Головна

У державних і відомчих архівах

  1. АДМІНІСТРАТИВНА КЛАСИФІКАЦІЯ ДЕРЖАВНИХ ВИТРАТ
  2. Адміністративно-правовий статус державних корпорацій
  3. Адміністрація державних об'єднань, підприємств і установ.
  4. Аналітика у процесі прийняття державних рішень
  5. Атестація державних службовців і переміщення по службі
  6. Бої на території МРСР. Евакуація матеріальних цінностей і державних органів вглиб СРСР.
  7. Бюрократія і бюрократизм в адміністративно-державних установах

Централізація архівної справи створила передумови для централізованого обліку документів. Встановлено єдині вимоги до облікових даних (без чого було б неможливо їх підсумовування і узагальнення), єдина методика обліку і єдиних форм облікових документів.

Склад і обсяг майже будь-якого комплексу документів (особливо комплексів, до складу яких входять матеріали діючих установ), не є стабільними. Вони змінюються в міру прийому одних матеріалів, передачі і виділення до знищення інших і т.п. Це вимагає від системи обліку динамічності, т. Е. Здібності оперативно відображати всі зміни як в обсязі, так і в складі документів.

Однак функції обліку не обмежуються питаннями забезпечення збереження і використання архівних матеріалів. Облік сприяє проведенню планомірного комплектування державних архівів відповідно до їхнього профілю, а також організації планування роботи архівів і їх звітності.

Всі документи, що надходять до державних архівів, підлягають негайному обліку. "Основні правила роботи державних архівів" визначили, що облік ведеться по фондам, об'єднаним архівних фондів, архівних колекцій, справах, мікрофотокопій документів (негативи і позитиви), описів. Правила встановили також склад облікових документів, обов'язкових для ведення в кожному державному архіві: книга надходжень, список фондів, листи фондів, описи, внутрішні описи в справах, завірчі написи в справах, паспорт архіву, справа фонду. Для архівних управлінь республік, країв і областей обов'язковим довідником з обліку є фондові каталоги, в яких враховуються всі фонди, що зберігаються в державних архівах республіки, краю, області.

Функція обліку всіх фондів, що входять до складу Архівного фонду РФ покладено на Федеральне архівне агентство, яке здійснює ведення Центрального фондового каталогу (ЦФК). Правила визначили також групу допоміжних 1092 форм обліку, які можуть вестися в державних архівах залежно від характеру матеріалів, що зберігаються: реєстри описів, книги обліку фондів, переданих в інші архіви, книги обліку змін у складі та обсязі фондів і ін.

Основною особливістю всіх облікових документів є їх органічний зв'язок, і взаємодоповнюваність в залежності від виконуваних завдань.

Книга надходжень документів- Обліковий документ, за допомогою якого здійснюється первинний облік вступників в архів матеріалів. Книга надходжень дає можливість дізнатися в кожному окремому випадку, коли, звідки і в якому стані були отримані ті чи інші матеріали; встановити надходження в архів фондів і справ за кожен рік; показати динаміку зростання архіву за той чи інший відрізок часу; правильно вести звітність про прийом архівних матеріалів.

У книгу в хронологічній послідовності заносяться всі надходження незалежно від того, є надходження першим з даного фонду або повторним. Крім порядкового номера в книзі надходжень вказуються основні дані про кожного

По прибутті: коли, від кого і на підставі якого документа матеріали надійшли, найменування, роки, обсяг і стан цих матеріалів, які номери фонду їм присвоєні (або до яких уже наявними в архіві фондам вони приєднані). Кожне надходження отримує порядковий номер, незалежно від того, складається воно з матеріалів одного або декількох фондів.

список фондів- Обліковий документ, що представляє собою перелік найменувань архівних фондів в порядку їх номерів. Список фондів фіксує фондовий склад архіву. За списком фондів кожен вступник в архів фонд в хронологічній послідовності надходжень отримує порядковий номер, який не може бути присвоєний іншому фонду. Внаслідок того, що матеріали фонду вже могли увійти в науковий обіг під своїм номером, в разі передачі або втрати фонду цей номер іншому фонду не присвоюється. Перенумерація зберігаються в архіві фондів може проводитися лише у виняткових випадках, наприклад в результаті втрати великої кількості фондів. В архівах, зберігають документи радянських та дореволюційних установ, списки фондів ведуться окремо для кожної з цих груп фондів з самостійної порядкової нумерації, при цьому перед номерами фондів радянських установ проставляється буква "Р", відокремлена від номера фонду рисою (Р-1, Р- 2, Р-3 і т.д.). У всіх інших випадках список фондів ведеться один для всього архіву.

У списку фондів крім номера фонду та дати його першого надходження вказуються повне, офіційно прийнята назва установи-фондоутворювача і якщо є - офіційно прийняте скорочене найменування. Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то вказуються всі назви в хронологічній послідовності. Якщо фонд повністю вибуває з архіву, то в графі "Відмітка про вибуття" вказуються установа, куди передано матеріали, а також назва, номер і дата документа, на підставі якого вибули матеріали. При записи в список фондів матеріалів, що надійшли з чинного установи, в списку залишається кілька рядків на випадок подальших перейменувань фондоутворювача.

Лист фонду -обліковий документ, що відображає відомості про назву та номер архівного фонду, кількості, хронологічних межах і складі документів фонду та описів на справи і документи фонду. Лист фонду складається при першому надходженні матеріалів після запису в книгу надходжень і до списку фондів. Він служить первинним джерелом інформації по фонду, розкриваючи коротко зміст матеріалів, і дає динамічну картину складу і стану фонду завдяки наявності записів усіх надходжень і кожного вибуття матеріалів.

Цей документ є найважливішою формою обліку архівних матеріалів, так як містить підсумовані відомості про склад фонду в цілому і зміни, що відбуваються.

Лист фонду складається з трьох основних розділів:

1. Загальна характеристика матеріалів, що включає назву фонду і крайні дати кожної назви, дату першого надходження, місцезнаходження фонду (назва державного архіву), номер фонду, дату посилки картки фонду вищестоящому архівній установі, колишній номер фонду, примітка.

2. Облік неописаних матеріалів, що включає кількісні показники і документальне підставу надходження і вибуття матеріалів, а також наявна кількість справ на кожну дату запису;

3. Облік описаних матеріалів, яка містить характеристику описів (номера описів, їх назви, дати і обсяг в справах), вибуття описаних матеріалів, а також

наявна кількість справ по кожній опису і фонду в цілому за станом на кожну дату запису.

Форма листа фонду дозволяє представити в конкретних об'ємних показниках стан фонду та склад його описів. За листу фундації привласнюється номер кожного опису. Якщо матеріали будь-якої опису вибувають з архіву, то її номер іншого описи не присвоюється, щоб згодом не ускладнити посилання на документи в процесі їх

використання.

У деяких випадках лист фонду може перескладалися, зокрема, якщо матеріали фонду були піддані пересістематізаціі, переробці, перешифровці, в результаті чого він перестав відображати зміст матеріалів. Новий лист фонду складається також при прийманні фонду з іншого державного архіву. У зазначених двох випадках складається новий лист фонду, а старий (складений до переробки або отриманий з іншого архіву) поміщається в справу фонду.

Листи фондів архіву розташовуються в порядку номерів фондів і складають один або кілька прошнурованих і опечатаних печаткою архіву томів.

Якщо в архіві зберігаються фонди радянських і дореволюційних установ, то листи фондів комплектуються в два різних томи відповідно нумерації фондів кожної групи фондів. Будучи частиною системи науково-довідкового апарату, листи фондів виконують не тільки облікові, а й інформаційні функції, оскільки містять важливу інформацію про зміст фондів.

Опис справ -це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків і інших необхідних відомостей про склад і зміст справ архівного фонду.

На підставі опису визначається архівний шифр справи, що представляє собою сукупність відомостей про його місцезнаходження: скорочена назва архіву, номери фонду, опису, справи. Архівний шифр є адресою кожної справи, його пошуковим образом, на який даються посилання при використанні архівних матеріалів. Так як

використання матеріалів відбувається на всіх етапах їх існування, починаючи з моменту виникнення в системі діловодства, то в описах є відомості про зміну пошукових даних. З цією метою в спеціальній графі вказується діловодний або колишній інвентарний номер, а в разі переробки описів складаються перевідні таблиці.

Для обліку архівних матеріалів особливе значення мають підсумкові записи, які робляться в кінці кожної опису або в кінці кожного тому, якщо опис складається з кількох томів, і містять відомості про кількість справ, внесених в опис.

При наявності в архіві великої кількості описів ведеться реєстр описів, в якому зазначаються: номери по порядку, номер фонду, опису, назва опису, останніми роками матеріалів, внесених в опис, кількість справ, кількість аркушів в опису, кількість примірників опису, відмітка про вибуття , примітка.

Документи, що утворюються в процесі діяльності установи, організації, підприємства, приватної особи, як правило, не є відокремленими об'єктами зберігання, а входять до складу первинних комплексів - справ. Тому облік складу справ ведеться шляхом нумерації аркушів і має важливе значення, оскільки забезпечує збереження окремих документів всередині справи.

справа фонду- Справа, що заводяться в архіві для зберігання документів з історії та станом архівного фонду. Для правильної організації роботи з документами необхідно добре знати не тільки історію фондообразователя (установа або особа, в

Внаслідок діяльності якого утворюється його документальний фонд), але також історію самого фонду. Коли було створено заклад, які функції воно виконувало, як змінювалися його назву і підпорядкованість, в яких умовах перебували його матеріали, як проводилися їх обробка, експертиза, використання - все це надзвичайно важливо для організації комплектування і зберігання документів, здійснення всіх форм їх

використання. Ці відомості у вигляді офіційно оформлених документів (підписані або засвідчені довідки, затверджені акти і т. Д.) Можна почерпнути зі справи фонду, яке зводиться на кожен зберігається в архіві фонд. У справу фонду поміщаються: історична довідка про фондоутворювача; схема систематизації справ фонду; робоча інструкція по обробці матеріалів; акти про приймання матеріалів; акти про виділення матеріалів до знищення, що не підлягають зберіганню; акти перевірки наявності та стану матеріалів; акти про невиправному пошкодженні матеріалів; копії характеристик фонду, складених для путівника; огляди фонду; довідки про використання матеріалів фонду та ін. Якщо документи, що підлягають включенню в справу фонду, знаходяться в діловодстві архіву, то в справу фонду міститься довідка з перерахуванням цих документів і зазначенням їх місцезнаходження. Кожній справі фонду присвоюється номер і назва даного фонду. Справи фондів зберігаються в порядку їх номерів.

Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача і про зміни в довідковому апараті фонду включаються в справу фонду тільки після відмітки на цих документах про вироблених записах в списку фондів, аркуші фондів, в описах, реєстрі описів. Виконання цієї вимоги забезпечує контроль за своєчасним відображенням в облікових документах всіх відбуваються з фондом змін.

Всі листи фонду повинні бути підшиті і пронумеровані; на документи справи фонду складається внутрішній опис.

паспорт архіву- Обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про умови зберігання, обсязі зберігаються в архіві документів, складі науково-довідкового апарату до них і кадрах архіву.

Паспорт архіву складається щорічно на 1 січня нового року в двох примірниках, один з яких залишається в архіві, а другий направляється в архівне управління (відділ), де паспортні дані підсумовуються за всіма підвідомчим архівів. Далі складається зведений паспорт по архівах республіки, який містить відомості про кількість архівів і кількості знаходяться у них на зберіганні справ.

У Росархів надходять паспорта центральних, державних архівів і зведені паспорта. Таким чином, створюється зведена статистична звітність по комплексам матеріалів окремих архівів і груп архівів, об'єднаних в певні регіони.

Облік архівних матеріалів ведеться не тільки в державних архівах, а й в архівних управліннях (відділах). Архівні управління республік, архівні відділи країв і областей створюють фондові каталоги з карток фондів, які представляються державними архівами відразу ж після першого надходження документів по кожному фонду і складання на нього листа фонду.

Картка фонду є скорочений варіант листа фонду.

У картці зазначаються номер і назва фонду із зазначенням всіх перейменувань і дат цих перейменувань, назва архіву, в якому зберігається фонд, і вищого архівного органу, дата першого надходження картки фонду в архівний орган, обсяг фонду (включаючи описані і неописані справи) на 1 січня нового року, склад фонду із зазначенням крайніх дат структурних частин фондообразователя або груп документів. У картці вказується також колишній номер фонду в іншому архіві, звідки

фонд надійшов. Картка завіряється підписом співробітника, її складав.

Картки фондів складаються державними архівами республік, країв і областей в 2-х примірниках, з яких один направляється до обласного архівний відділ республіки, краю, області, другий - в Росархів.

Форма картки фонду дозволяє відображати всі зміни, що відбуваються в його складі і обсязі. Записи про ці зміни робляться в архівних управліннях (відділах) на підставі щорічно одержуваних від державних архівів "Відомостей про зміни в складі і обсязі архівних фондів". У відомостях наводяться: номер і назва фонду, в якому відбулися зміни, назва структурної частини або груп

матеріалів із зазначенням року документів, які надійшли до архіву або вибули з нього.

Картки в фондовому каталозі розташовуються за алфавітом назв архівів, а всередині-за номерами фондів. Для швидкого знаходження карток в фондовому каталозі до нього складається картковий покажчик за зразком покажчика до листів фондів.

Центральний фондовий каталог (ЦФК) включає фондові картки на всі фонди, що зберігаються в державних архівах, в архівах Академії наук і академій наук союзних республік, в рукописних відділах музеїв і бібліотек. ЦФК дозволяє уявити фондовий склад всього архівного фонду Російської Федерації.

Центральний фондовий каталог побудований відповідно до мережі державних архівів. Першу групу каталогу складають картки фондів центральних державних архівів, другу - державних архівів республік. У другій групі картки фондів розташовуються в такий спосіб: спочатку поміщаються картки центральних державних архівів республіки, а потім картки державних архівів автономних республік, країв і областей. Усередині кожного архіву картки розташовуються за номерами фондів. Для полегшення користування каталогом складається картковий покажчик назв установ-фондообразователей, систематизований за заздалегідь розробленою схемою.

Однак створення покажчика, заснованого на ручному пошуку, для такого значного за обсягом масиву, яким є Центральний фондовий каталог, - завдання складне, дуже трудомістка, потребує постійного залучення до цієї роботи великої кількості співробітників. Крім того, цей покажчик може забезпечити отримання інформації тільки за назвами фондів, виключена можливість використання інформації, наявної в ЦФК, по ряду важливих аспектів, наприклад в плані тематичному, нових надходжень, наявності неописаних матеріалів по одному або групі архівів і т. Д.

В даний час розроблено дві автоматизованих баз даних для державних і муніципальних архівів: «Архівний фонд» і для органів управління архівною справою «Фондовий каталог». Ці бази дозволяють вести автоматизований облік всіх зберігаються в архівах фондів і документів. Ця база дозволяє занести всі дані по фонду починаючи з назви фонду і закінчуючи даними по кожній справі. На підставі занесених даних можна виводити паспорт архіву, створювати путівники по архівах.

Існуюча система обліку документів обов'язкове для всіх рівнів архівів: починаючи з архіву установи і закінчуючи федеральними архівами. За веденням облікових документів застосовуються єдині вимоги. Характерним для системи обліку документів в архівах є взаємодоповнюваність облікових документів і порівнянність облікових даних. Це дозволяє вести облік архівних матеріалів на всіх стадіях їх зберігання і з будь-яких класифікаційними групами, починаючи від листа і закінчуючи фондовим каталогом.

Оскільки облікові документи являють собою матеріали першорядної важливості, то в архівах повинна бути гарантована їх повне збереження. Тому книги надходжень, списки, листи і справи фондів, недоторканні екземпляри описів зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу архіву або у співробітника, що відповідає за облік документів. Кожен том книги надходжень, списку фондів і листів фондів прошнуровується, опечатується сургучною печаткою державного архіву, кількість аркушів кожного тому завіряється. Внесення змін до облікових документів здійснюється тільки в спеціальному підрозділі або співробітником, відповідальним за облік, які також готують щорічні "Відомості про зміни в складі і обсязі архівних фондів", картки фондів для архівного органу і складають паспорт архіву. Централізація обліку в державному архіві сприяє забезпеченню збереження облікових документів та здійснення через облік контролю за забезпеченням збереженості архівних матеріалів.

В архівних органах концентруються паспорта державних архівів, картки фондів і щорічні "Відомості про зміни в складі і обсязі архівних фондів". Архівний відділ (управління) готує зведений паспорт по області, краю, республіки, веде фондовий каталог і контролює правильність ведення облікових документів в підвідомчих архівах.

В архівах установ, організацій і підприємств фонди і справи підлягають обліку. Основними обліковими документами є описи справ, список фондів, листи фондів, паспорт архіву. На кожен фонд заводиться справа фонду.

Справи враховуються, перш за все, за описами. Документи з термінами зберігання до 10 років включно можуть враховуватися за номенклатурами справ.

Кожній опису при її вступі до архів присвоюється черговий порядковий номер по листу фундації. Якщо документи одного опису надходять частинами, то номер присвоюється опису при першому надходженні, всі наступні продовження враховуються під тим же номером. Описи документів постійного і тимчасового зберігання нумеруються окремо (опису № 1, 1в, 2, 2в).

Особливістю обліку документів відомчих архівів є його взаємозв'язок і спадкоємність з урахуванням документів в державному архіві. Так, якщо матеріали даного фонду вже є на зберіганні в архіві, то нумерація фондів, а також порядок нумерації описів узгоджуються з цим державним архівом.

Лист фонду відомчого архіву в чому нагадує лист фонду державного архіву як за формою, так і за своїм призначенням. У листі фонду відомчого архіву наводяться повна назва фонду з усіма його перейменування, дати діяльності і перейменувань установи-фондоутворювача, номер фонду, відомості про склад і обсяг фонду і всіх відбуваються в ньому змін. Як і в державному архіві, лист фонду використовується для обліку описів. Всі записи в листі фонду про зміни в обсязі і складі виробляються з посиланнями на відповідні документи.

На підставі листів фондів в архіві щорічно заповнюється III розділ паспорта архіву, де вказуються загальна кількість фондів і справ, крайні дати матеріалів, стан обробки документів постійного зберігання в самому архіві, а також кількість і крайні дати документів постійного зберігання в підрозділах установи.

На підставі листа фонду складаються картка фонду, яку направляють в архівний орган, а також щорічні відомості про зміни в складі і обсязі архівних фондів, які за своєю формою багато в чому повторюють аналогічні облікові документи державних архівів.

Призначення справи фонду, яке ведеться в відомчому архіві, аналогічно справі фонду в державному архіві.



Попередня   25   26   27   28   29   30   31   32   33   34   35   36   37   38   39   40   Наступна

Всі архівні документи країни - спробуйте уявити собі на мить цей паперовий океан - образуютАрхівний фонд Російської Федерації. | Тема 2.3. Мережа та функції державних архівів | Тема 2.4. Відомчі архіви і їх функції | Об'єднаний Міжвідомчий архів, який зберігає документи організацій декількох галузей (систем). | Об'єднаним архівним фондам, колекціям | Тема 3.1. Завдання експертизи, принципи відбору документів та критерії їх оцінки | Тема 3.2. Система експертних органів | З експертизи цінності документів | Тема 3.4. Методика відбору документів на державне зберігання і оформлення результатів ЕЦД в установах | Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати