Головна

Класифікатори документованої інформації

  1. II Архів інформації
  2. " Стаття 7. Зобов'язання щодо інформації про управління правами
  3. Автоматизована обробка інформації
  4. АНОНІМНІ ДЖЕРЕЛА ІНФОРМАЦІЇ
  5. Б. Спотворення інформації та дезінформація.
  6. Базові властивості безпеки інформації. Канали реалізації загроз
  7. Балансовий метод відображення інформації

В даний час в умовах бурхливого розвитку інформаційних технологій одиницею зберігання, обробки, інформаційного обміну та пошуку став виступати не тільки документ як єдине ціле, а й окремі його реквізити, а також показники вмісту. Це зажадало створення єдиної мови формалізованого опису даних, що використовуються в управлінні, з метою однакового уявлення одних і тих же реквізитів в різних документах для вирішення в кінцевому рахунку завдання створення єдиного інформаційного простору країни. Таким стандартною мовою, що забезпечує інформаційну сумісність різних систем документації, є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації[25].

Розробка класифікаторів в нашій країні почалася одночасно зі створенням уніфікованих систем документації, т. Е. В 1970-і рр. Головним спонукальним мотивом стало широкомасштабне впровадження в сферу документації обчислювальної техніки і повсюдне проектування автоматизованих систем управління (АСУ). У перспективі передбачалося об'єднання автоматизованих систем в єдину Загальнодержавну систему збору та обробки інформації для обліку, планування і управління. АСУ потребували єдиному інформаційному забезпеченні, найважливішими складовими якого, поряд з уніфікованими системами документації, якраз і були загальносоюзні класифікатори техніко-економічної інформації.

Координація роботи по створенню класифікаторів та уніфікованих систем документації здійснювалася Держстандартом СРСР і безпосередньо - Всесоюзним науково-дослідним інститутом класифікації та кодування інформації (ВНИИКИ).

Після прийняття в 1993 р Державною думою Російської Федерації постанови про гармонізацію загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації з відповідними міжнародними класифікаторами почалися перегляд діючих і розробка нових класифікаторів. Подальша робота в цьому напрямку здійснюється на основі постанови Уряду Російської Федерації від 1 листопада 1999 г. «Про розвиток єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації». Метою цієї масштабної роботи є «створення умов для формування єдиного інформаційного простору на території Росії, для уніфікації документації при здійсненні міжгалузевого документообігу та забезпечення сумісності інформаційних систем і ресурсів»[26].

Класифікатори підрозділяються на категорії. Категорія класифікатора вказує на його приналежність до певної групи в залежності від рівня затвердження та сфери застосування. Розрізняють класифікатори загальноросійські, галузеві та класифікатори підприємств.

Єдина система класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (ЕСКК ТЕСІ РФ) включає до теперішнього часу понад 30 прийнятих Держстандартом РФ загальноросійських класифікаторів. ЕСЬКК орієнтована на використання її в ринковій економіці, а також на безумовне забезпечення гармонізації загальноросійських класифікаторів з міжнародними та регіональними класифікаціями і стандартами.

Вся сукупність загальноросійських класифікаторів залежно від виду інформації, що є об'єктом класифікації та кодування, розподілена на вісім груп:

1. Соціальна інформація. Сюди входить Класифікація інформації щодо соціального захисту населення (ОКІСЗН), розроблений в 1993 р Об'єктами класифікації в ньому є види пенсій та допомог; умови призначення пенсій, їх розміри; причини і групи інвалідності; трудовий стаж і його обчислення; обчислення пенсії та заробітку; надбавки до пенсій і т. п.

2. Інформація по опису організації економіки. У цю групу входять найбільш широко використовувані класифікатори:

-Общероссійскій Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу (Окатий), розроблений в 1995 р і введений в дію з 01.01.1997. Всі безліч об'єктів класифікації в Окатий розподіляється на групи відповідно до адміністративно-територіальним поділом, а ці групи, в свою чергу, розподіляються по трьом ступеням класифікації згідно з адміністративною підпорядкованістю;

-Общероссійскій Класифікатор органів державної влади і управління (ОКОГУ), розроблений в 1993 р і введений в дію з 01.07.1997;

-Общероссійскій Класифікатор підприємств і організацій (ЄДРПОУ), розроблений в 1993 р Об'єктом класифікації є підприємства і організації всіх організаційно-правових форм і форм власності, які володіють правами і обов'язками юридичної особи;

-Общероссійскій Класифікатор економічних регіонів (ОКЕР) - затверджений Держстандартом Росії в 1995 р і введений в дію з 1997 р Об'єктами класифікації тут є різні види економічних регіонів, під якими розуміється сукупність одиниць адміністративно-територіального поділу країни, що володіють рядом загальних природно-економічних ознак;

-Классіфікатор Форм власності (КФВ) і Класифікатор організаційно-правових форм (КОПФ), введені в дію з 1 січня 2000 р

3. Інформація про продукцію, видах економічної діяльності та послуги, що надаються. Так само як, зокрема, Класифікація видів економічної діяльності (КВЕД), введений в дію з січня 2003 року або змінив раніше діючий, розроблений ще в 1975 р Загальносоюзний класифікатор галузей народного господарства (ЗКГНГ).

4. Інформація про природних і трудових ресурсах- Класифікація інформації про населення (ОКИН), Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (оксо), введений в дію з 1 січня 2004 року (ОК 009-2003) і ін.

5. Інформація про фінансово-кредитній сфері- Представлена, зокрема, Класифікація валют (ОКВ).

6. Інформація про управлінської документації, показниках і одиницях виміру. Сюди входять Класифікація управлінської документації (ОКУД), Класифікація одиниць вимірювання (ОКЕІ) і ін.

7. Інформація про стандарти і технологічних процесах- Класифікація стандартів (ГКС); Класифікація виробів і конструкторських документів машинобудування і приладобудування (ОК ЕСКД).

8. Інші види техніко-економічної та соціальної інформації.Зокрема, Класифікація країн світу (ОКСМ), Общеправовой класифікатор галузей законодавства (окоза), Класифікація інформації про загальноросійських класифікаторах (ОКОК)[27].

Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації відносяться до нормативних документів. За своїм статусом вони відповідають державним стандартам.

В рамках СНД до теперішнього часу прийнято 4 міждержавних класифікатора: стандартів, одиниць виміру і рахунку, валют, країн світу.

Використання класифікаційних схем (класифікаторів) в практичній діяльності зажадало створення системи умовних позначень, які присвоюються об'єктам і класифікаційним угрупованням. Такі системи називаються індексами або кодами, а сам процес подібного присвоєння зазвичай іменується індексуванням або кодуванням.

Розрізняють такі методи кодування:

- Реєстраційні;

- Класифікаційні.

В свою чергу, реєстраційні методи кодуваннябувають двох видів: порядковий і серійно-порядковий.

Порядковий метод кодування передбачає використання в якості кодів чисел натурального ряду, тобто кожному з об'єктів класифікації присвоюється поточний порядковий номер (наприклад, номери сторінок в книзі). Це негнучка система, оскільки кожен новий об'єкт можна записати лише після раніше закодованого, що призводить до порушення логічного розташування об'єктів, що класифікуються.

при серійно-порядковому методі кодами служать також числа натурального ряду, проте окремі серії цих чисел закріплюються за об'єктами класифікації з однаковими ознаками. Інакше кажучи, на кожну велику класифікаційну рубрику відводиться серія порядкових номерів, наприклад, від 1 до 100 (перша серія), від 101 до 200 (друга серія) і т. Д. У кожній серії, крім кодів вже наявних об'єктів класифікації, передбачається певний кількість кодів для резерву, що робить цю систему більш гнучкою в порівнянні з порядковим методом кодування.

Класифікаційні методи кодуваннязасновані на попередній класифікації об'єктів. Вони також бувають двох видів: послідовний і паралельний.

Послідовний метод кодування використовується зазвичай при ієрархічному методі класифікації. Тут код класифікаційної угруповання і об'єкта класифікації утворюється за допомогою використання кодів послідовно розташованих підлеглих угруповань. Інакше кажучи, код нижчестоящої угруповання утворюється шляхом додавання відповідної кількості розрядів до коду вищестоящої угруповання.

Паралельний метод кодування використовується при фасетном методі класифікації. В даному випадку код класифікаційної угруповання і об'єкта класифікації утворюється з використанням кодів незалежних угруповань, т. Е. Ознаки об'єкта кодуються незалежно один від одного. Це дозволяє групувати об'єкти по будь-якому поєднанню ознак[28].

А тепер звернемося до структурі класифікатора, найважливішими характеристиками якого виступають, перш за все, позиція і ємність.

позиція класифікатора - це найбільше число позицій, яке він може містити. Наприклад, при десятирозрядних побудові, яке часто застосовується в класифікаторах, всі об'єкти поділяються на 10 класів, підкласів, груп, підгруп, видів і різновидів. В результаті ємність такого класифікатора досягає 1 млн. позицій. Можливо, не всі позиції будуть заповнені. Але в такому разі утворюється резервна ємність класифікатора, що позначає кількість вільних позицій в ньому.

Всі класифікатори будуються на кодах, що представляють собою знак або сукупність знаків, використовуваних для позначення класифікаційної угруповання і (або) об'єкта класифікації. (У даному випадку терміни «код» та «кодування» використовуються в більш вузькому сенсі. Під кодом розуміється таке подання інформації, яке зручно для її зберігання, передачі або обробки, а терміном кодування позначається перехід до подібного поданням інформації від вихідного її подання). За кодом можна знайти і розпізнати той чи інший об'єкт серед безлічі інших об'єктів. Щоб максимально полегшити це розпізнавання і пошук, індекси або коди в класифікаційних схемах розробляються таким чином, щоб навіть за їх зовнішнім виглядом, алфавітом коду можна було визначити об'єкт класифікації і отримати максимум інформації про нього. Наприклад, літерний код Росії за ЄДРПОУ країн світу - RU, а США - US. Код російського рубля за ЄДРПОУ валют - RUR, а долара - USD[29].

структура кодускладається з наступних елементів:

- Алфавіт,

- Розряд,

- Довжина,

- заснування.

алфавіт - це система знаків, прийнятих для освіти індексу або коду. розрізняють:

- Цифровий,

- Буквений,

- Буквено-цифровий,

- Штриховий алфавіти коду.

Послідовність розташування знаків в коді визначається його розрядом, т. е. позицією знака в коді. Наприклад, структура кодового позначення Загальноросійського класифікатора спеціальностей за освітою ОК 009-2003 включає шість цифрових десяткових знаків і має вигляд:

XX XX XX,

де перший і другий знаки відповідають укрупненими групами спеціальностей і напрямків підготовки, третій і четвертий знаки відповідають напрямам підготовки, а п'ятий і шостий - спеціальностями. Відповідно до цього класифікатора повне кодове позначення підготовки майбутніх документознавців за фахом 032001 читатиметься так: 03 - укрупнена група спеціальностей і напрямків підготовки «Гуманітарні науки»; 20 - напрям підготовки «Документознавство»; 01 - спеціальність «Документознавство та документаційне забезпечення управління». Відповідно код 050101 означатиме: 05 - укрупнена група спеціальностей і напрямків підготовки «Освіта та педагогіка»; 01 - напрям підготовки «Природно-наукову освіту»; 01 - спеціальність «Хімія».

Умовним позначенням в структурі коду в різних класифікаторах можуть бути цифра, буква, штрих або пробіл. пропуск - Певну відстань між знаками (літерами, цифрами, штрихами), яке виконує розділову функцію і (або) виражене в мм може означати число.

У штрих-кодах цифрову інформацію несуть ширина штрихів, прогалин і цифри внизу.

довжина коду - Число знаків в коді без урахування пробілів.

підстава коду являє собою довжину коду з урахуванням кількості прогалин[30].

Будь-техніко-економічний або соціальний показник має одне найменування і один код, незалежно від того, в інформаційній системі якого типу або рівня цей показник буде використовуватися.

В даний час для ідентифікації в інформаційних системах розроблені і широко використовуються також і деякі інші класифікатори. Зокрема, ГОСТ регламентує стандартну нумерацію книг - ISBN і серіальних видань - ISSN. Подібного роду нумерація видань являє собою сукупність цифр, наприклад, ISBN 5-94621-080-7, де перша цифра 5 означає код Росії, такі цифри 94621 - код конкретного видавництва, отриманий в Національному агентстві ISBN Російської книжкової палати (в даному прикладі це код ділянки оперативної ризографии і офсетного друку Редакційно-видавничого відділу Томського державного університету), цифри 080 - порядковий номер назви конкретної книги даного видавництва ( «Документ в мінливому світі»), нарешті, цифра 7 - великі червоні літери коду ISBN. Подібного роду коди дозволяють ідентифікувати публікації незалежно від часу і місця їх видання.

Поряд з цифровим, використовується також штриховий (лінійний) код, в основі якого лежить, проте, знову ж цифровий код. Штрих-код являє собою графічне зображення - комбінацію вертикальних смужок різної ширини і прогалин між ними. При цьому в якості базової виступає ширина вузької смужки. Широкі ж смужки є кратними по ширині вузьким або перебувають з ними у певних співвідношеннях.

Поряд з використанням в різних країнах різних видів власних штрихових кодів, широке поширення в останні десятиліття отримали штрих-коди, які розробляються Міжнародною асоціацією по товарної нумерації (EAN International), що знаходиться в Брюсселі. Наша країна з 1987 р також є її членом. Офіційним представником EAN International в Росії є «Асоціація автоматичної ідентифікації ЮНІСКАН / EAN РОСІЯ», уповноважена використовувати систему EAN на національному рівні.

Відповідно до розроблених правил товарам народного споживання присвоюються цифрові коди і наносяться штрих-коди на ярлики, упаковку і етикетки товарів. Такий цифровий (торговий) код (згідно з кодом EAN-13) складається з тринадцяти розрядів і має наступну структуру:

- Перші три знаки (префікс) ідентифікують національну організацію товарної нумерації, що є офіційним представником EAN International в тій чи іншій країні і має право реєстрації підприємств - виробників товарів. При цьому зареєстроване підприємство не зобов'язане перебувати на території даної країни (хоча в більшості випадків це збігається). ЮНІСКАН / EAN РОСІЯ в цьому коді отримала префікс 460-469. В даний час всі підприємства, зареєстровані в Росії, мають штрих-код, що починається з цифри 460. Іншим національним організаціям товарної нумерації EAN-13 присвоєні такі коди: США і Канада - з 000 до 139, Франція - 300-379, Болгарія - 380 , Німеччина - 400-440, Японія - з 450 до 459 і з 490 до 499, Україна - 482, Великобританія - 500-509, Китай - 690-695, Туреччина - 869, Індія - 890, Австралія - ??930-939 і т . д .;

- Наступні шість знаків використовуються для ідентифікації підприємства - виробника товару;

- Потім три знака призначені для визначення конкретного товару;

- Останній, тринадцятий знак служить для позначення контрольного числа.

У штрихових кодах кожному знаку цифрового коду відповідає комбінація з певної кількості елементів - штрихів і прогалин між ними.

Штрих-коди зчитуються спеціальними оптичними пристроями - сканерами.

В даний час понад 900 тис. Підприємств в 128 країнах світу кодують свою продукцію штрих-кодами EAN-13. Щодня в світі здійснюється понад 5 млрд. Сканувань таких штрихових кодів[31].

При інформаційному обміні з інформаційними системами інших країн або міжнародних організацій використовуються міжнародні класифікації інформації, зокрема, Міжнародна патентна класифікація (МПК), Міжнародна класифікація товарних знаків та послуг (МКТЗ) та інші[32].

5. Організаційно-розпорядча документація. ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації» і відображення в ньому уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації

Організаційно-розпорядчий документ - це первинний елемент системи організаційно-розпорядчої документації (ОРД).

Згідно ГОСТ Р. 51141- 98, організаційно-розпорядчий документ - Це «вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб».

Як було сказано вище, у багатьох документознавчих роботах (наприклад, Н. С. Ларькова) система організаційно-розпорядчої документації (ОРД) складається з двох підсистем, які іноді розглядаються як самостійні систем документації:

1) система організаційної (або організаційно-правової) документації;

2) система розпорядчої документації.

Підсистема організаційно-правової документації являє собою сукупність документів, які містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, установи, підприємства, їх компетенцію, структуру, штатну чисельність, зміст діяльності і т. д. До організаційно-правових відносяться такі види документів, як статут, положення про організації; штатний розклад, посадові інструкції та ін.

В підсистему розпорядчої документації входять документи, які регулюють діяльність установ, організацій, підприємств: постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка ??тощо.

Відповідно до роботам Н. С. Ларькова, система інформаційно-довідкової та інформаційно-аналітичної документації виконує підлеглу, обслуговуючу роль по відношенню до організаційно-розпорядчої документації. До інформаційно-довідкової документації відносяться протокол, доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, уявлення, заява, службове (ділове) лист, телеграма, телефонограма, факсограма, електронне повідомлення тощо. До складу інформаційно-аналітичних документів входять такі документи, як довідка, акт, зведення, висновок, відгук, список, перелік та ін.

У деяких вчених дана система документації представлена ??трохи інакше (М. І. Басаков, М. М. Новікова та ін.). Цю систему можна розглядати як документацію, яка відображатиме ділову переписку між зовнішніми партнерами, і документацію, що відображає інформацію, необхідну як джерело для аналізу ситуації, що управлінської ситуації всередині організації. У такому випадку дана система носить єдину назву - інформаційно-довідкова документація - і підрозділяється на дві групи:

а) документи, що передаються по різних каналах зв'язку (службова (ділове) лист, телеграма, телефонограма, факсограма, електронне повідомлення та ін.);

б) довідково-інформаційні документи (довідка, протокол, акт, зведення, висновок, відгук, список, перелік) і ін.

Інші дослідники не поділяють цю документацію на підвиди і включають її в одну систему інформаційно-довідкової документації (Т. В. Кузнєцова, І. Н. Кузнецов, В. І. Андрєєва, А. Н. Бєлов, А. А. Бєлов та ін .).

В даному курсі, виходячи з аналізу різних джерел, організаційно-розпорядча документація (ОРД) підрозділяється на наступні групи:

1) організаційні - Організовують діяльність, визначають статус організації, її структурних підрозділів, посадових осіб і порядок їх роботи: статут, положення про організацію, положення про структурний підрозділ, положення по основній діяльності, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції, інструкції нормативно-методичного характеру (інструкція з діловодства;

2) розпорядчі- Регулюють відносини в ієрархічній системі управління «зверху вниз» (від вищестоящих органів, організацій, посадових осіб до нижчестоящим) і відображають управлінські рішення, спрямовані на досягнення цілей і завдань організації. Розрізняються дві підгрупи розпорядчої документації:

а) документи, що приймаються на принципах колегіальності: постанови, рішення, протоколи (даний документ є розпорядчим згідно ОКУД;

б) документи, що приймаються на принципах єдиноначальності: накази, розпорядження, вказівки;

3) інформаційно-довідкові включають дві підгрупи:

а) документи, що передаються по різних каналах зв'язку: службові (ділові) листи, телеграми, телефонограми, факсограми, електронні повідомлення та ін.;

б) довідково-інформаційні (інформаційно-аналітичні): довідки, службові записки, пояснювальні записки, доповідні записки, акти, протоколи, заяви та ін.

Система ОРД, як і будь-яка інша, потребує уніфікації. У Російській Федерації дана система документації включена в єдину систему управлінської документації і називається Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Нагадаємо, що до складу будь-якої уніфікованої системи документації (УСД) входять: 1) державні стандарти; 2) уніфіковані форми документів, 3) методичні вказівки щодо їх застосування. УСОРД має весь набір необхідних для уніфікованої системи ознак. По-перше, ця система відбита в ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації» (ОКУД), де представлені всі уніфіковані системи управлінської документації: їх склад і коди уніфікованих форм документів. По-друге, для УСОРД є спеціальний загальноросійський стандарт, в якому відображені єдині вимоги до оформлення ОРД, тобто вимоги до форм документів - це ГОСТ Р. 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». По-третє ,, існує ряд інших правових і нормативно-методичних актів, що поширюють свою дію на організаційно-розпорядчі документацію, - закони, правила, стандарти, які роз'яснюють обов'язковість або необов'язковість окремих видів ОРД, описують конкретні вимоги до їх змісту і форми і т . Д., отже, надають даної документації уніфікований характер.

ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації» (ОКУД), затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р №229) є складовою частиною Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації та охоплює уніфіковані системи документації і форми документів, дозволених до застосування в народному господарстві.

Класифікація управлінської документації розроблений замість Загальносоюзного класифікатора управлінської документації (1 89 012) на території Російської Федерації, введений чинності 1 липня 1994 р і постійно оновлюється.

ОКУД призначений для вирішення наступних завдань:

- Реєстрація форм документів;

- Впорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;

- Скорочення кількості застосовуваних форм;

- Вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;

- Забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;

- Контроль за складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;

- Раціональна організація контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

Об'єктами класифікації в ОКУД є загальноросійські (міжгалузеві, міжвідомчі) уніфіковані форми документів, які затверджуються міністерствами (відомствами) Російської Федерації - розробниками уніфікованих систем документації (УСД).

Класифікатор містить найменування видів управлінських документів та їх коди - ідентифікатори форм документів. Кожне кодове позначення визначається приналежністю до однієї з уніфікованих систем документації і місцем всередині цієї системи. Це кодове позначення підтверджує відповідність затвердженим для обов'язкового застосування зразка-еталона.

У ОКУД прийнята ієрархічна класифікація з трьома ступенями. Кожна позиція класифікатора складається з двох блоків: блоку ідентифікації та блоку найменувань об'єкта класифікації. Ідентифікація уніфікованої форми проводиться через класифікацію.

Код форми документа служить:

- Для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку,

- Для скорочення кількості можливих помилок,

- Для ідентифікації документа,

- Для досягнення інформаційної сумісності документаційних систем.

Код уніфікованої форми документа складається з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ).

У ОКУД приведена наступна структура кодового позначення уніфікованої форми документа:

ХХ ХХ ХХХ Х

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

Клас форм ¦ ¦ ¦ ¦

--- ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

Підклас форм ¦ ¦ ¦

--- ¦ ¦

¦ ¦

Реєстраційний номер ¦ ¦

--- ¦

¦

Контрольне число ¦

---

У кодовому позначенні уніфікованої форми документа відбиті наступні ознаки класифікації:

перший і другий знаки (Клас форм) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системи документації;

третій і четвертий знаки (Підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання;

п'ятий, шостий і сьомий знаки - Реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу;

восьмий знак - Великі червоні літери, яке вводиться, щоб уникнути помилок при зчитуванні й використовується при перевірці запису коду.

Нижче наведено приклад кодового позначення уніфікованої форми 09010046 «Розрахункова відомість по страховим внескам до Пенсійного фонду», наведений в ОКУД:

09 01 004 6

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

Уніфікована система документації ¦ ¦ ¦ ¦

Пенсійного фонду ¦ ¦ ¦ ¦

--- ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

Документація з обліку та розподілу коштів ¦ ¦ ¦

--- ¦ ¦

¦ ¦

Розрахункова відомість по страховим ¦ ¦

внесків до Пенсійного фонду ¦ ¦

--- ¦

¦

Контрольне число ¦

---

З наведеного прикладу випливає:

09 - позначає, що форма документа належить до Уніфікованої системі документації Пенсійного фонду;

01 - форма документа відноситься до підкласу документації з обліку та розподілу;

004- це реєстраційний номер форми документа всередині підкласу;

6 - великі червоні літери.

Коди ОКУД підлягають простановке в уніфікованих формахдокументів.

ОКУД передбачає наступні основні уніфіцірванние системи управлінської документації та їх коди:

0200000 - Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

0300000 - Унііцірованная система первинної облікової документації;

0400000 - Уніфікована система банківської документації;

0500000 - Уніфікована система бюджетної фінансової, облікової та звітної документації;

0600000 - Уніфікована система звітно-статистичної документації;

0700000 - Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

0800000 - Уніфікована система документації з праці;

0900000 - Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;

1000000 - Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

З метою забезпечення наступності позначень уніфікованих форм документів, що склалися в органах державної статистики, в уніфікованих системах первинної облікової документації (03 клас) та звітно-статистичної документації (06 клас) наводиться також «Індекс», а для звітно-статистичної документації та «Періодичність» уявлення уніфікованих форм документів.

Індекс форми означає, що вона має затверджену уповноваженою компетентним органом трафаретний форму для заповнення, а періодичність позначає, який частотність, в який період необхідно заповнювати дану уніфіковану форму і представляти її для звітності. Наприклад, форма Особистою картки (код форми 03010022) має індекс Т-2. Це означає, що у даного документа є офіційна спеціальна трафаретний форма (затверджена постановою Держкомстату РФ від 05 січня 2004 № 1), призначена для заповнення роботодавцем при прийомі працівника на роботу. Форма Відомостей про основні показники діяльності малого підприємства (код форми 0601013) має індекс ПМ, який позначає, що у даного документа також є офіційна спеціальна трафаретний форма (затверджена наказом Федеральної служби державної статистики від 29 серпня 2012 року № 470); в графі «Періодичність» навпроти даної форми зазначено «квартальна», що позначає, що дану форму підприємство повинно заповнювати та подавати до контролюючих органів щоквартально.

Організаційно-розпорядча документація в ОКУД представляє уніфіковану систему особливої ??документації (УСОРД, клас 0200000), включає єдині стандартизовані вимоги до складу, кількості документів. Даний клас документів не має індексів і періодичності. Згідно ОКУД УСОРД має наступні підкласи:

0211000 - документація по створенню організації, підприємства;

0212000 - документація по реорганізації організації, підприємства;

0213000 - документації по ліквідації організації, підприємства;

0214000 - документація по приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;

0251000 - документація по розпорядчої діяльності організації, підприємства;

0252000 - документація по організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

0253000 - документація по оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;

0281000 - документація по прийому на роботу;

0282000- документація по переводу на іншу роботу;

0283000 - документація щодо звільнення з роботи;

0284000 - документація по оформленню відпусток;

0285000 документація по оформленню заохочень;

0286000 - документація по оформленню дисциплінарних стягнень.

Код конкретної уніфікованої форми організаційно-розпорядчого документа матиме той же тлумачення, що і будь-якого документа, який знайшов відображення у класифікаторі. Наприклад, код 02112312 позначає:

02 - форма належить до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації;

11 - форма відноситься до підкласу документації по створенню організації, підприємства;

231 - реєстраційний номер форми всередині підкласу - форми Статуту;

2 - великі червоні літери.

Статут є обов'язковим документом для різних організаційно-правових форм, і його складання і оформлення регламентується законодавством. Відсутність в ОКУД індексу і періодичності означає, що організація складає і оформляє статут самостійно, без опори на загальноукраїнські трафаретні уніфіковані форми. При складанні і оформленні статуту необхідно спиратися на закони і ГОСТ Р 6 30-2003.

6. Типи документів, їх класифікації[33]

Будь-яка класифікація пов'язана з визначенням одного або декількох ознак, на підставі яких із загальної маси об'єктів виділяються групи.

Класифікація документів - це розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання і ін. З метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Класифікація дозволяє виробляти певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві.

Все різноманіття документів, які обслуговують сферу управління, можна класифікувати за різними підставами:

- за походженням;

- За способом документування;

- За місцем складання;

- За кількістю розкритих питань;

- По обмеженню доступу;

- За способом викладу;

- За формою подання;

- За ступенем достовірності;

- За терміном зберігання;

- За сферою діяльності;

- За способом передачі.

Розглянемо типи документів докладніше.

За походженням розрізняють документи:

-особисті;

-Офіційний.

Такі повідомлення, як особисте листування, спогади особистого характеру, щоденники, створюються поза сферою службової діяльності людини або виконання громадських обов'язків і офіційними документами не є. Офіційний документ створюється юридичною або фізичною особою з обов'язковим оформленням та посвідченням в установленому порядку. Серед офіційних документів виділяють групу особистих: що засвідчують особу (паспорт), спеціальність, освіту (диплом, атестат), трудовий стаж (трудова книжка) і т.д. Діловодні служби, як правило, працюють тільки з офіційними документами.

За способом документування розрізняють документи:

- Рукописні - текстові;

- Графічні - документи, що фіксують інформацію за допомогою зображення об'єкта;

- Фотодокументи;

- Фонодокументи - звукові документи;

-кінодокументи;

-відеодокументи;

- Документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки.

За місцем складання розрізняють документи:

- Вхідні - що надійшли;

- Вихідні - відправляються з організації;

- Внутрішні - створювані і використовувані для забезпечення внутрішніх зв'язків даної організації.

Сукупність цих документів утворює документообіг організації.

За кількістю порушених питань документи бувають:

- Простими;

- Складними.

Прості документи містять виклад одного питання. Прикладом простих документів є лист. Складні документи включають в себе кілька питань. Вони можуть стосуватися декількох посадових осіб, структурних підрозділів, установ. До таких документів належать, як правило, накази, протоколи, постанови, рішення.

За обмеження доступу.Відповідно до ст. 9 Федерального закону «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» від 27.07.2006 №149-ФЗ до частини інформації в Російській Федерації встановлюється обмеження доступу.

За обмеження доступу документи поділяються:

-на загальнодоступні - містять загальновідомі відомості та іншу загальнодоступну інформацію;

-конфіденціальние - містять відомості обмеженого поширення;

-секретние - містять відомості, що відносяться до державної таємниці.

Закон РФ від 21.07.1993 № 5485-1 «Про державну таємницю» дає наступне визначення: «Державна таємниця - захищені державою відомості в області його військової, зовнішньополітичної, економічної, розвідувальної, контррозвідувальної і оперативно-розшукової діяльності, поширення яких може завдати шкоди безпеці Російської Федерації". Указом Президента РФ визначено Перелік відомостей конфіденційного характеру, законодавчо визначено і поняття «комерційна таємниця».

Документи, що містять відомості, що належать до державної, службової, комерційної таємниці, підрозділяються за ступенями секретності, або конфіденційності. Такі документи забезпечуються особливими грифами (позначками), наприклад: «Таємно», «Для службового користування», «Конфіденційно», «Комерційна таємниця». Процедури підготовки, оформлення, використання та зберігання таких документів здійснюються за особливими технологіями і виділяються в окреме конфіденційне діловодство. І фахівцям апарату управління, і працівникам служби ДОУ для роботи з такими документами потрібен особливий дозвіл.

За способом викладу тексту документи бувають:

-індивідуальним;

-трафаретнимі;

-типові.

В індивідуальних документах зміст викладається у вигляді пов'язаного тексту. Укладач (виконавець) індивідуального документа готує оригінальний текст, присвячений одному (або кільком) питань для виконання конкретної управлінської задачі. Ці документи пишуться традиційним літературним текстом.

В трафаретних документах структура викладу тексту формалізована, в них використовуються заздалегідь підготовлені стандартні фрази або окремі частини постійно повторюваного тексту і пропуски для заповнення змінної інформації. Найбільш відомими видами таких документів є анкета і довідка. Трафаретні документи, як правило, бувають надруковані на бланку, що містить постійну інформацію, а змінна інформація вписується від руки. Варіант використання трафаретного тексту - це введення його в пам'ять комп'ютера (шаблон текстових редакторів).

Типові документи використовуються для документування однотипних (повторюваних) ситуацій, складаються на основі зразка (наприклад, типові листи, типові інструкції, типові договори). У документознавства метод типізації використовується при розробці типових форм документів і типових текстів, тобто зразків, або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються в подальшому тексти аналогічного змісту.

За формою подання документи поділяються:

-на оригінали (оригінали);

-Копії;

-дублікати.

оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, який має юридичну силу.

Синонімом першотвору є оригінал. Оригінали документів можуть бути у вигляді чернеток і чистовик. Бєлової документ - рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень. Чернової документ (може бути виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера) відображає роботу автора над змістом документа, може містити тільки текст документа і не має юридичної сили.

Складені в декількох примірниках оригінали називаються помноженим. Наприклад, договір складається, як мінімум, в двох примірниках, кожен з яких має однакову юридичну силу. Оформлення помножених оригіналів є поширеною практикою.

копія документа може бути факсимільного або вільною. Копії можуть відтворювати частину тексту документа (виписки) або весь документ. Факсимільну копію повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки - що містяться в оригіналі реквізити (включаючи підпис і печатка) або частина їх, особливо їх розташування. Факсимільну копію виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку. Для документів, виготовлених на друкарських машинах, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів. Вони, як правило, залишаються в справах установи. Застаріла назва таких копій - відпуск. Вільна копія створюється на друкарських машинах, містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Копії, завірені в установленому законом порядку, мають таку ж юридичну силу, як і оригінали.

Копії, завірені нотаріусом, називаються нотаріальними, оскільки їх відповідність оригіналу підтверджено офіційною посадовою особою - нотаріусом.

Відмітка про завірення копії проставляється нижче реквізиту «підпис» і містить наступні елементи: «Правильно»; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; ініціали, прізвище; дату засвідчення. Допускається запевнення копії документа печаткою, яка визначається за рішенням організації.

Архівна копія - офіційний документ архіву, що відтворює текст або зображення архівного документа, але з зазначенням його пошукових даних: назви архіву, номери фонду, опису, справи і листа.

ГОСТ 6.10.4 - 84 визначає, що оригіналом документа на машинному носії є перша за часом запис документа на машинному носії, що містить вказівки, що цей документ є оригіналом, а копією - документ, переписаний з оригіналу або дубліката документа на машинному носії на інший носій інформації, автентичний за змістом і містить вказівку, що цей документ є копією. Все офіційно не завірені види копій не мають юридичної сили.

дублікат - це копія офіційного документа, що має юридичну силу оригіналу і супроводжується позначкою «Дублікат». Дублікат видають замість втраченого справжнього документа (диплома, атестата, паспорта). В управлінській практиці дублікат створюється також у тому випадку, коли при здійсненні угоди справжній документ може отримати тільки одна зі сторін, наприклад дублікат сертифіката, вантажний квитанції або накладної. Дублікат видається тим же установою, де був створений оригінал.

Дублікатом документа на машинному носії вважаються всі пізніші за часом, автентичні за змістом запису документа на машинному носії, які містять вказівку, що ці документи є дублікатами.

За ступенем достовірності документи можуть бути:

- Справжніми;

- Підробленими (фальсифікованими).

Документ, в якому містяться ознаки, що свідчать про його автентичності (наприклад, відомості про автора, час і місце створення, наявність підпису автора і завірення її відбитком печатки), вважається справжнім. Однак ці ознаки, що свідчать про справжність документа, є і основними об'єктами фальсифікації. Тому всі документи в момент їх пред'явлення проходять процедуру аутентифікації - підтвердження справжності, за результатами якої приймається рішення про визнання документа справжнім з тим або іншим ступенем ймовірності, так як прийняття правильного рішення залежить як від технічних можливостей засобів аутентифікації і досвіду особи приймаючої рішення, так і від технічних можливостей і майстерності фальсифікаторів, а також якості досконалої підробки. Як правило, висновок про гарантовану автентичності того чи іншого цінного документа можна отримати після проведення відповідних експертиз в спеціалізованій експертній організації.

фальсифіковані документи з'явилися, як тільки документ став використовуватися як доказ тих чи інших фактів, наприклад фальшиві розписки, підроблені заповіти. Найбільш часто зустрічаються наступні способи підробки документів: фальсифікація - заміна одного документа іншим; інтерполяція - підроблена вставка в текст справжнього документа; підробка окремих слів і реквізитів (підписи, дат, відбитків печатки тощо).

Справжність документа, отриманого за допомогою автоматизованої інформаційної системи, встановлюється після його підписання посадовою особою в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації. Юридична сила документа, що зберігається, оброблюваного і передається за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом. Юридична сила електронного цифрового підпису визнається за наявності в автоматизованій інформаційній системі програмно-технічних засобів, що забезпечують ідентифікацію підпису, і дотримання встановленого режиму їх використання. Право засвідчувати ідентичність електронного цифрового підпису здійснюється в Російській Федерації на основі ліцензії.

За термінами зберігання документи поділяються на такі:

-постійного зберігання;

-долговременного зберігання (понад 10 років);

тимчасового збереження (до 10 років).

Терміни зберігання документів визначаються спеціально уповноваженим центральним органом державної влади Російської Федерації в галузі архівної справи (Федеральним архівним агентством) і закріплюються в переліках документів із зазначенням термінів зберігання. Так, для управлінських документів в даний час діє Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Росархивом 06.10.2000 (в ред. Від 27.10.2003).

В залежності від сфери діяльності офіційні документи поділяються на такі:

-управленческіе - організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові;

-технічні - наукові, конструкторські, технологічні, проектно-кошторисні та ін.

організаційні документи служать правовою основою діяльності організації. Вони забезпечують реалізацію функцій організації системи і процесів управління, встановлюють статус і компетенцію організації, її структуру, штатну чисельність і посадовий склад, визначають функціональний зміст діяльності структурних підрозділів та посадових осіб і т.д. Організаційні документи вважаються дійсними до їх скасування або до затвердження нових, тому вони відносяться до безстрокових.

розпорядчі документи призначаються для регулювання діяльності організації, реалізації управлінських рішень спрямованих на досягнення цілей і завдань організації, на вдосконалення організаційної структури, змісту, засобів і способів здійснення основної діяльності організації, забезпечення її фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз від керуючого органу до керованого об'єкту, від керівника організації до її структурним підрозділам і працівникам.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути необхідність виконання рішень вищестоящих органів або здійснення власної управлінської діяльності відповідно до цілей і завдань організації.

Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають інформаційно-довідкові документи.

Процес підготовки і прийняття обґрунтованих управлінських рішень неможливий без правильної оцінки ситуації, тобто без знання реального стану керованого об'єкта і стану органу управління. Це знання виходить в результаті збору, обробки та аналізу об'єктивних та достовірних відомостей, що містяться в інформаційно-довідкових документах, що виконують роль аналогічно інформаційного каналу зворотного зв'язку кібернетичних систем.

Інформаційно-довідкові документи направляються по підсистемі інформаційного обміну системи управління знизу верх - від виконавця до керівника, від структурного підрозділу до керівника організації. Ці документи виконують службову роль по відношенню до організаційно-розпорядчих документів. Документи цієї групи не містять доручень, не зобов'язують діяти суворо запропонованим чином, як розпорядчі документи, а подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дій. Тому основне призначення інформаційно-довідкових документів - забезпечити процес управління оперативної та достовірної інформацією, необхідної керівництву організації для вироблення і прийняття оптимального (найкращого) або раціонального (прийнятного) рішення в конкретних умовах ситуації, що склалася.

Технічна документація виникає в процесі проектування будівель і інженерних споруд, конструювання машин, проведення науково-технічних і експериментальних досліджень, організації промислового виробництва, під час здійснення знімально-геодезичних робіт, геологічних вишукувань. Зростаючий вплив науки і техніки на практичну Діяльність установ, підприємств і організацій знаходить своє відображення в постійному збільшенні потоці технічної документації. З технічними документами все більше стали мати справу працівники діловодства, органів науково-технічної інформації, відомчих архівів.

Технічна документація - це система текстових і графічних документів, що містять інформацію про технічні виробах, технічних і технологічних процесах, затверджених у встановленому порядку.

Найбільш широко відома науково-дослідницька, конструкторська, технологічна, проектно-кошторисна документація.

Науково-дослідна документація створюється в процесі проведення наукових досліджень в різних галузях науки і техніки, а також виконання теоретичних і прикладних науково-технічних розробок, відображає теоретичне і практичне рішення науково-технічних проблем і завдань, впровадження їх результатів у виробництво.

К конструкторської документації відносяться графічні та текстові документи, які окремо або в сукупності визначають склад і пристрій вироби і містять необхідні дані для його розробки або виготовлення, контролю, приймання, експлуатації і ремонту.

технологічна документація - Сукупність графічних і текстових технічних документів, які окремо або в комплексі визначають процес виготовлення виробів промислового виробництва або процес спорудження об'єктів капітального будівництва. У технологічній документації відображаються способи виготовлення деталей, складання промислових виробів, будівництва, експлуатації та ремонту споруд, організації виробничого процесу. До цієї документації відносяться технологічні карти, заводські регламенти, креслення пристосувань, обладнання та інструменту, графіки роботи цехів і бригад, схеми технологічного процесу та інші нормативні матеріали по складанню технології.

Проектно-кошторисна документація створюється при вирішенні питання про зведення, реконструкції і ремонті об'єктів капітального будівництва. Проектно-кошторисна документація для будівництва характеризує вид будівництва, зовнішній вигляд і техніко-економічні показники об'єкта, архітектурні та технологічні рішення, вартість робіт (кошторису). Вона поділяється на проектну документацію по плануванню і забудові міст, селищ, промислових комплексів, сільських та інших населених пунктів; житлово-цивільному, промисловому і сільськогосподарському, енергетичному і гідротехнічного, транспортного будівництва.

За способом передачі документів розрізняють:

-пісьма;

-телеграмми;

-телефонограмми;

-телекси;

-факсограмми і ін.


Розділ «Структура документа. Системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації »

ТЕМА 2

«Загальні вимоги до організаційно-розпорядчою ДОКУМЕНТІВ»

план:

1. Документ як система. Зовнішня і внутрішня структура документа: загальна характеристика.



Попередня   1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   Наступна

Поняття системи документації. Історичний розвиток систем документації. 1 сторінка | Поняття системи документації | Основні функціональні системи документації в Російській Федерації | Юридична сила офіційного документа. Нормативно-методична база оформлення управлінських документів | Структура управлінського документа. Реквізит і формуляр управлінського документа, їх розвиток | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів | НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА | НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА | Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно ГОСТ Р 6.30-2003 | РЕКВІЗИТИ 01, 02, 03 |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати