Головна

РЕКВІЗИТИ 17, 19, 28, ВІЗА ОЗНАЙОМЛЕННЯ

  1. II. Обов'язкові реквізити подорожнього листа
  2. VIII.1.1) Поняття, реквізити та підстави зобов'язання.
  3. Адреси і реквізити сторін
  4. Адреси та реквізити сторін 1 сторінка
  5. Адреси та реквізити сторін 2 сторінка
  6. Адреси та реквізити сторін 3 сторінка
  7. Адреси та реквізити сторін 4 сторінка

Реквізити 17 (резолюція), 19 (відмітка про контроль), 28 (позначка про виконання документа і направлення його до справи) представляють етапи роботи над дорученням. Керівник, вивчивши той інший документ (лист, доповідну записку і ін.), Може прийняти рішення про необхідність віддати якомусь співробітнику (співробітникам), що знаходиться (знаходяться) в його підпорядкуванні, розпорядження у вигляді доручення щодо даного документа. Для цього керівник оформляє або окремий розпорядчий документ (наказ, розпорядження, вказівка), або оформляє на самому даному документі спеціальний реквізит - резолюцію, яка несе функцію розпорядчого документа і має юридичне значення. Потім розпорядчий документ (наказ, розпорядження, вказівка) або резолюція ставляться на контроль і доносяться до відома виконавців. Для цього оформляються реквізит «відмітка про контроль» і віза ознайомлення. Коли розпорядчий документ або документ з оформленої на ньому резолюцією будуть виконані, вони повинні бути зняті з контролю і відправлені в справу для зберігання - оформляється реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

У ГОСТ Р 6.30-2003 не позначений реквізит «віза ознайомлення», однак доручення керівника не матиме дієвого значення до тих пір, поки воно не буде доведено до виконавців. Оформлення візи ознайомлення є обов'язковим етапом при роботі над дорученням. Віза ознакомленія- це юридично значущий реквізит.

Реквізит 17 - Резолюція

Резолюція документа - це рукописна напис на документі, зроблений посадовою особою і містить прийняте ним рішення.

У ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «Резолюція, написана на документі відповідним посадовою особою, включає в себе прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату ...».

Резолюція проставляється на вхідних і внутрішніх документах, розглянутих керівником відповідного рівня, пишеться від руки.

Відповідно до ГОСТ Р 6 30-200 резолюція включає:

- Прізвище виконавця або прізвища та ініціали працівників, яким документ передається на виконання в давальному відмінку. У випадках, коли доручення дається двом або декільком особам, основним ісполнітелемсчітается працівник, зазначений у резолюції першим. Основний виконавець і співвиконавці вправі давати доручення у вигляді резолюцій особам, безпосередньо їм підлеглих (відповісти на питання: кому виконати?);

- Зміст доручення частіше оформляється у формі інфінітива і його розповсюджувачів (відповісти на питання: що виконати?). Доручення повинно містити конкретні дії, які очікує від виконавця керівник; формулювання типу «розглянути» «підняти», «підвищити», «посилити», «покращити», «вжити заходів», «активізувати» не прийнятні;

- Термін виконання (відповісти на питання: до якого терміну виконати?);

- Підпис посадової особи;

- Дату накладення резолюції.

наприклад:

Морозової Н. В.

Федосеевой Н. А.

Прошу підготувати проект

договору з Консалтингової групою «терміки»

до 05.10.2003

Особистий підпис

Дата

або:

Лагутін Л. Д.

підготувати проект договору з ТОВ «Старт» до 01.02.2013.

Мельников

23.01.2012

Таким чином, резолюція включає наступні елементи:

1) Кому виконати;

2) Що виконати;

3) До якого терміну виконати;

4) Підпис;

5) Дата.

Термін виконання документа може бути типовим або індивідуальним. Типові терміни виконання ряду документів наведені в законодавчих актах РФ, в додатку № 10 до Державної системі документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), вони можуть бути регламентовані в інструкції з діловодства організації.

Нижче представлений перелік типових строків виконання документів, наведених в ГСДОУ:

Акт прийому: Підписання не пізніше 45 днів з моменту відправки (передачі) проектної продукції; акт про наявність недоліків: складання не пізніше 10 днів після отримання продукції.

Договір на поставку товарів: Підписання і повернення не пізніше 10 днів (для довгострокових - 20 днів) після отримання проекту договору; відповідь на пропозицію про укладення договору - в 10-денний термін після отримання пропозиції.

Скарга на неправильні дії або розпорядження фінорганів: розгляд не пізніше 5-денного терміну з дня надходження.

Замовлення на продукцію: Підписання та подання в 10-денний термін після отримання повідомлення.

заявка покупця - Не пізніше трьох днів після її отримання.

Заяви і скарги громадян - В термін до одного місяця з дня надходження; які не потребують додаткового вивчення і перевірки, - невідкладно, не пізніше 15 днів.

Заяви і скарги військовослужбовців і членів їх сімей: в органах Союзу РСР і в республіканських органах - в термін до 15 днів з дня надходження; в місцевих органах, на підприємствах, в установах і організаціях - невідкладно, не пізніше 7 днів з дня надходження.

запит депутата Верховної Ради СРСР - не більше ніж в 3-денний термін на сесії Верховної Ради.

Консультація письмова з питань використання машин - не пізніше ніж через 10 днів після отримання запиту.

Наряд на поставку продукції: Видача протягом 15 днів після отримання повідомлення про розподіл фондів.

Опитувальний лист на продукцію: Уявлення - в 20-денний термін з моменту отримання наряду.

Відгук на проект стандарту: Складання та направлення не пізніше ніж через місяць з дня одержання проекту стандарту; про роботу машин - в 10-денний термін.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: Розгляд, затвердження і повідомлення рішень по ним в 15-денний строк з дня отримання.

Індивідуальні терміни встановлюються керівником організації в залежності від складності майбутньої роботи і її трудомісткості.

На документах, які не потребують вказівок по виконанню і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець (виконавці), підпис автора резолюції і дата.

Резолюція, як правило, пишеться на оригіналі документа. На схемах розташування реквізитів в ГОСТ Р 6.30-2003 для резолюції відводиться місце між адресатом і текстом документа. Якщо в цій позиції не залишилося вільного місця, резолюцію можна написати і нижче тексту. Не рекомендується писати резолюцію поверх тексту документа - по-перше, це ускладнює читання як тексту документа, так і самої резолюції, і, по-друге, надає документу неохайний вигляд. Якщо резолюція велика, її можна оформити на окремому аркуші із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься. Окремий лист з резолюцією прикріплюється до документа і в подальшому разом з документом підшивається в справу.

Не рекомендується оформляти резолюцію на звороті документа - її можна просто не помітити, в такому випадку доручення керівника залишиться невиконаним. Якщо все-таки резолюція написана на звороті (навряд чи керівник допустить, щоб його вчили, де писати резолюцію), потрібно, щоб секретар на місці, відведеному для резолюції, зробив позначку: «Резолюція на об.».

Можлива підготовка проекту резолюції помічником керівника.

У ГОСТ Р 6.30 сказано: «Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші». Однак зразок такої резолюції не представлений.

В організації може бути розроблена форма для резолюцій. Така форма робить для керівника рутинну роботу по написанню резолюцій більш організованою. Крім того, такий бланк не дозволить забути, наприклад, проставити дату резолюції.

Бланк для резолюцій може мати такий вигляд:

 Генеральний директор ТОВ «Знання» С. О.Плотніков Исполнитель(и):___Поручение:___ (Підпис)  ___  (Дата)___ Від ___ № ___(Назва структурного підрозділу)

У п. 4.7 Державного стандарту допускається при необхідності зробити на бланку листа обмежувальні позначки для розміщення резолюції. Необхідність в таких позначках невисока: з одного боку, навряд чи керівник організації (або інша посадова особа) зможе (і захоче) акуратно вписати резолюцію в обмежувальні позначки і, по-друге, далеко не завжди резолюція має якийсь стандартний розмір, під який можна завжди заздалегідь відвести певну зону.

Реквізит 19 - Відмітка про контроль

Відмітка розміщується в правому верхньому куті службового поля документа і оформляється буквою «К», Написаним від руки словом «Контроль» або штампом зі словом «Контроль». Для залучення уваги виконавця позначку про контроль можна проставляти червоним кольором.

Цей реквізит проставляється або керівником, які поставили резолюцію на документі, або посадовою особою чи структурним підрозділом, що здійснюють контроль за виконанням документів.

Наявність позначки означає, що документ поставлений на контроль, що, безумовно, дисциплінує виконавця. Контроль встановлюється за виконанням всіх зареєстрованих документів, що вимагають виконання. Відмітка відбивається в спеціальних журналах діловодної службою (або секретарем) після того, як керівник приймає рішення про контроль документа.

Реквізит 28 - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Відмітка про виконання документа і направлення його до деловключает наступні дані:

- Посилання на дату і реєстраційний номер документа, що свідчить про його виконання; якщо такий документ відсутній, вказуються короткі відомості про виконання;

- Слова «У справу» і номер справи, в якому буде зберігатися документ;

- Підпис виконавця документа або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ;

- Дата виконання документа і направлення його до справи.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи оформляється в нижній частині лицьового боку останнього аркуша документа, друкується безпосередньо від лівого поля документа через одинарний міжрядковий інтервал.

Приклади оформлення відмітки про виконання документа і направлення його до справи:

1. На входить листі керівник написав резолюцію: «Смирнову А. І. підготувати відповідь до 14.03.2013.» Доручення було виконано, є документ, який свідчить про його виконанні - вихідного листа. На документі оформляється відмітка із зазначенням дати і номера вихідного документа:

Вих. № 26 / 03-17 від 15.03.2013 У справу №05-15 Смирнов 18.03.2013

2. На що входить листі керівник написав резолюцію: «Смирнову А. І. підготувати проект договору до 14.03.2013». В даному випадку неможливо привести ні дату, ні реєстраційний номер документа, що свідчить про виконання доручення, так як проекти документів не реєструються. На документі робиться короткий запис про виконання доручення:

Проект договору підготовлений і переданий на узгодження У справу № 03-06 Смирнов 18.03.20013

3. На що входить листі керівник написав резолюцію: «Смирнову А. І. відправити факс до 14.03.2013». наприклад:

відправлений факс від 02.04.2013 № 23 У справу 01 -03 Смирнов 06.04.2013

На деяких документах відмітка оформляється в скороченому варіанті. Наприклад, на протоколах вказують тільки слова «У справу», номер справи, в яке підшивається протокол, особистий підпис і дату.

На кадрових наказах така відмітка, як правило, не оформляється.

Наявність реквізиту на документі, що вимагає виконання, означає, що документ закінчив свій маршрут, виконав оперативну управлінську функцію і може бути відправлений на зберігання.



Попередня   8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19   20   21   22   23   Наступна

Стандартизація та уніфікація документів. Уніфіковані системи документації. | Класифікатори документованої інформації | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів. | Юридична сила офіційного документа. Нормативно-методична база оформлення управлінських документів | Структура управлінського документа. Реквізит і формуляр управлінського документа, їх розвиток | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів | НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА | НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА | Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно ГОСТ Р 6.30-2003 | РЕКВІЗИТИ 01, 02, 03 |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати