Головна

РЕКВІЗИТИ 11, 12

  1. II. Обов'язкові реквізити подорожнього листа
  2. VIII.1.1) Поняття, реквізити та підстави зобов'язання.
  3. Адреси і реквізити сторін
  4. Адреси та реквізити сторін 1 сторінка
  5. Адреси та реквізити сторін 2 сторінка
  6. Адреси та реквізити сторін 3 сторінка
  7. Адреси та реквізити сторін 4 сторінка

Реквізити 11 і 12 є даними про реєстрацію документа. Це дата документа і реєстраційний номер документа. Вони є доказом існування документа і включенням його в документальний фонд організації. Обидва реквізиту виконують юридичну функцію. Крім того, ці реквізити дозволяють організації вести інформаційно-довідкову роботу по документам, тобто виконують пошукову функцію.

Дата і реєстраційний номер документа оформляються на всіх бланках на одному рівні по відношенню один до одного. Для дати є обмежувальна позначка для заповнення на рядку зліва (у вигляді риси ___), для реєстраційного номера справа (у вигляді символу і риси № ___).

Дата і реєстраційний номер документа відображаються в реєструючих формах.

Реквізит 11 - Дата документа

Дата документа - це реквізит, який вказує на момент його створення і / або підписання, затвердження, прийняття, погодження, опублікування.

Необхідно розглянути два питання:

1) яка зі згаданих в документі дат є датою документа;

2) як правильно оформити дату документа.

Датою документа є:

- Для розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) і листів - це дата підписання документа;

- Для протоколу, акту - це дата події, зафіксованого в документі;

- Для затверджується документа (план, інструкція, положення, звіт) - дата затвердження.

У будь-якому випадку дата документа - це дата прийняття управлінського рішення.

У ГОСТ Р 6.30-200 сказано: «Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату ».

Дату складання документа повинен проставити той, хто підписує документ, а дату затвердження - той, хто його затверджує. Дата проставляється в момент підписання або затвердження документа. Для цього при підготовці проекту документа можна заздалегідь надрукувати позначення року, а для числа і місяця залишити місце, або, якщо є впевненість, що документ буде підписаний або затверджений в поточному місяці, можна заздалегідь надрукувати і назва місяця. На практиці найчастіше на проекті документа друкують відразу і число. Цього краще не робити, або робити у виняткових випадках, коли вже абсолютно точно відомо, що документ буде підписаний або затверджений саме в цей день. Найоптимальнішим варіантом є оформлення всіх елементів дати одночасно від руки.

Для документів, що фіксують рішення, прийняті колегіально (протокол, акт та ін.), Датою є дата прийняття рішення, а не підписання. У цьому випадку дата оформляється на документі при його підготовці і може бути надрукована, а не оформлена від руки.

На довідках з місця роботи дата проставляється при реєстрації документа працівником, відповідальним за реєстрацію.

Аналіз ГОСТу дозволяє виділити наступні способи оформлення дати на ОРД:

1) цифровий: день місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами: 05.06.2003;

2) словесно-цифровий: 05 июня 2003 р .;

3) «зворотний» цифровий: 2003.06.05

Спосіб написання дати залежить від характеру документа. У практиці діловодства склалося, що на більшості ОРД використовують цифровий спосіб. Словесно-цифровий спосіб частіше використовують при оформленні нормативних документів, що визначають права громадян і організацій, а також містять відомості фінансового характеру. В особливо значущих юридичних документах (наприклад, нотаріальних) може використовуватися виключно словесний спосіб оформлення дати, щоб уникнути підробок.

В кінці оформлення дати крапку не ставлять, за винятком випадку, коли датою закінчується пропозицію. Проставляти нуль в позначенні дня місяця і місяця, якщо він містить одну цифру, - обов'язково - і при цифровому, і при словесно-цифровому способі зазначення дати. Це захищає документ від підробки.

 У документі вказують і інші дати: складання, надходження, резолюції, погодження та ін. При оформленні цих дат рекомендується дотримуватися тих самих правил, що і при оформленні дати документа.

Реквізит 12 - Реєстраційний номер документа

Реєстраційний номер документа-це цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації.

Наявність на документі реєстраційного номера свідчить про те, що він включений в документальний фонд організації і знаходиться під її контролем і відповідальністю.

Реквізит оформляється від руки особою, реєструючим документ.

У ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін.».

З цього випливає, що порядковий номер є обов'язковим елементом даного реквізиту.

Порядкові номери присвоюються окремо для кожного виду документів в межах діловодного року (з 01 січня по 31 грудня календарного року; в освітніх установах може бути з 01 вересня по 31 серпня навчального року). Нумерація переходять документів (трудових договорів, особистих карток, локальних нормативних актів та ін.) Може бути продовжена в новому році, а може початися заново - з № 1.

Згідно ГОСТ Р 6.30-2003 «Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі».

Розглянемо кілька прикладів структури реєстраційних номерів.

Реєстраційний номер листа:

82 / 1-5, де82- Порядковий номер документа за журналом реєстрації; 1-5 - номер справи за номенклатурою (1 - код підрозділу, 5 - номер справи в підрозділі)

або:

82 / ГІ-5, де82- Порядковий номер документа за журналом реєстрації, ГІвказує на те, що документ створений в службі головного інженера, 5 - номер справи.

Реєстраційний номер договору:

12-дп, де 12- Порядковий номер документа; дп- Договір поставки (або ду- Договір надання послуг та ін.). Реєстраційні номери договорів на проведення робіт і надання послуг можуть мати подвійну нумерацію, наприклад: Договір підряду № 17/21,де 17- Порядковий номер документа в організації-замовника, а 21- Порядковий номер цього ж документа в організації-підрядника (тобто номери проставляються в тому порядку, в якому вказані сторони в тексті договору). Реєстраційний номер трудового договору може включати два елементи:5/07,де 5- Це порядковий номер трудового договору; 07 - вказівка ??на рік, в якому було укладено трудовий договір.

 Реєстраційний номер додаткової угоди до трудового договору може мати більш складну структуру:1-07 / 94-06, де 1- Порядковий номер додаткової угоди до трудового договору; 07- Вказівка ??на номер року, в якому укладено додаткову угоду; 94 - Порядковий номер трудового договору; 06- Вказівка ??на номер року, в якому було укладено трудовий договір.

Порядок реєстрації документів і структуру їх реєстраційних номерів рекомендується закріпити в інструкції з діловодства або іншому нормативно-методичному акті організації.

РЕКВІЗИТ 13 - ПОСИЛАННЯ НА РЕЄСТРАЦІЙНИЙ НОМЕР І ДАТУ ДОКУМЕНТА

У ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає в себе реєстраційний номер і дату документа, на який повинен бути дана відповідь».

На бланку листа проставляється обмежувальна позначка для цього реквізиту: На № ___ від ___. Цей реквізит заповнюється в переважно в листах-відповідях. Відомості в реквізит переносяться з документа, що поступив.

Вказівка ??цього реквізиту полегшує подальшу роботу з документом: якщо в організацію надходить у відповідь лист із зазначенням посилання на реєстраційний номер і дату ініціативного документа, секретарю (або іншому працівнику організації) значно легше знайти те лист, на яке надійшла відповідь, і підкласти його до документу, що надійшов для того, щоб керівник при розгляді вхідного документа зміг дати оцінку надійшов відповіді.

Вказівка ??даних про що надійшов листі на бланку листа у вигляді окремого реквізиту виключає необхідність посилатися на них в тексті листа-: на початку тексту листа не слід писати «На Ваш № ... від ...», щоб уникнути дублювання однієї і тієї ж інформації в межах одного документа.

Основна функція реквізиту - пошукова.

РЕКВІЗИТ 14 - МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ ДОКУМЕНТА

У ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами« Найменування організації »і« Довідкові дані про організацію ». Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе тільки загальноприйняті скорочення ».

Виходячи з цього, якщо організація називається «Магнітогорський державний університет», вказівка ??місця складання документа на загальному бланку або бланку конкретного виду документа буде для даної організації зайвим, так як в реквізиті 08 дана інформація вже буде відображена.

Точно так же надмірною буде вказівка ??місця складання документа на бланку для листів, де вже містяться довідкові дані про будь-якої організації з обов'язковим зазначенням назви населеного пункту в поштовій адресі, який повинен відповідати юридичною адресою організації.

Таким чином, даний реквізит використовується тільки на загальному бланку і бланку конкретного виду документа організації, якщо в найменуванні організації немає вказівки на її місцезнаходження.

Якщо автором документа є філія організації, в документі слід вказати місце знаходження філії.

При вказівці населених місць використовуються загальноприйняті скорочення відповідно до ОКАТО - Класифікація об'єктів адміністративно-територіального поділу. Наприклад: кр. - Край; обл. - Область; окр. - Округ; р-н - район; м - місто; смт - селище міського типу; п. - селище сільського типу; рп - робітниче селище; кп - курортне селище; к. - кишлак; с. - Село; д. - село; ст-ца - станиця; у - улус; СМН - Сомон; аул - пишеться повністю і т.д.

Перед назвою міста Москви скорочення «р» писати не прийнято так само, як і перед назвами міст, що закінчуються на «-місто», «-град», «-бург» (Нім. «Місто»), наприклад: Москва, Новгород, Волгоград, Санкт-Петербург.

Місце складання або видання документа відноситься до постійних реквізитів, що використовуються при проектуванні бланків. Цей реквізит поряд з реквізитами, що включають довідкову інформацію про організацію, (09, 04, 05, 06) є додатковим до реквізиту 08 - найменування організації: допомагає ідентифікувати автора документа.

РЕКВІЗИТ 15 - АДРЕСАТ

адресат -це одержувач документа (листи, довідки, факсимільні повідомлення, телеграми та ін.).

Реквізит «адресат» - це сукупність точної і повної інформації, на основі якої документ може бути доставлений адресату.

Реквізит розташовується на наступних документах: лист, довідка, доповідна (службова) і пояснювальна записки, заяву.

Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.

При адресуванні документа посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. наприклад:

Мін'юст Росії

Департамент інформатизації

і науково-технічного забезпечення

Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку, наприклад:

Генеральному директору

ТОВ «Восторг»

В. А. Мохова

або:

ВАТ «Востокметаллургмонтаж»

головному бухгалтеру

В. М. Мусін

При направленні документа керівнику або заступнику керівника організації найменування організації входить в найменування посади адресата, обидва реквізиту пишуться в давальному відмінку, наприклад:

Головному редактору видання «Офіційна і ділова Росія»

І. В. Мартинову

Якщо документ відправляють в кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено, наприклад:

керівникам філій

ТОВ «Домострой»

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів (їх розташовують один під одним). Слово «Копія» перед другим, третім і четвертим адресатом не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документа. Список підшивається в справу разом з копією документа.

Реквізит «Адресат» в разі масової розсилки може бути оформлений по-різному:

керівникам організацій

східного адміністративного

округу Москви

або:

За списком

При адресації документів особам, які мають звання (вчене або військове) або науковий ступінь, перед прізвищем може вказуватися звання або науковий ступінь, наприклад:

Командиру військової частини № 2844

генерал-майору

В. А. Болотову

або:

Директору Інституту педагогіки

ВГБОУ ВПО «Магнітогорський державний університет»

професору, доктору історичних наук

Ю. Д. Коробкову

Допускається центрувати кожен рядок реквізиту «Адресат» по відношенню до найдовшої рядку. наприклад:

головному інженеру

Меблевої фабрики «Віола»

Н. В. Парамонова

До складу реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у порядку, встановленому правилами надання послуг поштового зв'язку.

Поштова адреса може не проставлятися на документах, що направляються постійним кореспондентам: в цьому випадку в організації доцільно застосовувати списки розсилки і конверти з заздалегідь надрукованими адресами.

Відповідно до чинних Правил надання послуг поштового зв'язку встановлюється наступний порядок написання поштової адреси на документах, конвертах та інших поштових відправленнях[51]:

- Найменування адресата (найменування організації - юридичної особи або прізвище, ім'я, по батькові для фізичних осіб);

- Назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

- Назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);

- Назва області, краю, автономного округу (області), республіки; країна (для міжнародних поштових відправлень);

- поштовий індекс.

У такому ж порядку проводиться написання адреси відправника на конверті.

При адресуванні листа в організацію вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:

ФГБОУ ВПО «Магнітогорський

державний університет"

пр. Леніна, д.114, м Магнітогорськ,

Челябінська обл., 455037

При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:

Андрєєву О. П.

вул. Яблунева, д. 15, кв. 312,

м Вішки, Мічурінський р-н,

Челябінська обл., 456264

Описаний вище порядок адресування поширюється також на внутрішню переписку організації - посадові, службові та пояснювальні записки на ім'я керівника організації або керівників структурних підрозділів. наприклад:

начальнику

адміністративно-господарського відділу

ТОВ «Знання»

Ю. К. Федоровою

У ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендується в разі направлення листа фізичній особі, на відміну від адресування листи юридичній особі, вказувати ініціали одержувача листа не перед прізвищем, а після неї. Це пов'язано з пошуковою системою: у діловода дані про партнерів-фізичних осіб в картотеці розташовуються в алфавітному порядку за прізвищами, після прізвища вказуються ім'я та по батькові, потім поштову адресу. Для швидкості оформлення використовується саме такий порядок.

Поштова адреса не вказують при направленні документа до вищих органів державної влади і управління, в вищестоящу організацію, в підвідомчі організації і постійним кореспондентам.

Для реквізиту «Адресат» на бланку листів можуть проставлятися обмежувальні позначки («куточки») для верхніх меж зон розташування реквізиту.

На кутовому бланку для адресата обмежувальні позначки у вигляді куточків будуть розташовуватися в правій частині бланка на одному рівні з реквізитом 08 - найменуванням організації. На поздовжньому бланку вони будуть розміщені на одному рівні з реквізитом 11 - датою документа - і 12 - реєстраційним номером документа.

Реквізит «Адресат» друкується через один міжрядковий інтервал. Рекомендований розмір шрифту від 11 до 14 пт в залежності від кількості адресатів, які необхідно оформити на документі.



Попередня   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19   20   21   22   Наступна

Основні функціональні системи документації в Російській Федерації | Стандартизація та уніфікація документів. Уніфіковані системи документації. | Класифікатори документованої інформації | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів. | Юридична сила офіційного документа. Нормативно-методична база оформлення управлінських документів | Структура управлінського документа. Реквізит і формуляр управлінського документа, їх розвиток | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів | НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА | НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА | Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно ГОСТ Р 6.30-2003 |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати