
На головну

Поняття уніфікованої системи документації, етапи роботи при проектуванні.

  1. B.3. Системи економетричних рівнянь
  2. D.3. Системи економетричних рівнянь
  3. Divide; несталий і перехідні режими роботи насосів
  4. I. 1. 1. Поняття про психологію
  5. I. 1. 3. Поняття про свідомість
  6. I. КУРСОВІ РОБОТИ
  7. I. Суб'єктивні методи дослідження ендокринної системи.

Основним компонентом внемашинного інформаційного забезпечення ЕІС є система документації, що застосовується в процесі управління економічним об'єктом. Під документом розуміється певна сукупність відомостей, що використовується при вирішенні економічних задач, розташована на матеріальному носії відповідно до встановленої форми

Уніфікована система документації (УСД) - це раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, який відповідає єдиним правилам і вимогам і містить інформацію, необхідну для оптимального управління деяким економічним об'єктом. За рівнями управління, для яких розробляються УСД, вони діляться на міжгалузеві системи документації, які використовуються на всіх підприємствах країни, галузеві, що застосовуються тільки на підприємствах конкретної галузі, і системи документації локального рівня, тобто обов'язкові для використання в рамках підприємств або організацій.

В даний час розроблені наступні види УСД на міжгалузевому рівні:

1. стандарти і технічні умови;

2. проектно-конструкторська і технологічна документація;

3. проектна документація з капітального будівництва;

4. планова документація;

5. статистична звітність;

6. первинна облікова документація;

7. фінансова первинна і звітна документація;

8. бухгалтерська документація бюджетних організацій і об'єднань;

9. організаційно-розпорядча документація;

10. документація по матеріально-технічному постачанню;

11. документація по ціноутворенню і торгівлі.

Будь-який тип УСД повинен відповідати таким вимогам:

1. документи, що входять до складу УСД, повинні розроблятися з урахуванням їх використання в системі взаємопов'язаних ЕІС;

2. УСД повинна містити повну інформацію, необхідну для оптимального управління тим об'єктом, для якого розробляється ця система;

3. УСД повинна бути орієнтована на використання засобів обчислювальної техніки для збору, обробки і передачі інформації;

4. УСД повинна забезпечити інформаційну сумісність ЕІС різних рівнів;

5. всі документи, що входять до складу розробляється УСД, і всі реквізити-ознаки в них повинні бути закодовані з використанням міжнародних, загальносистемних або локальних класифікаторів.

При розробці системи документації в ЕІС проектувальник повинен вирішувати такі проблеми: спроектувати і уніфікувати нові документи; відібрати документи, які будуть використовуватися в ЕІС без змін; виявити в існуючій системі ті документи, які треба уніфікувати.

В процесі проектування можна виділити три етапи робіт (рис. 5.1):

1. побудова нових форм документів;

2. уніфікація всієї системи документації;

3. розробка інструкцій і методичних матеріалів, що регламентують роботу користувачів з системою документації. Розглянемо зміст робіт, виконуваних на кожному етапі.

На першому етапі виконуються шість робіт. Зміст першої роботи «Визначення складу результатних показників» залежить від того, які форми документів проектуються. Виділяються первинні і результатні документи, склад яких виявляється після розробки всіх постановок задач. При цьому в першу чергу проектуються форми результатних документів, а потім первинних.

При виконанні другої роботи «Визначення складу первинних показників» виявляється повний склад первинних - вихідних показників, на базі яких розраховуються результатні показники, що відображаються в формах результатних документів.

При виконанні третьої роботи «Розбиття показників за формами документів» визначається зміст форм результатних документів і форм первинних документів. Розбиття показників за формами здійснюється по семантичної близькості показників і по їх алгоритмічної ув'язці при розрахунку результатних показників. Якщо проектувальник розробляє форми результатних документів, то критерій алгоритмічної ув'язки показників є головним. Наприклад, обгрунтованим вважається включення в один результатні документ «Відомість відпуску товарів зі складу за місяць» наступної групи показників: «кількість відпущених товарів зі складу за накладною», «ціна товару», «вартість відпущених товарів за накладною», «разом вартість відпущених товарів по номенклатурі за місяць »,« разом вартість відпущених товарів по кожному складу »і« по всіх складах ».

При виконанні четвертої роботи здійснюється «Вибір типу носія» для документа. Якщо документи первинні, то носієм є папір формату А4 або А5. Якщо проектуються результатні документи, то тип і форма видачі результативної інформації залежать від характеру розв'язуваної задачі. Наприклад, якщо вирішується прогнозна завдання, при отриманні результатів якої застосовуються методи кореляційного або регресійного аналізу, то основним носієм буде екран ЕОМ, на який будуть видані графіки, і паперовий носій.

При виконанні п'ятої роботи «Визначення способу нанесення інформації в документи» вибирається спосіб нанесення інформації, який залежить від того, як зчитується інформація з первинного документа: візуальним способом або автоматичним. Якщо застосовується автоматичний спосіб зчитування, то необхідно вибрати пристрої зчитування і типи шрифтів для нанесення інформації в документ. В даний час існують наступні види шрифтів:

1. кодовані, в яких зображення реквізиту відокремлено від його коду (наприклад, широко використовувані в даний час штрих-коди);

2. стилізовані, в яких зображення символів містить код;

3. нормалізовані, наприклад шрифти, що застосовуються на поштових конвертах;

4. графічні позначки.

Зміст виконання шостий роботи «Проектування форм документів» залежить від типу проектованого документа і буде розглянуто нижче.

На другому етапі виконуються роботи з уніфікації всіх документів, включаючи новостворені і вже існуючі. Для цього необхідно виявити і проаналізувати повний склад системи документації, скласти перелік документів по функціональних підсистемах, виявити характеристики документів (періодичність складання, тип завдань, адресат, кількість показників, частота використання), виключити з первинних документів похідні показники і показники, багаторазово вводяться в ЕОМ , ввести єдину термінологію шляхом складання словника (тезауруса), встановити єдині одиниці виміру, провести класифікацію та кодування документів, реквізитного складу документів, уточнити використовувані форми і побудувати єдині форми документів.

На третьому етапі складаються технологічна документація та інструкції, що описують правила заповнення, передачі, використання і зберігання документів, схеми документообігу, що відображають всі операції, що виконуються над документами, і підрозділи, в яких вони відбуваються, починаючи від виписки і закінчуючи здачею їх в архів.

 



1   2   3   4   5   6

Проектування екранних форм електронних документів. | Проектування технологічних процесів обробки даних в пакетному режимі. | Проектування технологічних процесів обробки даних в діалоговому режимі. |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати