Головна

Юридична сила офіційного документа. Нормативно-методична база оформлення управлінських документів

  1. II. Класифікація документів
  2. Z ВИЗНАЧЕННЯ СКЛАДУ управлінських СПОСОБНОСТЕЙ 527
  3. Z. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЇ ухвалення управлінських рішень 379
  4. А) Аналіз документів і спостереження як методи збору емпіричного матеріалу
  5. Акти офіційного тлумачення адміністративно-правових норм
  6. Алгоритм оформлення позицій замовлення
  7. Алгоритм оформлення регіональних замовлень в ERM

Документи створюють в таких ситуаціях, в яких необхідно письмово зафіксувати будь-яку інформацію. У повсякденній роботі організацій створюються документи з різних питань виробничої, господарської, фінансової і громадської діяльності. Всі ці види діяльності і відповідні їм операції повинні оформлятися документально, тобто у вигляді документа.

Документами оформляються права громадян, установ і організацій. Право, узаконене документами, регулює відносини громадян в суспільстві і між юридичними особами. Користуючись документами, державна влада охороняє права громадян, гарантовані Конституцією[35].

Кожен управлінський документ є носієм інформації, використовується для її збору, аналізу, розробки і прийняття управлінського рішення, його доведення до безпосередніх виконавців, зацікавлених організацій або громадян. Головна вимога, що пред'являється до управлінських документів, - офіційність, достовірність, об'єктивність. Реалізується це вимога при наділення документа юридичну силу, т. Е. Умовою, при якому інформація документа може бути використана в сфері управління без сумніву в її достовірності для здійснення будь-яких дій[36].

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива і тому, що вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права. Юридичну силу документа розуміють як безперечність і авторитетність, Засновану на законодавстві. Юридична сила документа передбачає його обов'язковість для тих, кому воно адресоване, або для кола учасників управління (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб, державних службовців і громадян), які керуються цим документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї.

Одні документи, наприклад, правові акти федеральних органів представницької і виконавчої влади, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, спочатку мають юридичну функцією, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини або припиняючи їх дію. Інші документи наділяються юридичної функцією в разі використання їх як докази в суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі і ін. Юридична сила документа забезпечує його офіційність для працівників як даної управлінської системи, так і всіх інших структур, з якими вона взаємопов'язана[37].

Щоб службові документи служили повноцінним джерелом інформації, мали юридичне значення, приймалися до виконання, вони повинні відповідати вимогам, встановленим нормативними актами.

Дотримання встановлених вимог укладання та оформлення службових документів дозволяє не тільки забезпечити юридичну силу документів, але і сприяє їх оперативному виконанню та подальшому використанню в практичних цілях, створює передумови для забезпечення зберігання документів, скорочує витрати праці і засоби на документування та обробку документів.

У ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" юридична сила документа визначається як «властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією який видав органу і встановленим порядком оформлення».

З визначення випливає, що порядок оформлення документа є важливою умовою надання документу юридичної сили. Тому, щоб управлінські документи виконували всі покладені на них функції, служили повноцінним джерелом інформації, мали юридичне значення, їх треба правильно підготувати. Підготовка будь-якого документа - це і робота над його текстом, тобто над його змістом, і власне оформлення документа під час проходження ним діловодних процедур.

Згідно ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" оформлення документа- Це «проставлення необхідних реквізитів, встановлених правилами документування».

Іншими словами, під оформленням управлінських документів розуміється дотримання в ході їх складання в управлінських апаратах установ (організацій і підприємств), а також при передруку, узгодження, посвідченні, пакування і пересилки встановлених в законодавчих актах і нормативно-методичних розробках норм і вимог.

Дані досліджень, проведених в державних і комерційних організаціях, показали, що однією з основних проблем, що перешкоджають ефективному використанню інформації, є нераціональні способи складання та оформлення управлінських документів, недостатній рівень їх стандартизації та уніфікації[38].

В останні роки в Росії проведена велика робота по стандартизації та уніфікації управлінських документів. Розроблено або знаходяться в стадії розробки національних стандартів, які нормалізують різні види документації. Вводяться в дію міжнародні стандарти[39]. У зв'язку з цим сучасні організації та підприємства постають перед завданням впровадження міжнародних, загальноукраїнських, галузевих стандартів, перед усвідомленням важливості розробки актуальних власних локальних норм і правил щодо складання та оформлення документів.

У кожній організації здійснюється конкретизація правил роботи з документами на основі міжнародних і державних стандартів з урахуванням специфіки її діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.

Грамотність оформлення управлінських документів є одним з показників культури управління. Кожен працівник апарату управління повинен володіти спеціальними знаннями, вміннями, навичками якісного оформлення документації.

Регламентуючі документи призначені для забезпечення якісного зовнішнього вигляду управлінських документів. Це досягається за рахунок закріплення місця кожного інформаційного елемента на поле документа відповідно до традицій послідовності їх заповнення і читання, раціонального компонування. Це дозволяє максимально збільшити «корисну» площу - місце для розміщення тексту, основного елемента документа. Створені відповідно до вимог, управлінські документи виконують свою основну функцію (збереження інформації) і забезпечують свою ергономічність - Легко сприймаються людиною, зручні в застосуванні, зберіганні, передачі будь-якими засобами зв'язку.

З визначення юридичної сили документа випливають важливі вимоги, які дозволяють приймати працівникам ті чи інші документи до виконання, а самих документів купувати адміністративну силу:

1) видання документів відповідним компетентним органом або посадовою особою, а так само і особами, яким таке право надається законом або відповідним директивним вказівкою;

2) видання документів на виконання норм права і відповідно до них.

З стандартизованого визначення випливає, що юридична сила документа залежить не тільки від належного його оформлення, але також від дотримання і ряду інших умов. Перш за все, вона базується на чинному законодавстві, яке надає безперечність, обов'язковість документа для того кола осіб, які повинні базувати на ньому свої дії. Юридична сила документа залежить і від функцій, прав, обов'язків, т. Е. від компетенції органу управління або посадової особи. Документ, виданий некомпетентним, не уповноваженою на те особою або оформлений без попередньої згоди, не буде вважатися законним.

Отже, орган управління або посадова особа, що випускає документ, зобов'язані:

- Дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

- Видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

- Дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.

Таким чином, юридична сила документа визначається його змістом і формою.

Серед різноманітних систем управлінської документації, що використовуються для документування різних управлінських дій, з юридичної точки зору особливе значення має система організаційно-розпорядчої документації (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація фіксує прийняті рішення з адміністративних питань і створюється у всіх федеральних органах державної влади, в органах місцевого самоврядування, на підприємствах і в організаціях незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності. Саме з ОРД працюють в основному фахівці служб документаційного забезпечення управління. У зв'язку з цим особливо важливим є питання про правильність складання та оформлення даної документації.

У нормативних актах, що регулюють процеси створення документа, його структурі та просторовому розташуванню окремих частин приділяється особлива увага.

Складання, оформлення документів та організація роботи з ними регламентовані постійно оновлюються законодавчими та нормативно-методичними актами, знання і виконання яких є обов'язковими для кожного, хто має справу з документами.[40]

Нормативно-методична база оформлення організаційно-розпорядчої документації включає правові, нормативні та нормативно-методичні акти, характерні як для регламентації роботи з будь-якими управлінськими документами, так і безпосередньо з організаційно-розпорядчими. Ця база являє собою сукупність законів, стандартів, загальноросійських класифікаторів, державних, галузевих, локальних нормативно-правових документів, Що відображають як загальні питання діловодства, так і приватні.

Цивільний кодекс РФ (Федеральний закон від 30 листопада 1994 р, № 52-ФЗ) містить норми права і положення по документам сфери цивільних правовідносин. Регулюючи цивільні правовідносини, цивільний кодекс встановлює види і різновиди документів, що створюються з метою фіксації актів цивільних взаємовідносин, реєстрації фактів їх виникнення або припинення, підтвердження правових правовідносин та ін.

Трудовий кодекс РФ (Федеральний закон від 31 грудня 2001 № 197-ФЗ) містить норми права і положення по документам сфери трудових правовідносин.

Кодекс про адміністративні правопорушення (ФЗ від 30.12.2001 № 195) встановлює адміністративну відповідальність за неправомірні дії з документами та інформацією.

Кримінальний кодекс РФ (Федеральний закон від 13 червня 1996 № 63-ФЗ) встановлює вже кримінальну відповідальність за неправомірні дії з документами та інформацією.

основоположними законами РФ в області роботи з ОРД є:

- Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20 лютого 1995 № 24-ФЗ, який містив базові поняття інформації, документа і встановлював правовий режим створення, зберігання, використання інформації, порядок її документування та доступу до неї (в ст. 5 Закону зазначено, що документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси, а документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації). В даний час актуальним законом є Федеральний закон № 149-ФЗ від 27 липня 2006 року «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»;

- Федеральний закон «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів» від 23 вересня 1992 № 35201;

- Федеральний закон РФ «Про акціонерні товариства» від 26.12.1995 № 208-ФЗ;

- Федеральний Закон РФ «Про мови народів Російської Федерації» від 24 липня 1998 року № 126-ФЗ;

- Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 10 січня 2002 № 1-ФЗ встановлює основи надання юридичного значення електронним документам;

- Федеральний закон РФ «Про державний герб Російської Федерації» від 25 грудня 2000 року № 2-ФКЗ, в якому відображена регламентація бланків документів, на яких може бути розміщено зображення Державного герба РФ;

- Федеральний закон Російської Федерації «Про державну мову Російської Федерації» від 01 червня 2005 № 53-ФЗ.

- Федеральний закон РФ «Про державних і муніципальних унітарних підприємствах» від 14 листопада 2002 року № 61-ФЗ;

- Федеральний закон «Про некомерційні організації» від 12.01.1996 №7-ФЗ;

- Федеральний закон РФ «Про технічне регулювання» від 27 грудня 2002 року № 184-ФЗ, в якому встановлені цілі і принципи стандартизації в Російській Федерації;

- Закон РФ «Про стандартизацію» від 10 червня 1993 р № 5154-1 встановлює правові основи стандартизації в Російській Федерації, обов'язкові для всіх органів управління підприємств і підприємців, громадських об'єднань; визначає заходи державного захисту інтересів споживачів і держави у вигляді розробки та застосування нормативних документів по стандартизації;

- Закон РФ «Про державну таємницю» від 21 липня 1993 № 5485 визначає повноваження державних органів та посадових осіб щодо захисту державної таємниці і роботі з документами, що містять її.

Відповідно до чинного законодавства стандартизація здійснюється на основі принципу добровільного застосування стандартів. Однак слід зазначити, що дотримання встановлених вимог дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але і всіх фахівців управлінського апарату від керівників до рядових співробітників. Крім того, дотримання встановлених правил дозволяє створювати документи, безперечно мають юридичну силу.

Важливу роль в сфері регламентації роботи з управлінськими документами грають загальноросійські класифікатори.

ОКУД (ОК 011-93. Класифікація управлінської документації, затвердженого наказом Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р №229) відображає склад і структуру уніфікованих систем управлінської документації (УСД), містить коди уніфікованих форм документів, які використовуються в діяльності органів влади та управління, які повинні проставлятися на документах. Іншими словами, ОКУД є номенклатуру уніфікованих систем документації і уніфікованих форм документів.

Крім ОКУД активно використовуються і інші класифікатори. коди ОКПО (ОК 007-93 Класифікація підприємств та організацій, затверджений наказом Держстандарту України від 30.12.93 № 297); ОКОГУ (ОК 006-2011. Класифікація органів державної влади і управління, затверджений Наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 26 квітня 2011 року № 60-ст.); ЗКГНГ (Класифікація галузей народного господарства N 24/2000, затверджений Держстандартом РФ 15.02.2000), з 01 січня 2003 р замінений на КВЕД (Класифікація видів економічної діяльності) відображаються в бланках управлінських документів.

При роботі з управлінською документацією важливо використовувати Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, Затверджений Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 року №558.

Уніфікований характер системи організаційно-розпорядчої документації знаходить відображення в наявності загальних вимог до оформлення документів: до їх структури, змісту, формату та розміру паперу, термінології і т.д. У цій області центральне місце займають стандарти.

ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »встановлює сучасне тлумачення термінів з діловодства та архівної справи. Терміни, відображені в даному стандарті, обов'язкові для застосування у всіх видах документації та літератури з діловодства з урахуванням відомчої специфіки, в тому числі в ОРД.

Важливим нормативним документом є ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги".

Існують єдині вимоги і правила оформлення документів, які встановлені державними нормативними актами ще в СРСР, але свою актуальність вони зберегли донині, незважаючи на те що деякі їх положення морально застаріли:

- ЕГСД - Єдина державна система діловодства, прийнята в 1973р .;

- ГСДОУ - Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення, затверджена наказом Головархіву СРСР від 23 травня 1988 р № 33 (даний документ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах і в установах; складовою частиною ГСДОУ є альбом зразків форм і прикладів основних організаційно-розпорядчих документів: Збірник плакатів і навчальні форми основних організаційно-розпорядчих документів. - М .: ВНИИДАД, 1991);

- Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструктивні і методичні матеріали щодо їх застосування, Розроблені ВНІІДАД. - М., 1993.

- Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації, Затверджені Головархівом СРСР в 1982 р .;

- ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка присвячений уніфікації документів на основі стандартної графічної моделі побудови документів. Даний стандарт ввів принципи побудови формуляра-зразка, з'явився моделлю побудови всіх документів всіх уніфікованих систем в двох варіантах. Застосування цієї моделі призвело до скорочення, наприклад, форм організаційно-розпорядчих документів більш ніж в сто разів. Стандартом передбачається застосування для всіх видів документів не більше двох форматів - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм), постійних розмірів полів - і побудова формулярів на основі конструкційної сітки. Нумерація вертикальних і горизонтальних ліній дозволяє визначити координати кожного реквізиту документа. Стандарт встановив також певні ділянки конструкційної сітки для розміщення найбільш поширених документів. Уніфікація документів в даному стандарті здійснюється на основі стандартної графічної моделі побудови документів. Модель являє собою конструкційну сітку пересічних під прямим кутом вертикальних і горизонтальних ліній з кроком 2,6 мм по горизонталі і 4,25 мм по вертикалі. Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

Серед сучасних спеціальних нормативно-методичних актів в області оформлення організаційно-розпорядчої документації необхідно відзначити:

- Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади, Затвердженими постановою Уряду РФ від 15 червня 2009 р № 477;

- Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, Затверджені наказом Росархіву від 23 грудня 2009 р № 76;

- Правила надання послуг поштового зв'язку, Затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від 15 квітня 2005 року №221, які необхідно враховувати при оформленні поштової адреси на документах.

Основним актуальним нормативним документом в області оформлення організаційно-розпорядчої документації є ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, Затверджений наказом Держстандарту України від 03 березня 2003 року № 65-ст. ГОСТ Р 6.30-2003. Він змінив однойменний стандарт, який діяв з липня 1997 р

У ГОСТ Р 6.30-2003 включені розділи: область застосування, склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів документів, вимоги до бланків документів та додатки, в яких наводяться приклади схеми розташування реквізитів на документах, зразки бланків.

Стандарт вводить одноманітність в оформлення ОРД, що є невід'ємною умовою автоматизації роботи з документами і здійснення ефективного управління виробництвом.

Перший розділ стандарту «Область застосування» закінчується фразою «Вимоги цього стандарту є рекомендованими» - це найсуттєвіша відмінність ГОСТ Р 6.30-2003 від його попередника - ГОСТ Р 6.30-97. В історії стандартизації Росії вперше був введений на практиці рекомендаційний характер державного стандарту.

Стандарт слід розглядати як крок у напрямку зближення з нормами Міжнародної організації зі стандартизації в галузі управлінської документації: відбувся перехід на прийнятий в міжнародній практиці рекомендаційний характер стандартизації є різкою зміною традиційного для Росії принципу обов'язковості вимог стандартів.

Правовий статус рекомендаційного характеру стандарту підкріплений ст. 2 Федерального закону від 27 грудня 2002 року № 184-ФЗ «Про технічне регулювання»: «стандарт ... - це документ, в якому з метою добровільного багаторазового використаннявстановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації та утилізації, виконання робіт або надання послуг ».

Відповідно до цієї ж статті, стандартизація - це «діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання,спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва і обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг ».

У статті 12 «Принципи стандартизації» того ж закону йдеться: «Стандартизація здійснюється відповідно до принципів ... Добровільного застосування стандартів... ».

Принцип добровільності застосування стандарту був підтверджений і в п. 4.1. Національного стандарту Російської Федерації «Стандартизація в Російській Федерації. Основні положення »(ГОСТ Р 1.0-2004):« Основні принципи стандартизації в Російській Федерації, що забезпечують досягнення цілей і завдань її розвитку, полягають в добровільності застосування стандартів ».

У ГОСТ Р 6.30-2003 в порівнянні з попереднім стандартом були внесені зміни до складу реквізитів, зокрема виключений гриф обмеження доступу до документа, а також утримання пунктів, що стосуються правових питань підписання і датування документів. Вилучено розділ 5 «Вимоги до обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації», а також положення про порядок виготовлення гербових бланків. Разом з тим з'явилися нові реквізити: 05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) і 06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП).

В результаті всіх нововведень ГОСТ Р 6. 30-2003 налічує 30 реквізитів. Кожен з реквізитів виконує свою функцію і призначений для конкретного виду документа. Деякі реквізити є обов'язковими для всіх документів, наприклад, найменування організації, дата документа, реєстраційний номер документа, текст, підпис.

Необхідність застосування ГОСТ Р 6.30.2003 може бути продемонстрована на прикладі того, які труднощі можуть виникнути в разі відсутності деяких реквізитів, наприклад, на діловому листі. Розглянемо деякі з них.

1. На бланку листа організації не вказані коди ОКПО, ОГРН, ІПН / КПП. У цьому випадку в одержувача листа може з'явитися сумнів в тому, що організація-відправник є офіційно зареєстрованою юридичною особою і знаходиться на обліку в податковому органі.

2. На бланку листа відсутні довідкові дані про організацію. Це призведе до того, що одержувач не зможе відповісти на лист, так як незрозуміло, куди направляти відповідь. Довідкові дані про організацію (поштова адреса, телефон, адреса електронної пошти та ін.) Надають можливість адресату не тільки вибрати для нього зручний спосіб зв'язку з організацією-автором документа, а й дають підставу для ідентифікації автора документа за офіційним характером обов'язкових елементів цього реквізиту .

3. Відсутні дані реєстрації: дата документа і реєстраційний номер. Якщо у адресата виникнуть питання по прийшов з листом, відповісти на нього буде складно: автор листа буде довго шукати копію документа, так як фактично ніяких відомостей про нього не збереглося. Дата реєстрації та реєстраційний номер є доказом існування документа. Крім того, ці реквізити дозволяють організації вести інформаційно-довідкову роботу по документам. А є документи, наприклад, довіреність, які без дати не дійсні. Про це сказано в Цивільному кодексі Російської Федерації в статье 186: «1. Термін дії довіреності не може перевищувати трьох років. Якщо строк у довіреності не зазначений, вона зберігає силу протягом року з дня її вчинення. Довіреність, в якій не вказана дата її вчинення, незначна[41]. 2. Удостоверенная нотаріусом довіреність, що призначається для вчинення дій за кордоном і не містить вказівку про термін її дії, зберігає силу до її скасування особою, яка видала довіреність ».

4. У листі немає відмітки про наявність додатка, але якісь документи до листа додано. При відправці такого ділового листа працівник, відповідальний за вихідну кореспонденцію, не зможе перевірити, чи всі необхідні документи додані. Одержувач листа буде довго аналізувати: чи всі необхідні документи надійшли. Крім того, втрата додатки в таких випадках ніким не буде помічена. Правильне оформлення відмітки про наявність додатка видається дуже важливим: така відмітка дозволяє перевірити комплектність документа - і при його відправці, і при отриманні.

5. Ні позначки про виконавця на службовому листі. У цьому випадку одержувач листа не буде знати, до кого можна звернутися за роз'ясненнями. Відмітка про виконавця - це засіб оперативного зв'язку з автором тексту документа. З її допомогою можна легко і швидко отримати відповіді на ці запитання, уточнення та роз'яснення по суті документа.

6. Лист оформлено на бланку, але в реквізиті «Підпис» відсутня найменування посади і розшифровка підпису. В такому випадку одержувач листа не зможе визначити, чи стосується проблема до компетенції тієї особи, яка підписала документ. Крім цього, він не буде знати, кому слід адресувати відповідь. Точне вказівку посади в реквізиті «Підпис» дає впевненість в тому, що посадова особа, яка підписала лист, володіє всіма правами на розгляд питання і прийняття рішення з цього питання.

Застосовувати стандарт в роботі або ігнорувати його - вирішувати керівництву організації. Але при цьому треба враховувати, що як відсутність, так і неправильне або неповне оформлення будь-якого реквізиту може не тільки знизити ефективність документа, а й позбавити його юридичної сили.

Таким чином, застосування ГОСТ Р 6.30-2003 є усвідомленою необхідністю для всіх сучасних організацій, установ, підприємств будь-яких організаційно-правових форм, незважаючи на його рекомендаційний (або необов'язковий) характер, який базується на принципі добровільного використання.

Допоміжним нормативно-методичним документом до ГОСТ Р 6.30-2003 є Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003», Розроблені ВНІІДАД в 2005 р

На основі загальноросійських правових, нормативних та нормативно-методичних актів розробляються галузеві і локальні документи, в яких знаходить відображення порядок складання та оформлення ОРД, здійснюється конкретизація правил роботи з документами з урахуванням специфіки діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату. До таких документів належать інструкції з діловодства, табелі та альбоми форм документів, регламенти, правила, стандарти підприємств, Які органічно можуть входити в відомчу і / або локальну систему менеджменту якості.

Нормативні акти, що встановлюють вимоги до оформлення документів, необхідні і для забезпечення якісного зовнішнього вигляду документів. Це досягається за рахунок закріплення місця кожного реквізиту на поле документа відповідно до традицій послідовності їх заповнення і читання, раціонального компонування реквізитів в документах, що дозволяє максимально збільшити корисну площу, тобто місце для розміщення тексту - основного реквізиту документа. Створення документів відповідно до вимог забезпечує їх ергономічність.

Таким чином, застосування нормативних актів допомагає забезпечувати документам юридичну силу; вводить одноманітність в їх оформлення, що є необхідною умовою для механізації і автоматизації роботи з документами; підвищує культуру управлінської праці.



Попередня   1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   Наступна

Поняття системи документації. Історичний розвиток систем документації. 1 сторінка | Поняття системи документації | Основні функціональні системи документації в Російській Федерації | Стандартизація та уніфікація документів. Уніфіковані системи документації. | Класифікатори документованої інформації | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів | НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА | НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА | Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно ГОСТ Р 6.30-2003 | РЕКВІЗИТИ 01, 02, 03 |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати