загрузка...
загрузка...
На головну

Загальні вимоги до складання та оформлення ділових листів

  1. HTML: Загальні відомості.
  2. I. Загальні положення
  3. I. Загальні положення
  4. I. Загальні положення
  5. I. Загальні положення
  6. I. Загальні положення
  7. I. Загальні положення

службове лист- Це узагальнена назва різних за змістом документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення про що-небудь, повідомлення про що-небудь.

Ділові листи складаються для інформування кореспондента, повідомлення йому відомостей, які можуть бути йому надзвичайно важливі, листи пишуть з метою отримання необхідної інформації, з метою встановлення контакту, налагодження ділових зв'язків, щоб в подальшому можна було здійснювати спільну діяльність, здійснювати операції і ін. Ділове лист - це засіб оперативного інформаційного обміну при реалізації спільної діяльності. Лист може використовуватися як підтвердження усних домовленостей, як гарантія взятих на себе зобов'язань, як вимога виконання взятих на себе умов, як нагадування. Крім того, в будь-якому з цих випадків діловий лист - це завжди спосіб презентації фірми. Також як перше враження від людини надовго визначає ставлення до нього, так і бланк листа, конверт, оформлення листа і, нарешті, - текст, здатні справити сприятливе або несприятливе вплив на одержувача листа. Так що, якщо ви хочете, щоб цей вплив був сприятливим, діловий лист має бути бездоганним у всіх відношеннях.

Візовий збір не повинно бути довгим. У ділових відносинах дорога кожна хвилина, тому потрібно висловлювати свої думки стисло, просто, зрозуміло. У листі повинна бути тільки та інформація, яка безпосередньо відноситься до справи. Лист повинен бути складено логічно, ясно, зрозуміло. У діловому листі слід вживати складні мовні звороти, складні поняття, при цьому діловий лист не повинно бути сухим, воно повинно зацікавити адресата. Разом з тим, це не означає, що лист повинен бути емоційним, тим більше, - експресивним. Навіть якщо сама ситуація досить напружена, викликає серйозні побоювання або стурбованість, в листі слід стримувати емоції, тон листа повинен бути зовні спокійним, нейтральним. Тим більше в листі не припустима фамільярність. Розмовна манера спілкування, неофіційний стиль - не для ділового листа.

До ділових листів ставляться такі вимоги:

- Діловий лист складається на спеціальному бланку - бланку листа (для інших видів листування також можуть використовуватися спеціальні бланки: бланки телеграм, бланки факсограм, бланки телефонограм);

- Оформлення ділового листа має відповідати ГОСТ Р 6.30-2003[123]; "

- Діловий лист підписується керівником організації, або його заступником, або іншою посадовою особою відповідно до прийнятого в організації розподілу обов'язків між керівництвом;

- Лист має бути присвячене одному питанню, в листі може розглядатися кілька питань тільки в тому випадку, якщо ці питання взаємопов'язані і по ним буде прийматися одне рішення;

- Лист не повинно бути великим за обсягом (більшість листів - до однієї сторінки тексту і лише у виняткових випадках, що вимагають детального опису та аналізу, лист може містити більше однієї сторінки тексту);

- На ініціативне лист (прохання, запит, вимога і ін.) Мають дати відповідь;

- Діловий лист має складатися грамотно, акуратно, без виправлень;

- Зміст листа має викладатися офіційно-діловим стилем, містити аргументацію, точні і ясні характеристики і висновки, викладатися коротко і логічно послідовно;

- Діловий лист має містити об'єктивні відомості про викладаються події та факти, в необхідних випадках мати роз'яснюють і доповнюють матеріали.

Для підготовки і оформлення ділових листів використовується комп'ютерна техніка. Офіційний характер ділового листування та етика ділового спілкування вимагають високої якості виготовлення документів на друкуючих пристроях, при цьому слід дотримуватися:

- Єдиний стиль оформлення документа;

- Встановлені розміри службових полів;

- Правильне розташування адресата, підписи, дати, реєстраційного номера і інших реквізитів;

- Однакові абзацний відступи, якщо абзац починається з нового рядка;

- Чіткі, ясні відбитки знаків;

- Рівну лінію рядків, букв;

- Однакові прогалини між знаками, буквами і цифрами.

Складання документів, переданих по каналах електрозв'язку, має свої особливості і передбачає:

- Наявність службових заголовків;

- Обмеження обсягу повідомлення;

- Використання встановленого обмеженого набору скорочень;

- Оформлення відповідно до правил, встановлених органами зв'язку.

З усього раніше сказаного випливає, що складання тексту і оформлення листа вимагають до себе творчого ставлення. Кожен фахівець повинен бути не тільки компетентним у своїй сфері діяльності, а також бути грамотним, володіти майстерністю формулювання думок і оформлення їх в рамках вимог діючих нормативних документів. Теоретичні положення, як би повно вони ні викладалися, вимагають для свого засвоєння і практичного застосування показу макетів, зразків і прикладів конкретного їх втілення.

Навички ведення переписки, як правило, виробляються з досвідом, тому упорядника листів потрібно уважно вивчати попередню переписку організації, використовувати раніше складені фахівцями листи як зразки, вивчати правила ведення переписки, аналізувати особливості складання текстів листів по тематиці організації, враховуючи її мети, завдання, специфіку діяльності. Важливу роль відіграє і загальна культура людини, його знання, навички, кругозір, тому дуже важливо постійно працювати над собою, підвищувати загальну культуру, в тому числі і культуру ділового спілкування, і культуру мовлення.

Підготовка листа включає наступні стадії:

- Вивчення суті питання;

- Збір необхідних відомостей, в тому числі з попередньої листування;

- Підготовка проекту листа;

- Узгодження проекту (при необхідності);

- Підписання керівником.

Проекти листів готуються виконавцями за дорученням керівника підприємства.

Ділові листи оформляють на бланках листів по ГОСТ Р 6.30-2003, як правило, з кутовим розташуванням постійних реквізитів ( «штампом»). Бланки з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів для листів використовуються рідше, в основному органами влади і вищестоящими організаціями. Використовуються бланки формату А4 і А5. Формат А5 використовують, якщо лист не перевищує 7-8 рядків.

Перша сторінка листи друкується на бланках, інші - на чистих аркушах паперу формату А4.

Лист оформляють як мінімум в двох примірниках. Перший екземпляр складають на бланку і відсилають адресату, другий (його називають копією) друкується на чистому аркуші паперу і підшивається в справу як свідчення виконаної роботи.

При оформленні ділових листів використовуються наступні реквізити:

- Державний герб Російської Федерації;

- Герб суб'єкта Російської Федерації;

- Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

- Код організації;

- Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

- Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

- Код форми документа;

- Найменування організації;

- Довідкові дані про організацію;

- Дата документа;

- Реєстраційний номер документа;

- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;

- Адресат;

- Резолюція;

- Заголовок до тексту;

- Відмітка про контроль;

- Текст документа;

- Відмітка про контроль;

- Підпис;

- Візи узгодження документа;

- Відбиток печатки;

- Позначка про виконавця;

- Позначка про виконання документа і направлення його до справи;

- Відмітка про надходження документа в електронній формі

- Ідентифікатор електронної копії документа.

Перераховані реквізити можна розбити на три групи:

- Реквізити бланка листа: Державний герб Російської Федерації; герб суб'єкта Російської Федерації; емблема організації або товарний знак (знак обслуговування); код організації; основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи; ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП); код форми документа; найменування організації; довідкові дані про організацію;

- Реквізити, що використовуються при складанні ділового листа: посилання на реєстраційний номер і дату документа; адресат; заголовок до тексту; текст; відмітка про контроль; підпис; візи узгодження документа; печатка; відмітка про виконавця;

- Реквізити, що використовуються при роботі з діловими листами і необхідні для організації документообігу, виконання листів, систематизації листів і організації їх зберігання: дата документа; реєстраційний номер документа; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; позначка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про надходження документа в електронній формі ідентифікатор електронної копії документа.

Текст листа найчастіше складається з вступної частини і основний. У вступній частині вказуються причини, що викликають складання листа, супроводжувані посиланнями на факти, дати, документи. В основній частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, відмова, прохання, гарантія і т.д.).

Текст листа складається від першої особи множини: «просимо ..., направляємо ...», або третьої особи однини - «підприємство вважає ..., організація розглянула ...».

Якщо лист оформлено на посадовому бланку керівника організації, то текст, як правило, викладається від першої особи однини: «пропоную ..., прошу ...».

Текст листа може починатися з обігу. Це невелика за обсягом частина тексту виключно значима для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, а й задає листуванні потрібну тональність, сприяє налагодженню та підтриманню ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. На особливу увагу заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення додає листу буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний характер. Звернення друкується центровані способом.

Шановний Михайло Петрович!

Пані Петрова!

Шановний пане Смирнов!

Пан президент!

Шановні колеги!

Лист зазвичай складається за схемою: вступ, основна частина, висновок.

Вступна частина містить посилання на документ, його окремі пункти, які послужили підставою складання листа; констатацію факту.

При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: назва структурного підрозділу, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад:

«Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.2003 № 620« Про затвердження Типового положення .... ».

В основній частині викладається опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і приводяться докази.

Висновок листи є висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань.

У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій та посад, звань, одиниць виміру, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.

Заключна частина тексту може закінчуватися очікуванням на виконання прохання, а також формулою ввічливості:

Висловлюю свою вдячність за надану допомогу і запевняю, що представлена ??Вами інформація буде мати велике значення в справі розвитку взаємовигідного співробітництва.

або:

Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення ...

або:

Від щирого серця бажаю великих успіхів у Вашій багатогранній діяльності, міцного здоров'я і благополуччя.

Лист може містити тільки одну заключну частину.

Відмітка про наявність додатків друкується двома інтервалами нижче тексту листа від лівої межі текстового поля в тому випадку, якщо лист передбачає додаток до нього.

Підпис відокремлюється від тексту трьома міжстроковими інтервалами.

Візи узгодження оформляються на примірнику листа, що залишається у справі. Візи проставляються в нижній частині листа листи.

Відмітка про виконавця друкується на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа у лівій частині документа.

Датою листа вважається дата його підписання.

Листи підписуються посадовими особами відповідно до розподілу обов'язків та закріпленням за ними права підпису документів у положеннях про структурні підрозділи та посадових інструкціях.

Перед реквізитом «підпис» може також розташовуватися формула ввічливості, яка друкується з абзацу і відділяється від посади коми, наприклад:

 З повагою, заступник Генерального директора Особистий підпис А.М. Беспалов

Формула ввічливості може виглядати наступним чином:

Щиро Ваш, ...

З найкращими побажаннями, ...

З щирою вдячністю, ...

З повагою, ...

Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими, матеріальними засобами та ін. Печаткою завіряються листи, що містять зобов'язання (гарантійні листи), що підтверджують факти, події, листи фінансового змісту.

Відбиток печатки на документі може захоплювати частину найменування посади, але не підпис посадової особи. Відбиток проставляється друку повинен бути добре читаним.

Макет ділового листа представлений на рис. 7.

 Герб (або емблема, товарний знак)  КОНТРОЛЬ
 НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІІПочтовий і телеграфний адреси, Індекс підприємства зв'язку, № телефону, факсу та т. Д.ОКПО, ОГРН, ІПН / КПП, ОКУД00.00.000000 / 00-000на № 00 від 00.00.0000Місце складання Заголовок до тексту (відповідає на питання «Про що?», Починається з приводу «О»)  Адресат: Найменування посади І. О. Прізвище (всі в давальному відмінку) Назва вул., Будинок №, м Місто, поштовий індексРезолюція (оформляється від руки): І.О. Прізвище виконавця доручення (в Д. п.), Доручення (інфінітив + розповсюджувачі), термін виконання підпис 00.00.0000  

Якщо текст листа складається з двох і більше абзаців, то лист починається з 5-го знака (від лінії поля). Текст без абзаців може друкуватися безпосередньо від кордону лівого поля.

Текст листа повинен включати три структурні елементи: вступну частину, що викладає привід для написання листа; доказову частину; заключну частину, в якій висловлюється прохання, згода, відмова та ін.

Можливий зворотний порядок побудови листи: заключна частина наводиться перед доказової. Цей порядок характерний для листів вищестоящих організацій.

Додаток: на ... л., В ... прим.

Назва посади

керівника (Підпис) І. О. Прізвище

візи:

Посада

(Підпис) І. О. Прізвище

00.00.0000

Виконавець (І.О. Прізвище)

Телефон (000 00 00)

 У Справа 00-0000.00.0000 (підпис)
   ОРГАНІЗАЦІЯВх.№ ____________ «___» ________ 20 ___ г.

Ідентифікатор електронної копії документа

Рис.7. Макет ділового листа



Попередня   59   60   61   62   63   64   65   66   67   68   69   70   71   72   73   74   Наступна

Складання та оформлення рішень | Орієнтовна форма спільного розпорядчого документа | Складання та оформлення протоколів | Супровідні листи. | Ділове листування в управлінській діяльності. Функції ділової переписки | Законодавче регулювання ділової переписки | Засоби зв'язку, які використовуються для доставки ділової кореспонденції | Документи, передані по каналах електрозв'язку | Факсограма (факс) | телефонограма |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати