загрузка...
загрузка...
На головну

Тема 3.1. Завдання експертизи, принципи відбору документів та критерії їх оцінки

  1. I. 2.4. Принципи та методи дослідження сучасної психології
  2. I. ЗАВДАННЯ АРТИЛЕРІЇ
  3. I. Мета і завдання дисципліни
  4. II. Інтервальні ОЦІНКИ.
  5. II. Класифікація документів
  6. II. Основні завдання та їх реалізація
  7. III. Принципи лікування ДСЗ

Під експертизою цінності документів розуміють процес вивчення документів з використанням принципів і критеріїв їх цінності. Мета експертизи - визначити термін зберігання документів і розділити останні на дві групи - постійного і тимчасового зберігання. Віднесення документів до тієї чи іншої групи за термінами зберігання здійснюють за допомогою переліків документів із зазначенням термінів зберігання документів.

При формуванні Архівного фонду країни з величезної кількості документів, лише незначна частина надходить на державне зберігання. Процес вивчення документів на підставі принципів і критеріїв цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання називається експертизою цінності документів. Сучасна експертиза цінності документів проводиться, як правило, на основі нормативно-методичних посібників: переліків, номенклатур справ, класифікаторів. Однак ці посібники, як і закони, зворотної сили не мають. Тому не проводиться експертиза цінності документів, наприклад 1920-х рр. за переліками 1990-х рр. Підсумком експертизи цінності документів є повноцінне комплектування державних архівів і всього Архівного фонду країни. Саме в результаті експертизи відбувається формування архівних фондів, які концентруються в державних архівах.

Перше завдання - відбір найбільш цінних документів з відомчих до державних архівів на державне (постійне) зберігання та визначення профільності документів тому чи іншому державному архіву.

Друге завдання - визначення термінів зберігання документів, інформація в яких може бути використана протягом якогось періоду часу.

Третє завдання - забезпечення повноти складу архівного фонду шляхом поповнення втрачених документів, що можна зробити за рахунок ідентичних документів з фондів однорідних установ, а також вище - або нижчестоящих установ.

Четверте завдання - відбір на зберігання найбільш інформативно ємних документів. Експертиза цінності документів проводиться в три етапи, в діловодстві, в відомчому і державному архівах. В діловодстві вирішується проблема визначення термінів зберігання документів, вже при складанні номенклатури справ, тобто коли справа ще не виготовлено.

У відомчому архіві відбувається виділення з документального фонду установи справ, для постійного зберігання і підготовка їх до здачі в державний архів. Якщо в установі є юридично самостійні структурні підрозділи, то з цінних документів формують кілька архівних фондів. Крім цього відбирають для знищення документів тимчасового зберігання, термін зберігання яких закінчився. При цьому особлива увага повинна бути приділена документам, термін зберігання яких 75 років (по особовому складу), адже за кожним з них стоїть доля людини. Всі ці важливі завдання вирішуються спільно з комісією, яка по-науковому може називатися центральною експертною комісією (ЦЕК) або просто експертною комісією (ЕК).

В державному архіві, по-перше, перевіряють рішення експертних органів, відомчих архівів, і затверджують їх і, по-друге, проводять цільову комплексну експертизу цінності документів або розбір розсипи документів.

Цільова комплексна експертиза - це експертиза, яка проводиться з метою виявлення дуплікації відразу за кількома фондам:

1. вищестоящими і підлеглих одному відомству установ;

2. однорідних установ, що діяли на одній території (школи одного району); осіб, пов'язаних родинними або особистими відносинами.

Такий комплексний підхід, можливо, здійснити тільки в державному архіві, куди надходять сотні і тисячі фондів різних установ. На справи, що підлягають знищенню, складається акт; справи для постійного і довготривалого зберігання в подальшому заносяться до опису.

Акти і описи подаються на розгляд відповідної експертної комісії, або експертно-перевірочної комісії, або центральної експертно-перевірочної комісії (ЦЕПК).

Робота по організації експертизи цінності документів проводиться в три етапи:

Перший етап проводиться в поточному діловодстві:

1. При розробці і складанні номенклатури справ;

2. При реєстрації документів.

3. При направленні виконаних документів у справи.

4. При формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ.

Другий етап проводиться під час підготовки справ до передачі в архів організації.

Третій етап експертизи цінності проводиться в архіві організації, що передає документи постійного зберігання до державного архіву.

Важливим принципом відбір документів на зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища в їх розвитку, а також принцип всебічності і комплексності вивчення документів передбачає оцінку документів в комплексі, так як одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені другими.

З урахуванням принципів експертизи розроблена система критеріїв цінності документів. Критерії - ознаки, на підставі яких визначається цінність документів. Основними, найбільш широко вживаними в експертизі критеріями цінності текстової документації є:

1. До критеріїв походження відносяться:

- Функціонально-цільове призначення організації (відбір документів на державне зберігання проводиться з установ, що грають найбільш важливу роль в житті суспільства - установи органів влади, управління, органи суду, прокуратури, наукові установи, проектно-конструкторські, заводи, фабрики і ін. Підприємства Федерального , обласного значення і т.д.);

- Значення особи в житті суспільства (відображають виробничу, громадську, творчу діяльність особи);

- Час і місце створення документа (ці критерії взаємопов'язані; в історії нашої країни були періоди, насичені важливими подіями, що зіграли величезну роль в житті суспільства і держави: періоди Вітчизняної війни 1812 року, першої російської революції 1905-1907 рр., Великої Жовтневої революції, громадянської війни, Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. і т.д. Критерій часу застосовується не тільки до документів минулого. У діяльності кожної установи є періоди, які мають особливе значення: періоди організації і реорганізації, виконання особливих завдань. Події на території краю, республіки: будівництво гідроелектростанцій, промислових комплексів і т.д.);

2. До критеріїв змісту належать:

- Значимість інформації документа (документи, що відображають основну діяльність установи - статути, положення, штатні розкладі я, накази, плани, звіти; документи, які відіграють допоміжну роль, потрібні для поточної роботи установ - листування з постачання, поточного ремонту та інших питань);

- Повторення інформації документа в інформації інших документів (на державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних - зміст квартальних поглинається річним звітом);

- Вид документа (вони відображають головні напрямки діяльності установи і підсумовують за певні відрізки часу результати цієї діяльності);

- Справжність документа (перевага віддається оригіналам; якщо копії - то повинні бути завірені, мати номер і дату).

3. До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться:

- Форма фіксації та передачі змісту, посвідчення та оформлення документа (при експертизі цінності документів має значення також матеріал, на якому вони написані, спосіб їх відтворення);

- Фізичний стан документа (якщо документи мають зовнішні пошкодження, то слід, перш за все, вирішити, чи заслуговують вони відновлення. Незадовільний стан документів, які не становлять великої наукової цінності, може служити підставою для їх знищення. Цінні документи, які є унікальними, по можливості відновлюються , реставруються, з них знімаються фотокопії).

 



Попередня   19   20   21   22   23   24   25   26   27   28   29   30   31   32   33   34   Наступна

Архіви наказу Таємних справ. Необхідно зупинитися на архівних матеріалах ще одного наказу по його особливому становищу і значенням в системі наказів, а саме наказу Таємних справ. | Тема 1.3. Розвиток і зміни в галузі архівної справи в XVIII в. | Тема 1.4. Розвиток архівної справи в XIX в. | Тема 1.5. Організація архівної справи в ХХ ст. | Тема 1.6. Архівна справа кінця ХХ - початку ХХІ ст. | Тема 2.1. Органи управління архівною справою і їх функції | Всі архівні документи країни - спробуйте уявити собі на мить цей паперовий океан - образуютАрхівний фонд Російської Федерації. | Тема 2.3. Мережа та функції державних архівів | Тема 2.4. Відомчі архіви і їх функції | Об'єднаний Міжвідомчий архів, який зберігає документи організацій декількох галузей (систем). |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати