Головна

Контроль як функція управління

  1. CES-функція.
  2. I Суб'єкти управління персоналом державної і муніципальної служби
  3. I. Контрольні нормативи для оцінки силової підготовленості студентів вузів
  4. II Похідна функція
  5. III.1. Послідовна структура управління
  6. III.2. Умовна структура управління
  7. " Тиха "революція в філософії управління туризмом

Мета функцій контролю і регулювання - забезпечення ефективного здійснення всіх основних функцій менеджменту.

контроль - Постійний процес, що забезпечує досягнення організацією прийнятих цілей розвитку шляхом своєчасного виявлення виникаючих в ході виробничо-господарської діяльності об'єктів управління проблем (відхилень від планових завдань, нормативів, стандартів) і змін зовнішнього середовища.

Контроль - комплексна функція, що включає в себе функції обліку, оцінки, аналізу.

завдання контролю:

- Збір і систематизація інформації про фактичний стан діяльності та її результати (функція - облік);

- Оцінка стану і значущості отриманих результатів діяльності, виявлення відхилень від стандартів - планових завдань, нормативів (функція - оцінка);

- Аналіз причин відхилень і дестабілізуючих чинників, що впливають на результати діяльності (функція - аналіз);

- Прогнозування наслідків ситуації ситуацій та обґрунтування необхідності прийняття коригувальних впливів.

Управлінський контроль не є разовою акцією. Це процес безперервний, що включає спостереження і регулювання різних видів діяльності організації з метою полегшення, виконання управлінських завдань.

Ефективний управлінський контроль створюється на основі його сполуки з процесом стратегічного планування. Він забезпечує спостереження за здійсненням стратегічних планів таким чином, щоб менеджери могли визначити, наскільки добре вони виконуються і де необхідно зробити зміни або застосувати регулюючі методи.

У найзагальнішому вигляді контроль можна визначити як процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.

Функція «контроль» переходить в функцію «регулювання» в момент прийняття і реалізації рішень по коригуванню виявлених відхилень.

«Контроль» виступає як функція зворотного зв'язку в процесі управління: інформаційні потоки в ньому спрямовані від об'єкта до суб'єкта управління.

Контроль завершує управлінський цикл і пов'язує результати аналізу відхилень від бажаного стану об'єкта з усіма основними предметними функціями менеджменту.

За даними контролю проводиться коригування раніше прийнятих рішень, планових завдань, нормативів, показників або організаційних умов їх виконання, т. Е. Здійснюється зворотний зв'язок в управлінському циклі.

Як видно з визначення, контроль має менше відношення до віддачі наказів співробітникам і більше - до процедури оцінки успішності виконання намічених організацією планів задоволення потреб внутрішнього і зовнішнього середовища.

Слово «контроль» спочатку використовувалося в бухгалтерському обліку для відображення практики господарської діяльності організації. Саме цим значенням користується деяка частина керуючих і теоретики бізнесу.

Однак функцію контролю в класичному менеджментіслід розуміти як вид управлінської діяльності, завдяки якій можна утримувати організацію на потрібному (правильному) шляху, порівнюючи показники її діяльності з встановленими стандартами (планами).

Деякі організації створили цілі системи контролю, їх функції полягають у посередництві між планами і діяльністю, т. Е. Система контролю забезпечує зворотний зв'язок між очікуваннями, певними початковими планами менеджменту, і реальними показниками діяльності організації. І той, хто володіє сучасними і точними системами контролю, має більше шансів вижити. Для менеджменту характерно велика кількість не тільки різних видів планів, але і видів систем контролю. Всі системи контролю завжди базувалися на ідеї зворотного зв'язку, а саме: вони зіставляють реальні досягнення з прогнозними даними. В результаті встановлюються відхилення з тим, щоб або виправити негативні впливи (результати), або підсилити дію, якщо результати позитивні.


Мал. 4.17. технологія контролю

У процесі контролю можна отримати відповідь на наступне питання: чому ми навчилися? Що наступного разу слід робити інакше? У чому причина відхилень від наміченого? Для чого приймається надав контроль на ухвалення рішень? Чи було вплив контролю позитивним або негативним? Які висновки слід зробити для вироблення нових цілей?

У практиці управління існує свого роду технологія контролю (рис. 4.17).

Однак, незалежно від застосовуваної технології, кінцева мета контролю полягає в тому, щоб обслуговувати різні плани і цілі менеджменту.

В основу створення всіх систем контролю повинні бути покладені наступні основні вимоги-критерії (рис. 4.18):

 
 

Мал. 4.18. Вимоги-критерії контролю

1) ефективність контролю - Визначається успішністю, корисністю контролю (зменшення витрат, пов'язаних з виявленням і усуненням виявлених в процесі контролю недоліків; скорочення витрат на контроль, витрат на персонал і техніку контролю);

2) ефект впливу на людей - З'ясовується питання, чи викликає у працівників застосовується технологія контролю позитивні стимули або негативні, стресові реакції (демотивация праці);

3) виконання завдань контролю - Контроль повинен визначити збігу або відхилення в системі управління організацією, сприяти усуненню відхилень, виробленню ефективних рішень;

4) визначення меж контролю - Контрольні заходи не можуть здійснюватися без обмежень. Довжина перевіряються відрізків повинна дозволяти виявити відхилення на ранній стадії. Потрібно дотримуватися норм контролю, визначені чинним законодавством.

Розрізняють такі види контролю: попередній, поточний, заключний (табл. 4.6).

Таблиця 4.6

Характеристика основних видів контрольної діяльності

 вид контролю  зміст
 Попередній  Проводиться до прийняття рішень з того чи іншого питання в цілях попередження невірних або необґрунтованих рішень. Застосовується до трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.
 Поточний  Здійснюється в процесі виконання прийнятих рішень (планових завдань). Призначення - своєчасне виявлення відхилень, що перешкоджають виконанню рішень в повному обсязі, потрібного якості і у встановлені терміни. Виготовляється у вигляді контролю роботи підлеглого його безпосереднім начальником
 заключний  Здійснюється після реалізації рішення для перевірки правильності його виконання
 стратегічний  Передбачає врахування, оцінку і аналіз результатів розробки і реалізації перспективної концепції розвитку організаціі.Об'ектамі виступають життєво важливі аспекти політики організації: маркетинг, науково-технічні прогнози, продуктово-тематичний портфель
 оперативний  Націлений на поточний облік, аналіз здійснюваних процесів. Має своїм завданням забезпечення виконання прийнятих планових заданій.Об'ектамі виступають: тематичні та виробничі завдання, терміни проведення робіт, якість роботи, передбачені планом ресурси, пов'язані з діяльністю витрати підприємства
 Фінансовий  Орієнтований на кінцеві економічні результати діяльності організації і проводиться на різних рівнях управління відповідно до прийнятої організаційною структурою. Об'єктами є такі показники, як: прибуток, витрати, обсяги виробництва і продажів, інвестиції та ефективність їх використання, забезпеченість фінансовими засобами і фінансовий стан організації (платоспроможність і ліквідність)
 адміністративний  Поширюється на процеси діяльності і управління, має ієрархічну структуру.Об'екти контролю: виробничо-господарський процес в цілому і його окремі частини, планові завдання, терміни поставок, ситуація в колективах виконавців, виконання виробничої програми і всіх видів планів організації
 повний  Будується як цілісна система, постійно функціонує в прийнятій організаційній структурі
 вибірковий  Організовується як разовий захід, що має цільовий характер: перевірка якості продукції, дотримання нормативних вимог, науково-технічного рівня продукції і т. П.

1. Попередній контроль. Він нагадує айсберг, більша частина якого, як відомо, прихована під водою. Це пов'язано з тим, що деякі аспекти контролю можуть бути замасковані серед інших функцій.

Попереднім контроль називається тому, що він здійснюється до фактичного початку робіт. Основним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових областях: людських, матеріальних і фінансових ресурсах. В області людських ресурсів контроль досягається за рахунок аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, які необхідні для виконання конкретних завдань організації, в області матеріальних - контроль за якістю сировини, щоб зробити відмінний товар. В області фінансових ресурсів механізмом попереднього контролю є бюджет в тому сенсі, що він дає відповідь на питання, коли, скільки і яких коштів (готівки, безготівкових) буде потрібно організації. У процесі попереднього контролю можливо виявити і передбачити відхилення від стандартів в різні моменти. Він має два різновиди: діагностичний і терапевтичний.

Діагностичний контроль включає такі категорії, як вимірювачі, еталони, попереджувальні сигнали і т. П., Що вказують на те, що в організації щось не в порядку. Терапевтичний контроль дозволяє не тільки виявити відхилення від нормативів, а й прийняти виправні заходи.

2. Поточний контроль. Він здійснюється в ході проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є співробітники; сам він - прерогатива їх безпосереднього начальника. Він дозволяє виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Для того щоб здійснити поточний контроль, апарату управління необхідна зворотний зв'язок. Всі системи зі зворотним зв'язком мають цілі, використовують зовнішні ресурси для внутрішнього застосування, стежать за відхиленнями від намічених цілей, коректують відхилення для досягнення цих цілей.

Технологічно поточний контроль може виконуватися:

- В момент закінчення робіт (0-100);

- В момент 50-відсоткової готовності робіт (50-50);

- Регулярний оперативний контроль (через рівні проміжки часу).

3. Заключний контроль. Мета такого контролю - допомогти запобігти помилкам в майбутньому.

В рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана (при поточному - в процесі її виконання). Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, він, по перше, дає керівництву інформацію для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому, по-друге, сприяє мотивації. Графічно зміст контролю зображено на рис. 4.19.

 Верхня межа

допустимого

відхилення

план

нижня межа

допустимого

відхилення

Мал. 4.19. Графік відхилень

Процес контролю і регулювання. У процесі контролю і регулювання виділяються три етапи, На кожному з яких реалізується комплекс різних заходів:

- Вироблення стандартів і критеріїв;

- Зіставлення фактичних результатів з очікуваними;

- Впровадження коригувальних заходів.

Перший етап процесу контролю безпосередньо пов'язаний з функцією планування. На цьому етапі встановлюються стандарти і критерії оцінки діяльності об'єкта управління, які визначаються при плануванні. Стандарти, використовувані для контролю, відображаються у формі планових завдань, нормативів, показників, вибираються з цілей і стратегій розвитку об'єкта управління і його основних областей.

Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні фактично досягнутих результатів функціонування об'єкта, управління з встановленими стандартами. На цьому етапі визначаються інтервали допустимих відхилень від встановлених стандартів, вимірюються фактично досягнуті результати і виявляються істотні відхилення, що вимагають прийняття коригувальних заходів.

На третьому етапі аналізуються причини виникнення відхилень і вибирається один з трьох варіантів поведінки: щось робити; усунути відхилення, перш ніж вони переростуть у великі проблеми; переглянути стандарти.

За формою здійснення контроль може бути:

- Внутрішній (система контролю організовується підприємством самостійно);

- Зовнішній (контроль з боку зовнішніх контрольних органів, вищестоящої організації, державних органів і т. П.).

Залежно від змісту проблеми (виявленого відхилення) і способу вироблення регулюючого впливу розрізняють два види регулювання:

а) реактивне - здійснюється, коли не досягнуто стандарти; спрямовано на згладжування відхилень від стандартів;

б) випереджаюче - проблема розглядається як потенційна можливість; направлено на поліпшення діяльності або витяг максимальної вигоди з представилися можливостей.

регулювання - Це наслідок прийняття управлінського рішення (рис. 4.20). Процедура процесу регулювання відповідає процесу прийняття рішення.


Мал. 4.20. процес регулювання

Контроль хоча і важливий, але може бути досить дорогим. Тому рішення про те, який тип контролю застосувати, вимагає ретельного обмірковування. У зв'язку з цим при організації та проведенні контролю слід врахувати ряд факторів і дати відповідь на наступні питання:

- Чи розуміють співробітники цілі організації?

- Спроектована система контролю так, щоб забезпечити істотні, а не тривіальні вимірювання?

- Представляє діюча система контролю менеджерам інформацію, на основі якої можна діяти в розумних часових рамках?

Безсумнівно, що в майбутніх контрольних системах будуть використані нові пристосування і нові досягнення, однак базис, на якому вони створюються, залишиться тим же.

Функція контролю не є кінцевим пунктом усього процесу управління організацією. На практиці такого кінцевого пункту не існує взагалі, так як управлінська функція спонукувана інший. Виникає свого роду поступове круговий рух. Наприклад, інформація, отримана в процесі контролю, може використовуватися на етапі планування, організації і мотивації співробітників.

Менеджери високого рівня велику частину свого робочого часу витрачають на здійснення функцій планування і контролю, а більш низького рівня (лінійні менеджери) більше зайняті підбором кадрів, організацією вжиття заходів щодо усунення відхилень їх праці. Однак на всіх рівнях управління вони певною мірою використовують і виконують усі чотири функції управління: планування, організації, мотивації і контролю. Менеджерів на всіх рівнях оцінюють за двома основними критеріями: результативності (т. Е. Можливості досягти бажаного результату) і ефективності (можливості досягти результату з найменшими витратами).



Попередня   24   25   26   27   28   29   30   31   32   33   34   35   36   37   38   39   Наступна

У менеджменті | Комунікації в управлінні | поширення чуток | Група з п'яти осіб | Структура організації | Типи організаційних структур | Висновки до розділу | Глава 4. Функції управління | У функціональному розрізі | Мотивація. Мотиви і потреби |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати