На головну

Номенклатура справ являє собою оформлений в установленому порядку систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів їх зберігання.

  1. IV. Визначте, яке завдання взаємодії з практичним психологом поставив перед собою клієнт.
  2. VIII.3.3) Договір зберігання.
  3. Авторитетна думка. Державний контракт як такої не становить особливого різновиду підряду (М. І. Брагінський).
  4. Авторитетна думка. Договор ... являє собою елементарну або складну систему волевиявлень, органічно втілювану у взаємному угоді сторін (О. А. Красавчиков).
  5. Акціонерне фінансування являє собою форму отримання додаткових фінансових ресурсів шляхом емісії цінних паперів.
  6. Б) Розкажіть про свій звичайному розпорядку дня.
  7. Безвісна відсутність - засвідчений у судовому порядку факт тривалої відсутності громадянина в місці його проживання, якщо не вдалося встановити місце його перебування.

Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання.

Номенклатура є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання, що підлягають передачі в архів.

справа - Окремий документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщених в окрему обкладинку.

Відповідальність за складання номенклатури справ установи покладається на службу ДОУ.

Номенклатура справ установи складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ розробляється на основі аналізу складу і змісту документів, що утворюються в процесі діяльності установи. При розробці номенклатури справ використовуються положення про установу, положення про його структурні підрозділи, організаційна структура та штатний розпис, інші нормативні та розпорядчі документи, що характеризують завдання і функції установи, плани і звіти установи по основних і допоміжних видів діяльності.

У номенклатурі справ повинні бути передбачені заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки роботи і питання діяльності установи (в тому числі документів колегіальних органів, комісій, комітетів і т.д.), визначені положеннями, наказами та іншими документами. Юридичні справи кредитних організацій, що формуються в підрозділі, що відповідає за ліцензування, а потім передаються на зберігання до підрозділу безпеки і захисту інформації, включаються в номенклатуру справ підрозділу, відповідального за ліцензування.

У номенклатуру справ включаються всі документи на паперових носіях, сформовані у справи, а також документи на інших (технічних) носіях інформації (електронних, магнітних і т.п.).

Документи на технічних носіях і їх комплекси не підлягають формуванню в справи, але включаються в номенклатуру справ з метою обліку.

Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться до номенклатури справ установи без змін.

Номенклатури справ установ та їх структурних підрозділів на новий календарний рік розробляються в IV кварталі поточного року і вводяться в дію з 1 січня наступного року.

Затверджена номенклатура справ установи тиражується в необхідній кількості примірників. Перший примірник зберігається в службі ДОП. другий - використовується в якості робочого примірника, третій - знаходиться на зберіганні в архіві установи системи Банку Росії, четвертий - в державному архіві, джерелом комплектування якого є дана установа.

При використанні САДД затверджена номенклатура справ установи вводиться в базу даних.

*** Вимоги до складання номенклатури справ.

Форма номенклатури справ включає шість граф.

У графі 1 (індекс справи) вказується встановлене цифрове позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу або установи в цілому.

Нумерація індексів структурних підрозділів встановлюється керівництвом установи.

Індекси справ в номенклатурі позначаються арабськими цифрами і складаються з номерів структурного підрозділу, підрозділу в його складі і порядкового номера справи за номенклатурою. Наприклад, в індексі 12-1-54 цифра 12 означає індекс структурного підрозділу (управління), 1 - індекс підрозділу в його складі (відділу) і 54 - порядковий номер справи за номенклатурою даного структурного підрозділу.

Якщо в справі є хоча б один документ з поміткою «Для службового користування», то до індексу справи додається абревіатура «ДСК».

Документами або комплексам документів на технічних носіях індекси справ не присвоюються.

. У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань ( «різні матеріали», «загальна листування», «документи дня» і т.д.), а також вступних слів і складних синтаксичних зворотів.

Назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т.д.), короткий зміст, а також вказівку на копийность документів справи є обов'язковими елементами заголовка. Достовірність документів в заголовку не обмовляється.

В кінці заголовка вказується наявність позначки «Для службового користування» ( «ДСК»).

У номенклатурі все заголовки справ пишуться повністю, не допускається застосування слів «те саме» при перерахуванні повторюваних заголовків.

Для документів на технічних носіях в графі 2 указується найменування документа або комплексу документів, бази даних.

Порядок розташування заголовків справ всередині розділів і підрозділів номенклатури визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.

На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять законодавчі, інші нормативні акти органів державної влади Російської Федерації, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, а також нормативні та розпорядчі акти міністерств і відомств Російської Федерації,, розташовуються перед заголовками справ з розпорядчими документами територіального установи. Потім розташовуються справ, що містять планові і звітні документи. Решта справи систематизували з урахуванням ступеня їх важливості (у напрямку зниження), а також взаємозв'язку.

Журнали та книги реєстрації, обліку документів рекомендується розташовувати в кінці розділу.

Заголовки справ, заведених відповідно до географічної і кореспондентському ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом кореспондентів або географічних назв.

Заголовки «перехідних» справ (тобто містять документи з питань, не дозволеним протягом одного року), можуть вноситися в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом, що і в попередньому році. Для «перехідних» справ допускається використання загального заголовка (наприклад, «Юридичні справи кредитних організацій (по кожній організації»). Використання загального заголовка допускається також для групи справ, що містять однорідні документи (наприклад, «Річні бухгалтерські звіти.

У номенклатуру включаються заголовки справ відкритого зберігання з поміткою «Для службового користування» ( «ДСК»). В цьому випадку під індексом або після індексу справи пишеться абревіатура ДСП (без лапок). Крім того, допускається проставлення цієї позначки в кінці заголовка справи.

Справи з документами, що містять відомості, що становлять державну таємницю, включаються тільки в номенклатуру секретних і цілком таємних справ.

У номенклатуру справ включаються справи тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії включаються в номенклатуру справ ліквідованої організації).

Документи на технічних носіях включаються в номенклатуру справ в кінці її розділів (при цьому графи 1 і 3 не заповнюються, в графі 6 робиться примітка - «ведеться в електронному вигляді»).

Не включаються в номенклатуру справ заголовки друкованих видань.

Протягом року в номенклатури справ структурних підрозділів за рішенням їх керівників можуть вноситися зміни. Про ці зміни необхідно в термін не більше 1 тижня письмово інформувати службу ДОУ установи.

При використанні в установі САДД узгоджені зміни в номенклатурі справ вносяться в базу даних.

*** Заголовок справи - Коротке позначення відомостей про склад і зміст документів у справі.

В процесі розробки номенклатури необхідно враховувати наступні правила складання заголовків справ:

в заголовках справ, що містять листування, вказується назва організації, документи якої будуть отримані (адресат або кореспондент документа), вказується з ким і з якого питання ведеться листування;

в заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а зазначається їх узагальнене назва. Наприклад: «Листування з кредитними організаціями про подання звітів».

в заголовках справ, що містять листування з різнорідними кореспондентами, останні не перераховуються, якщо це не впливає на визначення термінів зберігання документів;

точка в кінці заголовка не ставиться.

У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, в номенклатурі справ слід вказувати період (місяць, квартал, рік) на (або за) який будуть складені плани (звіти). Наприклад: «Бухгалтерські звіти кредитних організацій за III квартал 2004 року».

У заголовках справ, що містять різні документи з одного питання, вживається термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказуються три основні різновиди документів, які повинні бути згруповані в справі. Наприклад: «Документи про проведення нарад (плани, списки, порядку)».

Термін «документи» застосовується також в заголовках справ, що містять документи - додатки.

У заголовках особистих (персональних), «спостережних» та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню, як вид справи використовується термін «справа».

Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування, оформлення і здачі справ в архів.

Графа 3 «кількість справ (томів, частин)» заповнюється після закінчення календарного року. У ній проставляється фактичне сумарна кількість заведених томів, частин однієї справи, включеного до номенклатури. Дані графи 3 служать підставою для заповнення підсумкової записи номенклатури справ.

У графі 4 вказується термін зберігання справи або інформації на технічних носіях.

Терміни зберігання, не передбачені названим переліком, визначаються по Типового переліку або встановлюються ЦЕК установи.

У графі 5 вказується номер статті Типового переліку документів зі строками зберігання, на підставі якої встановлено строк зберігання справи. При цьому до номерів статей Типового переліку додається абревіатура «ТП» (без лапок).

У графі 6 «Примітка» службою ДОУ проставляються відмітки про заклад справ, перехідні справи, виділення справ до знищення, передачі справ в іншу організацію, підрозділ, вигляді носія інформації і ін., А також про осіб, відповідальних за формування, зберігання справ.

На початку наступного року проводиться підрахунок загальної кількості сформованих в підрозділі справ, передбачених номенклатурою і включених в неї додатково протягом року, і на підставі цих даних заповнюється графа 3 номенклатури справ і складається підсумковий запис.

У підсумкову запис номенклатури справ вносяться сумарні дані про кількість справ, їх томів, частин з графи 3 номенклатури окремо за термінами зберігання постійного, тимчасового (до 10 років), тимчасового (понад 10 років) зберігання, з особового складу та зберігаються «до відпадання потреби ».



Попередня   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19   Наступна

Документаційне забезпечення управління. | Організація діловодства та документообігу. | Основні види управлінських документів. Склад ОРД і вимоги до її оформлення. | Оформлення службових документів в Банку Росії. Склад реквізитів документів. | Особливості оформлення окремих категорій управлінських документів | Накази з особового складу. | Завдання та функціональні можливості систем автоматизації документообігу. | Терміни виконання документів. | Поняття інформаційних ресурсів. | Складання зведеної номенклатури справ установи. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати