загрузка...
загрузка...
На головну

Основні правила підготовки і проведення прес-конференцій

  1. Amp; 10. Основні напрямки сучасної філософія історії
  2. I Основні інформаційні процеси і їх реалізація за допомогою комп'ютерів
  3. I. ЩОДЕННИЙ РАНКОВИЙ ЧАС ФІЗІЧЕСКОІ ПІДГОТОВКИ
  4. I. Основні і допоміжні процеси
  5. I. Правила термінів
  6. II. 6.4. Основні види діяльності та їх розвиток у людини
  7. II. Основні завдання та їх реалізація

Прес-конференція є заздалегідь сплановану акцію в сфері зв'язків з громадськістю, засновану на ретельно обраному інформаційний привід. За формою це зустріч журналістів з представниками державних установ, громадських організацій та комерційних структур. Її відмінність від інших форм взаємодії з пресою полягає в тому, що обраний інформаційний привід повинен бути досить вагомим і значним для всіх зацікавлених сторін.

Мета прес-конференції - сприяти адресного розповсюдження інформації (новин, документів, фотографій) серед редакцій ЗМІ. Цілеспрямована зустріч з журналістами прискорює надходження інформацією редакції, відрізняється авторитетністю джерел новин, достовірністю відомостей; при цьому завжди можлива багаторазова перевірка і уточнення версій, отримання додаткового пакета новин (в розвитку, в зв'язку з іншими подіями).

Всебічні коментарі пропонованої інформації представники ЗМІ отримують, по-перше, за рахунок запрошення визнаних авторитетів у своїй області, особисто зацікавлених у повідомленні максимально повних відомостей, а по-друге, завдяки самому регламенту прес-конференції, що передбачає уточнюючі питання журналістів, постачання їх прес- релізами, фотографіями, текстами промов і виступів.

Найскладнішим і тривалим моментом процесу підготовки будь-якого новинного заходи є формування інформаційного приводу. Це творчий процес, що вимагає креативних рішень.

Інформаційний привід - це те, що робить подію цікавим, неординарним, значущим і привабливим насамперед для читача, глядача, слухача.

Грамотний інформаційний привід - основа успішного заходу. Для ефективного формування інформаційного приводу необхідно:

¦ володіти поточною громадської, політичної та економічної ситуації;

¦ мати функціональну базу даних ЗМІ, яка дозволяє швидко скласти «медіа-карту»;

¦ правильно визначити цільову групу ЗМІ;

¦ визначити мету заходу, його завдання, очікуваний результат;


66________ Глава 3. Заходи, спрямовані на встановлення і підтримання ...

¦ визначити можливі ризики та критичні моменти;

¦ виходячи з усього цього визначити тему заходу.

Ваше подія має стати новиною для преси. Існують кілька факторів, які допоможуть виділити ваш інформаційний привід серед інших:

¦ привід повинен бути цікавим для всіх цільових груп, залучених до проекту;

¦ його формулювання повинна бути короткою і ємною;

¦ привід повинен відповідати цьому політичному, економічному, соціальному і культурному контексту;

¦ він повинен мати незвичайну подачу або емоційний відтінок;

¦ чим більш подія персоналізоване, тим вище ймовірність, що воно стане новиною;

¦ чим більше в подію негативного, тим вище ймовірність, що воно стане новиною;

¦ лідери громадської думки швидше стають предметом новин.

У західній практиці існує п'ять загальноприйнятих ознак значущої події. У багатьох випадках ці принципи працюють і на російському ринку. Для того, щоб подія стала інформаційним приводом, необхідні наступні умови:

¦ у новини повинен бути свій головний герой. Цей персонаж дозволяє публіці ідентифікувати себе з ним, тим самим створюючи можливість більш повного сприйняття інформації;

¦ подія має володіти інформаційної асиметрією, т. Е. Виходити за рамки звичного інформаційного та комунікаційного ряду. Подія, що розвивається за звичним сценарієм, привертає до себе значно менше уваги, ніж подія, в якому симетрія звичного сценарію порушена;

¦ в подію, освітленому в новини, повинен бути конфлікт інтересів;

¦ подія не повинна дисонувати зі стереотипами і очікуваннями масової свідомості. Тобто воно повинно бути однозначним в плані інтерпретації для масової свідомості. Подія, яке неможливо проінтерпретувати однозначно, тут же витісняється із зони уваги вашої цільової аудиторії;

¦ подія має укладатися в порядок денний. Якщо подія збігається з найбільш часто згадуваними темами новин, то і у нього з'являється більше шансів стати однією з новин.


3.3. Типологія заходів, спрямованих на встановлення відносин ... 67

При підготовці прес-конференції необхідно вирішити ряд організаційно-технічних і творчих питань. Перш за все слід визначити день і час проведення зустрічі з журналістами, з огляду на при цьому існуючий графік виходу в світ більшості газет.

Як правило, перше запрошення на прес-конференцію розсилається по редакціях за тиждень. Друге разом з прес-релізом - за два-три дні. За день до прес-конференції робиться контрольний дзвінок до редакції. Найчастіше запрошення висилаються факсом або, якщо необхідно терміново оповістити представників друку про прес-конференції, обдзвонюють редакторів відділів новин. Іноді звертаються в інформаційні агентства з проханням оголосити час і місце проведення прес-конференції в матеріалах, які розсилаються газетам по каналам телетайпной зв'язку. Обов'язково складання прес-релізу, який повинен стати для журналістів заготівлею майбутнього матеріалу.

Якщо запрошення буде містити прохання відразу підтвердити свою участь, то організатори будуть заздалегідь знати, скільки журналістів будуть присутні в залі, на скільки персон готувати фуршет чи коктейль. Фахівці відзначають, що найчастіше на прес-конференцію приходить лише одна третина запрошених журналістів. До речі, якщо фуршет чи коктейль намічається, то в запрошенні необхідно згадувати про це.

Чомусь прийнято вважати, що, об'єднавши прес-конференцію з фуршетом, легше домогтися поставленої мети і бажаних відгуків в пресі. З цим можна погодитися, але дуже часто з цієї причини прес-конференція як акція СО, що формує або підносить імідж фірми, просто не може відбутися на належному рівні. Коли ж фуршет необхідний, ці заходи розносяться в часі: спочатку прес-конференція, потім фуршет та спілкування в кулуарах.

У запрошенні необхідно вказати тему і, по можливості, імена основних доповідачів. Бажано також повідомити важливі подробиці, які могли б переконати редактора в доцільності висвітлення події.

Слід підібрати день і час проведення заходу так, щоб вони влаштували всі органи друку. Наприклад, ранкові газети не публікують матеріали, які напередодні були надруковані вечірніми газетами або про які повідомлялося в вечірніх випусках радіо- і телепрограм.

У деяких випадках вибору немає, оскільки заява повинна бути зроблена в певний день. Там же, де є можливість вибору, нуж-


68________ Глава 3, Заходи, спрямовані на встановлення і підтримання ...

але подбати про те, щоб не сталася накладка і прес-конференція не збіглася з яким-небудь іншим важливою подією, яка може відвернути увагу журналістів і затьмарити повідомлення про прес-конференції у пресі.

Найпоширеніша помилка - непозіціонірованная (незрозуміла), незначна для журналістів в якості інформаційного приводу тема прес-конференції.

Кращі дні проведення прес-конференції: вівторок, середа і четвер. Понеділок - день всіляких оперативних нарад, в тому числі в самих редакціях ЗМІ. П'ятницю не кращий день тому, що матеріал за підсумками звичайну, не сенсаційною прес-конференції, навряд чи потрапляє в суботній, з найбільшим накладом і читається випуск газет.

Кращий час для прес-конференції - період з 13:00 до 16:00 годин, не пізніше. Журналісти не люблять затримуватися на роботі допізна, а у телевізійників йдеться ще й про конкретний час вечірнього випуску новин, до якого потрібно встигнути змонтувати матеріал. Події зумовлюють місце проведення прес-конференцій, поділяють ці зустрічі журналістів з головними дійовими особами на кілька видів.

оперативні прес-конференції проводять в спішному порядку, на місці подій або подій, наприклад слідом за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів і т. д. Спеціально обмовляється неофіційний характер подібних прес-конференцій, так як наступні заяви, роз'яснення організаторів уточнюють трактування події, доповнюють її новими фактами, подробицями, включають аналіз ситуації.

регулярні прес-конференції організуються в попередньо оголошене час у спеціально пристосованих для зустрічі приміщеннях (прес-клуби, конференц-зали, будинки і клуби журналістів, прес-центри і т. д.).

Приміщення для прес-конференції вибирається за тими ж критеріями, що і навчальна аудиторія. Подібні приміщення мають стаціонарне обладнання, що сприяє оптимальному режиму діалогу журналістів з організаторами прес-конференцій:

¦ мікрофони на столі і в залі;

¦ ТВ-камери, освітлювальні прилади;

¦ телефонний зв'язок;

¦ технічні служби (машбюро, фотолабораторії);


3.3. Типологія заходів, спрямованих на встановлення відносин ... 69

¦ система синхронного перекладу;

¦ служби акредитації;

¦ служба безпеки, пожежна охорона, медпункт, буфет, кіоск.

Краще, щоб конференція проводилася не в великому залі, а в приміщенні, де ведучий і виступаючі легко можуть тримати в полі зору всіх компактно сидять присутніх.

На вході в будівлю має бути оголошення, а на шляху між вхідними дверима і місцем проведення прес-конференції слід розвісити покажчики «прес-конференція», «гардероб». На столі президії повинні стояти таблички з ПІБ виступаючих. Написи повинні бути повторені і на зворотному боці, щоб виступаючі без праці змогли знайти своє місце за столом. Відсутність табличок у президії стає гарантом того, що представники ЗМІ переплутають і під час прес-конференції, і під час підготовки матеріалу до друку прізвища, імена, посади виступаючих. Особливо в тому випадку, якщо число відповідають більше ніж один і велика частина - люди невідомі.

Бажано, щоб мікрофон був не один на всіх учасників, а у кожного персональний. На стіні за столом учасників повісьте логотип вашої організації. Розмір логотипу не повинен бути менше, ніж

60 х 80 см.

Репетиція виступів всіх учасників майбутньої прес-конференції необхідна як для новачків, вперше виходять на зустріч з журналістами, так і для професіоналів. Якщо передбачається ТВ-трансляція, в цьому випадку вибирається режим освітлення майданчика, готовність засобів зв'язку, інтер'єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони в залі та ін. Питання і відповіді репетирують за участю статистів.

Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь; вони або просто зачитуються, або вимовляються в режимі імпровізації по вивчені напам'ять тексту. Характер цих виступів, їх структура залежать від цілей прес-конференції.

Основні складові частини прес-конференції:

¦ зустріч і реєстрація прибулих журналістів;

¦ відкриття, представлення організаторів прес-конференції;

¦ вступне слово ведучого;

¦ виступи, інформаційні повідомлення основних учасників;

¦ питання журналістів і відповіді на них;

¦ короткий заключне слово ведучого і закриття.


70________ Глава 3. Заходи, спрямовані на встановлення і підтримання ...

Зустріч прибулих на прес-конференцію - найважливіша її частина. До групи з прийому та реєстрації журналістів і гостей призначаються найбільш досвідчені й комунікабельні співробітники. Група розміщується за столом з написом «Реєстрація» біля входу.

Функції групи зустрічі:

¦ привітати прийшов;

¦ попросити його представитися і зробити позначку про явку в заздалегідь підготовленому списку запрошених;

¦ видати комплект інформаційних матеріалів, так званий «прес-кит», який являє собою папку, в яку вкладено прес-реліз, додаткові матеріали (наприклад тексти виступів на прес-конференції, інформаційний листок про офіційних осіб, які виступатимуть, фотографії, копії попередніх статей), рекламні буклети і брошури, візитна картка співробітника фірми, що відповідає за зв'язки з громадськістю і пресою, а також корисні сувеніри, прикрашені символікою організації: блокнот, ручка, календар, наклейка, запальничка і т. п .;

¦ уявити при необхідності прийшов журналіста відповідального за проведення прес-конференції або представнику керівництва вашої організації;

¦ вказати дорогу в конференц-зал і гардероб.

Для ведення прес-конференції обов'язковий ведучий ( «модератор» - в практиці зв'язків з громадськістю зарубіжних країн). Як правило, прес-конференцію веде прес-секретар або відповідальний за цей захід співробітник прес-центру або агентства по зв'язках з громадськістю. Його роль аж ніяк не зводиться до оголошення виступаючих і надання слова журналістам для питань. Ведучий може перервати виступаючого або задає питання; попросити уточнити сказане; вказати журналістові на те, що відповідь на поставлене запитання вже міститься в роздаткових матеріалах; давати пояснення, резюмувати; осаджувати авторів провокаційних недоброзичливих питань і т. д.

Обов'язок ведучого - вчасно виправляти негативні враження від помилок і застережень керівництва або співробітників організації під час прес-конференції.

Яка кількість людей, включаючи ведучого, має сидіти в президії прес-конференції? Практика показує, що найкращий варіант - від трьох до п'яти чоловік. Велика кількість сидячих в пре-


3.3. Типологія заходів, спрямованих на встановлення відносин ... 71

зідіуме справляє негативне враження. Порожній зал також не створює ділової обстановки, тому, якщо присутніх вже зовсім мало, варто на час прес-конференції посадити в зал якусь кількість співробітників фірми або членів громадської організації.

Не слід допускати часто зустрічається помилки - запрошувати на прес-конференцію значущу особистість, яка не має до теми заходу ніякого відношення. Варто подумати про відгуки ЗМІ, які бажають отримати організатори прес-конференції. Матеріали можуть бути найрізноманітніші: в першу чергу - не по темі прес-конференції, а за підсумками спілкування з мером, заїжджою зіркою і т. Д.

Починати прес-конференцію рівно в призначений час недоцільно, відкриття має відбутися на 5-10 хвилин пізніше. За цей час підійдуть запізнилися, які є завжди. Однак розрив тривалістю понад 15 хвилин неприпустимий: аудиторія почне відчувати роздратування.

Вступне слово починається з подяки ведучого журналістам за те, що вони прийшли, оголошення теми прес-конференції, вистави виступають, інформації про порядок проведення та оголошення, що на весь захід організатори конференції планують відібрати у журналістів 40-50 хвилин. Це повинно приблизно відповідати дійсності.

Після короткого вступного слова ведучого слідують основні виступи, кожне з яких не повинно бути довше 15, а краще - 10 хвилин. Читати виступи з папірця, звичайно, не варто.

Про мистецтво публічного виступу можна говорити дуже багато. На жаль, є керівники, яким це мистецтво, при всіх їхніх прекрасних організаторських якостях, просто недоступне. Прес-секретар фірми не повинен використовувати таких людей в процесі проведення прес-конференції. Нехай краще виступить заступник, який вміє адекватно триматися і гідно відповідати на питання.

Цілком очевидно, що «вопросная», т. Е. Експромтна, імпровізована частина прес-конференції повинна бути в міру можливості підготовлена ??заздалегідь. Не можна покладатися на випадок. Цілком може виникнути ситуація, коли після закінчення основних виступів і пропозиції задавати питання ніяких питань не буде і в залі запанує незручне мовчання. При такому варіанті розвитку подій серед журналістів повинні бути «ваші люди», які зададуть свої «несподівані» питання, раніше обумовлені з вами. Можна те ж саме доручити співробітникам вашої організації. Часто використовується наступний


72________ Глава 3. Заходи, спрямовані на встановлення і підтримання ,,.

прийом: «Перед прес-конференцією (або під час виступу) нам було передано кілька записок з питаннями ...»

Зрозуміло, що питання можуть бути і несподіваними, і «незручними». Однак передбачити подібні питання, як правило, не так вже й складно. Підготовка до прес-конференції включає в себе також і складання списку можливих питань і відповідей на них.

Відповідальний повинен володіти рядом прийомів, що дозволяють відповісти на будь-який небажаний питання. Наприклад: «Спасибі за питання. Проблема, про яку ви говорите, дійсно існує. Але щоб розібратися в вашому питанні кваліфіковано, потрібно розповісти ось про що ... »

Якщо прес-конференція затягується, слід перервати її, навіть якщо питання не вичерпалися. При затягуванні конференції поступово втрачається відчуття її солідності, увагу журналістів слабшає, тим більше що з довгих прес-конференцій вони просто йдуть, не чекаючи кінця.

Після завершення прес-конференції основні виступаючі повинні на якийсь час затриматися. Як правило, журналісти хочуть взяти у них окреме інтерв'ю, задати додаткові питання.

За закриттям прес-конференції може слідувати неофіційна частина, наприклад фуршет. Для доповідачів і керівників компанії, що проводила прес-конференцію, фуршет - це час вільного, неформального спілкування з пресою. Їх робота не закінчується разом з офіційною частиною, і вони не повинні їхати після її завершення. Саме при неформальному спілкуванні журналісти мають можливість з'ясувати багато питань, які їх хвилюють, домовитися про додаткові зустрічах і інтерв'ю, дізнатися компетентну думку фахівців про події в галузі. Бесіди під час фуршету іноді виявляються корисніше, ніж сама прес-конференція.

Нарешті все закінчилося, гості розійшлися, організатори можуть полегшено зітхнути. Але подумайте про те, наскільки склад виступаючих і тематика прес-конференції відповідали запланованим. Дуже важливо по «гарячих слідах» підготувати та розіслати уточнений прес-реліз, щоб журналісти могли скористатися ним у своїй роботі. Часто журналістам обіцяють, що їм надішлють відомості про склад учасників, кількості доповідей і т. П. Після цього організатори відправляються відпочивати і незабаром згадують про свої обіцянки, а тим часом преса, яка чекати не може, вже опублікувала короткі звіти своїх кореспондентів і повертатися до цій темі вже не буде.


3,3, Типологія заходів, спрямованих на встановлення відносин ... 73

Слід докладніше зупинитися на інформаційному обслуговуванні прес-конференцій. Розглянемо, що може входити в інформаційний пакет документів і матеріалів.

Тематичне досьє - це і є інформаційний пакет матеріалів. У нього організатори прес-конференції включають:

¦ прес-реліз;

¦ тематичні огляди друку по темі прес-конференції;

¦ довідкові матеріали (хроніка подій, статистика і т. П.);

¦ офіційні документи, які стосуються теми прес-конференції;

¦ коментарі експертів;

¦ особливі думки, заяви учасників, включені організаторами конференції в папку матеріалів.

Папка з логотипом вашої організації найбільше підходить для формування інформаційного пакета документів і вручається журналістам у залі прес-конференції, розсилається по редакціях акредитованим журналістам, які не зуміли прийти на зустріч з організаторами прес-конференції.

Поширювані документи: прес-служби і прес-центри поширюють серед журналістів ряд інформаційних матеріалів (документів), пов'язаних з певними подіями. Ці документи з'єднуються в папці інформаційного пакета документів або пропонуються учасникам прес-конференцій.

Заяви для друку прес-секретаря, керівників державних організацій, політичних лідерів визначають позицію, точку зору на подію, містять оцінку інших заяв, документів.

звернення лідерів організацій різного роду, учасників громадських рухів, мітингів тощо. звертає увагу журналістів на нові проблеми, на нові аспекти традиційних відносин.

спростування публікується слідом за оголошенням заяв, невірно тлумачать позицію, точку зору, хід міркувань представників організації, які влаштовували напередодні прес-конференцію.

Інформаційний бюлетень містить виклад (перерахування) головних подій в діяльності організації, скликає прес-конференцію. Його обсяг лімітується самим потоком новин; за періодичністю підготовки бюлетень може виходити щодня або щотижня. За адресному спрямованості бюлетень призначається журналістам всередині країни (міста), зарубіжним представникам ЗМІ, регіональним виданням і т. П.


74________ Глава 3. Заходи, спрямовані на встановлення і підтримання ...

Експрес-огляди друку, виступів по ТБ і радіо носять в більшій чи меншій мірі аналітичний характер. Фахівці (експерти) простежують по групі матеріалів ЗМІ причини і тенденції розвитку суспільної проблеми, висловлюють прогноз подальшого перебігу подій, визначають можливі наслідки даної проблемної ситуації.

Досьє проблеми, як правило, носить тематичний характер. У найпростішому вигляді це добірка матеріалів преси (газетних вирізок з певного питання). Досьє дозволяє простежити в динаміці позицію організацій, редакцій ЗМІ щодо будь-якої соціальної проблеми.

бекграунд містить матеріали, які стосуються походженням актуальної проблеми (деталі, пов'язані з початком всієї історії питання, подробиці ситуації, короткий історичний екскурс розвитку проблеми, біографічні дані головних учасників подій, документи, свідчення, і т. п.).

комюніке пропонується журналістам на прес-конференціях, що проводяться урядовими структурами. Це офіційне повідомлення уряду про міжнародні угоди, переговори, договори, візитах офіційних представників і т. П. Комюніке з'являється як один з підсумкових документів перерахованих подій; воно публікується в офіційних виданнях, згадується в офіційній хроніці ТВ і радіо.

Як правило, всі види інформаційних матеріалів друкуються на фірмових бланках організаторів прес-конференції. В кінці тексту вказуються контактний телефон, а також ПІБ співробітника, готового дати додаткову інформацію.

По завершенні всього циклу заходів, пов'язаних з проведенням прес-конференції, необхідно зробити наступне:

¦ створити короткий звіт про проведену прес-конференції (не пізніше двох днів після її проведення);

¦ поширити узгоджений прес-реліз про прес-конференції серед видань, представники яких не змогли бути присутніми на заході;

¦ провести прес-кліппінг на предмет появи матеріалів за підсумками проведення прес-конференції;

¦ обдзвонити журналістів, присутніх на заході, з метою складання плану публікацій матеріалів;

¦ підготувати фотоматеріали;

¦ надати повний звіт про прес-конференції.


3.4, Інші форми подачі інформаційно-новинних матеріалів ______ 75



Попередня   46   47   48   49   50   51   52   53   54   55   56   57   58   59   60   61   Наступна

Зв'язки з громадськістю та їх місце в сучасному світі | Історія виникнення і розвитку зв'язків з громадськістю | Принципи і функції зв'язків з громадськістю | Цільові аудиторії в зв'язках з громадськістю | глава 2 | Типологія програм в зв'язках з громадськістю | Реалізація програм в зв'язках з громадськістю | Загальні принципи взаємодії із засобами масової інформації в практиці зв'язків з громадськістю | Організаційні форми відносин державних, громадських і бізнес-структур з пресою | Склад прес-служби |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати