Головна

НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА

  1. DIV, SPAN - Використовуються для виділення частини документа певним способом. Обов'язковий закриває тег!
  2. А. Набуття доступу до документів.
  3. Питання 1. Проектна документація
  4. Питання 32. Основні принципи роботи з документами. документообіг
  5. Питання 33. Робота з вхідними документами
  6. Питання 34. Робота з вихідними документами
  7. Питання 35. Робота з внутрішніми документами

___ № ___

Місце видання

- ¬

При з центром способі оформлення реквізитів на поздовжньому бланку розташування емблеми праворуч від найменування організації буде відповідати вимогам ГОСТ Р 6.30-2003:

 Товариство з обмеженою відповідальністю «МЕРКУРІЙ» НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА ___ № ___ р Магнітогорськ - ¬

У п. 4.8 ГОСТ Р 6.30-2003 також сказано: «Для організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації державна мова суб'єкта Російської Федерації, доцільно використання поздовжнього бланка; при цьому реквізити 08, 09, 14 друкують на двох мовах: російській (ліворуч) і національному (праворуч) на одному рівні ».

І знову ГОСТ Р 6.30-2003 не демонструє це положення наочно. Діловод необхідно самим вирішувати, як зображувати реквізити 01, 02, 03 на двомовних бланках. Чи потрібно, наприклад, дублювати реквізити 01, 02, 03 над кожним найменуванням організації (над російськомовним і іншомовним), де і як оформляти реквізити 04, 05, 06, якщо реквізит 09 оформляється на дух мовами, і т.д.

Вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків в конкретних організаціях рекомендується закріплювати в локальних нормативно-методичних документах (інструкціях з діловодства, положеннях, правилах і т.п.). Практика показує, що при виготовленні бланків сучасні організації нерідко використовують вимоги, відображені в стандартах-попередників ГОСТ Р 6.30-2003, а також в ГСДОУ.

Бланк може бути заздалегідь віддрукований в друкарні, виготовлений за допомогою засобів оперативної поліграфії, а при використанні ПЕОМ бланк може бути введений в пам'ять машини і автоматично виведений при роздруківці конкретного документа на принтері або існувати в електронному вигляді.

Бланки документів повинні використовуватися тільки за призначенням і без відповідного дозволу не повинні передаватися іншим юридичним або фізичним особам. Важливою умовою ефективності контролю використання бланків документів є його централізація - така організація роботи, коли контрольні операції по їх зберіганню та використанню зосереджені в одному структурному підрозділі або у одного співробітника.

При замовленні бланків перевагу слід віддати друкарні, так як в цьому випадку використовуються спеціальні технології їх виготовлення, спеціальні сорти паперу. Обмежувальні позначки для полів і окремих реквізитів наносяться на бланк у вигляді куточків або інших позначень. Довжина кожної сторони куточка повинна бути не більше 6 - 12 пунктів, товщина - не більше 2 пунктів (пункт - друкарська одиниця виміру, рівна 0,376 мм, 48 пунктів складають один квадрат). Допускається наносити на бланки позначки для фальцювання і для пробивання отворів дироколом.

При друкуванні бланків повинні застосовуватися друкарські шрифти розміром від 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 і ГОСТ 3489.33. Для оформлення реквізиту «найменування організації» допускається застосовувати мальовані шрифти від 6 до 24 кегля.

Розміри шрифтів необхідно вибирати в залежності від кількості друкованих знаків в реквізиті. Розміри застосовуваних шрифтів не повинні значно відрізнятися один від одного. Більшим шрифтом виділяють найменування організацій та найменування видів документів. При цьому слід дотримуватися таких правил: просте і зручне їх розташування, дотримання пропорцій між товщиною ліній типографського набору і комп'ютерного тексту. Допускається реквізит 08 (найменування організації) друкувати мальованими шрифтами.

При виготовленні бланків застосовують шрифти литерной, звичайної і газетної гарнітур 6 - 24 кегля. У бланку допускається виконувати найменування організації мальованим шрифтом Можна застосовувати шрифти інших гарнітур.

Бланки організації, а також бланки конкретних видів документів (бланк наказу, бланк акту та ін.) Частіше виготовляються друкарським способом, а комп'ютерна техніка використовується для виготовлення бланків для листів та загальних бланків. Це виправдано в разі складання даного виду документа понад 200 разів на рік. Для документів постійного застосування (наприклад, договорів, актів) можуть бути виготовлені бланки з трафаретним текстом і пропусками для внесення змінної інформації.

При друкуванні на бланках трафаретних частин тексту підстави суміжних рядків, в які вноситься машинописний текст, повинні розташовуватися на відстані, кратному міжрядкового інтервалу пишучих машин.

При виготовленні бланків слід дотримуватися таких правил:

- Помірний контраст між основними і сполучними лініями літер;

- Вертикальне накреслення літер;

- Просте і зручне накреслення літер;

- Дотримання пропорцій між товщиною літер типографського набору і машинописного тексту.

На бланках, для їх обліку, можна при необхідності проставляти друкарським способом або спеціальним нумератором облікові порядкові номери. Ці номери допускається проставляти на правому, лівому і нижньому полях, а також на іншій вільної площі бланка з тією умовою, щоб на них згодом не накладалися текст документа і інші оформляють реквізити.

Особливі вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання пред'являються до бланків документів з відтворенням Державного герба РФ і гербів суб'єктів Російської Федерації (до гербовим бланків). Вони повинні виготовлятися друкарським способом. Використання ксерокопій даних бланків для створення документів не допускається. Загальні вимоги обумовлені Федеральним конституційним законом «Про Державний герб Російської Федерації» від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ, приватні опитування представлені в Постанові Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації »від 27 грудня 1995 № 1268, нормативних актах суб'єктів РФ, а також в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджених Наказом Росархіву від 23 грудня 2009р. № 76.

Гербові бланки є поліграфічною продукцією, яка підлягає обліку. Їх виготовляють тільки поліграфічні і штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні.

Гербові бланки в організаціях підлягають спеціальному обліку. На гербових бланках друкарським способом або нумератором проставляють порядкові номери, а при необхідності і серії цих номерів. Допускається тиражування засобами оперативної поліграфії організації документів, оформлюваних на гербовому бланку і призначених для розсилки, за умови засвідчення кожної копії документа печаткою організації.

Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків в реєстраційно-облікової формі (картці, журналі). Реєстраційно-облікові форми включають в номенклатуру справ організації. Зберігання гербових бланків організовується в надійно замикаються і опечатується шафах їх знищення здійснюється за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Контроль за виготовленням, використанням і зберіганням гербових бланків покладають на підрозділ організації, яка відповідає за діловодство. Особи, персонально відповідальні за облік, використання і зберігання бланків, призначаються розпорядчим документом керівника організації.

Перевірку наявності, використання і зберігання гербових бланків проводить не рідше одного разу на рік комісія, що призначається розпорядчим документом керівника організації. Про проведені перевірки робляться відмітки в обліково-реєстраційних формах. У разі виявлення порушень при виготовленні, обліку, зберігання і використання гербових бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляють актом і доводять до відома керівника організації.

Обліку гербових бланків в Методичні рекомендації щодо розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади присвячений окремий пункт:

 3.8.2. Організація роботи по виготовленню та обліку бланків документів федерального органу виконавчої влади покладається на адміністративно-господарську службу, яка: - отримує від служби діловодства заявки на виготовлення бланків документів, а також, при необхідності, їх зразки (макети); - оформляє замовлення на виготовлення друковано -бланочной продукції в друкарні; - здійснює отримання, облік надходження бланків (додаток N30) і видачу в Службу діловодства виготовлених бланків документов.Для ведення обліку видачі бланків, виготовлених друкарським способом, в структурні підрозділи федерального органу виконавчої влади, бланки документів нумеруються друкарським способом або нумератором в Службі діловодства. Порядковий номер проставляється в нижній частині зворотного боку бланка. Облік бланків ведеться окремо за видами бланків в журналі обліку видачі бланков.Інструкціей з діловодства встановлюється, що: - бланки видаються працівникам, відповідальним за діловодство в структурних підрозділах, під підпис у журналі обліку видачі бланків; - в структурних підрозділах бланки документів використовуються тільки за призначенням і зберігаються в надійно замикаються шафах; - передача бланків іншим організаціям та особам не допускається; - відповідальність за забезпечення схоронності бланків та правильність їх використання несуть працівники, відповідальні за діловодство в підрозділах і керівники підрозділів; - зіпсовані і незатребувані бланки повертаються до підрозділу, що здійснює облік бланків.

При отриманні документа в будь-якій організації основна увага, природно, приділяється суті міститься в ньому інформації, проте неминуче запам'ятовується і зовнішній вигляд документа - якість паперу, використані кольори, дизайн логотипу, накреслення шрифтів, композиція написів бланка. За цими ознаками складається враження про кореспондента, ступеня його солідності, престижності.

Бланки створює будь-якої установи, організація або підприємство, яке користується правами юридичної особи. Розробляючи бланк, організації прагнуть справити сприятливе враження про себе, створити запам'ятовується бланк, що відображає не тільки певну інформацію про організацію, але її стиль. Однак нехтування наведеними правилами призводить до зворотного результату - запам'ятовуються безглуздості, допущені в оформленні.

Частотними є такі помилки в бланках:

- Довільне розташування реквізитів бланка, не відповідають існуючим вимогам;

- Введення в назва структурного підрозділу посади керівника;

- Відсутність відомостей про вищестоящої організації;

- «Прикраса» бланка малюнком, який можна прийняти за емблему, але який не є такою; Розміщення реквізитів на бланках російських організацій за зразками бланків закордонних партнерів, що порушує вітчизняні традиції оформлення документів і доречно тільки для спільних підприємств;

- Довідкові дані про організацію, представлені на двох мовах;

- Організаційно-правова форма ("Ltd") не відповідає закріпленим у Цивільному кодексі України.

- Розміщення на бланку тільки скороченого найменування організації - автора документа;

- Відсутність на бланку відомостей про організаційно-правову форму.

Крім того, до найбільш часто зустрічається помилок в підготовці бланка відносяться:

- Складання бланка на двох мовах, але з різною інформацією про організацію-автора;

- Розміщення на бланку довідкових даних про автора, його місцезнаходження, що не відповідають даним про державну реєстрацію;

- Введення додаткових елементів (у вигляді зайвих ліній, штрихів, вензелів, інших «художніх» прикрас) в оформлення. Наприклад, відділення жирною рискою складових частин бланка: найменування організації від поштової адреси, поштову адресу від місця для реєстраційного індексу і дати і т. Д .;

- Розміщення реквізитів на бланках російських організацій за зразками бланків закордонних партнерів, що порушує вітчизняні традиції оформлення документів і доречно тільки для спільних підприємств.

Бланк, що містить характеризують організацію-автора реквізити (її найменування, дату і місце створення, реєстраційний індекс), вплинув і на оформлення внутрішніх документів організації. Для їх оформлення стали використовувати ті ж реквізити, повторюючи їх склад і порядок розташування навіть в тих випадках, коли документ створюється рукописним способом (заява, пояснювальна записка).


РОЗДІЛ 2 «Структура документа. Системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації »

ТЕМА 3 «ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ організаційно-розпорядчих ДОКУМЕНТІВ»

план:



Попередня   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19   Наступна

Поняття системи документації. Історичний розвиток систем документації. 1 сторінка | Поняття системи документації | Основні функціональні системи документації в Російській Федерації | Стандартизація та уніфікація документів. Уніфіковані системи документації. | Класифікатори документованої інформації | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів. | Юридична сила офіційного документа. Нормативно-методична база оформлення управлінських документів | Структура управлінського документа. Реквізит і формуляр управлінського документа, їх розвиток | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів | РЕКВІЗИТИ 01, 02, 03 |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати