загрузка...
загрузка...
На головну

Оформлення доповідної, службової та пояснювальної записок

  1. S3. Оформлення спадкових прав і відповідальність спадкоємців за боргами спадкодавця
  2. XI.4 Оформлення курсової роботи.
  3. Аналіз результатів і оформлення матеріалів
  4. Віза до Фінляндії Оформлення візи до Фінляндії
  5. Питання 39. Формування та оформлення справ
  6. Виконання і оформлення контрольної роботи
  7. Документальне оформлення руху та аналітичний облік основних засобів

Доповідна записка - Документ, адресований керівникові даної або вищестоящої установи, містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями составітеляі службовець підставою для прийняття ним рішень.

Оформлення цього виду документа залежить від адресата. Доповідна записка, передана керівнику структурного підрозділу або керівнику організації (внутрішня), Оформляється на аркуші паперу. За допомогою засобів обчислювальної техніки відтворюються реквізити загального бланка: найменування структурного підрозділу, вид документа, дата. Доповідна записка підписується укладачем. Внутрішня доповідна записка може не реєструватися.

Доповідна записка, спрямована в сторонні організації (зовнішня), Оформляється на бланку організації, підписується керівником установи та реєструється в установленому порядку.

Внутрішня доповідна записка включає:

- Найменування структурного підрозділу,

- Назва структурного підрозділу,

- Дата,

- Адресат,

- Заголовок до тексту,

- Текст,

- Підпис (із зазначенням посади, прізвища, ініціалів).

Підписує внутрішню доповідну записку укладач.

Зовнішня доповідна записка включає реквізити:

- Найменування організації,

- Назва структурного підрозділу (доповідна записка),

- Дата,

- Реєстраційний номер,

- Місце складання,

- Адресат,

- Заголовок до тексту,

- Текст,

- Підпис керівника,

- Позначка про виконавця.

Доповідна записка складається як з особистої ініціативи автора (посадової особи), так і за вказівкою (письмовою або усною) керівника.

Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на ініціативні, інформаційні та звітні.

ініціативна доповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішення, тому в тексті записки не тільки викладаються якісь факти, а й містяться конкретні пропозиції, рекомендації або висновки.

інформаційна доповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі або методах виконання роботи. Інформаційні доповідні записки про хід робіт представляються керівництву систематично.

звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапу, виконання вказівок, розпоряджень і т.п.

Текст доповідної записки складається з двох або трьох смислових частин. У першій частині викладаються причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, супроводжувані посиланнями на дати, документи. У другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти її вирішення, в третій - висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно вжити. Друга частина в доповідній записці може бути відсутнім, в цьому випадку її текст містить опис ситуації, що склалася, висновки і пропозиції укладача.

Датою доповідної записки є дата її підписання. Зовнішні доповідні записки, направлені на вищі органи, підписуються керівником організації, внутрішні - автором.

На рис. 3 наведено макет доповідної записки.

НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

   Найменування посади адресата з включенням найменування організації в давальному відмінку І. О. Прізвище

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.0000 №00

Місце складання

 Заголовок до тексту починається з приводу «О ...»  

Викладається проблема, питання, ситуація. Не рекомендується текст починати зі слів: «Доводжу до Вашого відома ...».

Потім наводяться висновки і пропозиції.

Якщо відомості, наведені в доповідній записці, відносяться до певної дати або відрізку часу, то цей час включається в заголовок.

Оформляють додаток, якщо воно є

Додаток: 1. Найменування програми.

2. Найменування програми.

Найменування посади особи,

який підписав документ (підпис) І. О. Прізвище

У справу 00-00 (підпис), дата

Мал. 3. Макет оформлення зовнішньої доповідної записки

Нижче на рис. 4 представлений приклад внутрішньої доповідної записки.

 
 ЗАТ «Російські простори» КанцеляріяДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 25.03.2005 Про заміну факсу  Керівнику Управління документаційного обеспеченіяВ.Г. Крівушкіну
 Доводжу до Вашого відома, що в канцелярії склалася вкрай важка обстановка з матеріально-технічним забезпеченням працівників оргтехнікой.Із знаходяться в розпорядженні відділу восьми персональних комп'ютерів п'ять мають недостатні ресурсні можливості (оперативну пам'ять 32 Мб), принтер також вичерпав свої возможності.Такое положення серйозним чином позначається на якості і оперативності виконання завдань відділу, так як працівники відділу не в змозі повною мірою забезпечувати необхідний рівень оперативності, своєчасно отримувати і відправляти електронну пошту, якісно готувати документи.Прошу Вас надати допомогу у вирішенні питання забезпечення відділу необхідною оргтехнікою. начальник канцелярії Особистий підпис А.А. Антонова

Мал. 4. Приклад внутрішньої доповідної записки

Нижче на рис. 5. наведено приклад зовнішньої доповідної записки.

 
 Професійно-технічне училище № 13ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА10.09.200524Москва Про виконання плану набору учнів  Начальнику Управління початкової професійної освіти м МосквиЯ.Я. Богаткова
 Доводжу до Вашого відома, що затверджений Вами план набору учнів на 2005/2006 навчальний рік виполнен.Прінято 267 учнів на навчання в групах із середньою освітою і 90 учнів на базі неповної середньої образованія.В проведенні профорієнтаційної роботи в школах міста особливо відзначилися майстри виробничого навчання Іванова М.П., ??Сергєєва І.П., Кузнєцова О.Д.Прошу розглянути можливість заохочення зазначених майстрів виробничого навчання, які домоглися хороших результатів в організації та проведенні профорієнтаційної роботи. директор підпис В.С. Шустиков І. Г. Сергеева222-44-18

Мал. 5.Прімер зовнішньої доповідної записки

Службова записка - Форма внутрішньої ділової переписки між підрозділами організації або посадовими особами, що не перебувають в прямому підпорядкуванні.

За призначенням службові записки близькі доповідних записок. Службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер. Службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, господарського забезпечення та ін.

Підписує її керівник підрозділу або відповідна посадова особа.

Текст службової записки зазвичай оформляється на папері формату А4. Макет службової записки наведено на рис. 6.

 Найменування структурногоподразделенія СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 00.00.0000  Адресат: Найменування посади, найменування структурного підрозділу, І. О. Прізвище (в Д.п.)
 Текст за структурою і змістом аналогічний побудови і викладу ділового листа. Посада (підпис) И.О.Фамилия

Мал. 6. Макет оформлення службової записки

Пропозиція - Службовий документ, який представляє собою різновид доповідної записки, що містить конкретні пропозиції з певного питання.

Пропозиції по службовій, адміністративної діяльності відрізняються від комерційних пропозицій, які, як правило, оформляються у вигляді листа-пропозиції[128].

Пропозиція складається аналогічно доповідній записці, але, як правило, за вказівкою керівництва. Текст пропозиції може складатися з двох частин: обґрунтування та висновки (власне пропозицій), або тільки з однієї частини - конкретних пропозицій Пропозиції складаються керівниками підрозділів і фахівцями, представляються керівництву, підписуються укладачем. На основі пропозицій готуються плани, програми, розпорядчі документи та ін.

Обов'язковими реквізитами пропозиції є:

- Найменування організації, найменування структурного підрозділу;

- Назва структурного підрозділу ( «ПРОПОЗИЦІЯ»);

- Дата;

- Реєстраційний номер документа;

- Заголовок до тексту;

- Адресат;

- Текст;

- Підпис.

Приклад пропозиції наведено на рис.7.

 
 Керування справами21.02.2006 3_Про підвищення виконавської дисципліни при роботі з документами  Заступнику керівника Агентствапо авторським правамП.М. Прокопенко
 ПРЕДЛОЖЕНІЕДля вдосконалення виконавської дисципліни при роботі з документами необхідно: 1. У всіх підрозділах агентства призначити осіб, відповідальних за роботу з документами в підрозділі. Залежно від обсягу документообігу підрозділу це може бути працівник підрозділу, який поєднує виконання своїх основних функціональних обов'язків з діловодних, або секретар підрозділу, що займається тільки виключно організацією роботи з документами в подразделеніі.2. Переробити діючі нормативні документи з документаційного забезпечення і привести їх у відповідність до чинних законодавчих та іншими нормативними правовими актами, насамперед, це стосується Інструкції з діловодства, Інструкції по роботі зі зверненнями громадян, номенклатури справ агентства і др.3. В управлінні справами агентства створити групу з удосконалення роботи з документами в кількості двох штатних одиниць, якої і доручити приведення нормативної бази по роботі з документами в агентстві у відповідність з сучасними нормативними требованіямі.4. Провести семінар по сучасній організації діловодства на базі галузевого Навчального центру з метою підвищення кваліфікації співробітників агентства.
 Керуючий справами підпис  Д.Ф. Турчин

Рис.7. Приклад пропозиції.

подання- Це документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення працівника установи. Уявлення складаються керівниками підрозділів, їх заступниками або заступниками керівника організації.

Подання оформляється на стандартному аркуші паперу, є найменування підрозділу, назва виду документа, дата, реєстрацією номер, адресат, заголовок до тексту, підпис.

Пояснювальна (пояснювальна) записка- Документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту) або пояснює причини будь-якого факту, вчинку.

За своїм оформленням пояснювальні записки відрізняються від доповідних тим, що не містять висновків і пропозицій.

За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи:

- Записки, які є додатком до основного документа, що доповнюють і пояснюють його;

- Записки, що складаються працівниками для пояснення їх вчинків або ситуації, що склалася.

Пояснювальна записка, яка супроводжує основний документ, оформляється на загальному бланку організації або структурного підрозділу на аркушах паперу формату А4 і має такі реквізити:

- Найменування організації;

- Найменування структурного підрозділу;

- Назва структурного підрозділу;

- Дата документа;

- Реєстраційний номер документа (при необхідності);

- Адресат (при необхідності);

- Заголовок до тексту;

- Текст документа;

- Відмітка про наявність додатків (при необхідності);

- Підпис.

Пояснювальна записка пишеться на аркуші паперу формату А4 або А5, в ній може бути зазначено структурний підрозділ, де працює укладач записки. Дана записка не має реєстраційного номера і підписується укладачем.

Пояснювальні записки при виникненні нештатних ситуацій, порушення трудової і виробничої дисципліни, дисциплінарних порушень, проступки та ін. По відносинам, які виникають в процесі виробничої та трудової діяльності, складаються за вказівкою прямих або вищестоящих керівників.

Пояснювальна записка такого роду зазвичай пишеться від руки, адресується керівникові, який її зажадав, повинна мати дату.

Текст пояснювальної записки повинен містити аргументи, що пом'якшують провину службовця або які підтверджують якісь факти. Вимога стислості і чіткості тексту поширюються і на пояснювальні записки.

Приклад оформлення пояснювальної записки наведено на рис.8, 9:

 Кафедра документознавства Пояснювальна записка 09.10.2005 Про зрив занять у групі № 501  Завідувачу кафедри документоведеніяІ, В. Белякова
 09.2005 о 9.00 на заняттях з документаційного забезпечення управління були присутні 2 студента зі складу групи 25 чоловік, в результаті цього заняття довелося скасувати. Доцент кафедри документознавства підпис В.А. Бондарєв

Мал. 8. Приклад оформлення пояснювальної записки

 
 ДІЛЯНКА № 21  Начальнику БМУ-5П.П. Гущин
 ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА  
28.04.2006 №_2_ Про причини аварії при ремонті теплотраси  
 При ремонті теплотраси в мікрорайоні Кутузова по вулиці Василини Кожин в ніч на 28 квітня 2006 р результаті викиду гарячої води стався розмив грунту і обвалення трьох залізобетонних блоків, що утворюють кожух колектора. В аварії, що сталася моєї провини як виконроба ділянки немає, так як були дотримані всі передбачені технічною документацією заходи предосторожності.Аварія не викликало серйозних руйнувань, і її наслідки будуть усунені протягом одного робочого дня - 29 листопад 2006 р
 Прораб підпис  М.В. Колобов

Мал. 9. Приклад оформлення пояснювальної записки

 



Попередня   69   70   71   72   73   74   75   76   77   78   79   80   81   82   83   84   Наступна

Загальні вимоги до складання та оформлення ділових листів | Композиція тексту ділового листа | Мова, стиль, етикет ділового листа | вираз подяки | Листи, пов'язані з поширенням інформації | Листи, пов'язані зі зверненнями щодо виконання тих чи інших дій або надання послуг | Листи претензійного характеру | Листи, пов'язані з вираженням уваги і участі | Рекомендаційний лист | Супровідний лист |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати