загрузка...
загрузка...
На головну

Структура управлінського документа. Реквізит і формуляр управлінського документа, їх розвиток

  1. I. 3.1. Розвиток психіки в філогенезі
  2. I.3.1) Розвиток римського права в епоху Стародавнього Риму.
  3. II. 6.4. Основні види діяльності та їх розвиток у людини
  4. II. 7.5. Розвиток уваги у дітей і шляхи його формування
  5. II. 8.4. Розвиток мови в процесі навчання
  6. II. Обов'язкові реквізити подорожнього листа
  7. II. РОЗВИТОК ВИРАЗНОСТІ ТІЛА

Як вже було сказано вище, одним з найважливіших внутрішніх властивостей управлінського документа є його організація, структура.

Підвищення рівня внутрішньої організації будь-якого документа покращує його сприйняття, дозволяє краще реалізувати його функціональне призначення, економить час споживача, впливає на ефективність прийнятих рішень. На практиці це досягається, зокрема, в процесі формалізації документованої інформації шляхом використання стандартних форм документів, уніфікації текстів і т. П.

Багато документів складаються з одних і тих же складових частин, вивчивши порядок складання та оформлення яких можна грамотно оформити будь-який документ.

Документ складається не з простого набору окремих елементів, а з елементів, більш-менш упорядкованих, що дозволяють його ідентифікувати, визначити його соціальний статус, що сприятимуть захисту документованої інформації від спотворень і фальсифікації, які допомагають у пошуку потрібної інформації. В офіційному, службовому документуванні для позначення таких елементів використовується термін «Реквізит» (Лат. Requisitum - потрібне, необхідне).

Вперше термін «реквізит» в вітчизняне адміністративне документознавство був введений в 1960 р К. Г. Мітяєвим, перейняли його з бухгалтерської документації. У свою чергу, в фінансове діловодство Росії цей термін потрапив з середньовічної Італії через Німеччину в другій половині XIX століття. На перших порах розширене тлумачення терміна «реквізит» зустріло неприйняття з боку ряду радянських фахівців в області історичного джерелознавства та дипломатики. Однак протягом кількох наступних десятиліть цей термін міцно увійшов в науковий і практичний обіг, насамперед у сфері документаційного забезпечення управління.

Реквізітпредставляет собою сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Ці обов'язкові дані встановлюються законом або положеннями для ділових документів. Реквізит є кінцевий, що містить повну інформацію по своїй локальній темі інформаційний елемент тексту документа (наприклад, реквізити «автор документа», «текст», «дата документа», «адресат», «підпис», «друк» і т.д. ).

Всі разом реквізити служать розпізнавальними елементами документа, визначають правовідносини автора документа з суб'єктами і об'єктами діяльності підприємства, без них документ не може бути підставою для обліку та використання. Реквізити - це обов'язкові дані, встановлені законом або положеннями для ділових документів.

Сукупність реквізитів визначає форму документа. Щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, так як вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій. Багато документів мають суворо обмежену кількість реквізитів. Комплекс обов'язкових реквізитів і послідовність їх розташування на документі забезпечують йому юридичну силу: відсутність хоча б одного з них або неправильне оформлення робить документ недійсним, а його власника позбавляє можливості використовувати документ за призначенням. Наявність або відсутність основних реквізитів безпосередньо впливає на правовий статус документованої інформаціі.Несоблюденіе вимог до реквізитів, умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки.

У діловодстві і архівну справу, об'єктом яких є переважно офіційна, управлінська документація, поняття «реквізит документа» і «формуляр документа» стандартизовані. Відповідно до ГОСТ Р.51141-98 визначено, що реквізит документа- Це «обов'язковий елемент оформлення офіційного документа», а формуляр документа - Це «набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності».

Формуляр документа продиктований не тільки необхідністю структурувати інформацію, зробити її «легкотравної», а й необхідністю надати документу юридичну силу, зробити відбиту в ньому інформацію офіційної. У зв'язку з цим кожен реквізит як первинний структурний елемент в тій чи іншій мірі відображає юридично значиму інформацію: основну або технологічну. Основна інформація відбивається в таких реквізитах, як текст, назва структурного підрозділу, найменування організації - автора документа і багато інших. Технологічна інформація відображає рух, пошук, обробку документа: відмітка про наявність документа в електронній, реєстраційний номер документа, відмітка про контроль, відмітка про виконавця, відмітка про контроль, ідентифікатор електронної копії документа і інші. Для електронних документів технологічні реквізити є ще й необхідною умовою доступу до міститься в них інформації: для них найбільш важливими технологічними  реквізитами є формат записи джерела, а також значення хеш-функції.).

Склад і розташування реквізитів істотно відрізняються у різних документів. Наприклад, набори елементів вихідних відомостей газети, журналу, книги помітно відрізняються один від одного і, в свою чергу, мало схожі на склад реквізитів управлінського документа. У виданих документах важливу роль відіграють випускні дані - вид паперу, спосіб друку, обсяг видання, тираж, ціна, назва і адреса видавництва та ін. Основні елементи вихідних відомостей друкованих видань визначаються Державним стандартом. Подібний ГОСТ існує і для електронних видань. Наприклад, ГОСТ 7.83-2001 Міжнародний стандарт. Системи стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Електронні видання. Основні види і вихідні відомості.

Формуляр сучасного документа - результат його історичного розвитку, складався протягом тривалого часу і формувався під впливом, з одного боку, необхідність закріплення офіційного характеру інформації документа, надання йому юридичної сили, а з іншого боку, відображення на документі його «шляху» в апараті управління , т. е. проходження таких операцій, як розгляд, виконання, обробка, передача, пошук, використання для наведення довідок. Формування формуляра документа призвело до закріплення в практиці документування тільки тих елементів, які виконують традиційно сформовані функції документа. Природно, основною функцією документа є відкладення і збереження офіційної інформації.

Формуляр офіційного документа став складатися ще в Межиріччі кілька тисяч років тому. У 2000 р до Р. X. там був прийнятий закон, відповідно до якого всі ділові операції повинні були фіксуватися на глиняних табличках (іншими словами, матеріальному носії) і засвідчуватися сторонами і свідками. Поступово реквізити були уніфіковані і стали єдиними для такого роду документів. До їх складу входили: текст, дата, печатка, підписи свідків і клятва.

У Стародавньому Єгипті і в Римській імперії підпис і друк широко використовувалися в процесі документування. Згадки про ці реквізити зустрічаються на сторінках Біблії. Правда, підпис в ті часи являла собою не прізвище або ініціали, як в наші дні, а власноруч проставлені у вільній формі дозвільні або заборонні формулювання на документі (наприклад, «схвалюю», «заперечую» та т. П.). Друк використовувалася для підтвердження автентичності документа, для захисту його від підробок. Друку в давнину виготовлялися з металу, каменю, дерева. Зокрема, широке поширення мали свинцеві, золоті, срібні печатки. Використовувалися друку в кільцях. Знатні римляни зазвичай мали при собі печатку у вигляді персня на пальці. Часто друку носили на шиї, завдяки прикріпленим до них шнурку. Поряд з прикладними, існували друку звислі, які підвішують до засвідчувати документи знизу. У разі відсутності під рукою друку, замість неї могли використовувати відбиток нігтя або кромки сукні. В епоху Відродження отримав розвиток такий вид друку як штемпель (в даний час замість нього найчастіше використовуються товарний знак і екслібрис).

В епоху античності склався в основних рисах і сам формуляр документа - так звана латинська схема або умовний формуляр. Латинська схема була досить складною і громіздкою. Вона, зокрема, включала такі структурні частини документа: invocatio (посвята Богові); intitulatio (позначення особи, від якого виходить документ); inscriptio (позначення адресата); salutatio (вітання); prologus (преамбула); notificatio, publicatio (публічне оголошення); narratio (виклад обставин справи); sanctio (заборона порушення документа); corroboratio (відомості про засвідчувальних знаках документа); datum (місце і час видачі); apprecatio (висновок = благопожелание). Крім того, в документі була удостоверительная частина у вигляді підпису або субскріпціі.

Поступово до початку XVIII ст. кожен реквізит набував самостійного значення, займав постійне місце в формулярі, його оформлення і розташування визначалися нормативними актами. Скоригований і спрощений варіант латинської схеми або умовного формуляра згодом, в епоху Середньовіччя і Нового часу, став використовуватися в західноєвропейських країнах, звідки, в свою чергу, перейшов в основі своїй в російське діловодство.

На перших етапах становлення і розвитку російського діловодства в документах відсутнє виділення його структурних частин, т. Е. Документ був єдиний текст, В якому не були виділені будь-які реквізити. Лише до XVIII століття відбувається набуття окремими реквізитами свого постійного місця в формулярі документа. Зокрема, в якості окремих, самостійних елементів формуляра стали оформлятися: назва структурного підрозділу, автор, адресат, дата, підпис, Які входили до вступної або заключну частини тексту.

У давнину документи не розділялися на види, а заголовками часто служили перші слова тексту. У російському діловодстві назва структурного підрозділу на перших порах позначалося, як правило, в самому тексті, т. е. до XVIII століття існували в основному так звані «беззаглавние» документи. Число видів документів було невелике. Як правило, для позначення і офіційних, і приватних документів використовувався універсальний термін «грамота».

З XVIII століття найменування виду службового документа стало оформлятися окремим реквізитом над текстом. Поступово кількість видів документів росло. Зокрема, у другій половині XIX століття з'явилося чимало нових видів у зв'язку з переходом Росії на рейки ринкової економіки, а також внаслідок появи нових засобів зв'язку, способів і засобів документування (телеграма, телефонограма, стенограма і ін.).

З приходом до влади більшовиків видовий склад службових документів зазнав істотних змін. Пішли в минуле багато традиційних видів документів (рескрипти,  відносини, прохання і т. п.) і разом з тим з'явилися нові (мандат, декрет, заяву та ін.). Основні види і різновиди документів дореволюційного і радянського періодів наведені в «Короткому словнику видів і різновидів документів» (М., 1974).

Видовий склад управлінської документації продовжує змінюватися і в наші дні. Так, в пострадянський період широкого поширення набули такі види документів, як резюме, контракт, трудовий договір, доручення та ін. До теперішнього часу історично склалася певна видова сукупність управлінських документів, в якій кожному з них відводиться своє місце. У кінцевому рахунку, видове різноманіття документації відображає відповідні потреби держави і суспільства, особливості управління різними видами і рівнями людської діяльності.

У структурі сучасної управлінської документованої інформації реквізит назва структурного підрозділу (Наказ, довідка, заява і т. П.) Є документообразующім ознакою, що дозволяє отримати початкову, саме загальне уявлення про документ, його правової значущості.

авторство є найважливішою ознакою документа. Оскільки інформація фіксується будь-ким на матеріальному носієві з певною метою, остільки вона завжди має автора. У діловодної діяльності прийнято стандартизоване визначення поняття автора. Відповідно до чинного ГОСТ Р 51141 -98, автор офіційного документа - це «фізична або юридична особа, яка створила документ».

Автори можуть бути індивідуальні и колективні (Якщо на документі більш одного підпису). Колективний автор може складатися десь із багатьох сотень осіб, наприклад, автор будь-якого федерального закону РФ, проект якого розробляється юристами, обговорюється і приймається депутатами Державної Думи і Ради Федерації.

Авторство може відповідати підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (Якщо автор приховує своє ім'я) або псевдонімності (Якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям). На думку Р. Барта, «постать автора належить новому часу; мабуть, вона формувалася нашим суспільством у міру того, як з закінченням середніх віків ця обставина стала відкривати для себе ... гідність індивіда, або, висловлюючись більш високим стилем, «людської особистості».

Дійсно, якщо звернутися до сфери російського діловодства, то у нас в країні офіційні, ділові документи стали регулярно підписуватися авторами тільки з початку XVIII століття, т. Е. З епохи Петра I. До цього авторський підпис також мала місце, але ставилася епізодично, або тільки в окремих видах документів, зокрема, в актах феодального землеволодіння і господарства, в чолобитних, в «розпитів промовах» (допитах). У службових документах до XVIII століття автор зазвичай позначався на початку або в кінці тексту, т. Е. Цей реквізит не виділявся в якості самостійного елементу.

 З давніх часів багато авторів літературних творів зашифровували свої прізвища або замінювали їх іншими, вигаданими. Наприклад, псевдонімами є імена таких класиків світової літератури, як Хайям, Мольєр, Стендаль, Марк Твен, Льюїс Керролл, О. Генрі; російських письменників і поетів: Козьма Прутков, Андрій Білий, Горький, Гайдар, Ільф. Вигаданими іменами і прізвищами підписували свої статті та книги багато журналістів, політичні та громадські діячі: М. Кольцов, Т. Тесс, Ленін, Мартов, Троцький та ін.

Однією з причин, яка змушувала авторів ховатися за псевдонімами, була необхідність забезпечення особистої безпеки в умовах складної політичної ситуації в тій чи іншій країні. «Ім'я користувача письменника, - зазначав відомий російський журналіст А. Амфітеатров в 1904 р, - є знаряддя самооборони, чи не єдине, кілька яке охороняє свободу письменницької особистості від прямого тиску суспільства і держави там, де не існує свобода друку».

В результаті бібліографам і літературознавцям доводиться займатися атрибуцією, т. е. встановленням справжнього імені автора. Складаються і видаються спеціальні словники псевдонімів і анонімів. Першим виданням такого роду була праця І. Суареса, що називався «Про підписи і знаках, під якими приховані справжні імена». В даний час такого роду словники є чи не у всіх розвинених країнах. Зокрема, семитомний англійський словник псевдонімів містить близько 60 тисяч імен.

У Росії першим зібрав і опублікував відомості про авторів творів, що вийшли анонімно або під псевдонімами, один з основоположників російської бібліографії В. Сопіков в книзі «Досвід російської бібліографії», що вийшла на початку XIX століття. Перше повне видання «Словника псевдонімів російських письменників, вчених і громадських діячів» було здійснено в СРСР в 1936-1960 рр. У ньому розкрито близько 50 тис.імён.

Псевдоніми широко використовуються в діяльності спецслужб різних держав світу. Зокрема, псевдонімами підписують свої повідомлення агенти, інформатори і інші секретні співробітники в системі органів зовнішньої розвідки, держбезпеки, внутрішніх справ.

Авторами офіційних документів, починаючи з XIX століття, стали вважати установи, організації, підприємства, оскільки посадові особи, які підписують такого роду документи, виступають лише представниками цих установ. Разом з тим авторами службових документів можуть бути і окремі особи. З XIX століття з'явилися бланки офіційних документів для позначення (ідентифікації) їх авторів. Бланки служили, головним чином, для написання листів.

На сучасному етапі для позначення автора встановлені наступні реквізити:

- найменування організації;

- Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

- Код організації;

- Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

- Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

- Довідкові дані про організацію;

- Місце складання або видання документа.

Достовірність документованої інформації і її авторство повинні бути підтверджені реквізитами посвідчення документа, т. е. підписом, відбитком печатки, грифом затвердження.

До XVIII століття офіційні документи в російському діловодстві зазвичай підписувалися дяками і Подьячий. Потім свої підписи на документі стали залишати їх автори, зокрема Петро I. В даний час наявність підписи в офіційному документі обов'язково.

В умовах розширення електронного документообігу змінилося і оформлення ряду реквізитів. З середини 1990-х рр. в різних країнах світу (США, Австралія, Німеччина і багато ін.) прийняті спеціальні закони, відповідно до яких засвідчення справжності документа може здійснюватися з використанням електронних технологій. У нашій країні також прийнятий Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» (10 січня 2002). Це означає, що відтепер цифровим підписом можна підтверджувати достовірність самої різної інформації, переданої за допомогою інформаційних і телекомунікаційних систем.

Цифровий підпис - Це спеціальний набір цифрових і буквених символів, т. Е. В більшості таких підписів використовується метод шифрування. У Законі РФ «Про електронний цифровий підпис» вона визначена як «реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі ». У цьому законі вперше в російському законодавстві зроблено спробу відмовитися від реквізиту «друк», замінивши його певним видом підпису, прийнятною для даного носія, зокрема, електронним цифровим підписом. Такий підпис відповідно до закону має вже властивостями двох реквізитів: «підпис» і «друк». Це цілком відповідає зазначеній фахівцями тенденції до злиття в майбутньому реквізитів «підпис» і «друк» в один, який стане універсальним засобом ідентифікації як документа, так і особистості.

Однак печатка як і раніше залишається одним з найважливіших реквізитів офіційного документа. В даний час в російському діловодстві використовуються друку двох видів: гербові и прості. Головним елементом гербової печатки є зображенням двоголового орла, що використовується з кінця XV століття, т. Е. З моменту утворення Російської централізованої держави. Гербові печатки ставляться на документах, які потребують особливого посвідчення: пов'язаних з отриманням грошей або матеріальних цінностей, на договорах, на документах, що засвідчують особу, та ін. Прості друку використовуються, головним чином, для внутрішньої документації установ, організацій, підприємств (для посвідчення розмножених примірників розпорядчих документів. довідок, пропусків і т. п.). На відміну від гербових печаток, мають круглу форму і стандартні розміри, прості друку можуть бути різної величини, а за формою - не тільки круглими, але також квадратними, трикутними, овальними і ін.

Особливим способом посвідчення офіційного документа після підписання є його твердження. Дана процедура оформляється спеціальним реквізитом - грифом затвердження. Цей реквізит санкціонує поширення дії документа на підлеглі органи, посадових осіб або громадян.

До числа найважливіших елементів і ознак документованої інформації відноситься датування документа. Дата - Це час створення документа. Однак інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють точні (час створення документа вказується точно); наближені (час створення документа визначається на основі аналізу його змісту, авторства, що згадуються в ньому подій і т. п.); ймовірні (час створення встановлюється шляхом зіставлення окремих документів або навіть їх комплексів, аналізу зовнішніх ознак документа і т. д.). Вказівка ??створення обов'язково для будь-якого офіційного документа. Це необхідно для правової оцінки інформації, що міститься в ньому, а також для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з висловленням в документі волі органу управління. Якщо в документі хоча б на один день зміщена дата, це може стати підставою для визнання незаконними фактичних відносин, навіть якщо вони склалися на основі інформації, що має правове значення.

На сучасному етапі датування має супроводжувати будь-який підпис, якщо вона є елементом будь-якого реквізиту (гриф обмеження доступу до, гриф узгодження, віза узгодження, відмітка про виконання документа і направлення його до справи, відмітка про завірення копії та ін.): Дата проставляється в безпосередній близькості до підпису. У самому реквізиті «підпис» дата може проставлятися в іншому місці - в спеціально відведеній для цієї мети обмежувальної позначці на бланку документа.

Останнім часом у зв'язку з активним використанням комп'ютерних технологій в теорії і практиці роботи з електронними документами і ресурсами все більш широке застосування знаходить термін «Метадані». Відповідно до міжнародних стандартів ISO 15489-2001 «Інформація та документація. Управління документацією »метадані визначаються як« дані, що описують контекст, контент (зміст) і структуру документів, а також управління документацією протягом часу ». Інакше кажучи, під метаданими розуміються структуровані дані про дані, що дозволяють ідентифікувати документовану інформацію (ресурси), здійснювати її обробку, зберігання, пошук. Більшістю комп'ютерних програм ряд метаданих створюється автоматично, разом з файлами.

До теперішнього часу в різних країнах розроблено безліч систем метаданих. Ці системи є, зокрема, найважливішою складовою електронних бібліотек. коли  кість елементів в системах метаданих фахівцями визначається по-різному. Однак не менш як півтора десятка основних даних є общеіспользуемих, складаючи ядро ??всіх метаданих. Цей універсальний набір (схема) з 15 елементів опису цифрових об'єктів під назвою «Дублінський ядро» (За назвою м Дублін в штаті Огайо, де відбулася перша робоча зустріч його творців) увійшов в міжнародний стандарт ISO 15836: 2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set. Він включає наступні основні метадані:

1.Заголовок.

2.Автор.

3.Предмет (тема, звичайно виражена за допомогою ключових слів, ключових фраз, класифікаційних кодів).

4.Опісаніе (виклад змісту ресурса- зміст, реферат, посилання на графічне представлення змісту та ін.).

5.Іздатель.

6.Соісполнітель.

7.Дата (створення, публікації, випуску, зміни, терміну дії, доступності).

8.Тіп ресурсу - категорія (жанр).

9.Формат (розмір або тривалість, матеріал або фізичний носій, програмне, технічне забезпечення та інше обладнання, необхідне для роботи з ресурсом).

10.Ідентіфікатор (текстове або цифрове унікальне позначення ресурсу).

11.Істочнік (посилання на джерело, з якого витягнутий даний ресурс).

12. Мова.

13.Связі - відношення, посилання на родинний ресурс (є версією, має версію, є частиною, має частину, є форматом, має формат і т. П.).

14.Охват (характеристики місцезнаходження та тимчасової тривалості ресурсу).

15.Права (право на копіювання та використання інформації даного джерела).

У ряді розвинених країн світу (Канада, Великобританія, Австралія та ін.) Прийняті національні державні стандарти метаданих, в більшості своїй засновані на Дублінському ядрі. У перспективі областю застосування Дублінського ядра може стати вся мережа Інтернет.

В даний час в ряді країн світу розроблені і вводяться в дію стандарти діловодних метаданих, основний набір яких включає елементи, зазвичай іменовані РФ реквізитами. У травні 2004 р Міжнародною організацією зі стандартизації прийнята перша частина стандарту ІСО 23081, що встановлює вимоги до основних категорій діловодних метаданих в управлінській діяльності. Слід зазначити, що тематично орієнтовані метадані розроблені також стосовно до інших категорій цифрових об'єктів, зокрема музейним.

Ще в давні часи кожен вид документа оформлявся по-різному. Певна різновид документа набувала все більш стійку форму викладу змісту, однотипне оформлення його окремих реквізитів.

Різні види сучасних документів мають різний набір реквізитів. Для одних документів одні реквізити потрібні, для інших - ні. Наприклад, для листів необхідні довідкові дані про організацію, адресат, а для наказів вони не потрібні, зате в наказах необхідно назва структурного підрозділу. Конкретний набір реквізитів для кожного документа визначається його різновидом. Залежно від цілей створення і використання документів, їх призначення, сфери поширення і навіть від способу документування залежить загальний набір реквізитів конкретного документа. Кількість реквізитів, також як і їх склад, залежать насамперед від виду документа і системи документації.

Для цілого ряду документів (паспорта, трудової книжки, диплома, свідоцтва про народження і т.п.), які видаються органами державної влади і державного управління, склад реквізитів документів встановлено в законодавчих та нормативних актах. Прикладом може служити прийняте 8 липня 1997 Постанова Уряду РФ «Про затвердження Положення про паспорт громадянина РФ, зразка бланка та опису паспорта громадянина РФ».

Для бухгалтерських документів, зокрема, в ст.9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» наказано, що «первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити: а) найменування документа; б) дату складання документа; в) найменування організації, від імені якої складено документ; г) зміст господарської операції; д) вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні; е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; ж) особисті підписи зазначених осіб ».

Заява найчастіше пишеться від руки, повинно містити адресат (адресовано посадовій особі), автора, назва структурного підрозділу (слово «заява»), текст (предмет або причина складання заяви), дату і підпис.

Наказ керівника матиме інший формуляр. Він повинен бути складений на бланку організації, містити вказівку на вид документа ( «наказ»), заголовок до тексту, текст, що передає розпорядчі дії, візи узгодження, реєстраційний номер, дату та підпис. Наказ не готують в рукописному вигляді. Він друкується на друкарській машині або готується на комп'ютері і роздруковується з принтера. Тому формуляр сучасного наказу може включати ще й такий реквізит, як ідентифікатор електронної копії документів.

Для штатного розкладу організації необхідні не тільки перераховані елементи, а й гриф обмеження доступу до керівника, завірений печаткою.

Реквізити в офіційному документі, як правило, мають своє, певне місце, т. Е. Розташовані в певній послідовності. Окремі елементи документа (реквізити) в сукупності їх взаємного розташування і складають формуляр того чи іншого виду документа. Щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений відповідно до формуляром, прийнятим для даної категорії документів. Оскільки набір реквізитів і їх розташування в різних документах різні, остільки і формуляри у різних родів, типів і видів документів мають суттєві відмінності.

Розрізняють декілька видів формуляра документа: індивідуальний, типовий, формуляр-зразок. якщо індивідуальний формуляр притаманний якогось одного документу, то типовий формуляр характерний для конкретного виду документів, наприклад, наказу, акту. Типовий формуляр характеризується певною кількістю реквізитів, розташованих у суворій послідовності. Так, в типовій формуляр заяви входять шість обов'язкових реквізитів: адресат, автор, назва структурного підрозділу, текст, підпис і дата.

У радянський період велика увага приділялася запровадженню однаковості в оформлення і складання документів. 1920-ті роки почалися роботи по уніфікації та стандартизації документів, були розроблені перші державні стандарти на документи, що стосувалися, головним чином, їх форми, розміщення реквізитів. Ці стандарти діяли до початку 1940-х років. Знову робота по стандартизації документів відновилася в 1960-і роки, коли уніфікація і стандартизація документів висувалася як одна із складових завдань в загальній проблемі створення Єдиної державної системи діловодства. У 1965 - 1975 рр. були розроблені стандарти, які встановлюють вимоги до окремих систем документації, що застосовуються в сфері управління (зовнішньоторговельної, внутрішньоторговельними, організаційно-розпорядчої, первинної, облікової та ін.). Багато положень стандартів радянського періоду відображали вимоги до конкретних видів документів: ГОСТ 2479-2481 «Ділові листи», ГОСТ 1780 «Телефонограми», ГОСТ 1781 «Протоколи засідань», ГОСТ 1 782 «Повідомлення про засіданнях» і ін.

За радянських часів в основу уніфікації та стандартизації був покладений принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови документів отримали назву «формулярів-зразків».

Під формуляром-зразком розумілася сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому перераховувалися реквізити документів системи і встановлювалися межі розташування кожного реквізиту. Проектувався формуляр-зразок на конструкційної сітці, відповідної параметрами друкарських машин і розташованої на стандартному форматі паперу А4 - (210x297). На основі формуляра-зразка бланки документів будувалися з урахуванням міжрядкових інтервалів і кроку листи друкарських машин, що дозволяло один paз привести каретку машини до бланку і заповнювати його, користуючись тільки важелем розриву рядків. Розташування реквізитів завжди в одному і тому ж місці допомагало швидко знайти потрібні дані при ознайомленні з документом, застосувати метод однократного запису.

Застосування державних стандартів ввело однаковість в оформлення документів, що стало необхідною умовою для механізації і автоматизації роботи з ними, підвищило культуру управління.

У 1972 р затверджені перші два стандарти на організаційно-розпорядчу документацію: ГОСТ 6.38-72 «Основні положення» та ГОСТ 6.39 -72 «Формуляр-зразок». При розробці стандартів на організаційно-розпорядчу документацію насамперед було визначено максимальний склад реквізитів цієї категорії документів.

Стандарти закріпили за кожним реквізитом строго певне місце, що особливо було важливо при механізації робіт з документами. Кожному реквізиту з постійною інформацією було відведено місце з урахуванням максимального набору друкованих знаків при його написанні. Місце кожного реквізиту в Гості 6.39 - 72 «Формуляр-зразок» показано графічно. Реквізити в формулярі-зразку були розташовані з урахуванням послідовності операцій з підготовки, оформлення та використання документа. Формуляр-зразок сучасного організаційно-розпорядчої документа представлений в ГОСТ Р 6.30-2003.

Склад реквізитів документів і вимоги до них залежать від політичних, економічних, правових, управлінських умов. У зв'язку з цим стандарти можуть змінювати один одного. Так, формуляр-зразок для системи організаційно-розпорядчої документації ГОСТ 6.39-72 включав 26 реквізитів, в сменившем його стандарті 1990 був визначений 31 реквізит, в ГОСТ Р 6.30-97 було 29 реквізитів, а в новому російському стандарті ГОСТ Р 6.30- 2003 міститься 30 реквізитів. У ГОСТ Р 6. 30-2003 з'явилися реквізити, які в радянський період не використовувалися: це нові дані про організацію-автора документа, які стали відображенням нової ринкової системи економічних відносин - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи; ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП). Одночасно з ГОСТ Р 6.30-2003 був вилучений реквізит «гриф обмеження доступу».

Згідно ГОСТ Р 51141-98, формуляр-зразок документа - Це «модель побудови документа, що встановлює сферу застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити». Причому розташування реквізитів у формулярі-зразку враховує послідовність операцій зі складання, оформлення, обробки та подальшого використання документа. Формуляр-зразок є шаблоном, по якому повинні складатися документи.

Формуляр-зразок являє собою графічну модель побудови документів, є шаблоном, за яким повинні складатися документи. Він встановлює формати паперу, розміри полів, розташування всіх частин реквізитів, характерне саме для цієї групи документів, визначає необхідні для їх розміщення площі. Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді креслення, що містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису реквізитів із зазначенням послідовності їх оформлення і взаємного розташування в межах виділених площ.

Формуляри-зразки служать основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів службових документів. На основі формуляра-зразка бланки документів будуються з урахуванням міжрядкових інтервалів і кроку листи друкарських машин. Розташування реквізитів завжди в одному і тому ж місці допомагає швидко знайти потрібні дані при ознайомленні з документом, застосувати метод однократного запису. На базі формулярів-зразків розробляються уніфіковані форми більшості управлінських документів з урахуванням можливості їх машинної обробки і виготовлення бланків.

Формуляри-зразки, як правило, наводяться:

- В стандартах;

- В інструкціях і регламентах;

- В методичних посібниках з діловодства;

- В програмах автоматизації діловодства;

- В книгах і навчальних посібниках і т.п.

Стандарти та інші документи на формуляри-зразки встановлюють формати та розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, вимоги до побудови конструкційної сітки формуляра-зразка, реквізити і правила їх розташування. У нормативних документах представлені графічні моделі або схеми побудови зразків документів.

Встановлення стандарту на формуляр-зразок, який, в свою чергу, визначає вимоги до бланку службового документа, викликано необхідністю уніфікувати процес його оформлення, що дозволяє: 1) організувати централізоване виготовлення бланків для службових документів; 2) скоротити трудовитрати на складання та оформлення службових документів; 3) полегшити візуальне сприйняття необхідної інформації; 4) розширити можливості використання технічних засобів при складанні та обробці службових документів.

Формуляр-зразок служить цілям уніфікації та стандартизації документів. На основі державних стандартів для будь-якої галузі (відомства) або підприємства може здійснюватися конкретизація правил роботи з документами і формулярів з урахуванням специфіки їх діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.

На основі законодавчих, нормативних та нормативно-методичних документів кожна установа (організація, підприємство, фірма) встановлює свої вимоги до роботи з документами і закріплює їх в статуті (положенні), регламентах, правилах, інструкціях. При цьому повинні бути встановлені:

- Склад застосовуваних в управлінській системі документів;

- Компетенція керівника, його заступників та керівників середньої ланки, їх право на видання різних видів розпорядчих документів;

- Права і обов'язки посадових осіб, окремих співробітників в процесах роботи з документами;

- Порядок підписання, погодження та візування документів, їх засвідчення печаткою;

- Види застосовуваних бланків та порядок їх використання;

- Порядок руху основних видів документів;

- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.

Таким чином, при підготовці і оформленні документів необхідно дотримуватися єдині правила, які встановлені державними та іншими нормативними актами. Виконання цих правил забезпечує:

- Юридичну силу документів;

- Оперативне та якісне складання і виконання документів;

- Більш активне використання комп'ютерних автоматизованих технологій при складанні документів;

- Якість документів як джерел інформації;

- Організацію швидкого пошуку документів;

- Можливість обробки документів за допомогою обчислювальної техніки.

В даний час при складанні формулярів конкретних видів документів необхідно виходити з вимог формуляра-зразка, причому, природно, ряд реквізитів, перелічених у формулярі-зразку, в типовому формулярі може бути відсутнім.

Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Відсутність або неправильне оформлення будь-якого реквізиту в службовому документі робить документ недійсним.

Наявність формуляра, встановленого державним стандартом, забезпечує єдність документування і єдність документації як в рамках однієї установи, так і в цілому в країні.

4. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа: загальна характеристика

При оформленні організаційно-розпорядчих документів виконуються типові управлінські дії, пов'язані з узгодженням, підписанням, затвердженням цих документів, з доведенням їх до відома працівників під розписку і інші. При цьому на документах проставляються відповідні стандартні реквізити: підпис, гриф затвердження, візи узгодження і ознайомлення та інші.

У ГОСТ Р 6.30-2003 встановлено склад з 30 реквізитів, зони і послідовність їх розміщення на документі, що в сукупності і складає формуляр. В даному стандарті розроблений формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа- Типова модель, яка містить сукупність обов'язкових реквізитів, властивих документам уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації та розташованих певним чином.

Формуляр-зразок ОРДпріменяется як основа для побудови будь-якого виду організаційного, розпорядчого, інформаційно-довідкового документа. Формуляри конкретних видів документів визначаються призначенням документів і правилами їх складання, оформлення, розробки та введення в дію.

У першому розділі ГОСТ Р 6.30-2003 «Область застосування» підкреслюється, що «... стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, які стосуються Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін., включені в ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації» (ОКУД) (клас 0200000) ».

Поширення дії стандарту на документи, які підтверджують ОКУД, говорить про те, що правила оформлення документів, викладені в стандарті, відносяться до документів як державних організацій, так і недержавних комерційних компаній. Організаційно-розпорядча документація (ОРД) фіксує процес прийняття рішень в адміністративних та інших питань і створюється у всіх організаціях незалежно від їх організаційно-правової форми, права власності та виду діяльності.

К організаційно-правовихдокументам, оформлення яких має відповідати стандарту, відносяться: статут, установчий договір, свідоцтво про реєстрацію, положення, правила, штатний розклад, структура і штатна чисельність (в даний час такий документ оформляється рідко), посадова інструкція. Саме такі найменування можна побачити в ОКУД клас 0200000:

 код  КЧ  Найменування форми  індекс  періодичність
 Свідоцтво про реєстрацію    
 Статут    
 Установчий договір    
 Положення про структурний підрозділ    
 Посадова інструкція    
 Правила внутрішнього трудового розпорядку    
 Штатний розклад    
 Структура і штатна чисельність    

система розпорядчої документаціїпредставлена ??в ОКУД такими документами, як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка. наприклад:

 код  КЧ  Найменування форми  індекс  періодичність
 Розпорядження Глави адміністрації території про надання земельної ділянки    
 Постанова колегіального органу з питань основної діяльності    
 Наказ про реорганізацію    
 Рішення ради директорів (правління) про реорганізацію    
 Наказ з питань основної діяльності    
 Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом    
 Вказівка ??з питань основної діяльності    
 Наказ про прийом на роботу    
 Наказ про переведення на іншу роботу    
 Наказ про звільнення    
 Наказ про надання відпустки    
 Наказ про заохочення    
 Наказ про накладення дисциплінарного стягнення    

ВОбщероссійском класифікаторі добре представлена ??і система інформаційно-довідкової документації:протокол, акт, службовий лист, доповідна і пояснювальна записки, уявлення, заява. наприклад:

 код  КЧ  Найменування форми  індекс  періодичність
 Акт з питань основної діяльності    
 Доповідна записка про порушення трудової дисципліни    
 Заява про переведення на іншу роботу    
 Заява про звільнення    
 Заява про надання відпустки    
 Пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни    
 Подання про переведення на іншу роботу    
 Подання про заохочення    
 Протокол загальних зборів (конференції) трудового колективу підприємства    
 Протокол колегіального органу з питань діяльності    
 Лист з питань основної діяльності    

система планової документаціїтакож знаходить відображення в класі 0200000 в ОКУД і представлена ??одним документом - графіком відпусток:

 код  КЧ  Найменування форми  індекс  періодичність
 Графік відпусток    

Згадка цього документа в ОКУД дає підставу для того, щоб і інші планові документи оформлялися з урахуванням вимог ГОСТ Р 6.30-2003.

В розділ 0200000 ОКУД включений і такий документ, як договір:

 код  КЧ  Найменування форми  індекс  періодичність
 Договір про оренду    
 Договір на виконання робіт (надання послуг)    

Чи не знайшли відображення в розділі 0200000 ОКУД такі документи, як інструкції по видам діяльності (наприклад, інструкція з діловодства), службова записка, цілий ряд інших. Але оскільки ці документи постійно складаються в організаційно-розпорядчої діяльності кожної організації, на них логічно поширити загальні правила оформлення документів, відображені в ГОССТ Р 6.30-2003.

Склад 30 реквізитів ОРД в ГОСТ Р 6.30-2003 представлений у II-му розділі:

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації;

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва структурного підрозділу;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф обмеження доступу до документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - відмітка про контроль;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

22 - підпис;

23 - гриф узгодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - відмітка про засвідчення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа в електронній формі

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

Вимоги до оформлення реквізитів документів викладені в III-емразделе ГОСТ Р 6.30-2003, а в додатку А наведені схеми розташування реквізитів для кутового (рис. А1) і поздовжнього (рис. А.2) бланків.

На практиці за рішенням організації можливе використання і інших реквізитів в залежності від конкретного призначення окремих документів. Однак стандартизовані реквізити є обов'язковими елементами організаційно-розпорядчих документів і не повинні бути проігноровані. Слід враховувати, що жоден документ не оформлюється повним набором всіх 30 вищеперелічених реквізитів: кожен службовий документ повинен містити певний їх склад залежно від його призначення.

Деякі реквізити є взаємовиключними,наприклад, на документі може бути:

- Або Державний герб Російської Федерації, або герб суб'єкта Російської Федерації, або емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

- Як правило, на бланку відображається або назва структурного підрозділу, або назва організації (службові листи), однак є виключення: довідка, на бланку якої є і назва структурного підрозділу, і назва організації.

Деякі реквізити є взаємодоповнюючими,наприклад:

- Герб (або емблема) - і найменування організації;

- Адресат - і резолюція;

- Дата - і реєстраційний номер.

За способом оформлення реквізити діляться на графічні(Герб, емблема, відбиток печатки) і текстові. Більшість реквізитів в основному є текстовими. Текстові реквізити можуть бути простими, Що складаються з одного-двох слів або цифр (назва структурного підрозділу, номер листа), або складними, Що включають в себе кілька досить самостійних частин (найменування організації, довідкові дані, текст, грифи затвердження та погодження, резолюція, адресат і ін.), Частини складних реквізитів можуть бути обов'язковими і факультативними, розташованими в певній послідовності.

При оформленні документів реквізити групуються в межах трьох основних частин, на які можна умовно розділити будь-який документ: заголовна, змістовна, що оформляє.

1. заголовначастина - Це початкові реквізити, розташовані вище тексту: інформація про організацію - автора документа (герб або емблема, найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, ОГРН, ІПН / КПП); первинні дані про самому документі (найменування документа, дата, реєстраційний номер, короткий зміст - заголовок до тексту, місце складання), а також інформація, пов'язана з одержувачем документа (реквізит «Адресат», відмітка «Посилання на реєстраційний номер і дату документа») . З тих реквізитів, які розташовуються вище тексту (01 - 19), до заголовної частини можна віднести гриф затвердження (16), резолюцію (17) і позначку про контроль (19).

2. змістовна частина - Це те, заради чого документ створюється; це основна частина документа, яка розкриває його зміст і призначення: текст і відмітка про наявність додатку (реквізити 20-21).

3. оформляє частину - Це сукупність реквізитів, що підтверджують справжність документа і достовірність його відомостей, це реквізити, багато в чому визначають юридичну силу документа, що фіксують узгодження і підписання документа, ознайомлення з ним. У оформляє частини документа розташовуються також допоміжні службові відмітки на документах, що полегшують роботу з ними. До оформляють реквізитів відносяться: гриф затвердження (16), резолюція (17), відмітка про контроль (19), підпис (22), відбиток печатки (25), гриф узгодження (23), віза узгодження (24), відмітка про виконавця ( 27), позначка про виконання документа і направлення його до справи (28), відмітка про надходження документа (29), відмітка про завірення копії (26), ідентифікатор електронної копії документа (30).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів досить типова, розрізняються лише заголовки частини внутрішніх і зовнішніх документів організації. У зовнішніх документах обов'язково слід вказувати назва організації, на внутрішніх документах вони не вказуються.

Головною частиною документа, безумовно, є змістовна частина (текст), що відображає зміст і мета документа. Однак не можна нехтувати заголовної і особливо оформляє частинами, завдяки яким документ набуває юридичної сили. Підготовка будь-якого документа завжди складається з двох взаємопов'язаних процесів: складання тексту (Робота над змістовною частиною) і власне оформлення документа - Надання документа юридичної сили.

У Державному стандарті 1997 року фраза про те, що «окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (заява, пояснювальна записка і т.п.)»[42]. У Державному стандарті 2003 року така допущення відсутня, однак практика рукописного оформлення деяких документів залишається: заяви, службові, доповідні і пояснювальні записки працівники організацій можуть писати від руки.

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа - це модель уніфікованої форми документа. Все поле формату формуляра-зразка в ГОСТ Р 6.30-2003, крім розбиття на зони розміщення реквізитів, умовно можна розділити на три частини: службове поле документа (Частина площі формату, призначена для полів документа, для закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних зображень), поле для розміщення реквізитів кутового або поздовжнього штампів (В лівому верхньому кутку формату при кутовому розташуванні реквізитів або у верхній його частині по центру при поздовжньому варіанті розташування реквізитів бланка) і робоче поле документа (Інша, боБільша частина площі формату; площа уніфікованої форми документа або бланка, призначена для заповнення реквізитами).

ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює, що організаційно-розпорядчі документи виготовляють на бланках.

Бланк як стандартний аркуш паперу, на якому заздалегідь відтворюється інформація про організацію, автора, від імені якого документ видається, з'явився в 30-их рр. XIX століття і знайшов повсюдне поширення.

Бланки документів призначені для скорочення трудовитрат при складанні документів, а також для швидкого встановлення організації-учасника при роботі з документами. Застосування бланків в процесі підготовки документів підвищує культуру управлінської діяльності, полегшує фіксування і сприйняття інформації.

Вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації, викладені в IV розділі ГОСТ Р 6.30-2003. Зразки бланків документів наведено в додатках Б 1 - Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003.

Згідно ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" бланк документа - Це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа.

Бланки використовуються тільки для першого примірника документа (оригіналу).

Сучасний бланк представляє собою стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної.

Постійна і змінна інформація відображаються у відповідних реквізитах.

постійні реквізити - Це реквізити, загальні для всіх документів одного виду (тому їх можна заздалегідь розмістити на стандартному аркуші паперу друкарським способом, за допомогою комп'ютера або спеціального штампа; вони утворюють офіційний бланк документа (реквізити 01-10, включаючи реквізит 14, описані в ГОСТ Р 6.30 -2003, можна віднести до постійних, так як). Постійні реквізити не змінюються взагалі (наприклад: назва структурного підрозділу) або тривалий час (наприклад: найменування організації, довідкові дані про організацію). Постійні реквізити не змінюються день від дня, від одного документа певного виду до іншого і використовуються при проектуванні бланків в організації. Постійні реквізити - це реквізити документа, що наносяться при виготовленні уніфікованої форми документа або бланка документа.

Постійні реквізити бланка, виходячи з його стандартизованого визначення, ідентифікують автора документа. Ідентифікує характер цих реквізитів диктує їх обов'язковість і визначає їх юридичну функцію. Для надання документу юридичної сили істотне значення мають поряд з реквізитами, які ідентифікують автора документа, і інші реквізити.

Багато реквізити не можуть бути постійними і весь час змінюються повністю або частково. Такі реквізити називаються змінними.

змінні реквізити- Це індивідуальні для кожного конкретного документа реквізити; вони вносяться в документ в процесі його підготовки та оформлення (текст документа, реєстраційний номер документа, дата, підпис і т.д.). Змінна частина реквізиту документа - змінна частина реквізиту документа, яку вносить в бланк документа при його заповненні. Постійна частина реквізиту документа - незмінна частина реквізиту документа, що міститься в бланку документа, що наноситься при його виготовленні. У багатьох змінних реквізитів є спеціальні символічні знаки (обмежувальні позначки) для заповнення змінною інформацією. Це можуть бути «куточки», «відрізки прямої лінії», «хрестики», знаки (наприклад, знак № ____ для позначення реєстраційного номера документа). Такі позначки допомагають оформляти конкретні реквізити в строго відведених місцях: служать орієнтирами при оформленні документів, вказують початок і кінець розміщення зміннихреквізитів, відзначають місця для пробивання отворів під підшивку документів. Таким чином, змінний реквізит - це реквізит документа, що наноситься при складанні та оформленні документа.

У формулярі-зразку визначено площі для розміщення різних реквізитів документа, як постійних, так і змінних, встановлена ??довжина реквізитів на робочому полі, а також у службовому полі документа. Під довжиною реквізиту розуміється число знаків, необхідне для запису його на документі.

У п. 4.3 ГОСТ Р 6.30-2003 міститься така інформація: «орієнтовні межізон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів ». Це означає, що стандарт встановлює певні вимоги до розміщення на бланку постійних реквізитів та обмежувальних позначок. У схемах розташування реквізитів (Додаток А, ріс.А.1, А.2 ГОСТу) цифрами від 01 до 30 позначені реквізити в межах зон, окреслених пунктиром. Використання штрихових ліній символізує можливість деякого переміщення реквізитів в площі формату. Такі переміщення в основному пов'язані з коливаннями числа рядків тексту (реквізит 20). Пунктирні кордони зон розташування реквізитів також дозволяють змінювати їх - переносити їх вище або нижче, ліворуч або праворуч. Це дає певну свободу при проектуванні бланків для документів різного виду.

Конкретний набір реквізитів для кожного документа визначається його різновидом. Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документа, незалежно від його виду.

К обов'язкових реквізитів, Перш за все, відносяться постійні реквізити. Вони заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу друкарським способом, за допомогою комп'ютера або спеціального штампа і утворюють офіційний бланк документа.

Ще в середині 1980-х рр. (ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка) були встановлені обов'язкові реквізити: Автор документа (найменування організації, установи, підприємства з зазначенням відомчої належності або організаційно-правової форми); дата створення документа; реєстраційний індекс; текст (вміст); підпис.

Аналіз ГОСТ Р 6.30-2003 дозволяє розділити включені в нього реквізити на три групи:

1) реквізити бланка і обмежувальні позначки;

2) реквізити, що визначають юридичну силу документа;

3) реквізити, що відображають обробку і рух документа (діловодних позначки).

Реквізитами бланка і обмежувальними позначками бланкає:

- Державний герб РФ (01);

- Герб суб'єкта РФ (02);

- Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) (03);

- Код організації (04);

- Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (05);

- Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) (06);

- Найменування організації (08);

- Довідкові дані про організацію (09);

- Назва структурного підрозділу (10);

- Обмежувальна позначка для дати документа (11);

- Обмежувальна позначка для реєстраційного номера документа (12);

- Обмежувальна позначка для посилання на реєстраційний номер і дату документа (13);

- Місце складання або видання документа (14);

- Обмежувальна позначка для реквізиту «адресат» (15);

- Обмежувальна позначка для реквізиту «резолюція» (17)

- Обмежувальна позначка для розміщення заголовка до тексту (18);

- Обмежувальна позначка для розміщення позначки про контроль (19);

- Обмежувальна позначка для розміщення тексту (20).

У переліку реквізитів бланків та обмежувальних позначок в ГОСТ Р 6.30-2003 не знаходять відображення реквізити, що розміщуються у верхній частині документа: код форми документа (07), 16 - гриф обмеження доступу до. Код форми документа проставляється по ОКУД і оформляється тільки на уніфікованих формах. Більшість ОРД, включених в клас 0200000, мають напівформалізоване характер, не мають затверджених на державному рівні строгих уніфікованих форм, тому розміщення цього реквізиту на них є необов'язковим. Для інших уніфікованих систем документації даний реквізит є реквізитом бланка. Гриф обмеження доступу до оформляють після процедури затвердження проекту документа, тому заздалегідь на бланку його не розміщують, не оформляють заздалегідь для нього і обмежувальні позначки. Тому даний реквізит не відноситься до реквізитів бланка.

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів досить типова. Здебільшого



Попередня   1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   Наступна

Поняття системи документації. Історичний розвиток систем документації. 1 сторінка | Поняття системи документації | Основні функціональні системи документації в Російській Федерації | Стандартизація та уніфікація документів. Уніфіковані системи документації. | Класифікатори документованої інформації | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів. | НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА | НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА | Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно ГОСТ Р 6.30-2003 | РЕКВІЗИТИ 01, 02, 03 |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати