Головна |
Відповідно до роботам Н. С. Ларькова[11], В залежності від сфери діяльності офіційні документи поділяються на дві системи: 1) управлінські (організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові та ін.); 2) технічні - наукові, конструкторські, технологічні, проектно-кошторисні та ін.
Документи, що відображають процеси управління, називаються управлінськими,а їх сукупність - управлінською документацією. Управлінські документи містять початкові вихідні фактичні відомості, показники, параметри і т. П. І є засобом і результатом управлінської діяльності. Серед усього масиву документації управлінські документи займають большие обсяг.
Управлінська діяльність - це тип професійної діяльності, специфіка якого визначається її основний і найбільш спільним завданням - необхідністю соорганізаціі діяльності інших людей в напрямку досягнення загальних цілей, а також опорою при цьому на принцип ієрархії. Управлінська діяльність властива всім установам, організаціям і підприємствам.
В установах, організаціях і підприємствах утворюються функціональні комплекси управлінської документів (потоки і масиви) або функціональні системи управлінської документації: організаційно-розпорядчої, фінансово-розрахункової, постачальницько-збутової та т. П.
Форми управлінської діяльності відображаються у відповідних видах документах. Наприклад, облік відбивається в статистичної, бухгалтерської документації, матеріально-технічне постачання в договорах, нарядах і так далі. Виходячи з специфікації роботи з документами, можна виділити також організаційно-розпорядчі документи (статути, положення, посадові інструкції та ін.); документи з особового складу (накази по л / с, трудові договори, трудові книжки, особисті картки форми Т-2, особові рахунки по зарплаті, особисті справи та ін.); комерційні документи (комерційні контракти, специфікації, графіки поставок і ін.); документи за зверненнями громадян (пропозиції, заяви, скарги та документи щодо їх розгляду) і ін.
Документи з одним найменуванням можуть ставитися до різних функціональних систем управлінської документації. Так, акт можна побачити як в системі організаційно-розпорядчої документації (акт про ліквідацію організації), так і в системі первинної облікової документації (акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів).
Реалізація типових управлінських функцій в кожному управлінському апараті проводиться на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. У діловодстві різних організацій співвідношення документів з різних систем документації буде неоднаковим, т. К. Воно залежить від напрямків діяльності тієї чи іншої організації, її місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але в діяльності будь-якої організації використовуються документи, що застосовуються при оформленні виконавської, розпорядчої та організаційної діяльності. Ці документи складають систему організаційно-розпорядчої документації (ОРД), мають повсюдне застосування, саме вони складають основну частину документації, з якою працює діловодна служба. Організаційно-розпорядча документаціяпріменяется при оформленні діяльності апарату управління і відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації.
Технічна документація виникає в процесі проектування будівель і інженерних споруд, конструювання машин, проведення науково-технічних і експериментальних досліджень, організації промислового виробництва, під час здійснення знімально-геодезичних робіт, геологічних вишукувань. Технічна документація - це система текстових і графічних документів, що містять інформацію про технічні виробах, технічних і технологічних процесах, затверджених у встановленому порядку. Зростаючий вплив науки і техніки на практичну діяльність установ, підприємств і організацій знаходить своє відображення в постійному збільшенні потоці технічної документації. З технічними документами все більше стали мати справу працівники діловодства, органів науково-технічної інформації, відомчих архівів.
За функціональним призначенням документи сфери управління можуть поділятися на директивні (закон, указ, постанова, підзаконні акти та ін.); інформаційно-інструктивні (методичні вказівки, інструкції вищестоящих органів і ін.); організаційні (статут, положення, інструкція, правила, регламент, штатний розпис та ін.); розпорядчі (наказ, розпорядження, рішення, вказівка, постанова); інформаційно-довідкові (доповідні і пояснювальні записки, довідки, листи і факси і т.д.); по особовому складу, або кадрові (накази про прийом, звільнення, переведення і т.д .; заяви, характеристики, табелі і графіки, трудові книжки, облікові особисті картки, особисті справи та ін.); фінансово-бухгалтерські (баланси, різні акти, рахунки, бізнес-плани, відомості, платіжні доручення, бухгалтерські книги і т.д.) та інші.
До теперішнього часу можна говорити про ряд основних систем управлінської та технічної документації.
1. Система організаційно-розпорядчої документації (ОРД). Це одна з найважливіших систем документації. Вона включає документи, що фіксують вирішення найрізноманітніших питань управління та функціонування органів влади, установ, підприємств, організацій, окремих посадових осіб.
Система організаційно-розпорядчої документації складається з двох підсистем, які іноді розглядаються як самостійні систем документації:
1) система організаційної (або організаційно-правової) документації;
2) система розпорядчої документації.
Підсистема організаційно-правової документації являє собою сукупність документів, які містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, установи, підприємства, їх компетенцію, структуру, штатну чисельність, зміст діяльності і т. д. До організаційно-правових відносяться такі види документів, як статут, положення про організацію, штатний розклад, посадові інструкції та ін.
В підсистему розпорядчої документації входять документи, які регулюють діяльність установ, організацій, підприємств: постанову, рішення, наказ, розпорядження, вказівка та ін.
2. Система інформаційно-довідкової та інформаційно-аналітичної документації.Документи цієї системи виконують підпорядковану, обслуговуючу роль по відношенню до організаційно-розпорядчих документів. До інформаційно-довідкової документації відносяться протокол, доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, заява, службове (ділове) лист, телеграма, телефонограма, факсограма, електронне повідомлення та ін.
В склад інформаційно-аналітичних документів входять такі документи, як довідка, акт, зведення, висновок, відгук, список, перелік та ін.
3.. Кадрова інформаційно-документационная системаскладається з широкого кола документів, що містять відомості про працівників підприємства, установи, організації, а також про діяльність самої кадрової служби. Поряд з організаційними, розпорядчими, інформаційно-довідковими документами в її склад входять також облікові документи (особова картка, особовий листок з обліку кадрів та ін.). Але основну масу документів цієї системи складають персональні документи, до числа яких відносяться:
1) документи, видані громадянам відповідними державними органами і юридично підтверджують відомості, повідомлені громадянами про себе: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, листок непрацездатності, медична довідка та ін.;
2) документи, що видаються підприємством, установою, організацією своїм працівникам з метою підтвердження тих чи інших правових фактів: клопотання, характеристика, довідка (З підтвердженням місця роботи, посади, заробітної плати), посвідчення, пропуск, посвідчення про відрядження і т.п.;
3) документи, що складаються громадянами і направляються на адресу адміністрації або профспілкової організації з метою встановлення, зміни або припинення трудових або інших правовідносин: заяву, автобіографія, резюме, пояснювальна записка та ін.;
4) службові документи, що характеризують ділові, професійні, особистісні якості працівника, але не призначені для передачі цьому працівникові: уявлення до призначення на посаду, атестаційний лист, результати тестування та анкетування, довідка-об'єктивка, доповідні і службові записки і т.п.
Кадрова інформаційно-документационная система має відгалуження, які представляють собою багато в чому самостійні специфічні комплекси документів, що виступають по відношенню до неї як підсистеми кадрової документації:
- документація по отриманню громадянином середньої та вищої освіти, спеціальності, робітничої професії (Студентський квиток, залікова книжка, академічна довідка, диплом про закінчення навчального закладу і т. П.);
- документація з присудження вчених ступенів і вчених звань (Стенограма засідання спеціалізованої вченої ради, диплом доктора, кандидата наук; атестат професора, доцента і т. Д.);
- документація по проходженню військової служби;
- документація щодо підвищення кваліфікації робітників і службовців і т.д.[12]
4. Система звітної документаціїскладається з документів, що містять відомості про результати діяльності установи, організації, підприємства за певний період часу. Основний вид документів цієї системи - звіт. Досить широко використовується також звітну доповідь.
5. Система планової документації фіксує результати планування діяльності установи. Основні види планових документів: програма, план (Перспективний, річний і т. Д.), А також графік, кошторис витрат і деякі ін.
6. Проектно-кошторисна документація створюється при вирішенні питання про зведення, реконструкції і ремонті об'єктів капітального будівництва. Проектно-кошторисна документація для будівництва характеризує вид будівництва, зовнішній вигляд і техніко-економічні показники об'єкта, архітектурні та технологічні рішення, вартість робіт (кошторису). Вона поділяється на проектну документацію по плануванню і забудові міст, селищ, промислових комплексів, сільських та інших населених пунктів; житлово-цивільному, промисловому і сільськогосподарському, енергетичному і гідротехнічного, транспортного будівництва. Косновним видам проектно-кошторисної документації відносяться генеральний план; креслення фасадів, планів, розрізів будівлі; паспорта проектів; малюнки; пояснювальні записки; ескізи, розрахунки, схеми; картографічні документи; кошторису.
Генеральний план - Технічний документ, на якому в контурах виду зверху представлено зображення всієї ділянки будівництва, а також розміщення існуючих та проектованих об'єктів, відображено благоустрій, озеленення, а іноді і топографічне стан місця будівництва.
Для будівництва будь-якого об'єкта промислового або цивільного призначення розробляються загальні креслення і креслення деталей. До загальних кресленнями відносяться креслення фасадів, планів по поверхах, а також поперечні і поздовжні розрізи будівлі.
Загальний креслення (План, розріз) - технічний документ, в якому вказується розташування обладнання, інженерних комунікацій, взаємна їх ув'язка, маркування, а також габаритні розміри.
креслення деталі - Технічний документ, в якому вказуються розміри деталей і елементів будівлі або споруди, їх сполучення, перетину конструктивних елементів і специфікації.
ескізами, або кроками, називаються креслення, виконані від руки зазвичай на міліметрівці. Вони є чернетками, зміст яких потім переноситься на ватман з допомогою креслярських інструментів.
Паспорт проекту - технічний документ, в якому дається схематичне зображення об'єкта, короткий опис і повідомляються основні технічні показники.
Пояснювальна записка - технічний документ, який містить відомості про призначення проектованого об'єкта, його зовнішній вигляд, внутрішній устрій, характерні особливості, основні технічні показники, а також про призначення, внутрішній устрій і роботі його окремих частин, особливості їх конструкції. Крім того, в пояснювальній записці дається пояснення економічних, суспільних і інших умов і передумов створення об'єкта, аргументація ви вибрали цей варіант проектування і будівництва.
До складу проектів багатьох споруд (доріг, електростанцій, гідротехнічних та ін.) Входять картографічні документи: топографічні, спеціальні та інші карти, плани міст, населених пунктів, місцевості.
До проектної документації завжди прикладаються кошторису, які хоча і не є технічними документами у власному розумінні слова, але необхідні, так як жодне будівництво неможлива без попереднього встановлення фінансових витрат. Кошторисна документація (генеральна, робоча кошторис, калькуляція) складається на основі одиничних розцінок будівельних робіт та інших нормативних матеріалів, встановлених відповідними відомствами.
7. Система науково-дослідної документаціїстворюється в процесі проведення наукових досліджень в різних галузях науки і техніки, а також виконання теоретичних і прикладних науково-технічних розробок, відображає теоретичне і практичне рішення науково-технічних проблем і завдань, впровадження їх результатів у виробництво.
До основам видам документів цієї системи відносяться:
- звіти про результати науково-дослідних, дослідно-конструкторських, дослідно-технологічних і експериментально-проектних робіт;
- звіти, доповіді про наукових експедиціях, наукових і технічних відрядженнях фахівців;
- програми науково-дослідних робіт;
- техніко-економічні обґрунтування, огляди, доповіді, записки та ін.;
- укладення, відгуки, рецензії, анотації;
- монографії, дисертації и автореферати до них, інші наукові публікації та відгуки на них;
- депоновані рукописи;
- первинна документація, що утворюється в ході проведення науково-дослідних робіт (Результати аналізів, журнали записів експериментів і т. П.)[13].
8. Система проектно-конструкторської документації включає графічні і текстові документи, які окремо або в сукупності визначають склад і пристрій вироби і містять необхідні дані для його розробки або виготовлення, контролю, приймання, експлуатації і ремонту.
ГОСТ 2.102 - 68 встановлює види конструкторських документів: креслення деталі, складальний, загального вигляду, теоретичний, габаритний, монтажний, креслення-схема; технічний опис; специфікація; Пояснювальна записка; відомість та ін.
У всіх групах технічної документації значну питому вагу займають креслення, мають, в свою чергу, безліч різновидів, обумовлених:
- Характером зображуваного предмета (креслення предметів промислового виробництва, об'єктів капітального будівництва);
- Ступенем подробиці зображення: генеральні плани, габаритні креслення, власне креслення (габаритне креслення - конструкторський документ, що містить контурне (спрощене) зображення виробу із зазначенням габаритних, настановних і приєднувальних розмірів);
- Повнотою зображення: креслення загального вигляду, креслення складальних одиниць, креслення деталей і ін. (креслення деталі - Конструкторський документ, який містить зображення деталі і відомості, необхідні для її виготовлення: розміри, тип матеріалу, вимоги до термообробки до заданої міцності (кг / мм2), Чистоті обробки поверхні, класу точності і допуски. Складальне креслення - Конструкторський документ, в якому представлено зображення складальної одиниці у вигляді, що дозволяє судити про розташування і взаємного зв'язку її складових частин і забезпечує можливість здійснення збирання і контролю; на складальному кресленні іноді поміщаються схеми з'єднання або розташування складових частин виробу, якщо вони не оформлені у вигляді спеціальних документів, а також показуються крайні положення переміщаються частин конструкцій, Креслення загального вигляду - Конструкторський документ, в якому міститься зображення виробу з розрізами і перерізами, текстова частина і написи, необхідні для розуміння конструктивного устрою цього виробу, а також взаємодії його основних складових частин і принципу роботи; на кресленнях загальних видів поміщаються технічні характеристики).
Крім того, існують теоретичні, монтажні, електромонтажні, пакувальні креслення (теоретичний креслення - Конструкторський документ, що визначає геометричну форму (обводи) вироби і координати розташування його складових частин; на монтажному кресленні наводиться контурне зображення виробу і дані, необхідні для його установки або монтажу).
До найважливіших видів технічних документів відносяться також:
- схеми - Документи, в яких основні частини виробів і зв'язку між ними показані у вигляді умовних зображень або позначень (Креслення-схема - Конструкторський документ, що містить спрощене зображення машин, механізмів, установок, що дає загальне уявлення про їх пристрій і принципи дії. На схемах показані у вигляді умовних зображень або позначень частини виробів і зв'язку між ними. Електротехнічні схеми є основним видом креслярської документації, яку зводять при розробці електротехнічних виробів, проектів механізації та автоматизації виробничих циклів і процесів. Схеми не дають уявлення про зовнішній вигляд конструкції і розмірах предмета);
- технічні умови - містять вимоги до виробу, його виготовлення, контролю і т. п .;
- пояснювальні записки - містять опис пристрою і принципу дії розроблюваного вироби, обгрунтування прийнятих при його розробці технічних і техніко-економічних рішень;
- технічний опис - Конструкторський документ, в якому містяться відомості про найбільш характерні особливості даного вироби; наводяться його основні показники; описуються призначення конструкції, пристрій і робота його окремих частин);
- специфікація - конструкторський документ, що визначає склад виробу, складальної одиниці, комплексу або комплекту;
- відомості - Списки різних документів, згрупованих за певними ознаками (Згідно ГОСТ ЕСКД (Єдина система конструкторської документації) складаються відомості специфікацій, посилальних документів, покупних виробів, відомості технічних документів, що увійшли до складу технічної пропозиції, ескізного і технічного проектів, відомості власників оригіналів, т. е. перелік підприємств, які зберігають справжні документи, розроблені для даного вироби, відомості погодження застосування виробів та ін.).
- розрахунки - містять розрахунки параметрів і величин для обґрунтування конструктивних рішень.
До числа технічних документів відносяться малюнки, дозволяють рельєфно уявити предмет, особливо в тих випадках, коли виріб оцінюється не тільки з технічної, але і з мистецького боку (малюнки шпалер, тканини, пакувальних коробок, а також архітектури будинків і т. д.).
До технічним описам і пояснювальним записок тісно примикають паспорта виробів, інструкції, схеми, графіки і т.д.[14]
9. Система технологічної документаціївключає документи, які є результатом документування процесу праці. Технологічна документація - сукупність графічних і текстових технічних документів, які окремо або в комплексі визначають процес виготовлення виробів промислового виробництва або процес спорудження об'єктів капітального будівництва. У технологічній документації відображаються способи виготовлення деталей, складання промислових виробів, будівництва, експлуатації та ремонту споруд, організації виробничого процесу. До цієї документації відносяться технологічні карти, заводські регламенти, креслення пристосувань, обладнання та інструменту, графіки роботи цехів і бригад, схеми технологічного процесу та інші нормативні матеріали по складанню технології.
Косновним видам технологічних документів відносяться технологічна карта; заводський регламент; схема технологічного процесу; креслення та ін.
Основним технологічним документом є технологічна карта, містить детальну інформацію про всі виробничі операції, необхідних для виготовлення виробу. Існує кілька різновидів технологічних карт:
- операційні (Фіксують одну виробничу операцію);
- загальні, або маршрутні (Показують послідовність всіх операцій з виготовлення виробу або деталі);
- циклові (Містять інформацію про групу операцій, які виконуються одним працівником або в одному цеху);
- карти типових технологічних процесів (Містять відомості про засоби технологічного оснащення та матеріальних нормативах для виготовлення групи деталей і складальних одиниць).
Технологічні карти містять інформацію про назву проведених операцій, про схему установки і обробки виробу, про використовуване обладнання та інструменти, щодо білоруського режиму роботи, часу обробки, вартості кожної операції[15].
На підприємствах з безперервним виробничим циклом (хімічних, нафтопереробних, целюлозно-паперових і т. П.) Найважливішим технологічним документом є заводський регламент - Технологічний документ, в якому описуються, нормуються і в окремих випадках схематично зображуються ті фізико-хімічні процеси, які повинні протікати для отримання виготовленого продукту.
Схема технологічного процесу - Технологічний документ, схематично відображає послідовність виконання технологічний операцій з виготовлення виробу (продукту).
У систему технологічної документації входять також графіки робіт цехів і бригад; технічні умови на обробку деталей, складання конструкцій, будівництво об'єктів і виконання інших виробничих завдань; прикладне програмне забезпечення автоматизованих технологічних процесів.
До технологічних документів належить і експлуатаційна документація, регламентує порядок використання обладнання, що містить правила техніки безпеки і т. п.
10. Система документів, пов'язаних зі сферою обслуговування і споживання, що сприяє використанню технічних засобів. У цю систему входять:
- паспорта технічних виробів, керівництва по експлуатації та ін .;
- промислові каталоги;
- прейскуранти (прайс-листи);
- рекламні креслення, малюнки і т.д.
11. Система документів, які фіксують інформацію про природу як об'єкт людської діяльності.У складі цієї численної групи документів виділяють:
- картографічну,
- інженерно-геологічну,
- топографо-геодезичну,
- грунтову,
- гідрологічну,
- аерокосмос'ёмочную документацію.
До числа найважливіших видів документів, що входять в цю систему, відносяться карти, кадастри, аерофотознімки і ін., Що мають, в свою чергу, численні різновиди. Зокрема, карти (Карта - креслення поверхні Землі, небесного тіла або зоряного неба) можуть бути загальногеографічна і спеціальними (фізико-географічними, соціально-економічними, історичними та т. П.). Вони розрізняються за охопленням території, за масштабами, фарбам і т. Д. кадастри (Містять інвентаризацію природних ресурсів) представлені земельними, водними, вітровими різновидами.
12. Патентна документація і стандарти - складають особливу підсистему науково-технічної документації. Особливість цих документів полягає насамперед у тому, що вони мають правове значення.
патентна документація являє собою сукупність відомостей про результати науково-технічної діяльності. Це документи, що встановлюють офіційне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей. Вони грають важливу роль в процесі створення і освоєння новей техніки, є одним з основних джерел знань про технічну думки, втіленої в корисні моделі і промислові зразки, в сучасні технології виробництва.
У міру прискорення науково-технічного прогресу значення патентної інформації зростає. Пов'язано це з принциповою особливістю патентної документації, що полягає в тому, що понад 80% міститься в ній інформації не публікується в будь-яких інших джерелах. Крім того, ця інформація пройшла експертну перевірку на новизну і містить практичні рекомендації щодо її реалізації.
Історично далекими попередниками патентної документації були охоронні грамоти и привілеї. У Росії це були феодальні жалувані грамоти - привілеї, які надавалися переважно монастирям і рідше - окремим особам.
Перший спеціальний патентний закон - «статус про монополії» був прийнятий в першій половині XVII ст. в Англії.
Основними видами патентної документації в нашій країні є:
- авторське свідоцтво;
- патент (Від лат. Раtеns - свідоцтво, грамота).
До початку 1990-х рр. в Радянському Союзі видавалися тільки авторські свідоцтва. В даний час в РФ видаються патенти - документи, що засвідчують офіційне визнання чого-небудь винаходом і право винахідника на нього. Їх видача здійснюється державним патентним відомством (Російське агентство по патентах і товарних знаків - Роспатент). Патент на винахід в РФ діє в теченіе20 років і є об'єктом купівлі-продажу, т. Е. Товаром.
Формою реалізації майнових прав, що випливають з власності на патент, є ліцензія.
До патентної документації примикають документи на товарні знаки. Найважливішим із них є свідоцтво на товарний знак, засвідчує виключне право власника на відповідний товарний знак.
Одним з найважливіших видів технічної документації є стандарти.
Основні нормативні документи по стандартизації:
- стандарти;
- технічні умови.
Стандарти - це нормативні документи, які містять правила, вимоги до об'єкта стандартизації, встановлені на основі досягнень науки, техніки і передового досвіду і затверджені відповідно до чинного законодавства. Стандарти являють собою текстові документи, в яких звичайна лінійна запис може при необхідності поєднуватися з таблицями, графічним матеріалом.
Розрізняють такі види стандартів: міжнародні, регіональні, міждержавні, національні.
міжнародні стандарти розробляються і приймаються Міжнародною організацією зі стандартизації. В цілому фонд міжнародних стандартів ISO налічує понад 14 тис. Одиниць. Стандарти ISO регламентують, зокрема:
- Термінологію в області документації (ISO 5127-2001 «Документація та інформація. Словник термінів»);
- Формати паперу для документів (ISO 216-1975 «Папір газетний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів А і В»);
- Написання дат і адрес (ISO 2014-1976 «Написання календарних дат в цифровій формі, правила адресування поштових відправлень»);
- Основні вимоги до бланків документів (ISO 8439-1990 «Розробка бланків документації. Основні положення») і ін.
Відповідно до принципів стандартизації в Російській Федерації, закріпленими в Законі від 27 грудня 2002 г. «Про технічне регулювання», міжнародні стандарти застосовуються як основа розробки національних стандартів.
Регіональні стандарти розробляються і приймаються регіональною міжнародною організацією зі стандартизації.
міждержавні стандарти розробляються і приймаються міждержавної організацією, зокрема Міждержавною радою по стандартизації, метрології та сертифікації для країн СНД з центром в місті Мінську.
Національні стандарти нашої країни - це Державні стандарти Російської Федерації (ГОСТ Р), затверджуються Держстандартом Росії. В даний час фонд державних стандартів РФ налічує понад 25 тис. Одиниць. Рівень їх гармонізації з міжнародними стандартами складає в середньому близько 40%, що відповідає показникам розвинених країн[16].
Крім того, існують:
- галузеві стандарти,
- стандарти науково-технічних та інженерних товариств,
- стандарти підприємства;
- технічні умови.
Ряд взаємопов'язаних стандартів, що відносяться до однієї галузі, може скласти відповідний комплекс (систему) стандартів. Так, в СРСР в 1978 році була створена «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи» (СИБИД), що продовжує діяти і в даний час на території Росії. У неї входять понад 50 державних стандартів, основними об'єктами яких є:
- Організаційні аспекти діяльності органів науково-технічної інформації, бібліотек, видавництв, архівів;
- Науково-технічні терміни та визначення;
- Уявлення документальних джерел інформації (їх частин);
інформаційно-бібліотечна технологія[17].
В даний час існують ГОСТи:
- На ряд систем документації (наприклад, ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»);
- Термінологічні стандарти (зокрема, неодноразово вже згадуваний ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», а також аналогічні стандарти, що уніфікують загальні поняття і визначення в галузі бібліотечно-інформаційної та видавничої діяльності - ГОСТ 7.0-99 . «Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. терміни та визначення»; ГОСТ 7.69-95 «Аудіовізуальні документи. Основні терміни та визначення» і ін.);
- Стандарти, що містять загальні вимоги до видавничого оформлення окремих різновидів документів (ГОСТ 7.23-96 «Видання. Вихідні відомості»; ГОСТ 7.5-98 «Журнали, збірники, інформаційні видання. Видавнича оформлення публікованих матеріалів»; ГОСТ 7.83-2001 «Електронні видання. Основні види і вихідні відомості »і ін.);
- Технологічні стандарти, що уніфікують різні процеси роботи з документами (ГОСТ 7.1-84 «Бібліографічний опис документів. Загальні вимоги та правила складання»;
- Стандарти на матеріальні носії інформації (ГОСТ 18510-87Е «Папір газетний, Технічні умови», ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати» і ін.);
- Стандарти на засоби документування, починаючи від ручок і олівців і закінчуючи складними автоматизованими комплексами.
Крім розглянутих, існує ще кілька десятків функціональних систем документації, що складаються з великої за обсягом і різноманітного за видовим складом кількості документів, призначених в кінцевому рахунку задовольняти відповідні потреби суспільства. Ці процеси, на думку деяких документознавців, об'єктивно регулюються законом відповідності змісту, кількості та видового складу документів потребам суспільства.
Поняття системи документації. Історичний розвиток систем документації. 1 сторінка | Класифікатори документованої інформації | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів. | Юридична сила офіційного документа. Нормативно-методична база оформлення управлінських документів | Структура управлінського документа. Реквізит і формуляр управлінського документа, їх розвиток | Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів | НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА | НАІМНОВАНІЕ ВИДУ ДОКУМЕНТА | Вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно ГОСТ Р 6.30-2003 | РЕКВІЗИТИ 01, 02, 03 |