загрузка...
загрузка...
На головну

Композиція тексту ділового листа

  1. II. Заповніть пропуски словами з тексту, наведеними нижче;
  2. II. Психологічні аспекти ділового спілкування
  3. IV. Доповніть пропозиції словами і виразами з тексту.
  4. IV. Доповніть пропозиції словами і виразами з тексту.
  5. Quot; стислість ТЕКСТА'ЗАКОНА
  6. VIII. Спираючись на інформацію тексту, напишіть англійською мовою
  7. X. ОСОБЛИВОСТІ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮ

Ділове листування - це процес комунікації, тому при її веденні повинно враховуватися наступне:

-розуміння або інтерпретація істоти повідомлення його автором;

цільові установки і інтереси автора повідомлення;

цільові установки, інтереси і сприйнятливість адресата;

-відповідний перерахованого спосіб викладу тексту.

Способи викладу тексту листа. Спосіб викладу тексту повинен бути таким, щоб найкращим чином реалізувати ідеї автора і врахувати інтереси адресата.

Існує два основних способи викладу тексту листа:

1) історичний;

2) систематичний.

при історичному (хронологічному)способі утримання викладається в тій послідовності, в якій відбувалися події, тобто спочатку викладається передісторія ситуації або події, потім те, що є безпосереднім приводом (причиною) листи, після цього наводиться аргументація, і далі йдуть висновки - заключна частина листа. Такий спосіб викладу інформації в тексті листа дослідники називають методом «звичайної піраміди».

Прикладом історичного викладу змісту може бути наступний текст:

У квітні 2005 року внаслідок збоїв в роботі датчиків температури неодноразово відбувалися порушення режиму випалу фарфорових виробів. У зв'язку з цим вогневі дефекти (бульбашки, плямистість) склали 13% при плані - 2,8%. З метою усунення зазначених дефектів просимо провести ремонт вимірювальних приладів та встановити нормативний режим випалу.

або:

У вересні місяці поточного року внаслідок збоїв в роботі системи, що стежить відбувалися порушення ритмічності роботи складального конвеєра. У зв'язку з цим втрати від наднормативних простоїв обладнання з-' ставили 18 000 руб. З метою усунення зазначених дефектів просимо провести ремонт датчиків стежить системи, їх калібрування і забезпечити систематичну перевірку їх працездатності.

при систематичному (фактологічному) способі викладу всі основні факти або положення викладаються в першому абзаці листа, в наступних абзацах - всі подробиці, конкретна, яка доповнює і уточнює інформація. Такий спосіб викладу інформації в тексті листа називають методом «перевернутої піраміди».

Прикладом листи, в якому використовується систематичнийспосіб викладу змісту може бути наступний текст:

Пропонуємо Вам туристичні путівки в Санкт-Петербург. Дев'ятиденна поїздка включає в себе в якості культурної програми сім цікавих екскурсій: 1. Палаци Санкт-Петербурга; 2. Музеї Санкт-Петербурга (Ермітаж, Російський музей); 3. Храми міста на Неві; 4. ... У вартість путівки входить: проїзд в поїзді в обидва кінці, проживання в готелі з усіма зручностями, дворазове харчування (сніданок і обід), екскурсійне обслуговування, послуги гіда. Вартість путівки - 5500 руб. Для групи понад 8 чол. надається знижка 2%. За додатковою інформацією Ви можете звернутися за тел. 902-37-14.

У ділових листах, присвячених питанням основний (виробничої) діяльності організації, коли потрібно описувати управлінські ситуації або обґрунтовувати необхідність здійснення будь-яких дій, слід вибирати історичний спосіб викладу змісту. В інших ситуаціях, коли на перший план висувається бажання привернути увагу адресата (листи-пропозиції, рекламні листи і ін.), Більш дієвим є систематичний спосіб викладу.

Композиція тексту листа - Послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин, об'єднаних єдністю теми.

Композиція листи визначається його призначенням і змістом. З точки зору композиції ділові листи можна розділити на дві групи: прості (одноаспектному) і складні (багатоаспектні). Прості листи складаються в управлінських ситуаціях, які потребують викладення складних в подієвому, адміністративному або правовому відношенні колізій. Складні листи, як правило, створюються у випадках, що вимагають детального опису ситуації, викладу історії питання, аналізу ситуації, приведення різних думок, доказів, думок.

Перш ніж приступити до написання тексту, необхідно прояснити для себе, навіщо ви звертаєтеся до адресата, якої реакції чекаєте від нього: чи хочете ви тільки повідомити йому деяку інформацію або розраховуєте спонукати його вчинити певні дії. Від цільової установки листи буде залежати характер приводиться аргументації і композиція тексту. Необхідно продумати, що адресату вже відомо про предмет листи, на що можна спертися як на вихідну точку, і якою є та нова інформація, ще не відома адресату, заради повідомлення якої і складається лист.

Прості (одноаспектному) листизазвичай мають одну або дві смислові частини. Лист, що складається з однієї частини, - це прохання без пояснення, нагадування без преамбули, повідомлення без обґрунтування, вираз подяки або співчуття і т.п., наприклад:

Просимо Вас вислати календарний план проведення семінарів по підвищенню кваліфікації працівників служб персоналу на 2-е півріччя 2013 року з зазначенням умов і вартості навчання.
Повідомляємо Вам, що оплата партії комп'ютерів проведена нами в день надходження товару на склад в м Калінінграді, що підтверджуємо копією платіжного доручення.
Просимо Вас розглянути можливість здійснення поставок в першій декаді січня 2013 м і при позитивному рішенні направити нам оферту.

Лист може складатися з двох смислових частин: перша - обгрунтування(Виклад причин, цілей, умов), друга - висновок (прохання, відмова, нагадування і т.п.), наприклад:

У зв'язку з незначним споживанням газу котельні комбінату № 3 (менш 3,5 млн куб. М на рік) / просимо Вас виключити це підприємство з групи споживачів газу з обов'язковим резервним паливом (мазутом) на опалювальний сезон 2013-2014 років.
Для прокладки водоводу діаметром 150 мм від ЦТП-2 в мікрорайоні "Філі" / просимо узгодити питання про припинення руху автотранспорту по вул. Брянської в нічний час в період з 15 по 25 квітня цього року.

Обгрунтуванням в листі може бути посилання на документ (нормативний правовий акт, розпорядчий документ, договір і ін.), Або опис конкретних обставин, ситуації, що склалася, формулювання мети:

Відповідно до п. 8 наказу Мінфіну Росії від 15 червня 2005 № 54н "Про затвердження Інструкції про річної, квартальної і місячної бухгалтерської звітності бюджетних установ та інших організацій, які отримують фінансування з бюджету відповідно до розпису".: ..
З метою успішної реалізації проекту будівництва торгового комплексу в м Москві в мікрорайоні Вихіно-Жулебіно ....

Як мінімум з двох композиційних частин складаються листи-відмови. Незалежно від ситуації, що послужила приводом для листа-відмови, етика ділових відносин вимагає, щоб відмова була обґрунтована:

У зв'язку з тим, що керівники та редактори окружних і районних ЗМІ вже були учасниками семінару "Інформування населення про діяльність органів влади", проведення аналогічного семінару в поточному році вважаємо недоцільним.

Якщо при підготовці листа-відмови ви маєте в своєму розпорядженні інформацією про те, хто, яка організація може вирішити питання позитивно, повідомте про це кореспонденту, наприклад:

У зв'язку з постановкою основних виробничих потужностей заводу з квітня 2007 р на капітальний ремонт виконати ваше замовлення на поставку 600 т цукру-рафінаду не представляється можливим. Пропонуємо Вам звернутися на Білгородський рафінадний завод.
У зв'язку з виданням Указу Президента Російської Федерації про розміщення в комплексі будівель Мерії (Новий Арбат, 36) Державної Думи Російської Федерації надати Вам приміщення за вказаною адресою не представляється можливим.
На компенсаційній основі Вам будуть надані приміщення за адресою: Новий Арбат, 19 після їх звільнення Адміністрацією Президента Російської Федерації.

Якщо діловий лист складається з двох частин, наприклад, обгрунтування і прохання, спочатку потрібно викласти обгрунтування, потім заключну частину.

Зворотні конструкції (висновок - обгрунтування) можливі тільки в листах-відмовах. Порівняйте два варіанти одного листа:

1.

Департамент не може погодитися з вашою пропозицією, [Висновок - відмова] оскільки зниження тарифів на електроенергію для одних груп споживачів призведе до необхідності збільшення тарифів для інших груп споживачів. [Обгрунтування]

2.

У зв'язку з тим, що зниження тарифів на електроенергію для одних груп споживачів призведе до необхідності збільшення тарифів для інших груп споживачів, [Обгрунтування] департамент не може погодитися з вашою пропозицією. [Висновок-відмова]

У діловому мовленні можливі обидва варіанти листи-відмови, але 1-й варіант висловлює відмову в більш жорсткої, категоричній формі, 2-й є зі стилістичної точки зору нейтральним. Вибір тієї чи іншої форми відмови повинен визначатися конкретною ситуацією ділового спілкування.

До типу простих листів, як правило, відносяться супровідні листи, запрошення, повідомлення, нагадування, гарантійні листи тощо.

Гарантійний лист, як правило, складається з двох частин - формулювання прохання і вирази гарантії, а супровідний лист може складатися як з однієї частини - повідомлення про направлення будь-яких матеріалів, так і з двох частин - повідомлення про висилку матеріалів і прохання, порівняйте:

Представляємо Вам на розгляд та затвердження першу редакцію Типового положення про Державний центр по випробуванню обладнання для переробних галузей аграрно-промислового комплексу. Додаток:...
Направляємо Вам першу редакцію Типового положення про Державний центр по випробуванню обладнання для переробних галузей аграрно-промислового комплексу і просимо дати висновок до 20 листопада 2013 р Додаток:...

Складні (багатоаспектні) листи- Це листи, що складаються з трьох або чотирьох смислових частин. Як правило, це: вступ, основна частина, висновок.

Складні листи присвячені питанням, що вимагає детального опису ситуації, її аналізу, приведення доказів на користь певної думки або рішення, формулювання висновків, пропозицій, прохань. Як правило, складні листи складаються в ситуаціях, що мають деяку передісторію.

Ділові листи можуть починатися з особистого звернення до посадової особи - адресату листи, а закінчуватися - заключній етикетної фразою. В цілому текст листа може складатися з наступних частин:

1. Звернення.

2. Вступ.

3. Основний зміст тексту (виклад, опис ситуації).

4. Висновок.

5. Попередження.

6. Прикінцеві етикетні формули.

Розглянемо деякі особливості цих частин.

Звернення. Призначення звернення - встановити рівень контакту з адресатом, привернути його увагу, забезпечити зацікавленість в темі листа. При зверненні до адресата враховуються його службове становище, сфера діяльності, особисті заслуги і деякі інші аспекти.

Строго офіційний характер носить звернення за посадою:

Шановний пане Президенте!

шановний пане голово!

Шановний пане мер!

Шановний пане міністре!

Шановний пане депутат!

Такі звернення використовуються в листах, адресованих керівникам органів влади та управління, особам, які заміщають високе посадове становище та ін.

Офіційний характер носить і форма звернення на прізвище. Звернення на прізвище (без імені, по батькові або ініціалів) широко використовується в діловому листуванні, воно є цілком офіційним і доречно в більшості ситуацій, що виникають в діловому спілкуванні:

Шановний пане Попов!

Шановна пані Дежньова!

Менш офіційний характер носить звернення на ім'я та по батькові або тільки імені:

Шановний Володимире Петровичу!

Шановна Олена Павлівна!

Шановний Сергій!

Звернення на ім'я та по батькові доречно в листах-запрошеннях, листах-привітаннях, а також в тих випадках, коли автор листа і адресат знайомі, мають тісні ділові контакти, а також у випадках, коли організації, провідні листування, входять в одну систему або підкоряються одне за одним.

Звернення на ім'я широко використовується в повідомленнях електронної пошти при спілкуванні між працівниками, які мають постійні ділові зв'язки.

При зверненні до особливо важливих персон (VIP-персонам) слід використовувати звернення:

Вельмишановний пане голово!

Вельмишановний пане Михайлов!

Вельмишановний Андрію Васильовичу!

При зверненні до групи працівників або всього колективу організації використовуються звернення:

Шановні панове!

Господа !.

При зверненні до осіб одного професійного кола використовується звернення:

Шановні колеги!

У Росії звернення не є обов'язковим елементом листи. Звернення доцільно використовувати в разі, якщо лист адресується конкретній посадовій лІцу, компетентному в дозволі викладеного в листі питання.

Звернення може бути відсутнім в службових листах, що стосуються тривіальних ситуацій і не потребують розгляду особисто керівником, в листах типового змісту, що розсилаються широкому колу організацій, в супровідних листах, екщо в них одночасно не міститься прохання, що вимагає серйозного розгляду Чи непосередньо керівником.

Не слід в діловому листуванні використовувати звернення «Дорогий ...!» або «Дорогі ... ! », Ці звернення прийнятими до розгляду тільки в особистому, приватній переписці.

Вступ.У вступі формулюється мета листа або пояснюється причина його написання з тим, щоб встановити зв'язок між тим, що вже відомо адресату, і тим, що автор має намір йому повідомити.

По суті, вступ розкриває тему листа, встановлює зв'язок між тим, що вже відомо адресату, і тим, що автор має намір йому повідомити. Зазвичай події, факти, що розкривають тему листа, викладаються в їх історичній послідовності, тобто так, як вони відбувалися в дійсності. Відповідно до цього у вступі може міститися:

- Посилання на документ, пов'язаний з темою листа (нормативний, організаційні розпорядчий, договірний і ін.);

- Опис факту, події, ситуації, що склалася, що передували ситуації, в якій знаходиться автор листа і яка змушує складати лист, але мають безпосереднє відношення до цієї ситуації.

наприклад:

Адміністрацією міста 12 травня 2006 р прийнято рішення про перереєстрацію підприємств малого бізнесу, що діють на його території. Відповідно до плану роботи в листопаді 2006 р Контрольним управлінням проведена перевірка фінансово-господарської діяльності Липовецького машинобудівного заводу.

або:

Відповідно до договору від 01.03.2006 № 15/83, укладеним між акціонерним товариством "Сахалінри-ба" і Далекосхідним пароплавством Департаменту морського транспорту, пароплавство до травня поточного року мала б виділити п'ятсот 5-тонних контейнерів, однак, до теперішнього часу контейнери не виділені.

або:

У зв'язку з неодноразовими помилками у фінансовій звітності комісією здійснено перевірку фінансово-господарської діяльності філії підприємства в м Ярославлі.  

або:

Вашим підприємством в травні поточного року були проведені регламентні роботи на 82-якій дільниці кабельної мережі.

або:

Банком "Фінансрегард" за участю найбільших зарубіжних банків розроблений план заходів щодо поширення в великих містах банківських карток як засобу здійснення безготівкових розрахунків.  

Відповідно до діловим етикетом вступ може починатися фразами, що виражають в залежності від ситуації подяку, привітання, співчуття, співчуття та ін.

наприклад:

Дякуємо Вам за надані нам інформаційні та довідкові матеріали з питань дорожнього будівництва в Псковській області.

або:

Шкодуємо, що представлена ??Вами проектна документація по забудові промислової зони після виведення звідти підприємств не в усьому відповідає конкурсним вимогам.

або:

Вітаємо професорів і викладачів університету з 25-річчям випуску перших фахівців з управління.

Основна частиналисти це - розкриття теми, яке дається, як правило, через опис ситуації, що склалася і її аналіз. Ця частина - смисловий центр листи. У цій частині листа міститься опис ситуації, що послужила приводом для складання листа, висловлюються думки, наводяться докази, необхідні для формулювання заключній частині - прохання, пропозиції, вимоги, нагадування та ін. Якщо в основній частині листа описуються будь-які події, факти викладаються в хронологічній послідовності. Предмет листи може бути підданий детальному розгляду по частинах (окремо або в їх взаємозв'язку) і в цілому. Особливість ділового листування полягає в тому, що основна частина листа формулюється як аргументація наступних висновків, які будуть викладені в наступній частині - висновку.

Приклад основної частини в зв'язку з вступом:

Відповідно до договору від 01.03.2006 № 15/83, укладеним між акціонерним товариством "Сахалінриба" і Далекосхідним пароплавством Департаменту морського транспорту, пароплавство до травня поточного року мала б виділити п'ятсот 5-тонних контейнерів, однак, до теперішнього часу контейнери не виділені. [Вступ] У зв'язку з коротким терміном навігації і через відсутність контейнерів під загрозою зриву постачання жителям Магадана товарів першої необхідності. [Обгрунтування]

висновок- Це підсумок розгляду теми, що представляє собою висновки у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань і ін.

наприклад:

Пропонуємо провести переговори з детального обговорення умов поставки продовольчих товарів з представниками вашої фірми в Москві в період з 15 по 30 листопада 2006 р

Висновок зазвичай починається словом або словами, є ключовими у висновку і визначальними різновид письма.

Найчастіше в заключній частині ділових листів використовуються наступні ключові дієслова:

просимо - В листах-проханнях і запитах (просимо провести переговори ..., просимо надати інформацію ..., просимо організувати зустріч ... і т.д.);

представляємо, направляємо або висилаємо- В супровідних листах (представляємо на розгляд і затвердження ..., висилаємо для відомості ..., направляємо на відгук ... і т.д.);

пропонуємо - в листах-пропозиціях (пропонуємо взяти участь ..., пропонуємо виконати взяті на себе зобов'язання ... і т.д.);

нагадуємо - в листах-нагадувань (нагадуємо про наближення терміну виконання договору ..., нагадуємо про необхідність термінового завершення робіт ... і т.д.);

повідомляємо - В інформаційних листах (повідомляємо, Що .... повідомляємо висновки комісії з перевірки ... і т.д.);

вітаємо - в листах-привітаннях (вітаємо з призначенням на посаду ..., вітаємо з 50-річчям ..., вітаємо з обранням в ... і т.д.);

запрошуємо - в листах-запрошеннях (запрошуємо на урочисте засідання, присвячене ..., запрошуємо на засідання ..., запрошуємо взяти участь в ... і т.д.).

Якщо висновок містить відмову, він формулюється як заперечення зробленої пропозиції або прохання: "Не володіємо ...", "не потребуємо ...", "не вважаємо за доцільне ...", "не вважаємо за можливе ..." і т.п.

Приклад укладення в зв'язку з попередніми частинами:

Відповідно до договору від 01.03.2006 № 15/83, укладеним між акціонерним товариством "Сахалінриба" і Далекосхідним пароплавством Департаменту морського транспорту, пароплавство до травня поточного року мала б виділити п'ятсот 5-тонних контейнерів, однак, до теперішнього часу контейнери не виділені. [Вступ] У зв'язку з коротким терміном навігації і через відсутність контейнерів під загрозою зриву постачання жителям Магадана товарів першої необхідності. [Обгрунтування] Переконливо просимо Вас виконати взяті на себе договірні зобов'язання і в термін до 01.06.2006 виділити першу партію 5-тонних контейнерів в кількості 200 штук. [Висновок]  

Висновок листа може містити кілька висновків, які можуть знаходитися у відношенні доповнення один одного або, навпаки, виключення, якщо автор пропонує адресату самому вибрати варіант поведінки або вирішення ситуації.

Попередження.Текст ділового листа може містити ще одну частину, в якій формулюється попередження застосування будь-яких санкцій щодо адресата, якщо їм не будуть виконані перераховані в листі умови. Ця свого роду "загроза" використовується в таких листах, в яких мова йде про невиконання адресатом взятих на себе зобов'язань або покладених на нього функцій.

Як правило, попередження починається фразою: "В іншому випадку ...", "у разі невиконання ...", "у разі відмови ..." і т.п., наприклад:

В іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції.

або:

У разі невиконання Вами договірних зобов'язань справу буде передано до арбітражного суду.

Прикінцеві етикетні формули. Зазвичай діловий лист завершується стійкими в мовному відношенні фразами, що виражають надію на подальшу співпрацю, розвиток відносин або співчуття у разі обмежених можливостей адресанта або адресата, наприклад:

Сподіваємося на подальшу співпрацю.

Сподіваємося на розвиток наших відносин на взаємовигідній основі.

Шкодуємо, що не можемо скористатися вашою пропозицією.

До заключним етикетних фраз відноситься і фраза «З повагою,", яка друкується під текстом і відділяється від назви посади коми, наприклад:

З повагою,

Генеральний директор Особистий підпис О. М. Крилов

Заключна фраза « З повагою," використовується тільки в тому випадку, якщо діловий лист починається зі звернення «Шановний ...!». Зазначені звернення і заключна фраза складають так звану етикетну рамку. Однак не слід підкреслювати обов'язковість етикетної рамки. У деяких випадках наявність в листі подвійного вираження шанобливого ставлення (на початку і в кінці листа) може викликати зворотну реакцію.

Формулюючи заключні фрази, слід пам'ятати, що етикет підпорядкований певній системі цінностей і соціальних пріоритетів. У ситуації, що у нас системі офіційних відносин негативно сприймаються демонстрація перебільшеної уваги, улесливість, приниження, фамільярність і інші подібні відносини, тому небажано включати в заключні етикетні фрази розмовні слова і вирази, слова і вирази, що мають експресивне забарвлення:

На жаль, Ми пізно отримали Ваше запрошення

На щастя, Наші побоювання не підтвердилися

вельмишановний пан ...

Дуже раді надати Вам послугу

С з найкращими побажаннями



Попередня   60   61   62   63   64   65   66   67   68   69   70   71   72   73   74   75   Наступна

Орієнтовна форма спільного розпорядчого документа | Складання та оформлення протоколів | Супровідні листи. | Ділове листування в управлінській діяльності. Функції ділової переписки | Законодавче регулювання ділової переписки | Засоби зв'язку, які використовуються для доставки ділової кореспонденції | Документи, передані по каналах електрозв'язку | Факсограма (факс) | телефонограма | Електронного листа |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати